孫敬鴻

(鹽城紡織職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇鹽城224005)

高職院?？蒲袡n案，是指學(xué)校在開展科學(xué)研究管理和實(shí)踐活動(dòng)中，直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像等各種載體的材料，是學(xué)?？蒲谢顒?dòng)的真實(shí)記錄和歷史憑證，是重要的信息資源和科技財(cái)富?？蒲袡n案是科研管理工作的重要組成部分，是科研活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)，科研檔案管理工作，也是學(xué)校的科研計(jì)劃、規(guī)劃、管理制度和有關(guān)人員職責(zé)范圍之內(nèi)，與計(jì)劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結(jié)合。近年來，隨著我國高職院校的快速發(fā)展，對高職院校科研檔案管理工作也提出了新的任務(wù)和要求，合理管理和利用科研檔案資源，既可調(diào)動(dòng)高職院教師教學(xué)科研積極性，又可以更好地為高職院校和地區(qū)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展服務(wù)。

1 科技檔案管理存在的問題及原因

1.1 檔案意識薄弱

(1)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)層檔案意識淡薄。近年來，我國出臺了《中華人民共和國檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》等檔案管理相關(guān)的法律及法規(guī)，高職院校由于大部分是中職、中?；蚣夹g(shù)學(xué)校合并升格組建，部分學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)層還缺乏對有關(guān)《檔案法》的了解與學(xué)習(xí)，甚至有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為高等職業(yè)院校的主要任務(wù)和工作是教學(xué)和學(xué)生就業(yè)兩大方面，而對科研的投入和關(guān)注較少，更談不上科研檔案工作了。

(2)科技檔案管理部門對法律法規(guī)學(xué)習(xí)和宣傳力度也不夠。主要熱衷于簡單文件或檔案的收集整理，沒有花時(shí)間去研究科研檔案在院校發(fā)展中作用，以及歸檔內(nèi)容和歸檔方式；再加上檔案管理者本身對科研檔案認(rèn)識程度不深，缺乏對校內(nèi)科研人員進(jìn)行科研檔案收集的指導(dǎo)。目前，高職院校兼職檔案員居多，而且高職院校中大多數(shù)的檔案工作者來自非檔案專業(yè)，接受過系統(tǒng)培訓(xùn)的不多，專業(yè)知識和專業(yè)技能欠缺，一定程度上制約了檔案管理工作的開展。

(3)科研人員自身對科研檔案管理不重視。大多數(shù)科研人員對科技檔案工作的重要性和社會(huì)功能不太明確，沒看到檔案工作對經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的重要作用，尤其是在經(jīng)濟(jì)建設(shè)和科學(xué)研究領(lǐng)域，利用檔案可以收到的直接或間接的經(jīng)濟(jì)效益。僅僅把科技檔案工作理解為繁瑣的行政事務(wù)，更認(rèn)識不到建立科研檔案，是科技人員完成科技工作必不可少的一項(xiàng)工作。致使校內(nèi)的科技文件材料收集困難，特別是科技研究進(jìn)程中的材料收集更加困難。即使收集起來也存在著不準(zhǔn)確、不完整、不系統(tǒng)等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了科技檔案的質(zhì)量。

1.2 材料整理內(nèi)涵缺失

(1)缺乏對科研檔案內(nèi)涵的認(rèn)識。一套完整的科研文件材料，應(yīng)該是對該項(xiàng)目的全過程的真實(shí)、全面的記錄，包括主題準(zhǔn)備、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定驗(yàn)收、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)以及推廣應(yīng)用五個(gè)階段所形成的材料。而從歷年的科研歸檔的材料來看，成果性、總結(jié)性、鑒定性及獲獎(jiǎng)證書或獎(jiǎng)狀材料較多，而在研究實(shí)驗(yàn)階段形成各種載體的原始記錄如技術(shù)報(bào)告、實(shí)驗(yàn)記錄、數(shù)據(jù)分析、設(shè)計(jì)文件、圖紙等重要的原始性材料卻很少。

(2)歸檔的材料中一般性材料多，能反映和評定一項(xiàng)科研成果水平的關(guān)鍵性技術(shù)材料少，能體現(xiàn)科研人員在科研過程中解決技術(shù)難題的新思想、新概念和新方法等技術(shù)創(chuàng)新的核心材料更少。而這些技術(shù)材料，體現(xiàn)了該項(xiàng)科研成果，其歸檔保存和利用價(jià)值遠(yuǎn)遠(yuǎn)高出一般性材料，同時(shí)也嚴(yán)重影響了科研檔案的開發(fā)和利用。當(dāng)前，許多研究人員并沒有認(rèn)識到科研檔案工作的重要性，把自己的研究成果視為個(gè)人私有財(cái)產(chǎn)，許多珍貴的原始材料遺失或者仍保留在個(gè)人手中，嚴(yán)重影響了科研檔案的系統(tǒng)性和完整性。

(3)收集整理材料形式單一。主要體現(xiàn)在復(fù)印件、紙質(zhì)材料多，原始材料及其他載體的少。目前，描述一種物理現(xiàn)象和記錄各種信息的載體，除了紙質(zhì)外，還有軟(磁)盤、磁帶、光盤、照片、錄像帶等。檔案的管理也必須新時(shí)期形勢發(fā)展的需要，加強(qiáng)對其他形式載體材料的收集。

1.3 科技檔案機(jī)構(gòu)和制度不健全

(1)目前高職院校中科研檔案工作辦公室一般為2人編制，承擔(dān)400～700人的教職工科研檔案資料的收集、整理、編研和歸檔。檔案管理人員的編制不足，沒有配備專兼職的科研檔案管理人員，或檔案專兼職人員未經(jīng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)直接上崗，缺乏一些必要的業(yè)務(wù)知識和基本業(yè)務(wù)常識，不能從一個(gè)較高的層面去從事檔案管理。檔案管理人員也往往不是學(xué)檔案專業(yè)的，而是其他專業(yè)轉(zhuǎn)行的。

(2)科研檔案管理制度不夠健全。高?？蒲袡n案部門在實(shí)際工作中，只有對科技人員的工作有業(yè)務(wù)指導(dǎo)、督促和服務(wù)的職責(zé)，而不可能對科技人員不交或遲交材料的行為加以處分。在這種檔案制度不健全的情況下，科技檔案歸檔難也是不言而喻的。對科研檔案的認(rèn)識淡薄，致使多數(shù)院校沒有健全的科研檔案管理制度，在科研檔案歸檔管理方面缺少行之有效的制約手段。

目前高職院?？蒲袡n案歸檔管理工作處于失控狀態(tài)，突出表現(xiàn)在:

一是有些科研人員在科研成果評獎(jiǎng)、評職稱后，取回原件不予歸還，造成科研成果載體的學(xué)院科研檔案不能系統(tǒng)完整歸檔，處于分散零亂的保管狀態(tài)；

二是科研管理部門只能要求負(fù)責(zé)人把他們科研項(xiàng)目的完整材料上交齊全，但負(fù)責(zé)人交與不交無法控制。他們拿什么材料就歸什么材料，檔案管理人員對歸檔要求也只能在口頭上做一些說明、解釋，而不能強(qiáng)求，通常缺乏最原始的資料，監(jiān)管力度非常小。

2 科技檔案管理的應(yīng)對策略

2.1 強(qiáng)化科技檔案管理意識

高職院校全體人員，都應(yīng)該充分認(rèn)識學(xué)?？蒲袡n案管理工作的作用和意義，認(rèn)識到科研檔案在科研活動(dòng)中的憑證作用和情報(bào)價(jià)值，認(rèn)識到科研檔案管理是指導(dǎo)、督促和保證學(xué)校各類科研工作有序、正常開展，以及提高科研管理工作效率的重要意義。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)把提高全員的檔案意識作為學(xué)校的一件大事來抓，加強(qiáng)對科研檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)，從人、財(cái)、物等方面保證檔案工作的需要，把學(xué)院建檔工作列入重要的工作日程，提出學(xué)?？萍紮n案工作的政策性導(dǎo)向?？蒲袡n案管理部門積極響應(yīng)學(xué)校決策，通過會(huì)議、專題討論、宣傳欄、培訓(xùn)班等多種形式宣傳檔案法規(guī)、檔案知識與檔案信息，使各學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和教師充分認(rèn)識檔案工作的重要性。做好科研檔案相關(guān)法律法規(guī)及政策的宣傳工作、檔案收集的指導(dǎo)和監(jiān)督。課題組、評審組、科研管理部門，都要按照制度要求做好科研檔案工作的收集和歸檔工作，保證科技檔案材料的完整、系統(tǒng)和準(zhǔn)確。

2.2 合理設(shè)置科技檔案管理機(jī)構(gòu)

科研檔案機(jī)構(gòu)是搞好科研檔案工作的組織保證，沒有專門的組織機(jī)構(gòu)和專職的檔案人員，科研檔案工作是搞不好的，沒有專人去收集整理和立卷歸檔，科研檔案管理就成了一句空話。目前高職院校未設(shè)立科研檔案室的應(yīng)按《檔案法》的要求，采取綜合檔案室的組織管理形式配備相應(yīng)數(shù)量的工作人員，將科研檔案作為學(xué)校全部檔案的一個(gè)重要組成部分，集中統(tǒng)一管理，統(tǒng)一提供利用，既符合我國檔案工作的基本原則，也有利于科研檔案信息資源的開發(fā)利用。

2.3 建立健全科技檔案管理制度并規(guī)范管理工作

科研檔案管理，只有通過實(shí)踐的積累、研究的拓展，才能在一個(gè)較高的層面上架構(gòu)管理的體系，并通過實(shí)踐不斷加以充實(shí)與提高，制定和完善行之有效的科研檔案形成和歸檔的各種規(guī)章制度，明確和理順檔案部門、科研管理部門和科研人員之間的工作關(guān)系，共同形成一個(gè)相互聯(lián)系、相互制約、相互滲透的聯(lián)合體，明確科研檔案形成中的各自責(zé)任，對科研檔案的收集、整理、利用、保管、鑒定等作出明確、具體規(guī)定。只有通過制定嚴(yán)格的規(guī)章制度并切實(shí)貫徹執(zhí)行，才能使科研檔案工作做到有章可循，從而形成有機(jī)的完整的科研檔案管理體系。因此，學(xué)校要明確規(guī)定歸檔范圍、建檔要求，對檔案的收集、整理、管理和利用等環(huán)節(jié)，做出具體的操作規(guī)定。適當(dāng)賦予檔案部門一定的行政權(quán)利，在成果報(bào)獎(jiǎng)和職稱評審中，對申報(bào)者申報(bào)的材料必須符合檔案管理要求并通過檔案管理部門的檢驗(yàn)通過，否則不予受理和認(rèn)定。嚴(yán)格按規(guī)章制度辦事，就能使科技文件材料的來源和質(zhì)量得到保證，科技檔案的內(nèi)在價(jià)值和利用率就會(huì)提高到一個(gè)新水平，檔案管理工作就會(huì)走向規(guī)范化。

2.4 提高檔案專兼職人員的整體水平

做好科研檔案的管理，人是最重要的因素，高職院校應(yīng)通過各種途徑來提升科研檔案管理者的自身素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平。主要體現(xiàn)在管理者不僅要有端正的工作態(tài)度和高度的責(zé)任感，更要具備較高的管理素質(zhì)和豐富的檔案管理知識。因此，學(xué)校檔案管理部門應(yīng)做好《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》等的學(xué)習(xí)，安排業(yè)務(wù)進(jìn)修，及時(shí)掌握和研究新形勢下科技檔案業(yè)務(wù)的新特點(diǎn)、新方法，找準(zhǔn)切入點(diǎn)指導(dǎo)好科研檔案管理工作，科研檔案管理人員要敬業(yè)愛崗，樹立強(qiáng)烈的事業(yè)心與責(zé)任感，提高檔案人員的信息管理水平。

3 高職院?？萍紮n案管理的發(fā)展與創(chuàng)新

近年來，科研檔案數(shù)量在不斷增加，原來的手工操作管理已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)當(dāng)前高校發(fā)展的要求。因此，運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備進(jìn)行科研檔案的收集、整理工作，在平時(shí)科研檔案工作中努力實(shí)現(xiàn)科研檔案管理手段的現(xiàn)代化?，F(xiàn)代化即是指檔案的記錄、存貯、整理、編目、提供利用等方面運(yùn)用當(dāng)代科學(xué)技術(shù)，主要是采用現(xiàn)代通訊技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，來實(shí)現(xiàn)學(xué)院檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化，這也是科研檔案管理發(fā)展的方向。增強(qiáng)高職院校網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)和使用，使其能為科研檔案的管理提供更加便利條件，這也是檔案能夠充分發(fā)揮其職能的前提保證。利用網(wǎng)絡(luò)傳輸，將有關(guān)科研文獻(xiàn)、數(shù)據(jù)、圖紙等科研檔案信息聯(lián)機(jī)上網(wǎng)，既能提高科研檔案信息資源的利用率，也提高了科研檔案的管理效率。針對已經(jīng)實(shí)現(xiàn)校園網(wǎng)辦公自動(dòng)化管理的學(xué)校，應(yīng)將科研檔案管理納人校園網(wǎng)的辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)科研檔案管理現(xiàn)代化，這不僅提高了檔案查閱的速度和工作效率，而且使得檔案管理擁有更多的時(shí)間和精力，加強(qiáng)科研檔案的開發(fā)和研究。

4 結(jié)束語

綜上所述，高校的科研檔案管理工作是高?？蒲泄ぷ髦械闹匾M成部分，需要高職院校全體教職員工、科研人員提高對科研檔案管理的認(rèn)識，同時(shí)科研管理部門應(yīng)加強(qiáng)對科技檔案的管理力度，在制度、人員物質(zhì)上給予支持，使其更好地為學(xué)校的教學(xué)、科研和其他各項(xiàng)工作服務(wù)。

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