摘 要:結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，論述了開發(fā)利用農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源的必要性，分析農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源開發(fā)利用的制約因素，提出了加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源開發(fā)利用的策略。

關(guān)鍵詞:農(nóng)業(yè)科技;檔案;開發(fā)利用

中圖分類號(hào):S436.421.1+9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)號(hào):A 文章編號(hào):1001-4942(2010)05-0122-02

農(nóng)業(yè)科技檔案是農(nóng)業(yè)科技人員在科研活動(dòng)中形成的一種特殊的信息資源，是對(duì)農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)最直接的原始記錄。將這些資源按照檔案管理相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，形成規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的科技檔案，再將這些檔案資源進(jìn)行開發(fā)，可以進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技檔案的新價(jià)值。本文擬就開發(fā)農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源有關(guān)問題進(jìn)行深入探討。

1 開發(fā)利用農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源的必要性

農(nóng)業(yè)科技檔案凝聚了農(nóng)業(yè)科技工作者的辛勤勞動(dòng)，包含了大量科研成果和先進(jìn)生產(chǎn)技術(shù)，積極開發(fā)農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源，具有十分重要的作用。

首先，農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源可以使各級(jí)決策部門更好地了解國內(nèi)外農(nóng)業(yè)科技成果和農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r，為科學(xué)決策提供服務(wù)。其次，農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)是一個(gè)連續(xù)的過程，農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源可為深入科研提供大量寶貴的信息來源。第三，農(nóng)業(yè)科技檔案是一種將科研成果轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的載體，可為地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供優(yōu)良品種、新技術(shù)等方面的服務(wù)，從而產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

2 農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源開發(fā)利用制約因素分析

2.1 重“藏”輕“用”現(xiàn)象嚴(yán)重

隨著農(nóng)業(yè)科技成果與年遞增，形成的農(nóng)業(yè)科技檔案也迅速增加，山東農(nóng)業(yè)大學(xué)現(xiàn)庫藏的科技檔案中95%是農(nóng)業(yè)科研檔案。這些科研檔案凝聚了全校幾代教師、科研工作者的心血和汗水，利用率卻很低。一方面是科技工作者缺乏查閱、利用科技檔案信息的意識(shí)，另一方面檔案管理部門只注重歸檔的數(shù)量、規(guī)模和檔案的保管，而忽視了檔案信息資源的開發(fā)利用，對(duì)檔案信息資源的利用僅停留在信息查詢層面上。

2.2 檔案管理方式亟待提高

隨著信息化時(shí)代的到來，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展大大改善了信息傳遞途徑和時(shí)效，但這種先進(jìn)的信息傳遞方式尚處在立卷目錄的檢索上，還沒有在農(nóng)業(yè)科技檔案管理中得到全面體現(xiàn)。目前檔案編研工作一直停留在文獻(xiàn)的一次加工、二次加工上，編研成果層次和質(zhì)量不高，與需求脫節(jié)。多數(shù)檔案管理手段還停留在傳統(tǒng)的手工操作階段，檢索速度慢、準(zhǔn)確率不高。

2.3 檔案資料收集不夠完整

農(nóng)業(yè)科技檔案的完整性直接關(guān)系到檔案信息資源的系統(tǒng)性。但在實(shí)際工作中，不少科技人員向檔案部門移交的只是成果階段的鑒定、報(bào)獎(jiǎng)材料，大量課題研制階段的原始材料仍留在個(gè)人手中。另外，目前檔案載體形式已日趨多樣化，而檔案部門只注重紙質(zhì)檔案的收集，忽視了電子文件、多媒體等音像材料的收集。農(nóng)業(yè)科技檔案資料的不完整，直接影響到檔案的質(zhì)量和潛在價(jià)值。

2.4 檔案管理人員素質(zhì)需要提高

目前農(nóng)業(yè)科技檔案工作隊(duì)伍的年齡結(jié)構(gòu)、知識(shí)結(jié)構(gòu)都不適應(yīng)檔案信息化管理的要求，真正既懂檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，又懂農(nóng)業(yè)科技、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的高層次復(fù)合型人才少之又少，年齡老化現(xiàn)象也日趨嚴(yán)重，同時(shí)農(nóng)業(yè)科技檔案管理也缺乏既懂管理又懂業(yè)務(wù)的高水平領(lǐng)導(dǎo)者。這種現(xiàn)象嚴(yán)重制約著農(nóng)業(yè)科技檔案工作向高水平、高層次方向發(fā)展。

3 農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源開發(fā)利用的策略

為適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展特別是新農(nóng)村建設(shè)對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源的需求，實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技檔案信息自身價(jià)值，針對(duì)當(dāng)前農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源開發(fā)利用工作中存在的薄弱環(huán)節(jié)，筆者結(jié)合自身的工作經(jīng)驗(yàn)提出以下幾點(diǎn)看法。

3.1 優(yōu)化館藏

搞好農(nóng)業(yè)科技檔案的收集、整理、歸檔，提高案卷質(zhì)量，是實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源開發(fā)利用的物質(zhì)基礎(chǔ)。為保證農(nóng)業(yè)科技檔案資料齊全，要重點(diǎn)抓好幾個(gè)方面工作。一是嚴(yán)格歸檔程序，把農(nóng)業(yè)科技資料的形成、積累、整理和歸檔納入科研管理工作程序，把好鑒定驗(yàn)收、成果報(bào)獎(jiǎng)兩大關(guān)。成果鑒定、報(bào)獎(jiǎng)必須由檔案部門出具課題全部科技材料已歸檔的證明，否則不能參加鑒定。二是重視各種載體檔案材料的收集，除收集紙質(zhì)文字資料歸檔外，還要注重收集其它載體文件材料，確?？萍紮n案的完整性。三是提高科研人員的檔案意識(shí)，要加強(qiáng)對(duì)檔案法及國家關(guān)于科技檔案管理辦法的宣傳，提高科技人員主動(dòng)歸檔的自覺性。四是檔案管理人員要改變工作方式，主動(dòng)跟蹤課題研究進(jìn)展，與科技人員合作互動(dòng)，及時(shí)收集相關(guān)資料。

3.2 加強(qiáng)檔案編研

檔案工作者應(yīng)根據(jù)社會(huì)和讀者的需求，對(duì)館藏檔案信息進(jìn)行科學(xué)的整理和分析、提煉和加工，并匯集成各種編研成果，把分散的檔案原始信息集約化，為農(nóng)業(yè)、農(nóng)村、農(nóng)民提供系統(tǒng)、翔實(shí)的信息材料。根據(jù)館藏文獻(xiàn)信息，配合科研、教學(xué)工作，編寫新成果、新方法、新工藝的專題匯編，把每項(xiàng)成果的檔號(hào)、課題名稱、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、系別、成果內(nèi)容簡介、獲獎(jiǎng)情況及成果應(yīng)用前景、成果轉(zhuǎn)讓情況等內(nèi)容系統(tǒng)匯聚，提高農(nóng)業(yè)科技檔案利用效率。

3.3 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

互聯(lián)信息網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展和完善，給高校農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了基礎(chǔ)。檔案管理部門要充分利用網(wǎng)絡(luò)靈活、迅速、便捷、高效的特點(diǎn)，加強(qiáng)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。要充分發(fā)揮檔案館主頁的作用，使之成為宣傳檔案法規(guī)、開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)、加強(qiáng)信息反饋的窗口，不斷豐富網(wǎng)站內(nèi)容，及時(shí)更新。要積極開發(fā)多媒體農(nóng)業(yè)科技檔案管理軟件，提供網(wǎng)上查詢，實(shí)現(xiàn)檔案資源信息共享、檢索方便、安全可靠、運(yùn)轉(zhuǎn)高效。

3.4 拓寬服務(wù)渠道

對(duì)凡不屬保密年限或密級(jí)范圍的檔案，只要使用者持合法證件就可查閱;及時(shí)更新校園網(wǎng)平臺(tái)，把最新農(nóng)業(yè)科技信息和編研成果及時(shí)向社會(huì)發(fā)布;與企業(yè)、基層農(nóng)技工作者、專家教授等建立教學(xué)基地、科技下鄉(xiāng)等相關(guān)平臺(tái)，建立檔案利用效果登記，根據(jù)反饋意見及時(shí)調(diào)整服務(wù)內(nèi)容和方式，提高服務(wù)質(zhì)量，從而使檔案信息的開發(fā)利用處于良性的科學(xué)發(fā)展軌道。

3.5 提高檔案工作者素質(zhì)

農(nóng)業(yè)科技檔案管理在新時(shí)期要求檔案管理者既要懂信息技術(shù)、電子政務(wù)知識(shí)，又要懂檔案管理知識(shí)。檔案管理人員必須從四個(gè)方面提高能力，一是轉(zhuǎn)變管理理念，培養(yǎng)開拓創(chuàng)新能力;二是提高計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用能力;三是提高檔案管理、檔案保護(hù)及其開發(fā)利用能力，四是掌握檔案信息化建設(shè)方面的最新研究成果。

參 考 文 獻(xiàn):

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