論電子文件長(zhǎng)久保存基本要求體系的建立

根據(jù)國(guó)際檔案理事會(huì)的《電子文件管理指南》、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)《ISO 15489-1-信息與文件-文件管理-第1部分:通則》、國(guó)際檔案理事會(huì)《電子文件-檔案工作者業(yè)務(wù)指南》和國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)《ISO/TR 18492:2005(E)基于電子文件信息的長(zhǎng)久保存》等權(quán)威文獻(xiàn)對(duì)各種電子文件長(zhǎng)久保存所提出的基本要求，張正強(qiáng)在2010年第3期《中國(guó)檔案》上構(gòu)建了電子文件長(zhǎng)久保存基本要求體系。

該體系分為物理層面和邏輯層面兩個(gè)方面。其中物理層面的基本要求有五點(diǎn)，一是電子文件必須具有可存取性，這就要求電子文件必須具有最初的、當(dāng)前的(保存存儲(chǔ)和訪問(wèn)的)和未來(lái)的存取性;二是必須具有惟一識(shí)別性;三是必須具有可識(shí)讀性;四是必須具有可用性，即必須具有可檢索性和可顯示性;五是必須具有可處理性。邏輯層面上電子文件長(zhǎng)久保存的基本要求包括六點(diǎn)，一是電子文件必須具有可靠性;二是必須具有真實(shí)性，即必須是所要求的文件，必須是原創(chuàng)建人所創(chuàng)建的文件，必須是原發(fā)送人所發(fā)送的文件，必須是原創(chuàng)建時(shí)間上所創(chuàng)建的文件，必須是原接收時(shí)間上所接收的文件，必須是原創(chuàng)建過(guò)程所要求的創(chuàng)建文件過(guò)程，必須是原系統(tǒng)所要求形成的系統(tǒng)組成部分;三是必須具有完整性，這就要求文件必須是完整的，附注、批注必須是完整的(包括附注、批注的數(shù)量完整，應(yīng)有所具有的產(chǎn)生環(huán)境、授權(quán)和責(zé)任者)，文件未經(jīng)未授權(quán)改動(dòng);四是必須具有齊全性，即文件組合匯總該有的文件都應(yīng)該有，不該有的文件都不應(yīng)該有;五是必須具有可理解性，即要確保理解電子文件所需其他信息的可利用性，確保電子文件與所需其他信息之間的鏈接;六是應(yīng)該具有潛在的可重用性。在這一體系中，物理層面的基本要求體現(xiàn)了電子文件的機(jī)讀特性，邏輯層面的基本要求則體現(xiàn)了電子文件的文件特性，而“電子文件長(zhǎng)久保存基本要求體系”則正是將兩者完整地結(jié)合在了一起。

文書(shū)檔案歸檔范圍與保管期限表編制中容易出現(xiàn)的幾個(gè)問(wèn)題

胡建榮在2010年第1期《檔案》上撰文指出了文書(shū)檔案歸檔范圍與保管期限表編制中容易出現(xiàn)的幾個(gè)問(wèn)題，并一一提供了解決的建議。

一、文件歸檔范圍劃分中存在歸檔范圍不齊全、不完整，歸檔范圍描述不具體、不詳細(xì)的問(wèn)題。針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，作者建議檔案人員應(yīng)在全面掌握本單位工作職能的基礎(chǔ)上詳細(xì)列出每一個(gè)部門的工作職責(zé)與范圍，至少查看3年的文件收發(fā)登記本并對(duì)日常工作中形成的非紅頭材料作一統(tǒng)計(jì)，同時(shí)這個(gè)歸檔范圍必須要與相關(guān)處室溝通，與相關(guān)科室共同討論修改，才能確保歸檔范圍的齊全完整。

二、歸檔范圍條款的概括、描述方面存在檔案人員對(duì)條款如何表述不理解，同一類問(wèn)題的條款沒(méi)有集中表述在一起等問(wèn)題。因此，作者建議在擬寫(xiě)具體條款時(shí)，要在體現(xiàn)黨政分開(kāi)、主要職責(zé)優(yōu)先的前提下，全面考慮本單位各項(xiàng)工作職責(zé)，尤其是容易忽視的輔助性工作中產(chǎn)生的文件材料，做好反映同一類問(wèn)題文件的歸納概括并使之系統(tǒng)化，使整體方案完整齊全、系統(tǒng)有序。

三、分類方案制定中，那些采用問(wèn)題分類法的單位在類目制定方面會(huì)有一些偏差，違背了分類方案設(shè)置中類目之間不能交叉，不能出現(xiàn)一份文件可能在不同類目之間存放的基本要求。

四、保管期限劃分中存在沒(méi)有視具體情況區(qū)別對(duì)待，分得過(guò)粗或過(guò)細(xì)均不能做到準(zhǔn)確給定保管期限的問(wèn)題。因此作者建議對(duì)文件劃分保管期限，一定要在符合8號(hào)令規(guī)定的前提下，充分考慮文件材料的內(nèi)容價(jià)值，準(zhǔn)確合理的給定。

如何在檔案中發(fā)掘獨(dú)家新聞

張學(xué)勤在二O一O年第二期的《浙江檔案》上撰文介紹了自身利用檔案寫(xiě)出獨(dú)家新聞的經(jīng)驗(yàn)。

首先作者論述了檔案與新聞的關(guān)系，檔案與新聞雖然有“舊”與“新”的顯著區(qū)別，但兩者之間是可以相互轉(zhuǎn)化的，而且新聞轉(zhuǎn)化為檔案是一種自然生成的現(xiàn)象，而檔案轉(zhuǎn)化為新聞則是一種主觀能動(dòng)的現(xiàn)象，也就是說(shuō)所有新聞(新聞稿)都將自然轉(zhuǎn)化為檔案，而檔案卻只有很少一部分內(nèi)容會(huì)轉(zhuǎn)化為新聞。其前提是記者主動(dòng)利用檔案寫(xiě)新聞。那么如何在檔案中發(fā)掘新聞呢?其實(shí)就是記者如何利用檔案的問(wèn)題。記者要想在浩瀚的檔案中發(fā)掘新聞，一要有敏銳的新聞眼，二要有一定的檔案專業(yè)知識(shí)，三要有豐富的歷史文件知識(shí)。還有就是要在紀(jì)念性的重大主題報(bào)道和承擔(dān)地方文史課題時(shí)注重利用檔案發(fā)掘新聞。

斯坦福大學(xué)胡佛研究院公布“孔祥熙檔案”

美國(guó)斯坦福大學(xué)胡佛研究院于1月19日正式公開(kāi)孔祥熙檔案。胡佛研究院資深副院長(zhǎng)暨胡佛檔案館館長(zhǎng)蘇薩表示，孔祥熙檔案先開(kāi)放文件狀況較佳的51盒給學(xué)者與公眾，任何人都可申請(qǐng)進(jìn)入胡佛檔案館觀看檔案內(nèi)容。

參與孔祥熙檔案開(kāi)放工作的胡佛研究員林孝庭表示，這次開(kāi)放的孔祥熙檔案中，有抗戰(zhàn)初期國(guó)民政府高層對(duì)于中共在陜甘寧邊區(qū)的機(jī)密政情報(bào)告，外界得以一窺延安時(shí)期的中共軍事、經(jīng)濟(jì)與財(cái)政活動(dòng)，也可理解國(guó)民政府當(dāng)時(shí)如何評(píng)估與看待中共;而蔣介石等人當(dāng)時(shí)對(duì)中共的情報(bào)分析，又如何影響其對(duì)中共的認(rèn)知與評(píng)估，并成為日后國(guó)共全面爆發(fā)內(nèi)戰(zhàn)根源之一部分?？讬n里還有國(guó)民政府軍事工業(yè)現(xiàn)代化與自主化、抗戰(zhàn)初期日本在華外交、政治與軍事情報(bào)、孔祥熙參與蔣介石與其他軍頭間往來(lái)折沖的信函以及參與國(guó)民政府最高決策所留下之大量會(huì)議記錄與備忘錄等。(摘自2010年3月上《蘭臺(tái)世界》)

下一屆國(guó)際檔案理事會(huì)代表大會(huì)將在澳大利亞召開(kāi)

國(guó)際檔案理事會(huì)代表大會(huì)將于2012年8月20日至24日首次在南半球召開(kāi)，主辦機(jī)構(gòu)是澳大利亞國(guó)家檔案館，地點(diǎn)是位于澳大利亞?wèn)|海岸的布里斯班市。這屆大會(huì)計(jì)劃的重點(diǎn)是共享知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，建立強(qiáng)大的全球合作關(guān)系，在會(huì)后幾年中形成確切的結(jié)果。大會(huì)的目的是提供一種環(huán)境來(lái)激勵(lì)討論，鼓勵(lì)交換思想和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，應(yīng)對(duì)21世紀(jì)所有檔案館面臨的挑戰(zhàn)。(摘自201001《中國(guó)檔案》)

英國(guó)通過(guò)網(wǎng)站公布一戰(zhàn)期間英國(guó)軍隊(duì)服務(wù)文件

二OO九年十一月，英國(guó)一家網(wǎng)站與英國(guó)國(guó)家檔案館合作，在網(wǎng)上公布了第一次世界大戰(zhàn)期間英國(guó)軍隊(duì)服務(wù)文件(一九一四至一九二O年)，詳細(xì)敘述了二百多萬(wàn)在一戰(zhàn)期間服役的士兵的完整軍事生涯。這些文件包括多種關(guān)于一戰(zhàn)期間犧牲士兵的信息，包括士兵的姓名、出生日期和地點(diǎn)、住址、近親、以前的職業(yè)、婚姻狀況、醫(yī)學(xué)文件、服務(wù)歷史、軍隊(duì)番號(hào)、服役地點(diǎn)等。(摘自201001《中國(guó)檔案》)

天津?qū)崿F(xiàn)民生檔案全覆蓋

天津市及所屬區(qū)縣檔案部門認(rèn)真落實(shí)《關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見(jiàn)》，深入推動(dòng)全市民生檔案服務(wù)工作。截至目前，天津市1000多個(gè)社區(qū)居委會(huì)全部建立了社區(qū)檔案，累計(jì)為10萬(wàn)低保人員建立了低保檔案，為14萬(wàn)下崗失業(yè)人員建立了下崗再就業(yè)檔案，為60歲以上老人建立了健康檔案。另外，全市還主動(dòng)抓住市政府免費(fèi)為農(nóng)民體檢的時(shí)機(jī)，跟進(jìn)服務(wù)，為全市320萬(wàn)農(nóng)民建立了健康體檢檔案。

天津市、區(qū)(縣)檔案館積極打造群眾滿意政府信息公開(kāi)服務(wù)場(chǎng)所，積極運(yùn)用檔案館藏的知青檔案、婚姻檔案、招工錄用檔案、拆遷檔案、土地轉(zhuǎn)讓承包檔案等為百姓服務(wù)。目前，天津市已連續(xù)6年開(kāi)展“9.5”檔案開(kāi)放日活動(dòng)，市區(qū)(縣)檔案館向社會(huì)公眾開(kāi)放檔案75萬(wàn)卷件。同時(shí)，天津市家庭建檔“百千萬(wàn)”工程全面完成，全市建成家庭建檔示范社區(qū)107個(gè)、家庭建檔示范戶1212個(gè)，建檔家庭累計(jì)10496戶。(摘自20100325《中國(guó)檔案報(bào)》)

浙江省啟動(dòng)電子文件和數(shù)字檔案登記備份工作

二OO九年十二月，浙江省省委辦公廳、省政府辦公廳聯(lián)合印發(fā)了《關(guān)于開(kāi)展電子文件和數(shù)字檔案登記備份工作的通知》?！锻ㄖ访鞔_要求在全省立即啟動(dòng)開(kāi)展電子文件和數(shù)字檔案登記備份工作，切實(shí)保障電子文件和數(shù)字檔案信息安全，提高檔案資源的開(kāi)發(fā)利用水平，使檔案工作更好地服務(wù)全省經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。

《通知》明確了檔案登記備份工作的主要任務(wù)，即從二O一O年開(kāi)始，力爭(zhēng)到“十二五”規(guī)劃期末，在省、市、縣三級(jí)國(guó)家綜合檔案館建立電子文件和數(shù)字檔案登記備份中心，并在館際間建立異地備份庫(kù);百分之六十以上的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、國(guó)有企事業(yè)單位建成數(shù)字檔案室;力爭(zhēng)完成百分之三十以上的列入進(jìn)館范圍的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、國(guó)有企事業(yè)單位的電子文件和數(shù)字檔案登記備份工作;積極推進(jìn)民營(yíng)企業(yè)、其他社會(huì)組織以及個(gè)人重要電子文件和數(shù)字檔案登記備份工作。(摘自2010年第1期《浙江檔案》)