摘要:對(duì)加強(qiáng)重大活動(dòng)檔案管理提出一些有建設(shè)性的意見，有利于開展重大活動(dòng)檔案的管理和開發(fā)利用。

關(guān)鍵詞:重大活動(dòng) 檔案管理

2009年，《河南省重大活動(dòng)檔案管理辦法(試行)》在新時(shí)期、新形勢(shì)下對(duì)全省檔案工作提出了新要求，其頒布是推進(jìn)全省檔案事業(yè)新發(fā)展的重要舉措。本人結(jié)合多年的工作實(shí)踐，為更好地貫徹落實(shí)《辦法》中的要求，對(duì)加強(qiáng)重大活動(dòng)檔案管理提出幾點(diǎn)建議:

一、建立檔案管理部門參與重大活動(dòng)的工作機(jī)制

檔案管理部門一般處于管理的后端，處于服務(wù)地位，而重大活動(dòng)檔案涉及部門多，要抓好這項(xiàng)工作必須由辦公廳或辦公室出面進(jìn)行綜合協(xié)調(diào)管理，同時(shí)建立健全檔案管理部門參與重大活動(dòng)的工作機(jī)制，采取事前、事中介入的方式，參與重大活動(dòng)檔案的管理，從源頭上確保重大活動(dòng)檔案的齊全與完整。

二、強(qiáng)化措施，建立通報(bào)、考核制度

重大活動(dòng)聲像資料集中收集管理工作是一個(gè)長(zhǎng)期性的任務(wù)，其涉及面較廣、難度較大、要求較高。必須建立和逐步完善工作制度，不斷強(qiáng)化工作措施。各部門都要制定重大活動(dòng)聲像資料收集管理和整理移交制度，檔案部門要建立和完善重大活動(dòng)聲像資料接收登記、管理利用、督查指導(dǎo)、考核獎(jiǎng)懲和責(zé)任追究等一系列制度，把重大活動(dòng)檔案工作納入到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各部門年度目標(biāo)考核中，實(shí)行責(zé)任追究制度，堅(jiān)持每年對(duì)重大活動(dòng)聲像資料集中收集管理情況進(jìn)行一次監(jiān)督檢查，年終通報(bào)檢查結(jié)果，以保證重大活動(dòng)聲像資料集中保管工作的有效開展。

三、制定更具體、可操作的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

《辦法》中雖然提到分別執(zhí)行國(guó)家頒發(fā)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，主要有《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22-2000)、《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T11821-2002)、《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》(DA/T15-1995)，但隨著數(shù)碼技術(shù)的快速發(fā)展，標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)進(jìn)一步細(xì)化，比如對(duì)照片檔案質(zhì)量規(guī)格要求:(1)數(shù)碼照片像素應(yīng)在500萬以上，單幅照片不小于3M;(2)掃描數(shù)字照片分辨率應(yīng)不低于600dpi;(3)數(shù)碼相機(jī)及與圖片掃描儀連接的計(jì)算機(jī)均應(yīng)設(shè)置準(zhǔn)確時(shí)間;(4)歸檔的數(shù)碼照片一般要求為JPEG、TIFF格式;(5)紙質(zhì)照片一般要求沖印成6″照片;(6)歸檔照片應(yīng)為清潔、無劃痕、無病毒、未經(jīng)剪切及修改的原件。對(duì)磁性載體檔案質(zhì)量規(guī)格要求:錄像歸檔材料格式一般為DV、DVCAM、DVCPRO、Digital Beta格式，不接受DVD光盤和模擬磁帶。統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的制定，更有力于重大活動(dòng)檔案的管理和利用。

四、建立重大活動(dòng)檔案檢索數(shù)據(jù)中心

在重大活動(dòng)中形成各種門類和載體的檔案材料:(1)紙質(zhì)文件材料和電子文件;(2)聲像檔案(錄音帶、錄像帶、照片及文字說明等);(3)有紀(jì)念意義的憑證性和標(biāo)志性實(shí)物，包括標(biāo)志、證書、證件、匾額、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)杯等;(4)外國(guó)政要、友人贈(zèng)送的紀(jì)念禮品等材料。這些各種門類和載體的檔案材料其保存條件和整理方法都不同，并分散在不同的庫(kù)房存放，但對(duì)利用者來說卻需要集中利用，要解決這個(gè)矛盾就有必要建立重大活動(dòng)檔案數(shù)據(jù)檢索中心，把重大活動(dòng)中直接形成的各種門類和載體的檔案在一個(gè)檔案管理平臺(tái)下建立重大活動(dòng)檔案著錄中心及重大活動(dòng)檔案資源庫(kù)，對(duì)同一個(gè)重大活動(dòng)事件能實(shí)現(xiàn)相關(guān)檢索，甚至能提供網(wǎng)上遠(yuǎn)程利用服務(wù)，在現(xiàn)實(shí)和歷史之間建立溝通的橋梁，真正起到記錄歷史、傳承文明、以史咨政、以史育人和提高一個(gè)城市、一個(gè)企業(yè)知名度的作用。

作者單位:河南南陽油田檔案館