檔案保管期限表，就是用表冊形式列舉檔案的來源、內(nèi)容和形式，并指明其保管期限的一種依據(jù)性文件。它是鑒定檔案保存價值和確定檔案保管期限的依據(jù)和標準。

一、檔案保管期限表的結(jié)構(gòu)

檔案保管期限表，通常由順序號、條款、保管期限、附注以及總的“說明”等部分組成，其中條款和保管期限是最基本的項目。

1.順序號，是檔案保管期限表的各條款分類系統(tǒng)排列后編定的流水號。它可以固定條款在保管期限表中的位置，也可作為使用檔案保管期限表時引用條款的代號。

2.條款，是一組類型相同的文件的名稱或標題。一般要求條款能反映出一組文件的來源、內(nèi)容和形式，文字要簡明確切、合乎語法邏輯。在列舉一組文件的來源、內(nèi)容和形式時，可以指出具體的作者、問題和種類，也可以概況地指出其類型。來源、內(nèi)容和形式三者，并不絕對要求一應俱全，應視檔案保管期限表的適用范圍、各種文件的特點及其價值而定。必要時，在條款中還應指明文件的用途，如“執(zhí)行”、“備案”、“參考”等。

3.保管期限，就是在每一條款之后，根據(jù)鑒定檔案價值的原則，指出該組文件應保存的年限。機關文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種，定期一般又分為30年、10年。

其中，永久保管的文書檔案主要包括:①本機關制定的法規(guī)政策性文件材料;②本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料;③本機關職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料;④本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等;⑤本機關機構(gòu)演變、人事任免等文件材料;⑥本機關房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料;⑦上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的重要文件材料;⑧同級機關、下級機關關于重要業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。

定期保管的文書檔案主要包括:①本機關職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料;②本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料;③本機關人事管理工作形成的一般性文件材料;④本機關一般性事務管理文件材料;⑤本機關關于一般性問題的請示與上級機關的批復、批示，一般性工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等;⑥上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的一般性文件材料;⑦上級機關和同級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料;⑧同級機關、下級機關關于一般性業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料;⑨下級機關報送的年度或年度以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。

定期保存的時間計算方法，一般是從文件產(chǎn)生后的第二年計算，有些特殊文件和專門文件可以從其失效、結(jié)案后算起。所有確定為定期保存的檔案，到保管期滿后還須復查，如發(fā)現(xiàn)有繼續(xù)需要保存的，仍應保存下去，有的延長保管期限，有的轉(zhuǎn)為永久保存。

4.附注，是在條款之下對條款及其保管期限所做的必要的注解和說明。例如一些合同、協(xié)議書、借據(jù)的保管期限往往需要從有效期滿后算起，就可在保管期限后面注明“失效后”字樣。

5.說明，一般應指出保管期限表的適用范圍，制定保管期限表的根據(jù)，保管期限表的結(jié)構(gòu)，保管期限的計算方法，以及其他有關事項。

二、編制檔案保管期限表的方法步驟

編制檔案保管期限表的方法步驟如下:

第一，做好調(diào)查研究與準備工作。編制前，應認真調(diào)查和研究機關工作的職權(quán)范圍、任務、組織機構(gòu)、業(yè)務分工及文件的數(shù)量、類型等情況。這些情況，可以通過了解反映機關活動的文件和有關資料以及開座談會、立卷歸檔等方法獲得。

第二，草擬條款和保管期限。在調(diào)查研究機關工作情況和以往檔案情況的基礎上，設計檔案保管期限表的結(jié)構(gòu)體系和格式，然后具體擬定內(nèi)容。起草工作也可以通過卡片來進行，首先把條款和保管期限擬寫成條目，再將條目系統(tǒng)排列和編號，最后構(gòu)成檔案保管期限表的草案。

第三，征求意見和修正草案。檔案保管期限表的草案編程后，應分送各有關單位和部門征求意見，經(jīng)修正的草案，須送領導審查批準。

第四，形成文件與審核執(zhí)行。各機關應將經(jīng)過修訂和本單位領導審核通過的檔案保管期限表打印成正式文件，經(jīng)同級檔案行政管理部門審查同意后執(zhí)行。