摘要：中職學籍管理工作面對的是大量的數(shù)據(jù)錄入、修改、查詢等，在經(jīng)費不充足的情況下選用Access進行學籍管理，通過友好的界面，不僅能大大提高辦公效率，還能減少數(shù)據(jù)的錯誤率，學校還可根據(jù)自身的特點創(chuàng)建具有本校特色的學籍管理系統(tǒng)。

關鍵詞：學籍管理；數(shù)據(jù)庫；Access；表；查詢。

學籍管理工作是中等職業(yè)教育部門一項重要、復雜而細致的工作，每年都有新生入學、畢業(yè)生畢業(yè)及升學等事件發(fā)生；平時還有班級的調(diào)整、中途轉(zhuǎn)學、休學、復學以及退學的學生，由于這些工作的雜亂而不確定性，使得學生學籍管理工作變得復雜且不易做到準確無誤。

隨著計算機技術的不斷提高和日漸成熟，它已進入人類社會生活的各個領域并發(fā)揮越來越重要的作用。利用計算機對學籍工作進行管理，可極大地提高了工作效率和精確度，方便了學生檔案的查詢、檢索工作。

中職學?，F(xiàn)在都擁有了大量的學生信息，這使得學籍管理工作選用相應的軟件極為重要，筆者根據(jù)多年進行教務管理的經(jīng)驗，選用了Access來進行學籍管理工作，大大提高了工作效率和學生信息的準確性。

Access數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)是Microsoftoffice套件的重要組成部分，它由表、查詢、窗體、報表、宏、模塊和頁七種對象組成。它特別適用于小型企業(yè)、學校、個人等用戶，用以存貯和管理所需要的數(shù)據(jù)。它具有強大的數(shù)據(jù)管理功能，提供了與其他數(shù)據(jù)庫管理軟件包的良好接口，可以方便地利用各種數(shù)據(jù)源，實現(xiàn)數(shù)據(jù)收集、分類、篩選處理，大大方便了用戶在不同軟件之間進行數(shù)據(jù)交換。它還具有良好的用戶操作界面，用戶可以通過工具欄、菜單和對話框等的操作，不用編寫任何命令便能有效地實現(xiàn)各種功能的操作，完成數(shù)據(jù)管理任務。它還能生成窗體、查詢、報表和應用程序等，提供用戶查詢或報表的打印。它還有一個最大的優(yōu)點就是儲存文件單一，一個數(shù)據(jù)庫文件中就包含了該數(shù)據(jù)庫中的全部數(shù)據(jù)表、查詢及其他與之相關的東西，這很大的方便了計算機硬盤上的文件管理。

學籍管理中要涉及很多的表，表是Access數(shù)據(jù)庫的基本對象，表由記錄組成，記錄由字段組成，用來儲存數(shù)據(jù)信息，有時為了節(jié)省空間，常常把數(shù)據(jù)分類，分別存放在多個表中，所有基本表及其之間的關系構成了數(shù)據(jù)庫的核心。在學籍管理中要涉及到學校的學期設置、專業(yè)設置、班級設置、學生基本情況、學生家庭成員、學生分班情況、畢業(yè)登記、學籍異動、注冊情況等，根據(jù)這些情況，就要建立與此相關的表，筆者就先建立一個學期設置表，其中包括代碼和學期兩個字段，代碼用于設定每個學期的代號，筆者在實際工作中采用4位年份加1位表示上下學期的數(shù)的文本類型表示，學期字段則是該學期的實際含義。

再設計一個專業(yè)設置表，其中包含專業(yè)代碼、專業(yè)名稱、學制，為了方便操作，筆者在專業(yè)代碼上設定為長度為2的文本類型。專業(yè)名稱為文本類型，長度可根據(jù)實際情況設定。學制一般采用整型數(shù)據(jù)即可。

由于每個專業(yè)有可能有多個班級，所以筆者還設計了一個班級設置表，其中包含班級代碼、班級名稱、所屬專業(yè)、入學時間、畢業(yè)時間、班主任、備注幾個字段，班級代碼的設計上考慮每年均有同專業(yè)的不同班級，所以使用長度為6的文本類型，第1、2位為入學年份的后2位數(shù)，第3、4位為所屬專業(yè)的代碼，一般中職學校每年每個專業(yè)的班級設置不可能超99個，因此后二位為該專業(yè)班的流水號。班級名稱則為該班在校的名稱，通常用年份帶專業(yè)和班級的文本類型。所屬專業(yè)可與專業(yè)設置中的專業(yè)名稱關聯(lián)。入學時間和畢業(yè)時間均設置為日期型數(shù)據(jù)。班主任為文本類型。備注為備注型。

學生基本情況是學籍管理中字段最多的表，每個學校根據(jù)自己的實際情況，設定的字段不同，但筆者在實際操作中發(fā)現(xiàn)，不管字段的多少，關鍵的是要設計一個很好的編號來管理，所以筆者根據(jù)學校的實際情況將編號設置為長度為10位的文本類型字段，第l至4位為入學年份，第5、6位為專業(yè)代碼，第7、8位為該專業(yè)班級流水號，第9、10位為該班學生流水號，并設置該字段為關鍵字用來保證記錄的唯一性。其他字段在此不作介紹。

由于有的學校對學生的家庭成員的記錄要求要復雜些，所以筆者根據(jù)本校的實際設計了一個家庭成員表，里面包含學生編號、家長姓名、工作情況等項目，其中學生編號與學生基本情況表中的學生編號對應。 學生分班情況表中設計有學生編號、班級名稱，這兩個字段均與學生基本情況中的學生編號和班級設置中的班級名稱關聯(lián)。畢業(yè)登記中設有學生編號及畢業(yè)證號兩個字段。學籍異動中主要是學生編號及異動記錄兩個字段。

注冊情況根據(jù)中職學校的實際情況，一般中職學校的學制為3年，共6個學期，所以筆者設計的注冊情況表中含學生編號、注冊1至注冊6七個字段，注冊1至注冊6分別與學期設置中的學期代碼關聯(lián)。 建立好這些表后，我們就可建立查詢。查詢實際上就是將這些數(shù)據(jù)庫中分散的數(shù)據(jù)再集中起來，可根據(jù)學校工作的需要，利用Access提供的多種查詢工具建立自己所需要的查詢，在建立查詢時可充分利用相關表之間的關系，這樣大方便的從不同的表中選用不同的數(shù)據(jù)以形成我們所需要的結果。例如，筆者在建立學生情況查詢時，就利用了學生基本情況中的學生編號與家庭成員中的學生編號關聯(lián)，并與學生分班情況表中的學生編號關聯(lián)，成功建立了既有學生基本情況，又有學生家庭成員情況的查詢，并可顯示學生所屬班級。

有時為了方便操作，還可利用窗體的功能。窗體提供了一種方便的瀏覽、輸入及更改數(shù)據(jù)的窗口，在窗體中可以運行宏和模塊，以實現(xiàn)更加復雜的功能。比如，在新生的數(shù)據(jù)錄入時，可以在學期設置及班級設置中添加新班信息后，建立新生數(shù)據(jù)錄入查詢，其中包含學生基本情況、學生分班情況、家庭成員、學生注冊情況四個表，這四個表均用學生編號進行關聯(lián)，然后利用窗體功能建立一個用戶界面，這樣只要在一個窗體中就可把需要在四個表中錄入數(shù)據(jù)的操作簡化了。

數(shù)據(jù)錄入計算機中是不夠的，有時新生的數(shù)據(jù)需要上報上級部門審核等等，這時，可以充分利用報表功能，報表可以將數(shù)據(jù)庫中選定的數(shù)據(jù)信息進行分類匯總，報表的操作與查詢的操作類似，還可利用報表設計器設計出各種精美的報表，然后顯示和打印出來，生成書面材料。

另外，Access~提供了宏和模塊，宏是若干操作的組合，用來簡化一些經(jīng)常性的操作，用戶可以使用Accesst提供的宏或自己設計一個宏來控制一系列的操作。模塊則用來存放用戶編寫的Visual Basic for Appfication程序段，這些程序段可以與報表、窗體等對象結合使用，以建立完整的應用程序。

有時為了方便，還可使用頁的功能來將學籍信息發(fā)布在網(wǎng)上，頁可以讓Access與Intemet緊密結合起來，在Access中直接創(chuàng)建Web頁通過Web頁，用戶可以方便、快捷地將所有文件作為web發(fā)布程序存儲到指定的文件夾或復制到Web服務器上，在網(wǎng)絡上發(fā)布信息。

至此，通過利用Access的強大功能，使其在學籍管理工作中具有較強的實用性，從而工作效率得到大大的提高。在整個應用中，不難看出學生編號在數(shù)據(jù)庫中占有的重要地位，它不僅提供了記錄的唯一性，還讓龐大的學生信息分塊處理，減小了數(shù)據(jù)庫文件的大小，而且更方便管理。當然，在本文中筆者僅僅用了Access的小部分功能，如果要完全解決實際工作中的相關問題，更有待干更深一層的研究。