【摘要】：本文以采購(gòu)成本的控制為主題，探討了如何通過采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化和采購(gòu)方式的創(chuàng)新來控制采購(gòu)成本、提高采購(gòu)效率。認(rèn)為除對(duì)傳統(tǒng)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化控制外，創(chuàng)新采購(gòu)方式以規(guī)避傳統(tǒng)采購(gòu)方式的弊端也是一種有效地采購(gòu)成本控制方法。

【關(guān)鍵詞】：采購(gòu)成本；業(yè)務(wù)流程；采購(gòu)方式；控制

為了更好更有效地控制采購(gòu)成本、提高采購(gòu)效率，必須對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行控制，應(yīng)建立材料采購(gòu)的計(jì)劃、采購(gòu)、人庫(kù)、會(huì)計(jì)結(jié)算等業(yè)務(wù)規(guī)程，界定各部門在材料采購(gòu)過程中的主要任務(wù)及工作程序；同時(shí)，創(chuàng)新采購(gòu)方式，規(guī)避傳統(tǒng)采購(gòu)方式中的弊端也十分必要。

一、優(yōu)化采購(gòu)業(yè)務(wù)流程以控制成本

1、生產(chǎn)計(jì)劃部門編制材料采購(gòu)計(jì)劃

材料采購(gòu)計(jì)劃是企業(yè)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃編制的，為保證企業(yè)計(jì)劃期內(nèi)生產(chǎn)所需各種材料的種類，規(guī)格和數(shù)量而確定的文件。

企業(yè)在進(jìn)行材料采購(gòu)前應(yīng)編制詳細(xì)的材料采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃的編制一般包括如下環(huán)節(jié)，首先是計(jì)劃部門設(shè)計(jì)出“材料采購(gòu)計(jì)劃表”。交由各用料部門填寫，在規(guī)定的時(shí)間里由各部門交回計(jì)劃部門，然后由計(jì)劃部門對(duì)各部門交來的“材料采購(gòu)計(jì)劃”進(jìn)行審核，并據(jù)以進(jìn)行匯總，作為企業(yè)材料的采購(gòu)計(jì)劃。如果某種材料企業(yè)已有一定數(shù)量的儲(chǔ)存，則應(yīng)考慮企業(yè)已有的庫(kù)存數(shù)量，由材料的保管人員提出具體的再采購(gòu)數(shù)量。

2、采購(gòu)部門與供貨單位確定材料的采購(gòu)價(jià)格

采購(gòu)價(jià)格的確定是材料采購(gòu)成本控制的核心，應(yīng)針對(duì)不同的材料采用不同的方式加以確定。對(duì)于以前采購(gòu)過的材料若再次向原單位采購(gòu)，如果價(jià)格沒有發(fā)生變化，則應(yīng)以上次成交價(jià)作為基礎(chǔ)·如果價(jià)格發(fā)生變化。則應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)價(jià)格的變動(dòng)情況，確定雙方都能接受的價(jià)格。對(duì)于以前從未采購(gòu)過的材料，則可采取詢價(jià)，測(cè)算等方法，確定材料的采購(gòu)價(jià)格。

3、倉(cāng)庫(kù)管理部門對(duì)入庫(kù)的材料進(jìn)行質(zhì)量數(shù)量檢查

實(shí)行全面質(zhì)量管理的企業(yè)都具有較完善的質(zhì)量檢驗(yàn)系統(tǒng)，該系統(tǒng)除了要對(duì)企業(yè)生產(chǎn)的產(chǎn)品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)外，還具有完善的外購(gòu)材料質(zhì)量檢驗(yàn)體系。只有符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的材料才能驗(yàn)收人庫(kù)，對(duì)于有質(zhì)量問題的材料應(yīng)出具驗(yàn)收數(shù)據(jù)等證明材料，以向供貨單位索賠。

購(gòu)入的材料除了要進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)外，還應(yīng)檢查其數(shù)量是否與入庫(kù)單相符。有些材料是可以進(jìn)行準(zhǔn)確的計(jì)量，有些材料則很難進(jìn)行準(zhǔn)確的計(jì)量，如煤炭、鋼材等。對(duì)于可以準(zhǔn)確計(jì)量出數(shù)量的外購(gòu)材料應(yīng)采用相應(yīng)的方法計(jì)量其具體的數(shù)量；對(duì)于不能準(zhǔn)確計(jì)量出數(shù)量的材料，也應(yīng)采用一定的方法，如估計(jì)，測(cè)量等方法，看其與實(shí)際數(shù)量是否有較大的差異。

4、會(huì)計(jì)部門采取積極付款政策降低成本

會(huì)計(jì)部門應(yīng)與企業(yè)的在關(guān)部門密切配合，制定出積極地付款辦法，特別是要建立起對(duì)存貨的收入、發(fā)出和結(jié)存的核算制度；同時(shí)，還應(yīng)建立應(yīng)付賬款及預(yù)付款項(xiàng)的核算和管理辦法等，并注意把握付款時(shí)機(jī)。

(1)、通過付款條款的選擇降低采購(gòu)成本

如果企業(yè)資金充裕，或者銀行利率較低，可采用現(xiàn)金交易或貨到付款的方式，這樣往往能帶來價(jià)格折扣。此外，對(duì)于進(jìn)口材料外匯幣種的選擇和匯串走趨也是要格外注意的。

(2)、把握價(jià)格變動(dòng)的時(shí)機(jī)

價(jià)格會(huì)經(jīng)常隨著季節(jié)，市場(chǎng)供應(yīng)情況而變動(dòng)。因此，采購(gòu)人員應(yīng)注意價(jià)格變動(dòng)的規(guī)律，把握好采購(gòu)時(shí)機(jī)。如果采購(gòu)部門能把握好時(shí)機(jī)和采購(gòu)數(shù)量，會(huì)給企業(yè)帶來很大的經(jīng)濟(jì)效益。一個(gè)企業(yè)的采購(gòu)管理要達(dá)到一定水平，應(yīng)充分注意對(duì)采購(gòu)市場(chǎng)的調(diào)查和信息的收集、整理，只有這樣，才能充分了解市場(chǎng)的狀況和價(jià)格的走勢(shì)，使自己處于有利地位。如有條件，企業(yè)可設(shè)專人從事這方面的工作，定期作出調(diào)研報(bào)告。

二、創(chuàng)新采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行方式以控制成本

這里講的創(chuàng)新采購(gòu)方式主要是指采用電子采購(gòu)系統(tǒng)來降低采購(gòu)成本。電子采購(gòu)是應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的一種采購(gòu)方式，是企業(yè)實(shí)現(xiàn)電子商務(wù)的重要環(huán)節(jié)。

1、實(shí)施電子商務(wù)采購(gòu)的三種途徑

企業(yè)通過電子采購(gòu)，使得生產(chǎn)可獲得持續(xù)的原材料供應(yīng)和原材料質(zhì)量保障，有利于企業(yè)的生產(chǎn)與管理。大致途徑有三種：第一，企業(yè)可在網(wǎng)站上發(fā)布有關(guān)采購(gòu)信息，聯(lián)系企業(yè)主要供應(yīng)商上網(wǎng)注冊(cè)并進(jìn)行網(wǎng)上交易。第二，企業(yè)采購(gòu)人員可在網(wǎng)絡(luò)上搜索其它供應(yīng)商網(wǎng)址，主動(dòng)與其聯(lián)系。進(jìn)行有效溝通，洽談采購(gòu)業(yè)務(wù)。第三，可以通過第三方電子商務(wù)網(wǎng)站平臺(tái)進(jìn)行采購(gòu)，如掏寶，阿里巴巴等。

2、實(shí)施電子采購(gòu)必須更新原有采購(gòu)觀念加強(qiáng)企業(yè)管理

實(shí)施電子商務(wù)采購(gòu)有優(yōu)勢(shì)但也有一定的風(fēng)險(xiǎn)，但是很多成功的事實(shí)告訴我們只要加強(qiáng)管理是可以成功采購(gòu)的。要加強(qiáng)管理首先要求企業(yè)員工更新觀念，電子商務(wù)采購(gòu)師具有一定的科學(xué)性與合理性的，要看到電子商務(wù)采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)和未來，電子商務(wù)采購(gòu)以其方便、高效的特點(diǎn)已經(jīng)贏得了廣泛的市場(chǎng)，再未來必將是一種重要的采購(gòu)方式。

認(rèn)識(shí)到電子商務(wù)采購(gòu)的重要性與合理性之后就要根據(jù)采購(gòu)的實(shí)際加強(qiáng)管理，其中最重要的是電子采購(gòu)質(zhì)量管理和付款管理。關(guān)于質(zhì)量管理可以再確定采購(gòu)意向之后向被采購(gòu)單位做出具體的采購(gòu)質(zhì)量要求，并在驗(yàn)貨時(shí)候強(qiáng)質(zhì)量數(shù)量審核。付款管理是重中之重，一定要慎重付款，一旦采購(gòu)商品有質(zhì)量數(shù)量的問題立即停止付繳。付款前要再三對(duì)采購(gòu)商品進(jìn)行檢查和審核，付款也要分配分期進(jìn)行。當(dāng)然這只是管理的一個(gè)思路，具體的對(duì)策可以根據(jù)實(shí)際需要而改進(jìn)。

3、企業(yè)實(shí)施電子采購(gòu)必須加快企業(yè)信息化的建設(shè)速度

在企業(yè)內(nèi)部各部門實(shí)現(xiàn)信息處理、存儲(chǔ)微機(jī)化。建立公用知識(shí)庫(kù)，構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，同時(shí)健全公用知識(shí)庫(kù)信息的收集、加工和更新機(jī)制。使知識(shí)庫(kù)的內(nèi)容，深度、風(fēng)格與企業(yè)發(fā)展目標(biāo)相一致，適時(shí)為企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)和經(jīng)營(yíng)管理決策服務(wù)。建立企業(yè)知識(shí)庫(kù)所涉及到的主要包括產(chǎn)品的技術(shù)信息，制造的工藝方法、項(xiàng)目的研究報(bào)告，企業(yè)的供應(yīng)商的信息、市場(chǎng)需求信息、宏觀經(jīng)濟(jì)政策，技術(shù)發(fā)展動(dòng)態(tài)、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手情況以及國(guó)內(nèi)外企業(yè)可供借鑒的營(yíng)銷策略等。

數(shù)據(jù)庫(kù)的信息集成，要求集中協(xié)調(diào)相關(guān)企業(yè)的關(guān)鍵數(shù)據(jù)，包括訂貨預(yù)測(cè)、庫(kù)存狀態(tài)、缺貨情況，生產(chǎn)計(jì)劃、運(yùn)輸安排、在途物資等數(shù)據(jù)。為便于管理人員迅速，準(zhǔn)確地獲得各種信息，應(yīng)該充分利用電子技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)分布數(shù)據(jù)庫(kù)信息集成，使得訂單由電子接收與發(fā)送，便于共享庫(kù)存信息、批量跟蹤等重要信息。通過電子采購(gòu)可以降低采購(gòu)中的管理成本，縮短采購(gòu)周期，使原材料成本維持在一個(gè)較低水平。