對于經(jīng)常利用郵件與朋友聯(lián)系的用戶來說，在沒空回復(fù)別人的郵件時，設(shè)置自動回復(fù)功能是很有必要的，起碼可以讓你的朋友不至于因為等待而望穿秋水。特別對于工作繁忙無暇回信，或暫時出差不能回復(fù)的朋友，這些功能尤為實(shí)用。以在目前最常用的郵件客戶端Outlook 2007中設(shè)置為例。

第一步：運(yùn)行Outlook，單擊菜單“動作／郵件”，打開郵件撰寫頁面，在內(nèi)容編輯區(qū)中輸入回復(fù)內(nèi)容，單擊“Office按鈕”，在出現(xiàn)的菜單中選擇“另存為／另存為”項，打開相應(yīng)的對話框，在“保存類型”項的下拉菜單中選擇“Outlook模板”，設(shè)置好文件名，保存路徑保持不變(這樣利于以后調(diào)用)，單擊“保存”按鈕，將該郵件保存為模板。

第二步：關(guān)閉郵件撰寫頁面，返回到Outlook主界面，單擊菜單“工具／規(guī)則和通知”。在出現(xiàn)的向?qū)Т翱谥?，單擊“新建?guī)則”，在“步驟1”欄中的“從空白規(guī)則開始”項下單擊“郵件到達(dá)時檢查”，單擊“下一步”按鈕。

第三步：在“步驟1”欄下勾選“發(fā)件人為個人或通信組列表”，在“步驟2”欄中單擊“個人或通信組”文字鏈接，打開“規(guī)則地址”對話框，在其中的列表中雙擊要自動回復(fù)的聯(lián)系人，將它添加到“發(fā)件人”文本框中，添加完畢，單擊“確定”按鈕，返回上一級對話框，單擊“下一步”按鈕。

第四步：在“步驟1”欄中勾選“用特定模板答復(fù)”項，在“步驟2”欄中單擊“特定模板”文字鏈接，打開“選擇答復(fù)模板”對話框。在“查找”項的下拉菜單中選擇“文件系統(tǒng)中的用戶模板”項，剛才建立的模板即會出現(xiàn)在列表中，選中它，單擊“打開”按鈕，返回上級對話框，單擊兩次“下一步”按鈕，最后單擊“完成”按鈕，自動回復(fù)功能就設(shè)置完成了。以后Outlook啟動后，只要收到指定聯(lián)系人的郵件，就會自動按模板中的內(nèi)容回復(fù)他們了。