周惠劍

摘要:本文就如何在內(nèi)審工作中應(yīng)用PDCA方法,提高內(nèi)審工作質(zhì)量,進(jìn)行一些探討。

關(guān)鍵詞:PDCA 方法 審核 質(zhì)量

PDCA方法是ISO9001質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)的重要理念,在系統(tǒng)方法、過程方法和持續(xù)改進(jìn)等質(zhì)量管理原則中都得到了充分的體現(xiàn)。

我們結(jié)合“PDCA”方法,將內(nèi)部質(zhì)量審核工作劃分為內(nèi)審策劃、內(nèi)審實施、內(nèi)審檢查、內(nèi)審改進(jìn)4個階段。把握好這四個階段,對各階段需要注意的問題采取有針對性的措施,做好各階段的工作,就能提高整個內(nèi)審的效率,達(dá)到更好的效果。

1. P——策劃

內(nèi)審策劃對于整個內(nèi)審工作的有效實施是重要的環(huán)節(jié),策劃的深度直接影響內(nèi)審的質(zhì)量。因此,要非常重視這一環(huán)節(jié),一般都是由管理者代表指導(dǎo),質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)人直接參與策劃。

策劃包括的內(nèi)容較多,根據(jù)我們進(jìn)行內(nèi)審的經(jīng)驗,要注意的主要內(nèi)容有:

1.1 審核時間。為了保證審核工作的有效性,同時也考慮到企業(yè)的效益問題,一般組織每年組織兩次內(nèi)審,可采取分散滾動式或集中式。審核實施的時間要與部門相結(jié)合,要考慮該部門審核內(nèi)容、審核范圍安排時間,既要緊湊又不拖沓。

1.2 審核范圍。審核范圍包括審核的產(chǎn)品范圍、場所范圍、活動范圍、過程范圍。應(yīng)注意:

a. 產(chǎn)品范圍:應(yīng)為受審核部門的各階段、各種類的產(chǎn)品;b. 場所范圍、活動范圍:應(yīng)涵蓋受審核部門的所有場所、所有活動;c. 過程范圍:應(yīng)結(jié)合受審核部門的職責(zé),覆蓋該部門所對應(yīng)的質(zhì)量管理體系過程條款,不能出現(xiàn)漏項,這在策劃中是重中之重。

1.3 審核組織及人員。要根據(jù)審核部門的數(shù)目劃分組數(shù),充分考慮工作量,保證合適的審核時間。如有19個受審核部門,一般要安排六個組,每組安排4-5人,審核3-4個部門。要根據(jù)受審核部門的情況(包括職責(zé)范圍、人員、工作內(nèi)容等),確保派出的內(nèi)審員滿足以下要求:

a. 經(jīng)過內(nèi)審員培訓(xùn),取得相應(yīng)的資格證書;b. 對ISO9001標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)質(zhì)量管理體系文件有較深入的理解和領(lǐng)會;c. 不能審核本人工作的部門;d. 對受審核部門的情況較熟悉,并掌握該部門的上一次內(nèi)審情況。

2. D——實施

必須要求審核人員嚴(yán)格執(zhí)行內(nèi)審的計劃,確保計劃的有效實施。審核組長及審核員在對各部門進(jìn)行審核時也要求以“PDCA”的方法對受審核部門的各項質(zhì)量管理活動進(jìn)行審查。

內(nèi)審員在審核中要充分注意提高審核的技巧,及時發(fā)現(xiàn)受審核部門應(yīng)改善之處,同時要秉著“一審、二幫、三促進(jìn)”(一審:嚴(yán)格的審核;二幫:幫助審核部門理解相關(guān)文件要求;三促進(jìn):通過發(fā)現(xiàn)受審核部門應(yīng)改善之處,促進(jìn)該部門的質(zhì)量管理工作),內(nèi)審員在指出這一問題的同時,認(rèn)真闡述ISO9001標(biāo)準(zhǔn)對質(zhì)量目標(biāo)方面的要求,并舉例說明了如何分解、制定及實施質(zhì)量目標(biāo),使受審核部門對這方面有了認(rèn)識,并對發(fā)現(xiàn)的這一問題進(jìn)行了認(rèn)真的整改。

在審核中,根據(jù)過程條款以及相關(guān)文件的內(nèi)容對受審核部門實施審核,要特別注意審核以下內(nèi)容:

a. 本組織的企業(yè)目標(biāo)與方針,部門的質(zhì)量目標(biāo);b. 本部門的職責(zé)權(quán)限及與其他部門的關(guān)系;c. 資源情況,特別是人力資源和人員培訓(xùn)情況;d. 文件和記錄控制情況。

3. C——檢查

對內(nèi)審的檢查包括三部分:

a.由質(zhì)量管理部門檢查審核組是否嚴(yán)格按照計劃實施,審核人員的審核過程是否符合要求。這一方面的檢查工作往往是我們?nèi)菀缀雎缘?缺少了內(nèi)審實施過程的監(jiān)督檢查,就不能對這兩方面進(jìn)行全面地判斷,從而就不能為下一階段——“改進(jìn)”提供素材。因此,我們在內(nèi)審計劃中已明確了內(nèi)審總負(fù)責(zé)人要擔(dān)負(fù)起審核實施過程中監(jiān)督檢查的責(zé)任。b. 審核組成員在發(fā)現(xiàn)受審核部門應(yīng)改進(jìn)之處后,科室提出改進(jìn)措施,由原審核人員跟蹤檢查,促使科室得到改進(jìn),防止問題的再一次出現(xiàn)。c. 接受第二方或第三方對內(nèi)審質(zhì)量的檢查。

4. A——改進(jìn)

改進(jìn)要求如下:

a. 質(zhì)量管理部門根據(jù)審核情況及措施的改進(jìn)情況進(jìn)行總結(jié),行之有效的方式就是通過統(tǒng)計分析方法,對審核發(fā)現(xiàn)的不合格的分布、觀察意見分布、科室不合格的分布等進(jìn)行統(tǒng)計分析,并結(jié)合前幾年內(nèi)審的情況進(jìn)行分析,得出質(zhì)量管理體系文件的運行趨勢,在這基礎(chǔ)上才能提出有效的糾正/預(yù)防措施,從而更有效地對下一階段的內(nèi)審工作提供指導(dǎo)。這一方面是我們的薄弱環(huán)節(jié),主要是因為:

——我們電力設(shè)計行業(yè)不同于制造業(yè),難于找到統(tǒng)計對象,統(tǒng)計分析內(nèi)容少,有很多分析工具不適用于本行業(yè);

——統(tǒng)計分析工作一直難以重視;

——人力資源不夠。

但是,為了進(jìn)一步做好內(nèi)審工作,按照“PDCA”方法的要求,我們將在滾動式內(nèi)審結(jié)束后,按照以上要求進(jìn)行一次內(nèi)審的統(tǒng)計分析工作,以利于更有效地對下一階段的內(nèi)審工作提供指導(dǎo)。

b. 對審核組或人員的審核情況的監(jiān)督進(jìn)行總結(jié),對發(fā)現(xiàn)的問題要進(jìn)行分析,在下一次內(nèi)審中注意考慮改正,對不合格的內(nèi)審員要考慮進(jìn)行培訓(xùn)或者配備更加合適的人員。

c. 內(nèi)審工作的實施有效與否是與審核員的工作質(zhì)量分不開的,建議采取以下措施,充分調(diào)動內(nèi)審員的積極性:

——充分體現(xiàn)“領(lǐng)導(dǎo)作用”,管理者代表指導(dǎo)內(nèi)審的策劃工作,提供內(nèi)審的各種必要資源,每年應(yīng)有選擇性地參加1-2個部門的審核,以更好地了解審核的情況;

——對優(yōu)秀的、工作質(zhì)量高的內(nèi)審員進(jìn)行適當(dāng)?shù)莫剟?

—建議進(jìn)一步提高內(nèi)審員在組織中的地位,使他們的能力得到充分發(fā)揮;

——在組織內(nèi)部形成為企業(yè)多做貢獻(xiàn)的氛圍,讓內(nèi)審員感受到內(nèi)審工作的重要性及價值所在,使其自覺提高內(nèi)審工作質(zhì)量。

d. 對內(nèi)審中“PDCA”的過程情況進(jìn)行總結(jié),持續(xù)改進(jìn),并如下圖一樣形成下一個“PDCA” 循環(huán),不斷提高內(nèi)部質(zhì)量體系審核的質(zhì)量,達(dá)到更高的審核水平。

5.結(jié)束語

通過“PDCA”方法在內(nèi)審中的有效開展,使內(nèi)審質(zhì)量得到了提高。并且隨著“PDCA”四個階段周而復(fù)始地循環(huán),內(nèi)審質(zhì)量一定會得到持續(xù)地提高。