張彥芳

檔案館作為黨和國家的科學文化事業(yè)機構,不僅具備收集、保管、利用檔案資料這三項基本功能,而且還具備保存人類文化遺產、維護歷史真實面貌、繁榮科研、發(fā)展經濟、宣傳教育等社會功能。

一、目前檔案館社會功能發(fā)揮方面存在的問題及原因

1.檔案館的利用率低、利用范圍狹窄

目前檔案館的年利用人次、卷次是不盡如人意的,與國外檔案館的利用率相比相對較低,從檔案的利用范圍來看更多的是為領導機關服務,為社會公眾提供檔案服務的比例很小。

2.公眾對檔案館認知不深

社會公眾對檔案館的性質、地位及其工作職能知之甚少。人們對檔案館的認知程度低,這嚴重阻礙了檔案館社會功能的實現(xiàn)。其主要原因是檔案館宣傳工作沒有到位,社會上針對檔案館及其檔案工作的宣傳少之又少。另外我國的檔案工作者歷來崇尚“默默無聞”的工作作風。檔案館工作人員只知踏踏實實地做好本職工作,頭腦中缺乏對自己所從事的工作及取得的勞動成果加以宣傳的意識,從而影響到社會對檔案館的認知程度。

3.檔案館的服務水平不高

檔案館功能的實現(xiàn)主要體現(xiàn)在檔案服務上。服務質量的高低必然會影響到檔案館社會功能的發(fā)揮。雖然我們工作人員一直在努力,但是目前檔案館的服務水平依然有待提高。

首先,檔案館主要是等利用者上門,采取被動服務的服務方式。

其次,利用者檔案檢索較為繁瑣、服務設施不夠完善。

再次,我國的檔案館編研工作起步較晚,截止目前雖有一定數(shù)量的編研產品,但其質量不高、實用性不強、利用范圍狹窄、利用效果不顯著。因此編研工作沒有發(fā)揮其應有的作用。

二、關于檔案館社會功能實現(xiàn)的思考

1.加強檔案館館際之間的橫向聯(lián)合,形成合力

加強檔案館的橫向聯(lián)合,形成規(guī)模效應,將豐富的檔案信息以整體優(yōu)勢向社會提供服務,將更顯檔案館的實力。

我國不同檔案館的檔案信息資源的構成狀態(tài),無論是數(shù)量上還是質量上都存在很大差異,有各自的特點和優(yōu)勢,如果加強橫向聯(lián)合,發(fā)揮各綜合檔案館館藏的綜合優(yōu)勢和互補效應,打破區(qū)域界限,從更廣闊的空間加強聯(lián)系,提供綜合服務,聯(lián)合開發(fā)檔案信息資源,實現(xiàn)檔案信息交流的最大流量和最佳服務,使檔案的利用向廣泛、縱深發(fā)展,那么檔案館的社會功能也將得到充分發(fā)揮。我們可以通過建立檔案館網或以檔案信息服務集團的方式,實現(xiàn)檔案信息資源的交流與協(xié)作,形成合力,為今后加入社會的信息網絡打下基礎。

2.加強檔案館的宣傳工作,采用多種多樣的宣傳方式

近幾年檔案工作開展得有聲有色,面向公眾進行的形式不一的宣傳活動此起彼伏。檔案館應抓住每一個機會向社會展示自己,可通過懸掛條幅、印發(fā)圖片、回答公眾咨詢、贈送紀念品及舉辦宣傳周、宣傳月等方式強化公眾對檔案館的認識。

其次,檔案館可以借助新聞媒體的力量進行宣傳。采取“廣而告之”的方式,向公眾宣傳檔案館及檔案館工作成果,介紹館藏檔案內容,這樣勢必會收到良好的效果。

最后,檔案館可以選擇適宜場地,長期設立宣傳欄,將檔案館工作、館藏檔案內容定期介紹給公眾,這樣可以大大加深社會公眾對檔案館的認知程度。

3.豐富館藏,提高檔案質量

沒有豐富的館藏,“實現(xiàn)檔案館社會功能”就成為一句空談。豐富館藏任重而道遠,這應該一直是檔案館工作者工作的重心。

但是“豐富館藏”不可以片面地理解為只是館藏數(shù)量的增加,更多的要注重檔案的價值,如果只重視量而不重視質,那么檔案的價值不但不能得到有效的發(fā)揮,同時也給檔案鑒定工作造成很大的困難。因此豐富館藏必須克服重量不重質的缺陷,在修改、完善有關規(guī)定的基礎上,將確實具有保存價值的檔案收集進館,從規(guī)章制度上減少重復文件進館,切實加強檔案的鑒定工作,以豐富優(yōu)質的館藏資源為社會服務,從而使檔案館的社會功能得以實現(xiàn)。

4.做好檔案的開放工作,提高編研工作的水平

檔案開放,就是在無損國家和個人利益的前提下將檔案向社會公眾開放,以最大限度地發(fā)揮檔案的價值。所以做好開放工作是保證檔案館社會功能得以實現(xiàn)的一個主要方面。開放檔案時應嚴格依照檔案法及有關法規(guī),認真篩選、審慎鑒定符合開放條件的檔案向社會開放。另外應做好開放檔案的宣傳工作,通過發(fā)布公告等方式,向社會公眾公布開放檔案目錄介紹、開放檔案內容,以便社會公眾知曉,為開放檔案利用創(chuàng)造條件。

編研工作是檔案利用工作的較高形式,是開發(fā)館藏檔案信息資源的重要手段,其水平的高低直接影響到檔案館社會功能的發(fā)揮。首先,檔案館要加強編研力量,只有增加人、財、物的投入,為編研工作的開展創(chuàng)造良好的外部條件,才能保證編研工作的正常開展,進而不斷提高編研工作的水平。其次,要不斷地提高編研產品的質量。編研人員在整個編研工作的過程中必須堅持實用性的原則。這樣,才能使編研工作在檔案館社會功能的實現(xiàn)中發(fā)揮應有的作用。

5.運用電子計算機來提高檔案館的工作效率

檔案館工作效率不高,嚴重影響了其社會功能的實現(xiàn)。利用電子計算機檢索可大大提高工作效率。故此,檔案館工作人員要提高認識,并與科研部門積極合作,實現(xiàn)電子計算機檢索。

檔案作為一種信息,若要充分發(fā)揮其作用,就必須進入社會的大信息網絡,這是實現(xiàn)檔案館社會功能的最佳手段。建立檔案信息中心,實現(xiàn)檔案信息資源共享,這樣能使檔案信息在較為廣泛的范圍內得以交流,為檔案價值的實現(xiàn)創(chuàng)造條件,使檔案信息的利用具有更加廣泛的社會性,最大限度地發(fā)揮檔案館的社會功能。

6.加強人才培養(yǎng)和人才儲備

檔案館工作人員是否具備較高的素質在發(fā)揮檔案館社會功能中起著決定性的作用。社會的發(fā)展,科學技術的進步,使檔案工作的任務、工作環(huán)境、服務對象、管理方式都發(fā)生了很大的變化。這些變化迫使我們盡快地調整自己,迎接挑戰(zhàn)。迎接挑戰(zhàn)的關鍵是提高檔案工作者素質。一方面現(xiàn)有的檔案人員面臨著知識老化、新技術知識較為貧乏的問題,這使檔案工作跟上社會的發(fā)展節(jié)奏,滿足社會的需求,受到了一定的制約。為此,加強檔案館現(xiàn)有人才的繼續(xù)教育是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作。另一方面,我們要積極引進高層次的人才,并要注意人才結構的合理性。當我們檔案館的工作者本身都具有良好的自身修養(yǎng)并且博學,以及具有良好的職業(yè)道德時,這樣才會贏得社會公眾的敬重,從而提高檔案館的社會地位,更好地實現(xiàn)檔案館的社會功能。