雷　艷

隨著網絡時代的到來,信息技術及信息產業(yè)的高速發(fā)展,信息資源已成為人類經濟、社會活動的戰(zhàn)略資源。而檔案作為原生的信息資源,檔案信息化建設已成為國家信息化建設的一個重要組成部分。檔案工作應順應歷史潮流,迎接挑戰(zhàn),加快信息化建設的步伐,以適應時代和社會發(fā)展對檔案工作創(chuàng)新的客觀要求。

一、檔案信息化的內涵

檔案信息化是以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以檔案信息資源社會共享為目標的動態(tài)發(fā)展過程。實現檔案信息化是檔案工作適應社會信息化發(fā)展的必然要求。檔案信息化包括檔案信息的數字化；檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；檔案信息的網絡化三層含義。它的實施就是按照檔案管理的法規(guī)，直接通過計算機及其網絡進行電子檔案信息的收集、整理與傳輸。從而，與之相適應的檔案信息的服務方式也由傳統(tǒng)的“你查我調”的服務模式轉向計算機服務、局域信息服務、視聽傳播服務等。檔案信息化是一個以信息技術廣泛應用為主導，信息網絡為基礎，信息人才為依托，檔案信息、法規(guī)、政策、標準為保障的綜合體系。

二、檔案信息化建設的意義

我國傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是依靠檔案管理人員手工操作來進行的。但龐大的案卷數據、繁瑣的程序以及耗時過大，使得檔案管理服務往往還不盡如人意。顯而易見，在當今信息時代，傳統(tǒng)的檔案管理工作已不能滿足社會的需要，現代的檔案管理需要現代的管理及創(chuàng)新服務模式。

檔案信息化建設是實現檔案管理現代化的需要，是檔案事業(yè)適應時代和社會發(fā)展的必然選擇，是提高檔案信息服務水平的必由之路。檔案信息化是檔案工作的一場革命，是傳統(tǒng)檔案走向現代檔案的一個重要標志，是檔案工作現代化的重要基礎。隨著計算機信息技術的開發(fā)與應用，檔案信息化發(fā)展中出現了文件形式電子化、文件傳遞網絡化、文件存儲數字化和文件管理動態(tài)化的發(fā)展趨勢，特別是各種現代化設備及數字枝術的廣泛利用，大大增加了檔案信息的存儲量，有效地節(jié)省庫房空間和檔案裝具，對節(jié)約人、財、物力，提高檔案管理工作效率，創(chuàng)造更好的經濟效益等方面都具有重要的意義。以現代化管理手段儲存的檔案信息，更利于方便、快捷地提供利用和開發(fā)，從而拓展檔案工作的服務領域，產生更廣泛的社會效益。

三、檔案信息化建設的趨勢與途徑

檔案信息化建設的發(fā)展將以辦公自動化、網絡體系化、館藏檔案數字化、多媒體全文信息一體化及館際交流規(guī)?；癁樗{圖。要實現以上“五化”的建設是一項復雜而系統(tǒng)的工程，需要我們在具體的工作中不斷探索。

加快檔案信息化建設的措施和途徑可從以下幾方面著手：

1、加強標準規(guī)范建設。檔案信息化標準規(guī)范主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理，檔案信息資源的標志、存儲、查詢、交換、管理和使用等方面規(guī)范、標準。檔案信息化標準是進行檔案信息化建設的重要基礎和必要條件，它貫穿于檔案信息化建設過程的始終。不管是檔案信息資源的有序整理、檔案信息數據庫的建設，還是檔案信息網絡的建設、檔案信息資源的開發(fā)利用等都要在相關標準的規(guī)范下，才能發(fā)揮最佳效果。沒有標準化，檔案信息化建設難以實現。檔案信息化標準在檔案信息化建設中起著重要的作用，應制定統(tǒng)一的檔案信息化發(fā)展規(guī)劃，并根據國際、國內標準及行業(yè)發(fā)展趨勢，制定出網絡化過程中要求共同遵守的各項標準。

2、檔案資源信息化。檔案信息化建設的目標之一就是實現檔案資源共享,最大限度地發(fā)揮檔案所蘊藏的價值。首先,運用信息技術,可以實現檔案信息處理的自動化,達到檔案、文件的一體化管理,實現檔案信息的高速檢索,對文字、圖像、音頻、視頻等不同載體檔案進行數字化存儲,并通過計算機和多媒體技術對多元的信息資源進行圖、文、聲、形并茂的合成加工, 豐富檔案信息資源的表現形式。其次, 實現檔案信息遠距離、無障礙的傳遞和交流,達到檔案信息資源的互通與共享,實現檔案信息的海量存儲,通過計算機的查閱功能,解決檔案的自然老化與人為損害等問題。信息化將成為各項檔案工作的重要管理平臺和技術支撐,是檔案管理現代化的核心內容。

3、傳統(tǒng)檔案數字化。檔案信息數字化改變了檔案信息傳統(tǒng)的儲存、傳輸和利用等方式。要積極開展工作，完成檔案目錄的數字化、檔案編研成果的數字化、檔案全文的數字化。與其他檔案工作相比，檔案信息數字化建設的經費投入巨大，從廣義上講，由硬件開支和軟件開支組成。硬件開支是指購置各種專業(yè)設備和環(huán)境改造所需的資金，軟件開支是指數字化檔案正常運行的技術開支和人力開支。而檔案部門不處于生產、科研第一線，固定資金投入有限，這也限制了檔案信息數字化建設的開展。檔案信息數字化建設的出發(fā)點和最終目的是滿足利用者需要。因此，在檔案信息數字化的規(guī)劃、決策中，要形成以滿足利用者需求為中心的原則，在充分權衡各種問題的需要程度、重要程度的基礎上，確定數字化范圍，分清輕重緩急、分層次、分步驟進行。

4、加強高質量的檔案數據庫建設。數據庫是檔案網絡建設的重要組成部分，檔案數據庫主要包括目錄數據庫、重點珍貴檔案數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫等。檔案信息在完成數字化后以數字形式存在時，數字網絡系統(tǒng)就將成為其主要的傳輸平臺，為檔案信息的快速流動提供可能。數字化后的檔案信息能隨心所欲地從一種媒介轉換到另一種媒介，改變以往沉悶、單一的形式。所形成的數字化檔案需要以數據庫的形式存放，以便于對其進行有效的管理和利用。因此，要建設既符合網絡傳輸標準，滿足人們的閱讀習慣，又符合計算機機讀標準的數字化信息庫。數據庫建設應考慮到未來的發(fā)展，在數據庫軟件選擇與開發(fā)、硬件配備等諸多方面要有前瞻性、可擴充性，以適應未來的需求。要加快建立檔案目錄中心，豐富檔案數據資源儲備,為檔案信息化做好后臺數據庫支持,扎扎實實做好檔案的著錄工作。同時，要加強對數據庫的維護工作，保證數據質量和數據的完整性。一個高質量的數據庫中的數字信息必需要達到以下質量標準：數據的準確性、數據項目和內容的完整性、數據的規(guī)范性、數據的穩(wěn)定性。

5、增強檔案信息網絡安全意識。檔案信息網絡化也帶來一系列的問題, 需要在實際工作過程中逐步解決, 其中最為突出的就是檔案信息安全問題。其一, 要防止檔案信息的損毀和遺失, 如工作人員操作失誤、設備故障、計算機病毒、黑客攻擊等。其二是保密問題,有的信息是公開的,有的則是保密的。保密信息還分內部、秘密、機密和絕密等不同等級,這些信息在管理時應采取相應的保密措施。因此,一方面要制定合理嚴格的檔案信息化安全保密制度,并不斷培養(yǎng)和強化檔案工作者的安全保密意識和安全防范技能;另一方面應選用成熟的檔案管理系統(tǒng)和邏輯嚴密的流程化處理機制,建立嚴格的監(jiān)控機制,引入科學實用的網絡安全應對策略,結合使用物理隔離和邏輯隔離等多種安全防范手段,對“病毒”和“黑客”等行為及時采取應對和防范措施,同時注意做好紙質檔案的保存和重要電子檔案的備份工作。

6、加強檔案人才的培養(yǎng)。人是檔案管理的主體,檔案工作人員的素質, 直接影響檔案工作的實際成效。要更好地推進檔案信息化建設進程, 檔案人員素質的全面提高是其中關鍵的一環(huán)。首先,要建立完善的檔案工作人員教育培訓制度,有計劃地對在職人員進行繼續(xù)教育和培訓,更新知識結構, 提高業(yè)務水平和工作技能,培訓內容主要包括:檔案法律法規(guī)、計算機應用知識、網絡技術知識、現代管理知識等。其次,要努力引進或選調計算機專業(yè)人才,對他們進行檔案業(yè)務知識的培訓,使之盡快適應檔案網絡化工作。培養(yǎng)造就一批掌握現代科學技術的復合型檔案管理人才,不斷適應檔案事業(yè)發(fā)展的需要,實現檔案工作的現代化和信息化。

信息社會把檔案管理推進一個新的發(fā)展時期。面對信息技術的挑戰(zhàn), 檔案管理應真正實現信息化,大力開發(fā)信息資源建設,全面實現共享,為社會提供豐富、優(yōu)質的信息資源服務,為使檔案的服務走向全方位現代化奠定堅實的基礎和開辟廣闊的道路。

（作者單位：浙江省科技信息研究院）