望　旺

2009年6月20日,電子文件管理國家戰(zhàn)略國際學(xué)術(shù)研討會在中國人民大學(xué)逸夫會議中心舉行。會上,美國電子文件檔案館項目系統(tǒng)工程主管Dyung Le先生、加拿大圖書館檔案館政府文件管理辦公室高級主管Johanna Smith女士、澳大利亞檔案館館長助理Adrian Cunningham先生、荷蘭國家檔案館數(shù)字資源長期保存高級專家Hans Hofman先生分別作了主題演講,反映了各國電子文件管理國家戰(zhàn)略的現(xiàn)狀、特點及其發(fā)展方向。本文歸納了四位專家發(fā)言的主要內(nèi)容。

1. Dyung Le:美國電子文件檔案館(ERA)項目——現(xiàn)狀、挑戰(zhàn)與教訓(xùn)

1.1. ERA的歷史與背景

美國國家檔案與文件署(National Archives and Records Administration,簡稱NARA)自1934成立以來,始終將保證美國政府文件與檔案可被本國公民利用作為其主要任務(wù)之一。

NARA管理電子文件的歷史是一個漫長且不斷發(fā)展的過程。上世紀(jì)60年代,電子文件這一新的文件類型開始在政府內(nèi)產(chǎn)生。70年代,第一批電子文件移交至NARA保管。及至90年代,電子文件的管理逐漸成為NARA關(guān)注的重點。如今,電子文件的數(shù)量呈爆炸式增長,這也極大地推動了電子文件管理的發(fā)展。

為了應(yīng)對電子文件管理的挑戰(zhàn),NARA作出了戰(zhàn)略性的回應(yīng),也即啟動電子文件檔案館(Electronic Records Archives,簡稱ERA)項目。ERA的目的是保管美國政府生成的具有獨特價值的電子文件,并提供長期利用;同時把所有政府文件的生命周期管理納入電子政府框架之中。ERA的建設(shè)應(yīng)滿足三個基本要求,即持續(xù)性、真實性和可擴展性。

1.2. ERA的發(fā)展

在發(fā)展ERA的過程中,NARA以電子文件管理理論與方法的研究為先導(dǎo),進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)以滿足電子文件管理的要求。同時,NARA還開展組織變革管理以保障項目的順利實施。此外,NARA充分利用外部研究力量,與許多其他項目和組織建立緊密的合作關(guān)系,以保證后期研發(fā)的順利進(jìn)行。

2008年6月,ERA基礎(chǔ)系統(tǒng)(ERA Base)發(fā)布,該系統(tǒng)實現(xiàn)了ERA的基本操作功能,定義了文件全生命周期管理流程,并建立了核心攝取子系統(tǒng)。2008年12月,ERA檢索與利用模塊發(fā)布,同時將總統(tǒng)電子文件的管理及喬治·布什總統(tǒng)圖書館的建立作為工作的重點。按照規(guī)劃,ERA系統(tǒng)將于2011年9月全部上線。

根據(jù)ERA的發(fā)展藍(lán)圖,系統(tǒng)將根據(jù)不同保管需求使用不同的保管方法和工具,公眾可通過多種在線方式利用政府電子文件信息。

1.3. ERA的挑戰(zhàn)及應(yīng)汲取的教訓(xùn)

ERA是統(tǒng)領(lǐng)眾多系統(tǒng)的系統(tǒng),因而面臨統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)不同系統(tǒng)目標(biāo)定義、功能需求、實施要求的戰(zhàn)略挑戰(zhàn)。ERA的業(yè)務(wù)挑戰(zhàn)來自內(nèi)部和外部兩個方面:對內(nèi)需要協(xié)調(diào)多個部門的利益,建立共識,對外需要協(xié)調(diào)超過300家的用戶機構(gòu)的管理機制,在模型和流程上達(dá)成共識,同時與私人企業(yè)發(fā)展增值服務(wù)。

ERA同時面臨系統(tǒng)基礎(chǔ)架構(gòu)、數(shù)據(jù)模型、元數(shù)據(jù)等方面的技術(shù)挑戰(zhàn),以及攝取、保存、利用和存儲等階段的技術(shù)挑戰(zhàn)。

經(jīng)過多年發(fā)展,NARA認(rèn)識到ERA的建設(shè)不可能一蹴而就,它需要全方位的努力。業(yè)務(wù)上,需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)紙質(zhì)環(huán)境的管理思維;技術(shù)上,需要尋求符合未來發(fā)展趨勢的框架與模式。NARA是ERA的承擔(dān)者,但實際上NARA不可能完全獨立地解決所有問題,它需要積極尋找與外界合作的機會,借助更多的外部力量來完成目標(biāo)。

2. Johanna Smith:建立信任:加拿大政府的電子文件管理

2.1. LAC TDR的背景與文件管理的危機

2004年,加拿大國家圖書館和國家檔案館合并,成立加拿大圖書館檔案館(Library and Archives Canada,簡稱LAC)。LAC主要根據(jù)LAC法案進(jìn)行管理,此外,版權(quán)法、信息利用法和隱私保護(hù)法也對LAC的業(yè)務(wù)產(chǎn)生影響。

加拿大政府電子文件管理的歷史可追溯至上世紀(jì)70年代機讀檔案部(Machine-Readable Archives Division,簡稱MRA)的設(shè)置。MRA制定的一整套電子文件接收和處理政策現(xiàn)在仍然有效,但這些政策建立在舊的檔案管理理念的基礎(chǔ)上,因而加拿大的文件管理正面臨數(shù)字時代公共管理的挑戰(zhàn)及計算機通訊技術(shù)發(fā)展帶來的危機。

為此,LAC在2006年秋就信息管理和文件管理召開了一系列副部長圓桌會議,并頒布相關(guān)指令(2009年6月生效)。該指令明確指出了加拿大政府在文件問責(zé)方面的作用及職責(zé),使政府信息管理的治理結(jié)構(gòu)得到了修正和更新。同時,為了實現(xiàn)加拿大政府?dāng)?shù)字資源的長期保存,LAC建立了基于OAIS參考模型的可信數(shù)字倉儲(Trusted Digital Repository,簡稱TDR)。

2.2. 數(shù)字資產(chǎn)的管理

TDR定義的管理流程包括預(yù)移交、移交、驗證、存檔、利用等階段。

在預(yù)移交階段,TDR通過文件處置權(quán)責(zé)方協(xié)議(Records Disposition Authority,簡稱RDA)實現(xiàn)文件形成者與檔案館之間的接口,提出件或?qū)ο笠患壍脑獢?shù)據(jù)要求,并開發(fā)本地數(shù)字格式注冊表(Local Digital Format Registry,簡稱LDFR)和通用數(shù)字格式注冊表(Universal Digital Format Registry,簡稱UDFR)引導(dǎo)文件形成者選擇首選格式。

TDR通過Web上傳、email、FTP、OAI收割、Web收割等多種渠道進(jìn)行文件的移交。同時,TDR使用一種預(yù)設(shè)格式捕獲元數(shù)據(jù),方便將其集成至檔案信息包(Archival Information Package,AIP)之中。

在數(shù)字資產(chǎn)成為永久文件匯集之前,需要進(jìn)行特定的內(nèi)容驗證,以保證其真實性和兼容性。完成驗證的文件將進(jìn)行元數(shù)據(jù)描述,使其可被客戶利用。

數(shù)字資產(chǎn)一旦通過驗證,將被立即歸檔。TDR根據(jù)元數(shù)據(jù)編碼與傳輸標(biāo)準(zhǔn)(Metadata Encoding and Transmission Standard,簡稱METS)模式將元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化,并使用LDFR和UDFR進(jìn)行格式管理。

數(shù)據(jù)資產(chǎn)的利用通過數(shù)字保存政策進(jìn)行管理。所有內(nèi)容都將進(jìn)行全文索引,且這些索引可被聯(lián)合搜索(Federate Search)進(jìn)行利用。

2.3. 當(dāng)前進(jìn)展與挑戰(zhàn)

目前,LAC在促進(jìn)政府部門合作、提升文件管理活動的重要性等方面取得了重大進(jìn)展,同時建立了一系列政策和技術(shù)基礎(chǔ)架構(gòu)。當(dāng)前面臨的挑戰(zhàn)包括先前人工處理過程的自動化,結(jié)構(gòu)化文本管理系統(tǒng)對移交非文本文件的限制,件級元數(shù)據(jù)審查帶來的工作量的劇增,安全分類文件的分享基礎(chǔ)架構(gòu),以及電力供應(yīng)與物理服務(wù)器容量面對頻繁的移交活動而產(chǎn)生的壓力。

未來,LAC將建立數(shù)字資產(chǎn)的分布式保存機制,把加拿大政府看作一個整體,分擔(dān)文件管理和檔案保存的責(zé)任。同時,LAC還將致力于與文件形成者合作,保存數(shù)字資產(chǎn)的證據(jù)價值。

3. Adrian Cunningham:澳大拉西亞數(shù)字長期保存的合作機制

3.1. 背景介紹

數(shù)字文件保存是當(dāng)前國際檔案界普遍關(guān)注的問題。為了滿足數(shù)字文件長期保存的需求,檔案部門有必要加入國家和國際標(biāo)準(zhǔn)化組織,成為文件管理和檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的制定者。在國際范圍內(nèi),澳大利亞數(shù)字文件管理標(biāo)準(zhǔn)制定活動起步較早,也取得了一定的成績,其制定的一部分標(biāo)準(zhǔn)成為國際標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ),有的甚至直接轉(zhuǎn)化成為國際標(biāo)準(zhǔn)。

之所以使用“澳大拉西亞”一詞,是因為澳大利亞和新西蘭共同提出了澳大拉西亞數(shù)字文件保存動議(Australasian Digital Recordkeeping Initiative,簡稱ADRI)。澳大利亞與新西蘭地理位置相近,兩國具有深厚的歷史淵源,具有交叉司法管轄的傳統(tǒng),這些都是ADRI提出的原因。

3.2. ADRI的目標(biāo)與原則

ADRI的愿景是澳大利亞和新西蘭的所有政府機構(gòu)在數(shù)字文件生成、保存和利用方面采用統(tǒng)一的途徑,以確保重要文化遺產(chǎn)的長期保護(hù)。其目標(biāo)包括:所有成員接受數(shù)字文件管理的指導(dǎo)原則;所有成員倡導(dǎo)適當(dāng)?shù)臄?shù)字文件管理以支持政府執(zhí)法;兩國政府部門都有電子政務(wù)制度;政府部門統(tǒng)一執(zhí)行ADRI制定的標(biāo)準(zhǔn);電子政府的證據(jù)需被捕獲、保存和利用;為數(shù)字文件管理提供專業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和發(fā)展方向;在數(shù)字環(huán)境中,機構(gòu)能有效和經(jīng)濟地?fù)?dān)當(dāng)其法律和行政職責(zé);對有限集體資源進(jìn)行最佳的戰(zhàn)略性利用。

ADRI的指導(dǎo)原則包括:擁護(hù)和協(xié)助政府檔案館的職責(zé);設(shè)計和實施數(shù)字文件管理系統(tǒng)被列入重要性首位;共享權(quán)利、共擔(dān)責(zé)任,共同滿足充分支持和培訓(xùn)的需求;承諾采用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn);明確文件管理要求的重要性;明確文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化的重要性;以數(shù)字格式生成的文件應(yīng)當(dāng)以數(shù)字格式保存;數(shù)字文件需要積極地管理和維護(hù);文件的保存格式不應(yīng)受所有權(quán)的局限;需要建立可信的數(shù)字倉儲;借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)最大化地提供公眾利用。

3.3. 澳大拉西亞統(tǒng)一應(yīng)對數(shù)字文件挑戰(zhàn)的舉措

為應(yīng)對數(shù)字文件的挑戰(zhàn),澳大拉西亞從標(biāo)準(zhǔn)入手采取了一系列措施。ADRI成員形成了數(shù)字文件生成與管理、保存、移交和利用等方面的公共標(biāo)準(zhǔn),如ISO 14721、ISO 15489等。此外,ADRI成員還計劃以文件連續(xù)體理念為指導(dǎo),統(tǒng)一使用文件管理標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和分類方案。不過,ADRI成員在采取統(tǒng)一舉措的同時還應(yīng)尊重立法體制、利用體制、實施細(xì)節(jié)、進(jìn)展情況等方面存在的差異。ADRI還開展了一些項目,并取得了一定成果,如數(shù)字文件輸出標(biāo)準(zhǔn)和交換規(guī)范、檔案權(quán)責(zé)方實施數(shù)字文件管理和歸檔的示范計劃等。

3.4. 澳大利亞國家檔案館數(shù)字文件長期保存的最新進(jìn)展

2001年,澳大利亞國家檔案館(National Archives of Australia,簡稱NAA)啟動數(shù)字保存戰(zhàn)略項目。2002年,NAA制定《數(shù)字文件保存辦法》,規(guī)定使用基于XML的封裝和保存專用數(shù)據(jù)格式來規(guī)范數(shù)字文件。2004年9月,NAA發(fā)布了旨在實現(xiàn)數(shù)字文件規(guī)范化的開源軟件Xena 1.0,目前該軟件最新版本為4.2.1(2009年2月發(fā)布)。2005年至今,NAA還開展了數(shù)字倉儲原型/實驗室的建設(shè)。

4. Hans Hofman:荷蘭與英國的文件管理實施問題

4.1. 荷蘭文件管理面臨的挑戰(zhàn)

在新技術(shù)、新標(biāo)準(zhǔn)不斷革新,管理思想不斷演化的環(huán)境里,荷蘭國家檔案館及荷蘭政府都面臨著文件管理領(lǐng)域的挑戰(zhàn)。一方面,荷蘭國家檔案館需要進(jìn)行重新定位,實現(xiàn)自身再造,同時發(fā)展數(shù)字倉儲,進(jìn)行元數(shù)據(jù)協(xié)調(diào)、基礎(chǔ)設(shè)施自適應(yīng)等工作;另一方面,荷蘭政府需要完成向電子政府的轉(zhuǎn)變,改進(jìn)政府文件管理方法,并實施元數(shù)據(jù)方案,提高互操作能力。

為應(yīng)對這些挑戰(zhàn),需建立以政府機關(guān)、內(nèi)政部、教育、文化與科學(xué)部、國家檔案館、審計總署和檔案監(jiān)察部門等為關(guān)鍵成員的合作伙伴關(guān)系,同時將檔案法、信息自由法及其他信息管理與文件管理相關(guān)法律法規(guī)作為行動的基礎(chǔ)。

4.2. 荷蘭文件管理的歷史與現(xiàn)狀

荷蘭政府機關(guān)在管理政府信息方面采取了大量舉措。上世紀(jì)80年代,政府為解決紙質(zhì)文件積壓問題發(fā)起鑒定與挑選項目。1996至2002年,又啟動了數(shù)字信息長期可讀項目,其成果成為保存電子文件最初的指導(dǎo)方針。隨著電子文件的快速發(fā)展,政府逐漸認(rèn)識到電子文件長期保存方面存在的問題。為此,荷蘭政府通過提供電子服務(wù)、重組政府組織等方式應(yīng)對新環(huán)境帶來的挑戰(zhàn)。

荷蘭政府文件管理的主要問題包括新格式文件的保存、信息孤島、紙質(zhì)環(huán)境與數(shù)字環(huán)境并存、文件管理與業(yè)務(wù)流程脫節(jié)等。為改善這些現(xiàn)狀,政府采取了一些措施,總體上取得了一些進(jìn)步。荷蘭政府在2006年啟動政府信息系統(tǒng)化項目,2008年發(fā)布構(gòu)成文件管理基礎(chǔ)的高水平需求框架,力求將文件管理納入電子政府的信息架構(gòu)。該架構(gòu)指明了實施政府文件管理的指導(dǎo)原則、標(biāo)準(zhǔn)、指南、規(guī)章等。

目前,荷蘭國家檔案館正在經(jīng)歷由文件保管角色向信息捍衛(wèi)角色轉(zhuǎn)變的過程,同時正在研發(fā)數(shù)字倉儲。該倉儲預(yù)計將于2009年進(jìn)行試運行,2010年正式運行。

4.3. 英國電子文件管理項目

英國國家檔案館于2004年啟動無縫傳輸(Seamless Flow)項目,2008年具體實施該項目。該項目采用面向過程的方法進(jìn)行信息內(nèi)容處理,盡可能地實現(xiàn)信息處理環(huán)節(jié)的自動化。實施該項目將導(dǎo)致人力資源成本的增加,但也會獲得文件利用方式的改善、重要文件的安全保護(hù)、移交過程的提前等可以預(yù)期的收益。

數(shù)字連續(xù)體(Digital Continuity)項目于2007年開始籌備,預(yù)計2011年具體實施。通過該項目,國家檔案館將在風(fēng)險認(rèn)識和評估以及如何降低風(fēng)險方面對政府部門提供指導(dǎo),該項目的主要目的在于保證核心政府信息的長期可用。

Web連續(xù)體(Web Continuity)項目研究Web歸檔和超鏈接管理,其目的在于保證政府信息的可持續(xù)利用,當(dāng)網(wǎng)址不再可用時,利用捕獲到的歸檔文件為用戶提供重定向工具。同時,該項目還制定網(wǎng)站設(shè)計指南,為現(xiàn)有Web歸檔程序提供網(wǎng)頁快照等工具。

作者單位:數(shù)據(jù)工程與知識工程教育部重點實驗室

中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院