黃 干等

摘要: 在大型工程項目管理中,為了提高管理效率,授權行為已經必不可少。但是,現(xiàn)實中的授權行為面臨著授權程度以及授權形式如何確定的問題?；谥R管理中的相關理論,從知識管理成本的角度分析了授權程度,提出授權程度的高低源于知識成本的高低;從知識分布的角度分析了授權形式,提出大型工程項目管理中可以對上層采用集權(形成核心管理層)、對下層采用分權(形成核心工作團隊)的授權形式;從知識分類及成本角度分析了授權保障措施,提出在授權過程中做到項目管理標準化以及發(fā)揮下層的自主性,并加強組織學習。

關鍵詞: 知識管理;知識成本;知識分布;授權

中圖分類號:G302文獻標識碼:A

文章編號:1006-4311(2009)11-0081-04

0引言

在環(huán)境復雜的大型工程項目管理中,存在很多直接影響項目實施的不確定因素,為了能更好更快地解決這些因素導致的現(xiàn)場問題,應當充分利用處于第一線管路人員的知識和經驗,允許其根據現(xiàn)場的實際情況選擇正確的處理方法,這就要求一線管理人員應擁有選擇處理方法的權力,即涉及到授權問題。

授權,在項目管理中是指為實現(xiàn)項目目標而給項目團隊及團隊成員賦予一定的權力,以使項目團隊成員在自己的職責范圍內完成項目的預期任務。使用授權管理可以激勵員工、建立自信,更重要的是能夠減少信息傳遞時間,提高管理的效率。因此,有效的授權是一項重要的管理技巧。

授權的效用顯而易見,在此就不詳細探討,本文則從另一個角度對授權進行分析。在此首先提出幾個疑問:

①在小型項目管理過程中,為什么很少對下層管理者和員工進行授權或者說授權程度很小,什么決定授權程度;

②現(xiàn)在的項目管理中,特別是大型的項目管理,也逐漸重視授權行為,但是授權的形式到底如何把握;

③除了常用的激勵考核措施外,還應該如何完善授權行為。

筆者認為,可以從知識管理理論中的成本理論、知識分布理論進行分析解釋授權現(xiàn)象和形式,另外通過標準化和自主性來完善授權行為。

1項目管理人員的知識分類和現(xiàn)狀

知識管理理論中對知識分成兩類:一是顯性知識;二是隱性知識。

所謂顯性知識,主要是指各種書本知識、資料、說明書、報告等,這種知識容易進行傳遞分享;隱性知識主要是指各種經驗、技巧、體會、感悟等,這種知識因人而異,傳遞分享較難[1-2]。具體到工程項目管理中,顯性知識主要包括各種施工技術規(guī)范規(guī)程、各種施工管理流程指導、一些書面報告文件等。

隱性知識,則包括各種施工管理經驗、管理中的技巧、以前工作的體會和感悟等。

大型項目建設涉及到的專業(yè)領域大致有基礎、主體、設備、暖通、給排水等幾種,各專業(yè)都有其一套完整的技術規(guī)程和操作要求,基于此種情況下組建的項目管理團隊必然存在知識分布不均衡的現(xiàn)象,如:在上層管理者的選擇上,必然要求其應擁有豐富的知識和經驗,下層管理者要在單項專業(yè)領域擁有相應的知識和經驗。知識和經驗的不同,權力分配則不同,故授權才會分類、分對象。

在目前的項目管理中,大體上說,在顯性知識和隱性知識的掌握程度上,上層管理人員比下層管理者要寬要全?；鶎拥墓芾砣藛T,一般只要求掌握其負責的分部工程的專業(yè)知識即可,同時為了彌補基層管理人員的知識和經驗不足,保證工程的順利實施,出現(xiàn)了一個知識經驗豐富的管理人員領導一些知識經驗不足的管理人員這一局面,層層遞推,即形成了目前項目管理組織結構的科層制。

表面上看,科層制的產生是由于管理崗位不同導致的,究其根本還是由于授權程度不足,層層管理所致,本文則從知識管理成本的角度對授權程度進行分析,得出知識管理成本的大小決定著授權程度的高低的結論。

2知識管理成本決定授權程度

2.1 知識成本和代理成本

在項目管理中,涉及的知識管理成本包括兩個方面的含義:

一方面,由于施工管理知識本身的系統(tǒng)性、復雜性等特點造成轉移困難或者轉移費用較高、知識提供者不愿共享或者共享的意愿不強烈以及共享對象獲取知識的能力較低導致的知識在轉移過程中費用較高而形成的一種成本,稱之為知識成本;

另一方面,當授權行為發(fā)生后,由于上下層之間的信息不對稱造成的下層決策失誤、項目的激勵不夠導致下層沒有積極的響應造成的損失而形成的一種成本,稱之為代理成本。

知識成本和代理成本是兩個互斥的成本形式。項目越龐大,需要的知識和經驗越豐富,知識共享和傳遞越難,則知識成本偏高,這樣就需要通過授權來降低知識成本,但授權行為的發(fā)生,在信息不對稱等因素影響下,又會伴隨著代理成本的增加,故合理的授權的程度高低取決于知識成本和代理成本兩者之間的平衡點,這個平衡點的存在要求我們不能不放權,也不能完全放權[3]。

2.2 成本分析

為尋求知識成本和代理成本之間的平衡點,首先需分析知識成本和代理成本的變化規(guī)律。從兩種成本定義分析,知識成本只有一個最小值,該值表示項目組織結構各個層次管理人員所具備的能夠滿足做出正確決策要求的最少知識,而在此之前,知識成本是單調下降的,且隨著授權層次的降低,授權程度的提高,其下降的速率遞減;代理成本則是單調上升的,且隨著授權層次的降低,其成本上升的速率遞增[4]。

從兩種成本的變化規(guī)律分析可知,兩者之和必然存在一個最小值,此處的知識成本的減少量大致抵消代理成本的增加量。盡管理論上存在這一平衡點,但是在實際復雜的項目管理中,根本不可能實現(xiàn)平衡點所要求的條件。因此,現(xiàn)實中可以根據以上成本分析的理論結果,衡量集權分權之間的利益得失,把握好授權程度的高低,努力向這個平衡點靠攏,積極尋求知識管理成本的最小化。

2.3 決定授權程度

在中小型項目管理中,授權很少,程度很低,是因為中小型項目面臨的施工管理環(huán)境不復雜,在現(xiàn)有的科層制組織結構下,上層管理人員數量不是很多,若能夠較好的發(fā)揮上層管理人員的能力和經驗,即可做到知識成本較低;相反,如果采取充分授權,若不能保證授權的順利實施,則存在代理成本超過知識成本的風險,雖然可以從考核激勵機制等方面進行控制,但做好這些控制所需的成本較高,反而得不償失。

在大型項目管理中,則需要打破科層制組織結構,減少中間管理層次,充分授權給下層管理人員。大型項目中,面臨的施工管理環(huán)境復雜,若按照常規(guī)的組織結構模式,則需要大量的中上層管理人員來對現(xiàn)場進行決策管理,而現(xiàn)場一線的管理人員卻只是發(fā)現(xiàn)問題的工具,不能在第一時間內自主進行決策解決,故知識成本較高;若從正面降低知識成本,則需要保證處于一線的下層管理人員需要具備中上層管理人員的知識經驗水平,以減少知識的傳遞和共享,即使傳遞共享順利,還要保證提供者和接受者都能積極響應,顯然這對任何一個項目來說都是不可能做到的;但若進行充分授權,在激勵考核措施完善有效的情況下,做到管理流程的標準化,同時發(fā)揮下層管理人員的自主性,上層管理人員只需做好指導和控制,既能降低代理成本,又能從側面降低知識成本。

綜上所述,授權程度的高低可從知識管理成本的分析中得出,大型項目管理中,需要進行授權來減少管理知識的共享傳遞次數,降低知識成本,還需要做好授權的保障措施,客觀上,除了做好考核激勵機制外,還應該做到管理流程的標準化;主觀上,要充分發(fā)揮下層管理人員的自主性,從主客觀上共同降低代理成本,力爭做到知識成本和代理成本之和最小。

3知識分布決定授權形式

3.1 不同管理時期的知識分布。

通過對管理史的劃分,分析出知識的分布變化對于權力分布的影響

(1)科學管理時期以前——知識集中于員工。

該階段,知識主要分布在工人手中,主要通過古老的師傅帶徒弟的方式進行傳遞;決策權力則掌握在管理者的手中,沒有進行授權,權力的分布與知識的分布沒有任何關聯(lián),知識與權力的分離最終導致了管理的低效率。

(2)科學管理時期——知識集中于管理人員。

該階段,管理者掌握生產知識,并做出決策,工人不再擁有生產知識,只需要懂得操作實施,成為了管理人員完成計劃的執(zhí)行工具,這種情況下,權力完全握在管理人員手中,沒有進行授權,這種形式在初始階段極大地促進了生產效率。

(3)知識經濟時期——知識回歸員工。

該階段,知識主要存在于基層,存在于知識員工的頭腦里,這些知識型員工在基層從事不同的工作,能夠進行自主管理與自主決策。這種情況下,上層管理者對基層知識型員工進行充分授權,發(fā)揮其自主管理和自主決策的能力,提高管理效率[5]。

3.2 工程項目管理的知識分布現(xiàn)狀分析

現(xiàn)階段的工程項目管理,其知識分布狀況介于科學管理時期和知識經濟時期之間。一方面,科層制的組織結構是科學管理時期的典型組織結構模式;另一方面,下層管理人員沒有達到知識經濟時代的知識型員工的要求。

但由于下層管理人員人數多,若能夠發(fā)揮下層管理人員的能力,將比僅僅依靠上層的“管、卡、壓”的管理形式更加有效。但是我們還必須清楚地認識到目前工程項目下層管理人員并未達到那種知識型員工的要求,故現(xiàn)狀要求我們既不能按照科學管理時期那樣不進行任何形式的授權,也不能采用知識經濟時期要求完全授權,而要采用一種合理的授權形式。因此,本文針對大型工程項目管理,根據知識分布形式的現(xiàn)狀,提出一種新的介于科學管理和知識經濟之間的授權形式——對上層采用集權(形成核心管理層)、對下層采用分權(形成核心工作團隊)的授權形式。

3.3 上層集權與下層分權

具體說來,上層集權主要形成一個核心管理層,擁有工程項目管理的核心控制權;下層分權主要形成核心工作團隊,擁有工程項目管理的一般控制權。

目前的項目管理人員知識分布狀況前面已經進行了分析,在大型工程項目管理中,工程環(huán)境復雜多變,整個項目的策劃、控制、關鍵關節(jié)的決策要求管理人員在施工技術和管理的知識上寬而廣,這種管理活動不是下層管理人員能夠勝任的,這就要利用現(xiàn)有項目管理資源,成立核心管理層,從大的方向上把握和控制整個工程項目,對下層管理人員進行科學指導,考核其工作能力,控制其行為方向,保證授權順利實施。同時為了實施授權,需改變下層工作模式,成立核心工作團隊,根據現(xiàn)場管理的需要配置人員,在核心管理層的領導下,按照標準化的管理流程,充分發(fā)揮其自主管理和自主決策的能力,真正實施權力。

4管理標準化、自主化

大型工程項目管理中,為了要做到授權,做好授權,必須改革管理體制,完善管理制度。目前在一些大型項目管理中,從工程項目組織和行政管理的角度也進行了改革和改變,如:重新設計組織結構,推行扁平化組織結構;建立考評機制考核績效;建立激勵機制激勵員工的積極性;完善溝通機制等。本文則從知識的兩種分類標準這個角度,并結合知識成本管理,對授權保障措施進行分析,提出對顯性知識要做到管理標準化、對隱性知識要做到管理自主化,同時加強組織學習,提高管理人員的知識經驗。具體分析如下:

4.1 管理標準化

工程項目管理中,為了改變顯性知識的系統(tǒng)性、復雜性,使之更加容易共享和傳遞,在對各種施工技術規(guī)范規(guī)程、各種施工管理流程指導、一些書面報告文件進行編制時,應充分考慮此工程的具體情況,并結合以前的工程管理經驗,從四控、兩管、一協(xié)調的角度,科學全面地編制,做到施工管理流程的標準化,管理程序做到標準化,降低顯性知識在傳遞共享過程中的知識成本。

4.2 管理自主化

工程項目管理中,為了改變授權行為發(fā)生后,由于上下層之間的信息不對稱產生的下層決策失誤、項目的激勵不夠所引起的下層沒有積極的響應造成的損失,下層管理人員應做到管理自主化,結合自己的施工管理經驗、利用自己以前工作的體會、感悟和管理中的技巧等,自主管理、自主決策,降低隱性知識在授權過程中造成的代理成本。

4.3 組織學習

組織學習是一個通過個人參與,促使組織知識不斷積累、轉化和共享,相應擴展組織合作智慧的過程。組織學習實質是組織中的顯性知識和隱性知識之間相互轉變與演化的過程,通過組織學習一方面可以學習新的知識,并將其轉化為新的隱性知識,另一方面可以把個人已經具備的隱性知識傳遞給組織內的別人,實現(xiàn)知識共享,最終共同提高組織成員的知識儲備。

經過組織學習,可改變組織內的知識分布形式,使之由不均衡逐漸趨于平衡,或者盡大可能的接近平衡。若在平衡狀態(tài)下進行授權,則知識成本和代理成本都很小,就相應加大了決策權配置的可選擇范圍,授權就容易進行和實施[1]。

5結束語

通過以上的論述,回答了文章開始的幾個問題:授權程度取決于項目管理人員的知識傳遞共享所產生的知識成本

和授權所產生的代理成本之間的協(xié)調關系;授權形式取決于項目管理人員的知識分布情況;還可以根據項目管理人員的知識類型提出相應的授權完善措施。本文從知識管理的角度出發(fā),對授權程度和形式進行分析探討,但對這個問題分析的還不健全,還需要進一步深入研究。