謝力寧

摘要: 價值工程(VE)經(jīng)常采用項目團隊工作方式進行。因此,價值工程成功與項目團隊的績效存在密切關系。團隊目標、團隊溝通和團隊沖突等團隊過程因素是影響團隊績效的重要因素,團隊目標依靠團隊互動達成共識,而團隊溝通和團隊沖突更是團隊互動過程的行為要素,因此團隊互動對于項目團隊績效具有重要意義。建導法是一種引導和改善團隊互動過程的技術,在價值工程項目團隊中運用建導法,可以使項目團隊互動取得更好的效果。

關鍵詞: 價值工程(VE);項目團隊;建導法

中圖分類號:F270·7文獻標識碼:A

文章編號:1006-4311(2009)11-0065-03

0引言

價值工程項目團隊互動過程的改進,將會帶來項目團隊有效性的提高,從而提高項目團隊的績效。而建導法作為一種引導團隊活動達到最佳效果的參與性領導技術,在價值工程項目團隊中加以運用,可以促進項目團隊過程,改進團隊內(nèi)部運作。

1價值工程與項目團隊的概念

價值工程(Value Engineering),又稱價值管理(Value Management)、價值分析(Value Analysis),它通過對工程項目、生產(chǎn)系統(tǒng)、新產(chǎn)品開發(fā)項目、服務運營組織等對象進行功能分析和全壽命成本分析,以獨有的多學科團隊工作方式和創(chuàng)意流程,優(yōu)化項目和產(chǎn)品的功能,同時在數(shù)十種甚至數(shù)百種可能選擇中找到最低成本、最高價值的方案。價值工程技術可以廣泛地應用于優(yōu)化工程管理、生產(chǎn)管理、新產(chǎn)品開發(fā)、服務管理。價值工程的特色之一,就是多學科團隊工作方式。

對《財富》500強的調查表明:超過1/3的企業(yè)宣稱“團隊合作”是本企業(yè)的核心價值觀;100%的企業(yè)都曾運用項目團隊;87%的公司運用功能團隊來完成諸如提高質量等具體任務;47%的公司現(xiàn)在正采用固定的工作團隊作為完成工作的基本方法。團隊在企業(yè)經(jīng)營中扮演著重要的角色?？ㄔ秃?Katzenbach,1993)指出團隊就是由少數(shù)有互補技能、愿意為了共同的業(yè)績目標而相互承擔責任的人們組成的群體。項目團隊可以定義為由相互承擔責任的項目組成員組成的、為實現(xiàn)項目目標而協(xié)商和共同工作的組織[1]。

項目團隊與其他團隊相比有著自己的特點。首先項目團隊的目標和任務非常明確,項目須在規(guī)定時間內(nèi)達到規(guī)定標準以及項目的時間和資源約束條件,在項目開始時都有了比較清楚的界定。其次由于項目具有一次性和獨特性的特點,所以項目團隊成員流動性比較強,隨著老項目結束和新項目開始,項目團隊成員又得進行重新組合。另外項目團隊傾向于由高技能專業(yè)人士組成,是一個不分年齡的專家混合體,團隊每個成員可能都是某方面的專家,而對其它方面知道的可能就比較少[2]。

由于價值工程項目團隊工作方式特點,團隊工作是否有效是價值工程項目成功與否的關鍵因素。

2團隊互動對于價值工程團隊績效的重要意義

根據(jù)專家學者對團隊績效影響因素的研究可知團隊互動對于團隊績效具有重要意義。盧向南(2004)的研究顯示,團隊過程包括團隊目標、團隊溝通和團隊沖突是影響項目團隊績效的重要因素。而就團隊目標達成共識是通過團隊互動和溝通實現(xiàn)的。團隊在制定目標及戰(zhàn)略規(guī)劃時,讓成員參與決策,取得他們的認同和理解,使團隊目標符合成員的價值觀,化團隊的愿景為個人的愿景,激發(fā)成員自發(fā)的、長久的獻身精神,為實現(xiàn)團隊目標與個人發(fā)展而奮斗。在價值觀共識的指引下,項目團隊成員心理相容、相互賞識,項目團隊的乘數(shù)效應得以發(fā)揮,項目團隊績效得到提高。

團隊溝通是項目團隊互動過程的行為要素。由于項目團隊橫跨各職能部門,項目管理通常采用矩陣式組織形式。其每個成員雖然受雙重指揮,然而它的靈活性彌補了這一缺陷。由于項目團隊成員多是臨時從與項目相關的職能部門抽調出來在項目經(jīng)理領導下從事項目工作,這就決定了項目團隊及項目經(jīng)理具有臨時性特點。因此,項目經(jīng)理對項目成員沒有足夠大的權力,上下級之間權力距離較小,項目團隊成員之間沒有行政隸屬關系,項目經(jīng)理不是依靠權力解決問題,而必須依靠人際技能解決項目執(zhí)行中出現(xiàn)的問題。成員之間是平等合作關系,對項目問題可以越級溝通,而不是森嚴的上下級等級關系。項目團隊應努力建立起每個團隊成員以及整個團隊的認同與信任,將團隊置于自我之上,為每一位團隊成員創(chuàng)造發(fā)展機會;優(yōu)秀的團隊成員應主動與其他團隊成員及項目經(jīng)理進行明確及時的溝通,敢于對項目開展過程中存在的問題、項目現(xiàn)行制度、決策提出意見和建議。項目團隊成員之間有效互動對建設一個有效的團隊非常重要。

團隊沖突也是團隊互動過程的行為要素。整體不等于部分之和,個體優(yōu)秀不等于團隊優(yōu)秀。由于項目團隊成員來自不同的專業(yè)、不同的職能部門,背景差異較大,不可避免存在團隊成員之間的“內(nèi)耗”與“沖突”,項目團隊的多樣性和沖突是一種客觀存在,團隊必然接受來自不同環(huán)境的挑戰(zhàn),團隊必須正視各種風險,通過團隊內(nèi)部的有效互動,從外界環(huán)境與項目自身團隊狀態(tài)出發(fā)進行信息加工、過濾、判斷、選擇,在團隊互動過程中,不僅努力尋找利益的共同點、風險的交叉點,而且積極建立利益、風險的對稱機制,以求為團隊成員提供一種認同感,激發(fā)團隊成員對團隊的責任感和創(chuàng)新精神,構建有團隊內(nèi)部的親和力、凝聚力的高效團隊。

3在價值工程項目團隊中運用建導法改善團隊互動

建導(動詞facilitate,名詞facilitation)是一種先進的參與性領導技術,意思是對群體進行建設性的引導與服務,對群體中的互動過程提供結構性的幫助,按照專業(yè)化的程序和技術來引導群體的活動而使之達成最佳效果。建導師(facilitator)就是一個專門使用建導技術為組織機構服務的專業(yè)職業(yè)[3]。

建導技術(facilitation skills)是一套西方發(fā)達國家長期開發(fā)運用的群策群力技術,應用在各種組織中,具體的方法目前已經(jīng)發(fā)展到六十多種。建導的意思是建設性地引導、提供架構性、步驟化的方法,幫助個人或群體找出自己的發(fā)展方向并激發(fā)對于行動的熱情和責任;按照專業(yè)化的程序和技術,主持和引領團隊活動而使活動達成最佳效果。此概念的內(nèi)涵中包含了輔導、培育、助長、導演、中立地使之容易、中立地使之順利等豐富內(nèi)容。建導方法發(fā)源于西方一些非營利性組織的社區(qū)開發(fā)實踐,近年來被一些大企業(yè)廣泛應用。建導本身不是咨詢,也不是培訓[3]。

建導師(facilitator)就是一個專門使用建導技術為組織機構服務的專業(yè)職業(yè)。在企業(yè)中,建導師的角色是“團隊成果的助產(chǎn)士”。 通過掌握建導技術的建導師的建導,團隊成員在對問題的討論和決策過程中,在最短時間內(nèi)、最大范圍地收集各種數(shù)據(jù)、信息、意見和建議,讓大家產(chǎn)生參與感,在基本信息共享的基礎上,在決策、計劃、調整措施中獲得高度共識,從而大大提高組織中每位成員的的執(zhí)行力。建導技術為團隊成員之間的溝通提供一套方法,促成大家對分配任務達成一致的理解。團隊討論不再雜亂無章。建導技術幫助團隊從空談轉為行動,而且產(chǎn)生自信;形成團隊成員之間良好的互動模式,大家在意見給與和反饋中共同提高。

在2006年美國組織發(fā)展協(xié)會年會上,專家們粗略統(tǒng)計出在各行各業(yè)中正在得到廣泛應用的各類建導技術共有61種,其中包括:贊賞式探詢(Appreciative Inquiry),參與技術(Technology of Participation),同事學習圈(Peer Spirit Circling),情景思考(Scenario Thinking),六西格瑪(Six Sigma),平衡記分卡(Balanced Scorecard),組織建導(Organization Workshop),群策群力(Workout)等方法。其中平衡記分卡、六西格瑪?shù)确椒ㄔ谀壳暗钠髽I(yè)經(jīng)營中也經(jīng)常被使用,但這種使用往往是零碎的,而不是系統(tǒng)的。而建導法則將這些方法統(tǒng)一到一個系統(tǒng)之中,使之有序運作。

團隊過程是指在團隊中及其他合作中成員的行為、狀態(tài)或相互影響與作用。內(nèi)部團隊過程包括溝通、影響、任務和維持職能、決策、沖突管理、氛圍和情緒問題等需要成員們相互作用以完成任務的過程。這些都要通過積極的團隊互動實現(xiàn)。在團隊成員之間形成積極健康的人際互動關系,可以增加團隊成員之間的信任和在團隊中形成良好的溝通氛圍。而相互間的信任和良好的溝通是促成團隊有效性至關重要的一點,讓每位團隊成員對于其他成員為整個團隊做出的貢獻持一種理解的態(tài)度,對工作信息、成員的能力和技術信息以及團隊和成員的績效信息進行溝通,讓所有成員對團隊以及他人和自己的貢獻都有一副清晰的圖畫,并且承認他們自己的貢獻和他人的貢獻,無疑對促成有效項目團隊是有幫助的。

團隊智慧主要是指團隊完成任務的效率以及團隊對新知識、新觀念、新事物的理解能力、吸引能力和整合能力。它包括三種技能,第一種是技術或功能專長的技能,團隊任務的高效完成需要有一定的專業(yè)知識予以保證。第二種技能是解決問題和決策的能力。團隊應能對解決的問題進行分析,對各種觀點和建議進行評價,最后決定采用某種最有效的方案以及如何執(zhí)行。第三種技能是團隊中人際交往能力。團隊成員之間高度重視溝通、協(xié)調與配合。高團隊智慧是促成團隊有效性的重要條件,但團隊智慧并不等于所有團隊成員能力簡單相加而是對團隊所有成員能力的整合和提升,一個由能力都很強的成員組成的團隊不一定產(chǎn)生高團隊智怠,而一個能夠整合各成員獨特能力從而形成團隊所需的綜合實力的團隊,才是一個能夠體現(xiàn)高智慧的團隊。在價值工程項目團隊中運用建導法,可以激發(fā)團隊成員參與意識,發(fā)展團隊智慧,培養(yǎng)團隊合作能力和創(chuàng)新能力。建導師就像一位有經(jīng)驗的主持人,使項目團隊成員之間互動持續(xù)進行而不浪費時間,巧妙地把握互動方向,引導團隊互動達到最佳效果。