孫 婧

在經(jīng)濟(jì)全球化、社會(huì)信息化的時(shí)代背景下,研究信息技術(shù)在檔案管理中運(yùn)用問(wèn)題,確保檔案的質(zhì)量,提高檔案的保存、檢索和使用效率,為教學(xué)、科研和各項(xiàng)管理工作服務(wù)。實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化,是擺在檔案管理人員面前的一項(xiàng)重要任務(wù)。胡錦濤同志在對(duì)檔案工作的指示中曾提出:“努力采用現(xiàn)代化的手段,不斷改善服務(wù)質(zhì)量,把檔案工作提高到一個(gè)新水平”。對(duì)此,筆者結(jié)合工作實(shí)際,對(duì)基層檔案管理工作中存在的問(wèn)題以及如何提高檔案工作的管理水平談幾點(diǎn)看法。

一、基層檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題

1.檔案工作不受重視。盡管現(xiàn)在把檔案列入基層單位責(zé)任制考核中,但領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作仍不夠重視,認(rèn)為檔案工作是軟任務(wù)、軟指標(biāo),既費(fèi)時(shí)費(fèi)力又費(fèi)錢(qián),還不出成績(jī)?；鶎訖n案工作人員責(zé)任意識(shí)不強(qiáng),一定程度上影響了檔案工作的開(kāi)展。

2.檔案人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)不強(qiáng),服務(wù)意識(shí)差?；鶎拥臋n案員,所掌握的檔案知識(shí)不足,平時(shí)由于人少而工作量大,也無(wú)暇鉆研檔案業(yè)務(wù)。同時(shí),缺乏服務(wù)意識(shí),致使檔案管理質(zhì)量不高。

3.檔案管理手段落后。隨著社會(huì)發(fā)展,辦公自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用、電子文件應(yīng)運(yùn)而生,傳統(tǒng)的歸檔方式已不能滿足社會(huì)需要,但受到經(jīng)濟(jì)制約,基層的檔案管理工作只能依據(jù)傳統(tǒng)的方式進(jìn)行歸檔。

4.基礎(chǔ)設(shè)施差,安全管理和儲(chǔ)存環(huán)境達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)。消防設(shè)施、儲(chǔ)存環(huán)境等達(dá)不到上級(jí)部門(mén)對(duì)檔案管理的要求,使檔案保管利用受到影響。

二、對(duì)策和措施

1.充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性。必須充分認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值、地位、作用和意義。同時(shí),要充分認(rèn)識(shí)檔案現(xiàn)代化建設(shè)的重要性。如果對(duì)檔案信息服務(wù)及檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足,勢(shì)必會(huì)嚴(yán)重影響檔案信息服務(wù)工作的深入開(kāi)展。檔案現(xiàn)代化建設(shè)的好壞是衡量社會(huì)現(xiàn)代化水平高低的標(biāo)尺。搞好檔案現(xiàn)代化建設(shè),以促進(jìn)社會(huì)的全面發(fā)展。在提高認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上,要切實(shí)轉(zhuǎn)變觀念,強(qiáng)化信息意識(shí),要樹(shù)立科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)檔案現(xiàn)代化建設(shè)。加強(qiáng)檔案意識(shí),增強(qiáng)服務(wù)意識(shí),要使檔案工作與時(shí)俱進(jìn)。認(rèn)真執(zhí)行檔案法,強(qiáng)化法制教育,增強(qiáng)法制觀念,把檔案法制建設(shè)納入普法宣傳計(jì)劃,在國(guó)家的檔案法規(guī)和檔案管理制度的貫徹執(zhí)行過(guò)程中,努力做到檔案工作納入當(dāng)?shù)氐陌l(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃、納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍,給予檔案工作以各方面的支持。

2.加強(qiáng)檔案管理人員的自身建設(shè)。首先,要提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理是一門(mén)綜合性的邊緣學(xué)科,涉及的知識(shí)面廣,不僅要有檔案知識(shí)、歷史知識(shí)、情報(bào)學(xué)方面的知識(shí),還要具備計(jì)算機(jī)應(yīng)用、復(fù)印等技術(shù)方面的知識(shí)。要為在職檔案工作者的知識(shí)更新、業(yè)務(wù)水平的提高創(chuàng)造條件,提供機(jī)會(huì),加強(qiáng)在職培訓(xùn),適當(dāng)安排脫產(chǎn)進(jìn)修。建立人才培養(yǎng)、使用和管理的新機(jī)制。在配備檔案人員時(shí),要注重性別、年齡、文化、專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)層次的比例。要采取多種形式加強(qiáng)對(duì)檔案人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn),定期組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),并與工作實(shí)績(jī)一起進(jìn)行考核。檔案管理工作專(zhuān)業(yè)性強(qiáng),同時(shí)也是一門(mén)科學(xué)。作為檔案管理者,必須努力研究檔案管理業(yè)務(wù),深入系統(tǒng)地了解和掌握檔案學(xué)的業(yè)務(wù)知識(shí),提高檔案工作者的文化水平。要有一定的超前意識(shí),學(xué)習(xí)有關(guān)電子計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的科學(xué)技術(shù),用多方面的現(xiàn)代化科學(xué)知識(shí)武裝自己,不斷提高檔案管理的現(xiàn)代化水平,逐步加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理。其次,要加強(qiáng)檔案工作人員的職業(yè)道德教育。要牢固樹(shù)立“服務(wù)第一”,一切服從、服務(wù)于當(dāng)?shù)氐闹行墓ぷ?全心全意為當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的思想。服務(wù)過(guò)程中要做到態(tài)度熱誠(chéng),細(xì)心周到,百問(wèn)不煩,以滿腔熱情接待好每一位用戶(hù),使用戶(hù)高興而來(lái),滿意而歸。

3.實(shí)施科技興檔,提高檔案工作的整體水平。檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化是實(shí)現(xiàn)檔案信息利用效益最大化的有效途徑。利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)檔案的著錄與標(biāo)引、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)自動(dòng)化替代所有手工抄寫(xiě)工作,實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化處理和網(wǎng)上查詢(xún)。要充分地利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò),探索檔案的現(xiàn)代化管理。通過(guò)構(gòu)建網(wǎng)上檔案服務(wù)平臺(tái),把已有的檔案目錄數(shù)字化,建成目錄查詢(xún)系統(tǒng)為更多的用戶(hù)提供服務(wù)。把部分紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息,建成各類(lèi)全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。應(yīng)配備檔案密集柜、計(jì)算機(jī)和縮微設(shè)備。建立起一個(gè)門(mén)類(lèi)齊全、結(jié)構(gòu)合理、管理科學(xué)、設(shè)備先進(jìn),為社會(huì)提供有效服務(wù)的檔案館。檔案館不僅要收集本地檔案信息進(jìn)行加工、整理、匯編,還要廣泛收集其它地區(qū)的信息資源進(jìn)行加工利用。要加強(qiáng)與其他地區(qū)檔案館之間的溝通,在圖書(shū)、情報(bào)等信息系統(tǒng)取得協(xié)作,在制定和實(shí)行業(yè)務(wù)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化上協(xié)調(diào)一致,才能適應(yīng)現(xiàn)代檔案工作的社會(huì)功能。真正實(shí)現(xiàn)電子文檔一體化,實(shí)行文件自動(dòng)收集、編目、鑒定等檔案管理工作。

4.加強(qiáng)檔案館的安全與防護(hù)。首先,加強(qiáng)檔案館的安全管理。提高檔案人員的安全防范意識(shí)。要時(shí)時(shí)進(jìn)行防火安全教育,警鐘長(zhǎng)鳴,建立嚴(yán)格的規(guī)章制度,每庫(kù)必備手提式滅火栓,并定期檢查更換,確保長(zhǎng)期有效。其次,科學(xué)儲(chǔ)藏保護(hù),做好檔案的防霉、防蛀與空氣凈化。科學(xué)儲(chǔ)藏保護(hù),防霉、防蛀、防塵也是檔案管理工作的重要任務(wù)之一。檔案庫(kù)房應(yīng)采用密封的檔案密集架或檔案柜來(lái)存放檔案,要求檔案館在安全防護(hù)和技術(shù)管理方面采用與之相適應(yīng)的國(guó)內(nèi)外先進(jìn)技術(shù)設(shè)備,調(diào)節(jié)庫(kù)房的溫濕度,凈化庫(kù)房的空氣(包括除塵、滅菌、防蛀、排除有害氣體)。保證檔案的完整與安全。綜上所述,實(shí)行檔案全方位綜合管理,使檔案專(zhuān)業(yè)人員無(wú)論是在職業(yè)道德、業(yè)務(wù)素質(zhì)方面,還是在管理、服務(wù)工作等方面,都能做到人無(wú)我有,人有我優(yōu),人優(yōu)我新,使檔案工作始終順應(yīng)時(shí)代發(fā)展,符合時(shí)代要求,把檔案工作提高到一個(gè)新水平。□

(編輯/穆楊)