王玉峰 孫立蓮

檔案管理是企業(yè)提高文化軟實力建設的重要組成部分。隨著全局經濟和社會事業(yè)的快速發(fā)展,檔案工作在功能定位、基礎設施、資源建設、現代化管理等方面面臨著新情況、新問題,特別是在履行公共服務職能方面的問題日益突出,難以適應公共服務的需要,為此要進一步提高檔案提供公共服務的能力,切實發(fā)揮檔案機構的作用。

一、對我局檔案工作的基本評價

2006年以來,林業(yè)局認真貫徹《中華人民共和國檔案法》和《黑龍江省檔案管理條例》,努力完善檔案機構建設,推進檔案軟硬件條件改善,做好檔案管理日常工作,取得了一定成效。

一是強化檔案管理機構和健全工作網絡。檔案科履行對本局機關和基層各單位的檔案工作進行監(jiān)督指導職能,檔案管理工作逐步規(guī)范。二是建立了各項制度,進一步明確了檔案管理的基本工作要求,確保了檔案管理的規(guī)范化和制度化。三是規(guī)范檔案管理職責。制定相應的檔案人員崗位責任制度,檔案人員都能認真做好檔案的日常收集、整理、管理工作,做好檔案借閱和利用情況的登記。每年通過單位自查等方式開展檔案年檢,提高檔案管理整體水平。四是檔案利用工作有所推進,檔案利用率有所提高。五是信息化建設有所推進,進一步開發(fā)了檔案信息資源,提高了檔案的社會利用率,較好地服務了林業(yè)局的各項工作和職工群眾。

二、存在的困難和問題

檔案作為特殊的信息載體,有著原始性、真實性、完整性、嚴肅性和長期性的特點,檔案的收集又涉及各項工作的全領域和全過程,具有很強的程序性、規(guī)范性和權威性要求。雖然我局的檔案管理工作已經取得了一定的成績,但與當前林區(qū)的社會經濟發(fā)展和檔案現代信息化發(fā)展要求還存在相當的差距。

1.檔案管理意識不夠強。一是部分同志對檔案管理工作缺乏應有的重視和關注。對本職范圍內檔案工作職責不明確,較少過問檔案工作,對有關檔案的法律法規(guī)和業(yè)務知識了解不深,導致有的單位和部門的檔案管理問題得不到解決,人、財、物保障不足。二是部分單位和部門之間檔案管理工作不平衡。有的單位、部門的檔案管理不夠重視,除業(yè)務線上較重視的公文、財務、執(zhí)法檔案相對規(guī)范外,如科技類(包括科學研究、設備儀器、基本建設、產品資料等)、文化類(包括各類文化活動、歷史資料、非物質文化遺產等)及經濟活動檔案(如合同等重要文書)在現階段發(fā)揮重要作用的檔案管理問題較多。有的單位、部門檔案管理水平高低不均,差距較大,并且有相當一部分領導和單位還沒有意識到差距存在,沒有及時落實措施加以改進,導致全局檔案管理工作發(fā)展不平衡。三是檔案工作宣傳方法較少。檔案管理是一項默默無聞的工作,是功在當代、利在千秋的工作,很難在短期內體現出業(yè)績和作用。由于宣傳的活動和載體不多,相關知識和新聞很少出現在各類媒體、簡報上,宣傳力度不強、氛圍不濃。機關干部欠缺檔案概念,自覺管理、依法收集的意識比較淡薄,全員參與和支持檔案管理的良好氛圍尚未形成。

2.檔案管理體系不夠完善。一是檔案管理組織網絡不夠健全。部分單位的檔案管理網絡沒有建立健全,部分單位沒有檔案管理的專兼職人員,管理職能難以落實。二是檔案管理人員缺乏應有的專業(yè)知識和精力。檔案管理作為一項具有專業(yè)性、系統(tǒng)性的工作,從業(yè)人員必須具備強烈的工作責任心,相應的專業(yè)知識,花費大量的工作精力。但目前,有些單位的管理檔案人員不明確、不穩(wěn)定,變動頻繁,管理檔案人員的業(yè)務素質和專業(yè)化水平總體不高,檔案業(yè)務知識培訓很少。三是檔案收集、管理規(guī)范和標準不夠明細。一方面,有的單位、部門缺少歸檔的意識。另一方面,省、市制訂的許多專業(yè)檔案管理規(guī)范、標準未能得到貫徹落實。更重要的是有些重大建設項目的檔案管理缺乏歸檔意識。已經出現有的重要資料遺失,有的重要資料收集不全,有的交接制度不明確,有的檔案資料收集程序缺失等種種問題,工作隱患嚴重。

3.檔案管理硬件建設還難以適應工作需要。隨著檔案庫存量的急劇增加,檔案裝具異常緊張,目前已成為影響和制約全局檔案管理工作發(fā)展的突出問題,具體表現在:一是有些基層單位無庫房、無檔案柜(也包括檔案科),一間屋檔案資料散放著,地方小、通風差,與其他雜物同室,“八防”措施無法落實,存檔、閱檔、整理、辦公同室,完全不符合檔案管理標準;有些單位因辦公條件限制,無法落實專用檔案柜,有些部門檔案分散在各職能人員手中,到期不歸檔,致使文件材料遺失。

4.信息化檔案管理工作相對滯后。檔案信息化建設是提高檔案管理效率、整合檔案管理資源的重要手段。今年林業(yè)局在資金緊張的情況下,為檔案信息化建設投入了一些設備,但距檔案信息化建設還缺少照相、攝像、復印設備和電子檔案管理系統(tǒng)軟件,檔案信息化建設的任務很重、時間也很緊。但由于檔案信息化管理軟硬件配置不到位,信息化工作量巨大等原因,檔案信息化程度不高,發(fā)展較為緩慢。同時,隨著電子政務的推廣,非紙質檔案也越來越多,如文書檔案、人事檔案、城管檔案、勞動保障檔案、影像音像檔案等都要通過大型數據庫開展工作,部門間通過OA辦公系統(tǒng)完成公文往來,工程建設、重大活動、文化藝術類等工作以影像資料形式保存,如何實現這些特殊載體檔案的長期保存和有序管理,迫切需要探索和加強。

三、建議意見

1.進一步提高對檔案管理工作的重視和關注程度。一是要切實加強對檔案工作的領導。要將檔案事業(yè)的發(fā)展和檔案軟硬件建設列入我局經濟(下轉173頁)(上接171頁)和社會發(fā)展計劃,擺入各單位、各部門的重要工作議程,從人、財、物方面給予保障。二是要切實轉變檔案管理工作觀念。牢固樹立檔案管理法制觀念,加大依法治檔力度,從法律層面提高領導干部對檔案管理工作的重視和關注程度。進一步解放思想,轉變觀念,適應新形勢下檔案信息化管理的發(fā)展要求,要從單純注重文書檔案管理轉變?yōu)橥瑫r注重其他門類檔案管理,從注重機關內部檔案工作轉變?yōu)橥瑫r注重所屬單位檔案工作,從注重檔案實體管理轉變?yōu)橥瑫r注重檔案信息管理,用改革的精神研究新情況, 解決新問題, 不斷地把檔案事業(yè)推向前進。三是要切實加強對檔案工作的宣傳。充分利用新聞媒體、櫥窗、展板、傳單、手冊、教育基地、學術交流、法律宣傳活動等載體和形式,向廣大干部群眾普及檔案法律和業(yè)務知識,還要根據不同的環(huán)境、不同的人群,如領導干部、各業(yè)務部門、具體工作人員、廣大人民群眾等開展有針對性地宣傳教育,通過多形式、多載體、多層面的檔案工作宣傳,著力提高全局檔案意識。

2.進一步完善檔案管理體系。一是完善檔案管理組織網絡。檔案科要加強自身建設,密切與基層單位的聯系,切實承擔起監(jiān)督指導的重要職能;將網絡延伸到各基層單位、各科室,明確各基層單位、各科室的兼職檔案管理人員,將他們納入全局檔案管理網絡體系中,定期組織培訓教育,提高基層檔案管理水平,完善檔案收集管理職能,要明確到具體單位、具體科室、具體個人,為檔案工作全員參與營造氛圍,打好基礎。二是盡快完善檔案管理相關規(guī)范。認真梳理現行各類檔案管理具體規(guī)章制度,有針對性地組織相關單位學習掌握這些規(guī)范標準,進一步推動我局檔案管理規(guī)范化,進一步完善局檔案科開展檔案管理監(jiān)督、檢查、指導的相關制度,加大考核獎懲力度,把檔案管理工作,納入單位年終目標考評,調動檔案工作人員積極性;盡快明確在工作調整、機構變動、人員調整等重點時期,各類重大建設項目的檔案收集管理、移交機制,確保重要檔案類目收集齊全、整理規(guī)范。三是加快硬件建設步伐。超前謀劃、提前介入,切實做好檔案信息化建設工作,改善設備、整合資源,有效緩解現存庫室裝具緊張、保管條件差的突出矛盾,對明顯不符合檔案管理標準的庫室,要及時調整修繕,確保檔案安全,高度重視基層單位檔案管理工作。四是切實加強檔案管理隊伍建設。搞好專兼職檔案管理人員的培訓和教育,不斷提高他們的業(yè)務能力,保障檔案工作順利開展,積極采取措施,落實各基層單位檔案管理人員,保證兼職檔案管理人員的業(yè)務素質和工作時間,確保檔案工作的延續(xù)性、嚴肅性。

3.進一步推動檔案信息化建設。按照伊春市委、市政府下發(fā)的《伊春市檔案信息化建設實施意見》要求,進一步明確檔案信息化建設目標,落實檔案信息化配套設施,根據實際發(fā)展需要,配備和更新必要的信息化設備;進一步推進檔案管理應用系統(tǒng)建設,實現檔案系統(tǒng)信息化管理網絡互通,資源共享;進一步提高檔案庫房及裝具和各種類型檔案的智能化、規(guī)范化管理程度,特別要加強對電子類、數碼影像類等新型檔案載體保存規(guī)范的研究探索,保障新型檔案保存的長久性和安全性;充分利用檔案信息資源,推進信息公開化建設,利用信息技術,進一步提高政務公開力度,豐富專題匯編和編研成果,發(fā)揮檔案部門參政、資政職能?！?/p>

(編輯/穆楊)