王玉峰 李艷梅

一、歸檔立卷的原則

1.價值性原則,即歸卷存檔的天保工程文件材料必須是對日后工作有查考利用價值的文件、資料。檔案管理人員在整理文件歸檔工作過程中,必須對文件加以鑒別和取舍,對沒有存檔價值的材料予以舍棄。

2.完整性原則,即歸檔的文件、資料必須齊全、完整。天保工程檔案必須準(zhǔn)確無誤地記錄工程項目實施的完整過程。

3.系統(tǒng)性原則,即所有歸檔的文件、資料必須加以系統(tǒng)化,堅決杜絕雜亂無章。

4.便于保管、利用的原則,即歸檔的文件資料做到整潔、有序、易于保管,便于工作中查閱、利用。

二、歸檔立卷管理要求

1.提高天保工程檔案管理工作重要性的認(rèn)識。天保工程檔案管理是天保工程實施情況和檢查驗收的直接依據(jù),是工程管理工作有序開展的基礎(chǔ),也是工程管理水平高低的一項重要標(biāo)志。天保工程管理程序復(fù)雜、涉及面廣、政策性強,如果沒有完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的檔案管理作依據(jù),工程的實施情況查閱和工程檢查驗收無法正常進行,各項工程管理工作難以有序開展,甚至影響到工程建設(shè)的質(zhì)量和成果。

2.加強對天保工程檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)。天保工程檔案管理工作要按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則,建立工程檔案管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制,分管天保工程的領(lǐng)導(dǎo)要對工程的檔案管理工作負(fù)全責(zé),并將檔案管理工作情況作為考核領(lǐng)導(dǎo)工作業(yè)績的重要內(nèi)容。局相關(guān)職能部門在做好本部門檔案管理的同時,要做好工程項目實施單位天保工程檔案管理的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)下級單位的工程檔案管理工作。

3.建立并完善工程檔案管理工作制度。

4.做好檔案管理人員的配備和業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。要配備責(zé)任心強、業(yè)務(wù)素質(zhì)高的人員專門負(fù)責(zé)天保工程檔案管理的資料搜集、整理、歸檔、保管和提供利用等具體工作,保持檔案管理人員的相對穩(wěn)定。

5.做好資金落實和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作。要落實工程檔案管理專用資金,配備必要的保管設(shè)施、設(shè)備及檔案管理專用庫房,切實做好防腐、防蟲、防潮等工作,確保檔案管理的安全。

6.做好工程檔案管理的日常管理工作。要按照國家檔案管理的有關(guān)要求,結(jié)合天保工程的管理特點,將工程檔案的建立與管理作為重要工作內(nèi)容列入工程規(guī)劃和實施方案中,確保工程檔案管理的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性;要嚴(yán)格按照國家有關(guān)要求,做好檔案管理資料的保密工作,嚴(yán)防泄密。要積極采用先進技術(shù)和手段,逐步實現(xiàn)工程檔案管理的數(shù)字化和電子化管理,提高工作效率;要積極開發(fā)檔案管理信息資源,主動為工程建設(shè)及其他業(yè)務(wù)的開展提供方便、快捷的信息服務(wù)。

7.各工程項目實施單位要注重從源頭上抓好天保工程文件材料形成的質(zhì)量,工程技術(shù)人員要隨時收集在工程實施過程中形成的各類材料,并及時交由工程檔案管理人員保管、整理和提供利用。凡歸檔文件材料用紙要規(guī)范、字跡要工整、數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確、圖樣要清楚、簽字蓋章手續(xù)要完備。錄音、錄像、照片和計算機存儲介質(zhì)的音像要清晰,文字說明要詳細(xì)準(zhǔn)確。要堅決杜絕使用鉛筆、圓珠筆書寫文件或?qū)?fù)寫的文件材料歸檔的現(xiàn)象。

三、歸檔立卷的方法

1.準(zhǔn)備立卷,主要是編制歸檔類目,作為平時文件歸檔的依據(jù)。

2.平時歸檔,即將辦理完畢的文件材料,根據(jù)歸檔類目,分門別類地存放到有關(guān)文件夾內(nèi),為年終調(diào)整和組卷打好基礎(chǔ)。

3.調(diào)整和組卷,一般在次年初進行。

4.編目裝訂。

四、具體步驟

1.天保工程檔案一般在下一年度的六月份之前召開,立卷歸檔上一年度的檔案。

2.歸檔文件的整理:一般歸檔文件以“件”為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒,并把文件輸入微機便于查找、利用,為系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)利用提供快捷方便的服務(wù)。

3.歸檔文件的價值鑒定,根據(jù)本部門的實際來確定哪些文件具有保存價值、保管期限有多長、哪些文件不需保存暫存查或應(yīng)進行銷毀。

4.保管期限的劃分,保管期限一般分三種,即:永久(50年以上)、長期(50年以下,15年以上)、短期(15年以下)。

五、立卷歸檔的質(zhì)量要求

1.文件與文件目錄紙統(tǒng)一用工紙張。報表、圖紙等大于A4紙的應(yīng)折疊得與A4紙同樣大。

2.歸檔文件應(yīng)齊全完整,已破損的文件應(yīng)予修整,字跡模糊或易褪變的文件(如鉛筆、圓珠筆字跡、復(fù)寫的)應(yīng)予復(fù)制。文件上易銹蝕的金屬物應(yīng)去除。

3.整理歸檔文件所使用的書寫材料(應(yīng)使用碳素墨水)、紙張、裝訂材料(棉線)等,應(yīng)符合檔案保護要求。

4.檔案盒式應(yīng)采用無本酸牛皮紙制作。

六、整理方法

1.分類方法

我局檔案分類方法,采用“機構(gòu)(問題)——年度——保管期限”分類法,同一全宗內(nèi)要保持分類方案的同一性、穩(wěn)定性?！皺C構(gòu)(問題)——年度——保管期限”分類法的含義是:先將歸檔文件按機構(gòu)(部門)分類,在機構(gòu)(部門)下按年度分類,再在每個年度下按保管期限分類。

(1)年度的確定:確定歸檔文件的年度一般以文件的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。同一年度的文件材料應(yīng)歸在一起,不能混年度歸檔,但在判定日期時,以下幾種情況值得注意:文件有多個時間特征。包括成文日期、簽發(fā)日期、批準(zhǔn)日期、會議通過日期、公布日期等,一般以簽發(fā)日期(即落款日期)為準(zhǔn)。對于計劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)算、決算、統(tǒng)計年報等,新《規(guī)則》取消了按針對年度歸檔的規(guī)定,統(tǒng)一要求按文件簽發(fā)日期(即落款日期)判定文件所屬年度。跨年度形成的文件。召開會議、處理案件等,可能會形成跨年度文件。跨年度的會議文件劃入閉幕年歸檔,案件處理文件在結(jié)案年度歸檔。幾份文件作為一件的日期判定。若干份文件作為一件的,以排序在前的為準(zhǔn)。

(2)機構(gòu)(問題)的確定。將文件按其形成或承辦機構(gòu)(問題)分類,局機關(guān)以部(室)作為基本分類單位。

2.裝訂

(1)裝訂順序:歸檔文件應(yīng)按“件”裝訂。正本(打印件)在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;批復(fù)在前,請示在后。

(2)裝訂方式和裝訂用品:裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)各頁對齊,用縫紉機扎邊(針距調(diào)到最大,在文件左邊裝訂線處的中間扎10公分即可);較厚的文件仍采用三孔一線的裝訂方法。

(3)文件歸檔簽(即處理簽)放在歸檔文件的最面上裝訂。

3.排列

歸檔文件按事由結(jié)合時間、重要程度等排列,即先按照事由原則將屬于同一事由的文件按一定順序排列在一起,再采取一定的方法對不同事由的文件進行排列。(如我局實行一次性安置的文件就是按辦理的時間、文號順序來排列)。批復(fù)與請示最好排列在一塊,若不在一盒內(nèi),須在備注欄內(nèi)互寫參見號。

4.編號

歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號。

(1)件號:文件的排列順序號,也是反映文件的位置,是固定文件在盒內(nèi)的排列順序。如:辦公室2004年形成的永久、長期、短期3個保管期限的歸檔文件,編號后形成3個流水號,即永久的從“01”開始編1個流水號;長期的“01”開始編1個流水號;短期也從“01”開始編1個流水號,第二年又重新編。

(2)歸檔章:歸檔章項目:全宗(空白)年度(2004)件號(01)機構(gòu)(辦公室)。式樣附后。

5.編目

歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和件號順序編制“歸檔文件目錄”。編目應(yīng)以“件”為單位進行,在目錄中1件只能體現(xiàn)為1條條目。請示與批復(fù)應(yīng)各為1條條目。

“歸檔文件目錄”填寫的項目有:件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等。(目錄附后)

(1)件號:填寫處室編制的歸檔文件的流水號。

(2)責(zé)任者:制發(fā)文件的組織和個人,即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者(蓋章者)?？捎萌Q或規(guī)范簡稱,但不能簡稱為“本局”,聯(lián)合發(fā)文的,應(yīng)填兩個,一個填本單位、一個填寫主辦單位;領(lǐng)導(dǎo)講話,責(zé)任者則填領(lǐng)導(dǎo)人名。

(3)文號:文件的發(fā)文字號。應(yīng)照實抄錄,不能省略如:大林辦發(fā)[2004]第153號。

(4)題名:即文件標(biāo)題。填寫題名時,一般情況下文件題名照實抄錄,但是有些文件沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的,應(yīng)自擬標(biāo)題,自擬標(biāo)題要外加“[]”。在填寫標(biāo)題時應(yīng)注以下幾個問題:有正副題名的(會議文件),可將正副題名一并抄錄,若正副題名太長,正題名能夠反映文件內(nèi)容時,副題名無須抄錄;正題名籠統(tǒng),副題名具體時,錄入副題名。如某題名是“認(rèn)清形勢,統(tǒng)一思想,加大改革力度,銳意開拓進取,促進我局經(jīng)濟建設(shè)快速發(fā)展——XX局長在全局天保工作會議上的講話”,在錄入時,“責(zé)任者”欄填寫“XX”,“題名”欄填寫“在全局天保工作會議上的講話”即可。原標(biāo)題文字不精練話句太長的,可適當(dāng)縮寫,保留主體。標(biāo)題中出現(xiàn)文號的(轉(zhuǎn)發(fā)文),應(yīng)在文號之后補充主體內(nèi)容用[ ]括住。比如標(biāo)題是“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)黑林發(fā)(2004)49號文的通知”,此標(biāo)題僅有文號,不能揭示文件內(nèi)容,不便于檢索、查閱,應(yīng)在文號的后面注名,《關(guān)于提高天保工程管理隊伍整體素質(zhì)的要求》。文件無題名時,應(yīng)根據(jù)文件材料的內(nèi)容自擬題名。如:會議紀(jì)要、記錄等。

(5)日期:文件的形成時間,用8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。如:20041011。有的文件上未注明日期,編目時應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容加以考證并填寫。

(6)頁數(shù):指每1件歸檔文件的頁數(shù)。計算頁數(shù)時,文件中有圖文的頁面要算一頁,空白頁不計。正本與定稿(正文與附件、原文與復(fù)印件等)作為一件時,應(yīng)將二者的頁數(shù)相加,計其總頁數(shù)。

(7)備注:填寫歸檔文件需要補充和說明的情況。如缺損、移出、銷毀等。若須說明的問題較多,可將具體內(nèi)容填入備考表加以說明。

總之,天保工程檔案管理工作是天保工程建設(shè)的重要組成部分。因此,要有統(tǒng)一歸檔原則、辦法,使天保工程檔案能規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,確保工程檔案管理的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)化及可利用性。□

(編輯/梁永安)