趙 穎 王芳莉

檔案是企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記錄,是了解各方面情況的信息資源,是企業(yè)進(jìn)行各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要依據(jù)和必要前提條件,檔案管理的最終目的之一是為經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供服務(wù)。保管再好的檔案,如果不注意利用,也就無(wú)保存價(jià)值。

那么,目前各基層單位的檔案部門是否能編寫出既實(shí)用又有深度的編研材料呢?根據(jù)對(duì)下業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作實(shí)踐,在企業(yè)檔案目標(biāo)管理評(píng)定過程中了解的情況,各單位檔案部門要開展深層次加工編研難度很大,困難較多。各檔案部門提出的編研材料,一般性的匯編,淺層次加工的數(shù)量較多,深層次材料較少。為了把檔案信息的編研工作廣泛深入地開展起來,提高到新水平,結(jié)合工作實(shí)際,淺談以下幾點(diǎn)看法:

一、從實(shí)際出發(fā),選擇有實(shí)用價(jià)值的編研課題

選題是否恰當(dāng),直接關(guān)系編研材料的價(jià)值和質(zhì)量。選擇課題可以有以下辦法:

1.了解企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃,從中尋找可供信息的專題內(nèi)容。

2.企業(yè)檔案負(fù)責(zé)人通過參與各種會(huì)議了解各方面工作對(duì)信息的需求情況,選定實(shí)用的編研課題。

3.召開檔案用戶座談會(huì),邀請(qǐng)使用檔案比較多的單位和崗位上的專業(yè)人員,請(qǐng)他們提要求需要哪些方面的信息服務(wù)。

4.根據(jù)檔案查閱利用登記簿的記錄,了解哪些方面的利用率較高,對(duì)確實(shí)經(jīng)常使用的信息可選擇為編寫匯編的專題。

二、常見的幾種編研選題介紹

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立,企業(yè)參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng),企業(yè)內(nèi)部的管理體制、管理方式和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)內(nèi)容都發(fā)生了很大的變化,檔案編研工作必須緊跟客觀形勢(shì)的變化,選題要緊緊扣住企業(yè)各種活動(dòng)的實(shí)際需要,這就需要檔案編研選題要有適應(yīng)性和針對(duì)性,才能編寫出有實(shí)用價(jià)值的編研材料。

1.產(chǎn)品編研。一般情況下,企業(yè)產(chǎn)品的更新?lián)Q代,其圖紙資料和產(chǎn)品文件,大部分歸到檔案部門存檔。這些檔案看起來是“死”的,其實(shí)是“活”的,使用了可以體現(xiàn)真正的價(jià)值。檔案人員利用這部分檔案開展匯編,猶如魚龍入海,得天獨(dú)厚?，F(xiàn)在有的企業(yè)檔案部門將原產(chǎn)品和新產(chǎn)品進(jìn)行對(duì)照匯編,從中分析新老產(chǎn)品形成的歷史規(guī)律,預(yù)測(cè)新產(chǎn)品開發(fā)趨向,有的將幾種產(chǎn)品進(jìn)行分類匯編,對(duì)產(chǎn)品的設(shè)計(jì)、工藝、成本受市場(chǎng)歡迎程度進(jìn)行比較,從而確定新產(chǎn)品開發(fā)的取向。

2.編寫年鑒。年鑒屬于企業(yè)綜合性的檔案參考資料,集企業(yè)黨政、經(jīng)濟(jì)和其他工作于一體。編寫年鑒的作用在于積累檔案材料、豐富檔案內(nèi)容、開發(fā)檔案信息、促進(jìn)檔案利用,為編寫地方和企業(yè)史志奠定基礎(chǔ),創(chuàng)造條件。有的企業(yè)堅(jiān)持每年編寫年鑒,形成了良好的環(huán)境,為開發(fā)和利用檔案信息開拓了一條有效途徑,并且嘗了甜頭。

3.信息編研。在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中,形成了大量的內(nèi)部和外部信息,內(nèi)部有直接來自本單位的檔案,有本單位各類人員近期工作活動(dòng)形成的材料;外部有上級(jí)下達(dá)的精神,有其他單位提供的資料。這些信息涉及廣泛,內(nèi)容豐富充實(shí),但是只作檔案參考資料不能全盤吸收,需要進(jìn)行一番認(rèn)真整理的研究考證工作,篩選出對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有用的信息。然后,對(duì)這些信息進(jìn)行嚴(yán)密的綜合歸納,細(xì)致的編寫加工,形成信息化、條理化的參考資料,解決生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的實(shí)際問題。

4.圖片資料匯集。圖片資料是企業(yè)檔案的一個(gè)重要門類,同其他檔案材料相比,其優(yōu)越性是通過直觀外型和文字描述,生動(dòng)客觀地展示企業(yè)面貌、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、產(chǎn)品工藝、工裝設(shè)備的構(gòu)造、性能和用途,使人們留下具體深刻的形象。在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中,每年都要形成一定數(shù)量的圖片資料,企業(yè)檔案部門認(rèn)真進(jìn)行收集、歸檔、登記造冊(cè),既豐富了檔案內(nèi)容,增加信息含量,又可以為企業(yè)提供利用,促進(jìn)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。

5.信息報(bào)導(dǎo)選編。在激烈市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中,企業(yè)為了爭(zhēng)取主動(dòng)權(quán),塑造企業(yè)形象,增加知名度,通過各種新聞媒體,刊登廣告,發(fā)表文章和言論,介紹企業(yè)歷史、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況。這些信息通過輿論的作用,傳播極快,影響很大,同其他信息不能比擬。企業(yè)檔案部門對(duì)新聞報(bào)導(dǎo)信息應(yīng)及時(shí)加以收集積累。經(jīng)過分類整理,將有關(guān)信息選編為參考資料,提供企業(yè)利用。

三、抽調(diào)有良好素質(zhì)的人員參加編研工作

企業(yè)檔案管理工作反映了一個(gè)企業(yè)的綜合管理素質(zhì)水平,企業(yè)檔案編研工作不能是檔案部門“獨(dú)家經(jīng)營(yíng)”,應(yīng)調(diào)動(dòng)各有關(guān)方面的專業(yè)人員共同去完成。

1.由檔案部門人員自己編寫。

2.由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門分別指定專人共同編寫。這種方法適用于所選課題業(yè)務(wù)性較強(qiáng),需要請(qǐng)有關(guān)業(yè)務(wù)部門配合,共同來開發(fā)和編寫好選定的課題。

3.由專業(yè)技術(shù)人員來編寫。對(duì)于生產(chǎn)管理和技術(shù)開發(fā)工作所需要的專題信息,檔案中有一些,但不是很多,而有些專業(yè)技術(shù)人員則通過閱讀大量書籍、雜志及國(guó)內(nèi)外文獻(xiàn)、情報(bào),從中獲得了許多新的知識(shí),要將這類信息匯編寫出來,就要請(qǐng)這些專業(yè)技術(shù)人員來做編寫工作。

四、充分發(fā)揮檔案編研成果的作用

為了很好地發(fā)揮編研成果的作用,應(yīng)廣泛宣傳、出版、發(fā)行,積極提供利用。

1.一項(xiàng)編研工作結(jié)束,編研成果問世,可以利用企業(yè)報(bào)刊、廣播、電視、板報(bào)、網(wǎng)絡(luò)等宣傳工具,或通過有關(guān)會(huì)議,及時(shí)向企業(yè)發(fā)布編研工作信息。用這種方法介紹編研工作成果,傳遞檔案信息,可以起到增加透明度,吸引職工利用編研成果。

2.為擴(kuò)大編研工作成果的影響,提供廣泛利用,將編研資料公開或內(nèi)部發(fā)行。企業(yè)轉(zhuǎn)換機(jī)制,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)人員出于工作需要,迫切希望為他們提供信息,就是采用公開內(nèi)部發(fā)行出版的辦法。將編研資料印刷成冊(cè),發(fā)至企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員和業(yè)務(wù)人員手中,一定會(huì)取得很好的效果。

3.以檔案編研資料為內(nèi)容,舉辦各種形成的展覽會(huì),讓編研資料與職工見面,加深對(duì)編研資料的印象,了解檔案信息的內(nèi)容,增進(jìn)利用的需求,有利于擴(kuò)大編研成果影響。

4.市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)是競(jìng)爭(zhēng)的經(jīng)濟(jì),信息千變?nèi)f化,企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的變化,對(duì)信息的要求高、節(jié)奏快,因此,檔案編研利用不能“坐等上門”,應(yīng)該主動(dòng)服務(wù),“跟蹤利用”,讓檔案編研成果在企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)中真正發(fā)揮作用?！?/p>

(編輯/劉佳)