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        Word文檔快速簽名三法

        2009-06-02 06:58:54賈培武
        信息化建設(shè) 2009年2期
        關(guān)鍵詞:鍵入對(duì)話框菜單

        在使用Word每編輯完成一篇文檔時(shí),或許你都要在文檔的末尾加上你的個(gè)人資料信息,比如姓甚名誰(shuí)、通訊地址、聯(lián)系電話、電子信箱、身份證號(hào)碼等等。如果每次都要在Word文檔中輸入個(gè)人簽名資料,那么你可以試試筆者所述以下三法(操作以Word2003為例)。

        一、記憶式鍵入法

        1.記憶式鍵入功能

        “記憶式鍵入”是Word提供給用戶輸入常用詞句的一種快捷方式,比如,在Word文檔中,當(dāng)你鍵入“2008”時(shí),屏幕上會(huì)諸如出現(xiàn)“2008-9-1”(此為系統(tǒng)的當(dāng)前日期,如圖1)的提示信息,這就是“記憶式鍵入”功能。要接受提示請(qǐng)按F3鍵,否則請(qǐng)按Esc鍵或繼續(xù)輸入。

        2.啟用記憶式鍵入

        如果在你鍵入“2008”時(shí),屏幕上沒(méi)有顯示記憶式鍵入的提示信息,則請(qǐng)先啟用“記憶式鍵入”功能:?jiǎn)螕簟安迦搿辈藛?,指向“自?dòng)圖文集”,單擊“自動(dòng)圖文集”,然后單擊“自動(dòng)圖文集”選項(xiàng)卡,選中“顯示‘記憶式鍵入建議”復(fù)選框(如圖2),單擊“確定”按鈕。

        3.創(chuàng)建自動(dòng)圖文集

        要使用記憶式鍵入法在Word文檔中實(shí)現(xiàn)快速個(gè)人簽名,請(qǐng)按下述步驟創(chuàng)建一個(gè)名為“簽名”的“自動(dòng)圖文集”詞條:

        ①在Word文檔中輸入你的個(gè)人簽名資料,比如鍵入以下內(nèi)容:

        通訊地址:濟(jì)南市閔子騫路106號(hào) 賈培武(250013)

        E-Mail:jiapeiwu@126.com

        電話:0531-85182059

        QQ:282325794

        ②選中如上的這段個(gè)人簽名資料。

        ③單擊“插入”菜單,指向“自動(dòng)圖文集”,單擊“新建”,然后在“請(qǐng)命名您的‘自動(dòng)圖文集詞條”框中,為你的個(gè)人簽名資料起一個(gè)你喜歡的名字,比如鍵入“簽名”二字(如圖3)。

        ④單擊“確定”按鈕。

        之后,當(dāng)在Word文檔中鍵入“簽名”二字時(shí),屏幕上出現(xiàn)“簽名(按Enter插入)”。此時(shí),按下F3鍵,你的個(gè)人簽名資料就躍然屏幕之上了。由于當(dāng)前處于中文輸入狀態(tài),所以如果是按Enter鍵接受記憶式鍵入,則需要按三次Enter鍵——第一次是關(guān)閉候選字窗口,第二次是關(guān)閉外碼窗口,第三次才是插入記憶式鍵入建議的內(nèi)容。另外,在你欲輸入個(gè)人簽名時(shí),還有一個(gè)方法:?jiǎn)螕簟安迦搿辈藛?,指向“自?dòng)圖文集”,單擊“簽名”。

        二、自動(dòng)更正法

        1.“鍵入時(shí)自動(dòng)替換”功能

        出于提高用戶編輯速度和正確性的需要,Word提供了“鍵入時(shí)自動(dòng)替換”功能。它能夠?qū)⒁恍┏S玫姆?hào)以幾個(gè)不常用鍵的組合代之,還能夠?qū)⒛切┤菀灼磳?xiě)錯(cuò)的字詞,在其拼寫(xiě)有誤后自動(dòng)替換為正確的字詞。比如,當(dāng)輸入“(r)”時(shí),Word將之自動(dòng)替換為“?”;當(dāng)輸入“hte”時(shí),將自動(dòng)替換為“the”;當(dāng)輸入“草木蔥籠”時(shí),將自動(dòng)替換為“草木蔥蘢”。

        2.啟用“鍵入時(shí)自動(dòng)替換”

        如果在你輸入上述的文本后,Word沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行自動(dòng)更正,請(qǐng)先啟用“鍵入時(shí)自動(dòng)替換”功能:?jiǎn)螕簟肮ぞ摺辈藛?,再單擊“自?dòng)更正選項(xiàng)”,然后單擊“自動(dòng)更正”選項(xiàng)卡,并選中“鍵入時(shí)自動(dòng)替換”復(fù)選框,單擊“確定”按鈕。

        3.添加“鍵入時(shí)自動(dòng)替換”

        實(shí)際上,你可以把你的個(gè)人簽名資料信息添加為“鍵入時(shí)自動(dòng)替換”的詞條,具體操作如下:

        ①在Word文檔中輸入并選中需要的個(gè)人簽名資料。

        ②單擊“工具”菜單,再單擊“自動(dòng)更正”。在彈出的“自動(dòng)更正”對(duì)話框中,選中的個(gè)人簽名資料已插入到“替換為”框中。在“替換”框中輸入一個(gè)簡(jiǎn)單的名字,比如鍵入“簽名”二字,單擊“添加”按鈕(如圖4)。

        ③單擊“確定”按鈕。

        現(xiàn)在,只要在文檔中鍵入“簽名”二字,則你的個(gè)人簽名資料會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)并替換“簽名”二字。如果你的本意就是在文檔中輸入“簽名”二字,請(qǐng)?jiān)赪ord自動(dòng)替換后,立即按下Ctrl+Z鍵或者單擊工具欄中的“撤消”按鈕。

        三、簽名宏法

        在Word中,宏是將一系列命令和指令組合起來(lái),形成一個(gè)命令,實(shí)現(xiàn)任務(wù)執(zhí)行的自動(dòng)化,以幫助用戶更快更有效地工作。如果在Word中要重復(fù)進(jìn)行某項(xiàng)工作,可用宏使其自動(dòng)執(zhí)行?;诖?,你可以創(chuàng)建一個(gè)“簽名”宏,使得在Word文檔中的簽名工作能夠自動(dòng)進(jìn)行。要?jiǎng)?chuàng)建該“簽名”宏,請(qǐng)按下述步驟操作:

        1.單擊“工具”菜單,指向“宏”,單擊“錄制新宏”。

        2.在“宏名”框中,為要錄制的宏起個(gè)名字,比如鍵入“簽名”二字;在“將宏保存在”框中,單擊“所有文檔(Normal.dot)”;在“說(shuō)明”框中,鍵入對(duì)宏的說(shuō)明,比如簡(jiǎn)單描述一下該宏的功能(如圖5)。

        3.為了方便快捷地使用“簽名”宏,請(qǐng)單擊“鍵盤”按鈕。此時(shí),如果“簽名”宏已經(jīng)存在,Word將彈出一個(gè)對(duì)話框,詢問(wèn)“是否替換已有的宏?”。如果選擇了“否”,系統(tǒng)將返回“錄制宏”對(duì)話框。如果選擇了“是”或者本來(lái)就沒(méi)有名為“簽名”的宏,則系統(tǒng)彈出“自定義鍵盤”對(duì)話框。單擊“請(qǐng)按新快捷鍵”框,然后按下自己喜歡的快捷鍵,比如按下Alt+Ctrl+Shift+Q鍵(如圖6),再單擊“指定”按鈕,則為“簽名”宏指定了快捷鍵。

        4.單擊“關(guān)閉”按鈕,關(guān)閉“自定義鍵盤”對(duì)話框,開(kāi)始“簽名”宏的錄制過(guò)程。

        5.在Word文檔中輸入個(gè)人簽名資料,錄入完畢,請(qǐng)指向“工具”菜單中的“宏”子菜單,單擊“停止錄制”,結(jié)束宏錄制過(guò)程。

        現(xiàn)在,在Word文檔中,把插入點(diǎn)移動(dòng)到需要插入簽名處,按下Alt+Ctrl+Shift+Q鍵,則你的個(gè)人簽名資料信息被插入到文檔中。此外,使用“簽名”宏還有另外一個(gè)方法:指向“工具”菜單中的“宏”子菜單,單擊“宏”,然后在“宏名”列表框中,單擊“簽名”(如圖7),再單擊“運(yùn)行”按鈕。以上三法就由你自己根據(jù)需要和喜好選擇使用吧!

        通訊地址:濟(jì)南市閔子騫路106號(hào)山東電力工程咨詢?cè)?賈培武(250013)

        E-Mail:jiapeiwu@126.com

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        身份證:370105197003253330

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