賈慶麗

摘要:庫存物資是醫(yī)院為保證醫(yī)療服務活動正常進行而儲存的消耗性流動資產(chǎn)。長期以來,受傳統(tǒng)觀念影響,醫(yī)院的庫存物資管理處于無序,效益低下的狀態(tài),與現(xiàn)代市場經(jīng)濟快速發(fā)展的形勢不相適應。如何規(guī)范醫(yī)院庫存管理,做到計劃采購,保障供應,減少流動資金占用和損失,降低醫(yī)療成本,提高醫(yī)院資金使用效益,是值得我們研究和探討的一個重要課題。

關(guān)鍵詞:醫(yī)院 庫存物資 管理

醫(yī)院物資管理是醫(yī)院為完成醫(yī)療、教學、科研等工作,對所需物資進行計劃、采購、保管、供應等組織管理工作。目前物資管理主要以庫存管理的形式進行管理,其中也包括為醫(yī)院進行科室成本核算和管理決策提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的功能。加強醫(yī)院庫存物資管理是醫(yī)院整個資產(chǎn)管理的中心環(huán)節(jié),已經(jīng)成為醫(yī)院管理的主要內(nèi)容。因此,醫(yī)院必須根據(jù)醫(yī)院財務制度,結(jié)合醫(yī)院實際情況,建立健全內(nèi)部控制制度,以堵塞漏洞,減少損失,切實管好用好庫存資產(chǎn),提高醫(yī)院資金使用效益。隨著醫(yī)療體制的改革,目前我國加入了WTO導致醫(yī)療行業(yè)開放程度和競爭強度不斷增加,醫(yī)院更加迫切需要對經(jīng)營活動進行有效的管理,而庫存物資管理是經(jīng)營管理中的關(guān)鍵問題之一。

一、醫(yī)院庫存物資管理存在的重要問題

(一)庫存物資管理重視不夠

重錢輕物,重購輕管的錯誤觀念的普遍存在,造成物資年年添,管理松散,大量積壓,物資去向不清。由于醫(yī)院行業(yè)性質(zhì)的特殊性,認為庫存管理是財務部門的事,與其他部門無關(guān),要做好管理工作有一定的難度。

(二)物資管理中,物資購買、領(lǐng)用、維修、報廢沒能及時辦理

報廢等手續(xù)不全,造成賬、物不一致,資產(chǎn)管理狀況混亂。物資管理部門不配合,物資報廢、減少或調(diào)價,不及時報送財務部門,造成財務賬面數(shù)與實物資產(chǎn)的數(shù)量、價值不符。

(三)無償占用,流失浪費嚴重

由于醫(yī)院后勤管理工作沒有得到足夠的重視,管理人員素質(zhì)參差不齊,而且基本上是兼職的,內(nèi)部制約機制不健全不完善,管理工作相當薄弱,導致部分庫存物資被無償占用,流失浪費。

(四)庫存管理人員責任心不強

物資管理人員不能按要求定期進行盤點,調(diào)整。物資管理部門造成會計核算不準。物資使用人員對物資不加愛護,損壞的庫存物資往倉庫里堆積了事?；蚨逊旁诳剖依锍Ｄ瓴讳N帳,虛增資產(chǎn)賬面價值。

(五)對于盤點結(jié)果賬務處理不及時,查找原因拖延時間太長

由于庫存物資品種多,出入庫頻繁、數(shù)量大、價格變動加上操作上的失誤等原因,物資管理部門和財務管理部門的數(shù)字往往不一致,操作的失誤當時發(fā)現(xiàn)不了,月末對賬再去查找原因,雖然可以進行賬務調(diào)整,那也是事后處理。

(六)付款形式多樣化,造成賬物不符

庫存品種繁多,價格品種變動頻繁,有些品種一年內(nèi)可能有幾次價格變動;付款形式多樣,現(xiàn)購現(xiàn)付只占有很小的比例,大多數(shù)是先進貨使用,后期付款或分期付款的方式;有的廠家先提供貨物,待使用滿意驗收合格后付款,這樣就會出現(xiàn)沒有發(fā)票,財務做賬不及時,出現(xiàn)賬實不符的情況。科室接收的捐贈物資沒有入賬等等。以上問題的存在,勢必會造成會計核算不準確,很難為決策提供準確的會計信息,影響醫(yī)院合理利用資金。

二、規(guī)范庫存物資管理的幾點對策

(一)建立庫存物資采購預算審批制度

醫(yī)院應根據(jù)實際需要,合理安排預算,防止盲目購置,從嚴控制。如果一項物資多個科室能公用的話,盡量公用,防止重復采購造成浪費。

(二)采購審批制度

規(guī)定物資采購的授權(quán)批準方式、程序和責任。未經(jīng)審批不得采購。對貴重、量大的醫(yī)用材料實行分開招標采購,實現(xiàn)物資供應的質(zhì)優(yōu)價廉。降低采購價格和采購成本。

(三)推行招標采購制度是醫(yī)院遵循市場運作規(guī)律,規(guī)范醫(yī)院物資供應途徑及程序,保證采購物資質(zhì)量和節(jié)約采購成本的有效措施

1.要堅持公平、公正、公開的原則,以維護醫(yī)院利益、保障醫(yī)院物資正常供應為原則,在物資供應環(huán)節(jié)中引入市場運行機制,由市場調(diào)控采購物資的質(zhì)量和價格,提高采購物資工作效率,降低采購物資成本。

2.要將藥品、醫(yī)療器械、一次性衛(wèi)生材料、檢驗試劑、辦公用品、低值易耗品等物資納入公開招標采購范圍。招標前要認真進行市場調(diào)查,了解基本行情,擬定各招標物資的底價,防范投標方可能存在的串標行為。

3.要通過電視臺、報刊雜志及互聯(lián)網(wǎng)廣泛發(fā)布招標信息,吸引更多企業(yè)參與投標競爭;嚴格審定各投標公司的生產(chǎn)經(jīng)營證件(營業(yè)執(zhí)照副本及復印件、經(jīng)營許可證及復印件、稅務登記證及復印件、法人委托書等)和投標資格;參加投標的公司應交納保證金,公開招標結(jié)束后。未中標的公司給予退還,中標公司則作為合同履行保證金暫由醫(yī)院保管,合同期內(nèi)無違約行為,再返還投標方。

4.要明確招標程序。參加投標的公司應購買標書,理解標書中的招標事項和招標項目內(nèi)容;各公司填寫報價,并由醫(yī)院將標書進行匯總;召開招標工作現(xiàn)場會,現(xiàn)場進行開標、唱標;對唱標情況進行統(tǒng)計,公布評標結(jié)果;宣布各中標公司及中標價格,簽訂供貨合同,對藥品、醫(yī)療器械等重要物資與中標公司簽訂物資質(zhì)量保障協(xié)議。

5.要建立中標公司的信譽檔案,收集中標公司的生產(chǎn)經(jīng)營證件、投標資格證件,履行供貨合同情況,供應物資的質(zhì)量和價格情況,售后服務情況。同時,應在合同期內(nèi)對藥品、醫(yī)療器械等重要物資中標公司的質(zhì)量保障體系進行評估,為下一輪招標采購工作打好基礎(chǔ),為合理選擇物資供應公司提供詳細的信息。

(四)健全實物資產(chǎn)的計量、計價驗收、收發(fā)、領(lǐng)退、轉(zhuǎn)移、核對、盤點、管理責任制度

1.合理分工,明確物資產(chǎn)管理主體,對購買、驗收、保管、使用和維護環(huán)節(jié)指定專門部門和人員負責。做到職權(quán)分離,相互稽核。

2.嚴格執(zhí)行物資供應管理制度,實行材料物資集中采購供應,降低流動資產(chǎn)的采購成本。可以批量采購,價格較優(yōu)惠; 可以減少資金占用,節(jié)約采購成本;可以避免浪費; 可以減少對房屋的占用,減少庫房管理人員和管理成本。

3.對各種物資的采購、入庫、出庫,應嚴格按醫(yī)院制度辦理。計劃外采購和驗收不合格的物資不得辦理入庫手續(xù)。各種材料、物資的出庫,應由使用科室主任或護士長填寫領(lǐng)用單,經(jīng)供應科室負責人審批,由記賬員出具出庫單,方可辦理物資出庫。

4.財產(chǎn)物資登記盤存制度,單位可以根據(jù)實際情況選擇每月、每季、年末進行實地徹底盤存并對結(jié)果進行進行處理,按照財務規(guī)章制度,該核銷的核銷,該報廢的報廢,建立健全原始記錄,使帳物一致。

(五)完善物資的核算制度,健全三賬一卡制度,財產(chǎn)物資部門要定期與財務部門進行核對,做到賬賬相符

對于貴重物資設(shè)備、藥品實行專人管理,建立物資技術(shù)檔案和使用情況報告制度。財務部門負責全院物資總賬,按類設(shè)置二級明細分類賬的建賬和核算工作,對各管理部門的實物會計進行業(yè)務指導,定期進行盤點清查,保證帳目清楚、賬物相符,實行會計監(jiān)督?？剖医⒘速Y產(chǎn)明細賬和領(lǐng)用物資臺賬,定期清倉、查賬、盤點。對低值易耗品,財產(chǎn)物資部門要按科室分品種進行累計登記,科室調(diào)換負責人時,需財務部門、財產(chǎn)管理部門、科室三個部門共同核對物資,帳實相符后,進行交接。對于低值易耗品,還要建立以舊換新制度,嚴格控制低值易耗品的新增支出。

(六)物資資產(chǎn)報廢、處置制度

明確規(guī)定報廢處置條件、報批程序,對重大物資的處置,應采取集體審批制度并建立記錄機制。其處置收入必須納入醫(yī)院財務統(tǒng)一核算。

(七)健全科室成本核算制度,節(jié)約成本

對醫(yī)用材料實行動態(tài)定額控制,按照材料實際消耗和醫(yī)療服務需要等因素合理制定物資開支預算定額,嚴格控制材料的增長定期檢查有關(guān)預算執(zhí)行情況分析消耗原因。 建立較完善的各種費用的各類開支標準、審批制度,實行財務審批“一支筆”,有效地減少不必要的開支。實行科室內(nèi)部成本核算,將科室成本消耗與科室、個人利益直接掛鉤,重視投入與產(chǎn)出的關(guān)系,牢固樹立節(jié)約成本意識?？剖医Y(jié)余獎勵比例按科室實際結(jié)余數(shù)進行動態(tài)控制,結(jié)余越多,績效工資越高。各部門負責人對成本數(shù)字特別敏感,他們每月都來關(guān)心自己科室的消耗,對超支部分分析原因,在下個月消耗時做到心中有數(shù)。同時,他們和醫(yī)院簽訂節(jié)約責任書,醫(yī)院以一定成本指標考核他們,對完成任務者給予一定獎勵。

(八)加強物資的使用變動管理

定期分析物資的儲備情況和使用效果。對材料庫房實行“零”存貨,限量庫存,盡量加快周轉(zhuǎn),在保證正常醫(yī)療業(yè)務開展的前提下降低庫存成本,減少資金占用。加強管理,防止盲目采購造成的擠壓和浪費,防止資產(chǎn)流失,制定最高庫存量。醫(yī)院傳統(tǒng)的模式存在大量材料、藥品等的庫存,占用了大量的資金和場地,僅專用材料購置費就占總支出的50%左右。目前,網(wǎng)絡、交通四通八達,送貨及時,對有些材料、非急救藥品醫(yī)院應根據(jù)業(yè)務量作為采購的基本出發(fā)點,盡可能地在購入、使用各個環(huán)節(jié)實現(xiàn)“零”存貨,對非醫(yī)療用品毋需建立庫存準備。

隨著醫(yī)療技術(shù)水平提高,醫(yī)用貴重耗材和一次性醫(yī)用衛(wèi)材廣泛使用,醫(yī)用材料費用在醫(yī)療總費用及醫(yī)院運行成本的比重逐年加重?？傊?只有加強醫(yī)用材料的管理,進一步降低醫(yī)療服務成本、合理制定醫(yī)療服務項目價格、減輕病人負擔,才能促進資金使用效益的不斷提高。

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