邱燕娜

千人反對,一人力挺,ERP項目依然可以成功。

2006年,當泰爾重工董事長邰正彪在經(jīng)營會上提出上ERP時,會議桌前的人幾乎一致反對。但是邰的決定不容質(zhì)疑——對于一個月有25天在外邊跑的企業(yè)一把手來說,不上ERP,就意味著遠離自己的大本營。

雖然一意孤行,但并不是蠻干。三年時間,邰正彪迂回前進,六大步驟讓泰爾重工ERP項目順利完工。

在安徽泰爾重工股份有限公司(簡稱泰爾重工)董事長邰正彪位于馬鞍山經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)的辦公室內(nèi),擺放著很多新廠區(qū)的設計方案。盡管邰正彪對這些方案還不甚滿意,但是建設新廠區(qū)已是板上釘釘?shù)氖虑?。泰爾重工對未來的發(fā)展做足了準備,其中很重要的一點就是通過上線ERP在管理上做好了準備。邰正彪對泰爾重工的發(fā)展前景充滿了信心。

經(jīng)營會上遭普遍懷疑

泰爾重工成立于2000年,主要從事動力傳動機械產(chǎn)品的開發(fā)和制造,專注于工業(yè)萬向軸、齒輪聯(lián)軸器和剪刃等三類產(chǎn)品的研發(fā)、設計、生產(chǎn)和銷售。2008年,泰爾重工的年產(chǎn)值已經(jīng)達到3億多元,擁有400多名員工。

2006年,當泰爾重工作為一個行業(yè)新進入者開始超越很多原本遙遙領(lǐng)先的同行時,邰正彪就開始為企業(yè)管理的進一步提升尋找新的管理手段。邰正彪說,在公司成立之初,企業(yè)規(guī)模小,訂單的跟蹤、執(zhí)行管理基本上靠傳統(tǒng)的人工控制。那時候企業(yè)規(guī)模小,所有管理狀態(tài)都可以一目了然,人工控制完全沒有問題。隨著規(guī)模的不斷擴大,企業(yè)切實需要一套詳細、完整的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng),幫助企業(yè)提升整體管理水平。

與此同時,對客戶來說,泰爾重工生產(chǎn)的是各大鋼企軋鋼生產(chǎn)線的核心部件,其質(zhì)量直接影響到用戶的正常生產(chǎn),如軋鋼機的使用壽命和所生產(chǎn)的產(chǎn)品質(zhì)量等。而且,泰爾重工的很多客戶都是像首鋼、鞍鋼等這樣的龍頭企業(yè),其配套企業(yè)也是諸如五大冶金設計院和冶金設備總院等這樣的先進企業(yè)?！案@些巨人合作,我們的管理就必須上去。我們要追求成為行業(yè)中做得最好的企業(yè)?！臂⒄胝J真地說。而且傳動機械行業(yè)本身交貨期的長短和質(zhì)量的好壞對利潤率有很大影響,管理的重要性更加凸顯。

在泰爾重工的一個高層領(lǐng)導參與的經(jīng)營會上,邰正彪正式提出了要通過上ERP來提升管理的想法。盡管這個想法他已經(jīng)醞釀了很長時間,但還是遭到了管理層的質(zhì)疑,因為大家對ERP系統(tǒng)缺乏認識,而且畢竟在國內(nèi)同行業(yè)中,ERP成功的案例也不多。2006年泰爾重工的營業(yè)收入只有1億元左右,而當時上一套ERP系統(tǒng)最少要幾十萬元,甚至上百萬元。對務實的泰爾重工的管理團隊的來說,這么大的投入能否產(chǎn)生應有的效果是個問題。

各種講座輪番上演

但是邰正彪根據(jù)許多合作伙伴的先進經(jīng)驗,并考慮到泰爾重工的發(fā)展戰(zhàn)略,認為“上ERP,晚上不如早上”。ERP可以讓企業(yè)的各個方面得到有效控制,這正是邰正彪想要的目標。在管理層普遍持懷疑態(tài)度的背景下,邰正彪采用了迂回的策略,邀請一些在ERP實施應用方面具有豐富經(jīng)驗的人來演講,讓管理層充分認識到上ERP的必要性,并了解ERP所能帶來的價值。

邰正彪首先邀請了一家已經(jīng)成功實施了ERP系統(tǒng)的公司的信息中心主任,用了半天的時間來講解上ERP的利弊,以及ERP實施過程中可能遇到的問題。然后,他又邀請一些經(jīng)驗豐富的客戶來演講。比如說,他邀請了曾經(jīng)在ERP實施的3個月期間,每天都加班到半夜12點以后才回家的某公司總經(jīng)理來講在實施ERP過程中的心得、體會。他還通過朋友邀請一些外企大公司的IT負責人來介紹他們的經(jīng)驗。

經(jīng)過這幾輪講解,泰爾重工的管理層逐漸認識并認可了ERP的價值,而且還了解到ERP實施過程中可能遇到的問題以及相應的解決方案。

之后,泰爾重工基本上將選擇ERP供應商的目標鎖定在SAP。泰爾重工的相關(guān)人員還參加了該供應商舉辦的多個用戶交流會,并且參加了他們的產(chǎn)品發(fā)布會和應用推廣會。借這些機會,泰爾重工對ERP的認識又加深了一層。

選擇合適的供應商

直到2007年上半年,選擇SAP已經(jīng)基本成為定局。但是在進一步了解用友軟件股份有限公司的U8產(chǎn)品以后,邰正彪毅然選擇了用友U8。這與邰正彪對中國將成為制造業(yè)強國的堅定信心不無關(guān)系。更重要的是,他們相信、看好國產(chǎn)ERP產(chǎn)品的實力。

邰正彪解釋說:“中國要成為制造業(yè)強國,與制造業(yè)相關(guān)的各方面配套都要增強。而ERP是企業(yè)運營的思想、手段,非常重要,中國要成為管理軟件的強國,才能真正成為制造業(yè)的強國。用友這樣的國產(chǎn)管理軟件廠商強大起來了,我國制造企業(yè)都將受益?！?/p>

當然,選擇用友U8,泰爾重工不可能只是盲目憑借一股民族情節(jié),而是充分考慮了公司的實際情況。因為泰爾重工在最近幾年來一直保持高速發(fā)展的態(tài)勢,高速發(fā)展過程中企業(yè)管理者更多的是關(guān)注市場和擴大生產(chǎn),對企業(yè)內(nèi)部管理的關(guān)注不夠,尤其是基礎數(shù)據(jù)和業(yè)務流程方面規(guī)范方面還需進一步加強。如果泰爾重工選擇國產(chǎn)的ERP產(chǎn)品,可能跟供應商溝通起來更加方便。比如說,泰爾重工客戶通常會向泰爾重工下一些急件的訂單,合同還沒簽,訂單就先到了。如果嚴格按照合同管理的要求沒有合同就不能安排生產(chǎn),或者預付款沒到就不能生產(chǎn),這在泰爾重工是行不通的。

和一般的初上ERP的企業(yè)不同的是,泰爾重工第一次上ERP就覆蓋了全部業(yè)務,包括財務管理、庫存管理、采購管理、計劃管理、生產(chǎn)訂單管理、設備管理、車間管理、質(zhì)量管理、委外管理和人力資源管理等。

用ERP中的數(shù)據(jù)開會

在選定U8以后,泰爾重工根據(jù)之前學習的其他企業(yè)的經(jīng)驗以及用友公司專家的建議,成立了組合超強的信息化領(lǐng)導小組:由邰正彪親任領(lǐng)導小組組長,公司副總經(jīng)理夏清華負責總體的信息化建設工作,各部門的部長負責該部門的實施工作,各部門還抽調(diào)業(yè)務骨干脫崗負責ERP實施工作。與此同時,泰爾重工還專門拿出12萬元,加上用友公司拿出來的8萬元,一共20萬元來獎勵實施小組,以進一步保證項目的順利實施。

盡管如此,在實際的ERP實施過程中,阻力還是如約而至。和大部分剛剛開始實施ERP的企業(yè)一樣,物料編碼的規(guī)范、整理是件非常繁瑣的事情。而且泰爾重工的很多關(guān)鍵用戶是一些經(jīng)驗缺乏的年輕人,如果編碼太復雜,操作就會有問題。為此,實施小組仔細分析了產(chǎn)品結(jié)構(gòu)特點,研究了一個月,最終琢磨出來用二維矩陣編碼法來進行編碼,因為二維編碼既適合泰爾重工的物料特點,又比較容易被識別。

另外一個比較大的阻力,是應用ERP后員工對自己的工作習慣難以改變所帶來的。為了解決好這個問題,實施小組決定重點從各個部門負責人抓起,全力以赴用好ERP。在總經(jīng)理辦公會上,實施小組還要求各個部門負責人必須用ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)來進行匯報。這樣,就迫使每個業(yè)務部門都想盡辦法用好ERP系統(tǒng)。有時候星期一要開總經(jīng)理辦公會,有些部門負責人的數(shù)據(jù)沒有準備好,他們就在周末回到單位來加班。

企業(yè)處于更規(guī)范狀態(tài)

功夫不負有心人。自2008年12月U8系統(tǒng)上線以來,邰正彪認為,系統(tǒng)的應用效果基本上達到了當初泰爾重工預想。最讓邰正彪滿意的是,現(xiàn)在企業(yè)的物流、信息流、資金流已經(jīng)變得非常清晰,企業(yè)處于更加規(guī)范的狀態(tài)中。

借助系統(tǒng)的實施和應用,基礎數(shù)據(jù)變得及時、準確,業(yè)務流程得到全面梳理,業(yè)務操作變得更加規(guī)范有序了。夏清華感概地說:“現(xiàn)在大家做事變得更加規(guī)范了?！必攧詹坎块L張煜說,泰爾重工現(xiàn)在隨時都可以進行經(jīng)營活動分析,并且成本核算時能夠精細到部件成本,成本核算變得既快捷又準確。

系統(tǒng)的應用加強了物資采購管理及供應商管理,降低了成本。按照系統(tǒng)的設置,采購計劃與生產(chǎn)計劃同步調(diào)整,避免了采購誤差。倉儲中心主任說,按照系統(tǒng)的要求,沒有采購計劃的,采購回來的物料將不能入庫,這大大減少了因采購誤差帶來的庫存積壓。張煜補充說,泰爾重工還可以根據(jù)系統(tǒng)提供的以往同一產(chǎn)品的采購記錄,結(jié)合市場的變化情況進行采購價格控制。

最后,泰爾重工通過ERP的應用,將員工從繁重的記錄、統(tǒng)計、查閱、核算等程序化工作中解脫出來,使他們有時間和精力去從事更為重要的或非程序化的管理決策工作,提高了企業(yè)的整體管理水平。對于這一點,經(jīng)營部部長深有體會。她說,以往經(jīng)營部的工作人員要手工填寫四五種單據(jù),填完后還要復印,最后還要手工來做報表,工作量非常大;用了ERP以后,發(fā)貨和合同管理都可以自動完成,而且系統(tǒng)自動生成的報表取代了原來的手工報表,工作效率提高了一倍以上。財務部同樣在這方面受益頗多,其中最為顯著的就是工時的計算。以前財務部都是隔月才能把工人的工時計算出來,現(xiàn)在每個月一結(jié)束工時數(shù)據(jù)就從系統(tǒng)中出來了。這樣,財務部就可以按工時來分攤?cè)斯ず椭圃熨M用,并將這些數(shù)據(jù)與當月產(chǎn)量結(jié)合起來,分析工時安排是否合理。

讓內(nèi)外部信息結(jié)合起來

但是“管理永遠沒有滿意的時候”,邰正彪透露,泰爾重工的管理和信息化的策略是先規(guī)范再提升。他說,在一期項目中,雖然泰爾重工應用的范圍比較廣,但是為了穩(wěn)妥起見,并沒有把復雜的管理放到系統(tǒng)中,不過他們馬上就會出臺ERP的提升方案。其中最為迫切的是客戶關(guān)系管理:首先,客戶的檔案要清楚——每個客戶每年的需求是什么,有多少;其次,讓銷售人員從市場獲取的信息和企業(yè)的信息結(jié)合起來,更好地發(fā)現(xiàn)市場機會,并且為客戶服務。比如說,要將銷售人員每次出差情況都記錄下來,這樣,系統(tǒng)就可以幫助他們獲取更多的市場信息讓他們有更多的時間和精力去規(guī)劃市場。

此外,通過信息化來實現(xiàn)薪酬、績效體系的建設,建立股權(quán)激勵機制,也是泰爾重工信息化建設的下一個重點之一。邰正彪堅信,企業(yè)的發(fā)展和員工的貢獻是分不開的,只有企業(yè)和員工形成合力共同努力,才能促進企業(yè)的健康發(fā)展,要實現(xiàn)公平地對待每個員工,需要各種信息來支撐。

移動ERP的發(fā)展也引起了邰正彪的極大興趣。因為“動力傳動機械行業(yè)企業(yè)的老總大都是一個月有25天不在工廠”,如果能把移動ERP實施起來,即使在外地,他也可以輕松地通過手機或者電腦進行審批,而且還可以實時了解企業(yè)的運營狀態(tài)。

談到未來,邰正彪指出,泰爾重工將繼續(xù)圍繞市場,立足于現(xiàn)有的三類主導產(chǎn)品,進一步做精、做強、做大、做久現(xiàn)有主業(yè),堅持技術(shù)創(chuàng)新和管理創(chuàng)新,擴大產(chǎn)品的市場占有率,積極開拓國際市場,目標到2010年銷售收入超過7億元。泰爾重工的新項目很快就要動工,“在新項目上,我們將采用世界一流的裝備,我們希望未來能在保持國內(nèi)遙遙領(lǐng)先的同時,和國際一流的同行并肩?！臂⒄雽ξ磥沓錆M了信心。