胡悅嘉

摘要：資金是企業(yè)的血液，在金融危機時期下，企業(yè)掌握“資金流”尤為重要。通過資金與預算管理信息系統(tǒng)，完善資金監(jiān)控和調(diào)度手段，提高資金調(diào)控能力，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供全面、真實、快速、有效的決策信息。本文對中國海油資金和預算管理系統(tǒng)的架構(gòu)、特點、實施效果做了闡述，并簡述了資金和預算管理系統(tǒng)存在的問題與展望。

關(guān)鍵詞：資金；預算；金融危機

1項目建設背景

美國次貸危機引發(fā)的全球金融風暴迅速蔓延，席卷全球。受金融危機影響。世界市場原油需求急劇萎縮，國際原油價格大幅下滑。國內(nèi)石油石化行業(yè)產(chǎn)值和基礎原料生產(chǎn)增速明顯放緩，主要產(chǎn)品產(chǎn)量增速明顯放緩，需求放緩導致石油及石化產(chǎn)品價格大幅下降，且下跌勢頭顯著加快。對我國石油石化企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營產(chǎn)生很大沖擊和影響：資金縮減、收入減少、盈利能力大幅下降。

在應對金融危機的挑戰(zhàn)中，我國石油石化企業(yè)采取的有力措施之一就是實施積極高效的資金運作策略，著力在保障大局穩(wěn)定和生產(chǎn)建設資金需求上下功夫。資金是企業(yè)的血液。是企業(yè)做好各項工作的前提和保證。作為資金密集型行業(yè)，石油石化企業(yè)要應對金融危機就必須注重現(xiàn)金流管理，科學預測資金收支與余缺，細化資金預算安排。穩(wěn)健理財，切實保障生產(chǎn)經(jīng)營的資金需求。石油石化企業(yè)通過建立功能完善、安全高效的資金和預算信息管理系統(tǒng)，完善資金監(jiān)控和調(diào)度手段，提高資金調(diào)控能力，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供全面、真實、快速、有效的決策信息。

預算管理和資金管理均為公司日常管理的核心業(yè)務。中國海油總公司計劃預算管理部門有總公司計劃部和財務管理部。計劃部負責投資類支出的預算管理工作，財務管理部負責經(jīng)費類支出的預算管理工作?？偣举Y金管理部是資金管理的歸口部門，其日常工作包括總公司資金支付和現(xiàn)金管理。預算管理和資金管理的基礎工作是相互銜接、相互支撐的業(yè)務環(huán)節(jié)。特別是在具體的操作層面。存在大量預算信息和資金記錄，這些信息及時有效的共享和沉淀十分必要。

公司對資金的支出管理有相應的管理規(guī)定。規(guī)定一切支出都以預算為依據(jù)，每筆付款都要根據(jù)預算類別的不同，按照一定審批程序，由相關(guān)管理部門和有關(guān)領(lǐng)導審批后撥付。這些審批流程都是跨部門的。投資類支出要經(jīng)過計劃部預算審核；經(jīng)費類支出則要由財務管理部預算進行預算審核。由于缺少信息系統(tǒng)的支持，部門之間信息無法共享，大大制約了資金和預算管理水平和效率的提高。問題主要表現(xiàn)在以下一些方面。

(1)無法及時準確掌握預算資金的執(zhí)行情況，影響預算資金撥付管理的有效性。

(2)每月大量的資金支出，由于缺乏信息共享。難以制定出準確的用款計劃，容易造成利息損失。

(3)完全手工化的管理，缺乏操作過程的可追溯性，存在一定風險隱患。

(4)統(tǒng)計報表耗費太多人力，影響報表的及時上報。

針對上述問題，中國海洋石油總公司決定自主開發(fā)一套滿足自己業(yè)務需求的資金和預算管理系統(tǒng)。

2系統(tǒng)架構(gòu)及特點

2.1網(wǎng)絡拓撲結(jié)構(gòu)圖(如圖1)

2.2資金和預算信息系統(tǒng)設計

中國海油進行了資金和預算管理系統(tǒng)的設計，主要解決三個方面的問題：一是建立管理流程，二是設計輸出報表，三是制定信息安全管理策略。

2.2.1管理流程

資金和預算管理系統(tǒng)實現(xiàn)跨部門的業(yè)務流程，各相關(guān)部門信息共享的需求。為了提高工作效率，系統(tǒng)對付款流程進行了簡化，合并了部門內(nèi)部一些崗位的功能。請款單位提交付款申請后，系統(tǒng)自動判別出所付款項是屬于投資類還是經(jīng)費類。投資類支出由計劃部審核，經(jīng)費類支出由財務管理部審核。計劃部或者財務管理部審核通過的請款，資金部根據(jù)用款單位的資金情況決定付與不付。如果支付，則整個付款流程完成。如果不能支付，就要將付款申請退回預算審核部門。并說明處理意見。預算審核部門可以取消審批，并將付款申請退回請款單位。請款單位可以取消請款或者重新請款。付款審批流程如圖2所示付款審批流程圖。

2.2.2輸出報表

資金和預算管理系統(tǒng)的報表格式在行業(yè)中沒有現(xiàn)成的規(guī)范可以遵循，行業(yè)沒有統(tǒng)一的報表格式。報表的種類和格式按照各部門需求來設計，并根據(jù)管理需求的變化，對報表隨時調(diào)整和修改。為了滿足用戶對報表的靈活要求，系統(tǒng)自動產(chǎn)生的報表允許轉(zhuǎn)換成EXCEL格式的文件。統(tǒng)計報表中實現(xiàn)支持多種幣種。

2.2.3安全保障

資金和預算信息系統(tǒng)中的各部門的用戶只能看到與本部門業(yè)務相關(guān)的信息。系統(tǒng)通過兩種方式實現(xiàn)了對各部門信息的安全保障。一是通過在注冊用戶信息中含有部門信息的方式。實現(xiàn)部門間信息的隔離；二是通過用戶授權(quán)的方式，限制某些用戶只能訪問系統(tǒng)的特定功能。這兩種方式結(jié)合起來，既保證了用戶對信息的靈活使用，又保證了信息的安全。

在管理流程中，有多個用戶角色，每個用戶有特定的數(shù)據(jù)訪問權(quán)限。系統(tǒng)在數(shù)據(jù)庫中記錄用戶所做的操作。如發(fā)生誤操作，出現(xiàn)信息錄入錯誤等情況，數(shù)據(jù)庫管理員可以很容易地發(fā)現(xiàn)是由哪位用戶的操作引起的錯誤。

2.3主要實現(xiàn)功能

資金和預算管理系統(tǒng)主要實現(xiàn)功能有：投資預算管理、經(jīng)費預算管理、付款流程管理、存款管理、綜合信息查詢、統(tǒng)計圖形、資金部報表、計劃部報表、財務部報表、請款單位報表、編碼管理、系統(tǒng)管理。(如圖3)

2.4數(shù)據(jù)庫清單(如表1)

2.5資金和預算管理系統(tǒng)特點

資金和預算管理系統(tǒng)以預算為依據(jù)，以信息系統(tǒng)為支撐，以跨部門付款審批流程電子化和網(wǎng)絡化為核心內(nèi)容。其基本原理是打破部門壁壘，將預算管理和資金管理作為一個整體考慮，建成一個統(tǒng)一的管理信息系統(tǒng)。實現(xiàn)部門之間信息共享，提供高效方便的信息獲取手段，使管理者能夠快速而全面地掌握資金運作的整體狀況，提高宏觀控制能力；優(yōu)化付款流程，將跨部門的付款審批工作放在網(wǎng)上進行，實現(xiàn)付款管理電子化和流程化，不僅提高審批效率，而且能預知每筆資金所處的審批狀態(tài)，使資金的使用更有預見性和計劃性，避免利息損失。還可以對每個操作進行追溯，增強了防范風險的能力。

資金和預算管理系統(tǒng)既實現(xiàn)了部門間信息共享，又保證重要信息不被外泄；既實現(xiàn)了流程化管理，又保證了高效率。做到了過程可控制，操作可追溯。使用靈活，安全性高。達到了優(yōu)化流程，規(guī)范業(yè)務。提高效率，提升在資金管理中宏觀控制能力的效果。

3實際應用效果

資金和預算管理系統(tǒng)在總公司機關(guān)各部門全面推廣使用，并進一步推廣至總公司全資子公司，同時在使用過程中不斷完善。目前用戶總數(shù)已達80多人，取得了很好的實施效果。

規(guī)范和強化了總公司預算資金撥付流程。協(xié)調(diào)了預算資金管理各相關(guān)環(huán)節(jié)的分工和合作。使預算資金的控制更加可靠和準確。

數(shù)據(jù)入口徑一致，各部門所使用的數(shù)據(jù)都保存在同一數(shù)據(jù)庫。從而實現(xiàn)信息共享，同時實現(xiàn)數(shù)據(jù)之間相互核查的可比性，保證了數(shù)據(jù)的一致性、有效性和準確性，提高了信息質(zhì)量。

信息獲取手段方便高效，有利于各級領(lǐng)導掌握最新的資金情況。隨時控制資金的流動和增減；有利于制定出合理的用款計劃。避免利息損失。提升了領(lǐng)導在資金管理方面宏觀控制能力。

所有操作都在系統(tǒng)中保留痕跡，便于追溯，增強了抗風險能力。

實現(xiàn)了資金撥付數(shù)據(jù)及總公司各賬戶信息記錄、保存、統(tǒng)計、查詢、打印等日常管理及維護工作的程序化和信息化，簡化了使用者的部分工作，有效縮短了各部門編制各種報表的時間。提高了工作效率和質(zhì)量。

通過設置使用者權(quán)限的方式，對不同層次的管理者使用信息的權(quán)限進行了明確定義，從而保證了系統(tǒng)安全，并達到了對預算信息和資金信息安全保障的要求。同時擴大了管理信息合理使用者的范圍。

為總公司推行ERP做好了信息化基礎，并有可能成為ERP的一部分或補充。

4存在的問題與展望

資金和預算管理系統(tǒng)存在的問題是沒有和ERP集成。通過集成，使資金支付后，財務部記賬形成一個完整的系統(tǒng)流程。存在出納向系統(tǒng)導入財務數(shù)據(jù)的問題，在資金和預算管理系統(tǒng)和ERP集成后，可以直接查詢預算執(zhí)行情況。資金和預算管理系統(tǒng)與公司正在實施的全面預算系統(tǒng)有功能重疊的地方。因為系統(tǒng)是自主開發(fā)的，存在開發(fā)代碼難以長期維護的問題。為了解決上述問題，中國海油正在計劃對資金和預算管理系統(tǒng)進行升級改造的工作。在不久的將來，新系統(tǒng)將更能滿足中國海油資金管理要求、預算管理要求和用戶需求。