摘要：本文分析了二級學(xué)院檔案管理存在的主要問題，提出了二級學(xué)院檔案管理工作采取的一些具體措施。

關(guān)鍵詞：二級學(xué)院 擋案 管理

0 引言

隨著高等教育體制改革的不斷深化。我校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大。二級學(xué)院檔案管理工作也呈現(xiàn)了不少問題，本文根據(jù)我校二級學(xué)院檔案管理中的問題，著重提出了一些具體的措施方法，以提高我校二級學(xué)院檔案管理水平。

1 二級學(xué)院檔案工作中存在的主要問題

1.1 對檔案管理重視程度不夠，檔案意識薄弱，檔案資料丟失嚴(yán)重。二級學(xué)院般都是在原有系的基礎(chǔ)上建立起來的，長期處在教學(xué)的第一線，對檔案的認(rèn)識水平低水平，直接導(dǎo)致檔案管理水平普遍偏低。不管領(lǐng)導(dǎo)，還是普通教職員工往往都只認(rèn)識到教學(xué)、科研的重要性，而忽視對日常工作中形成的檔案材料的管理，導(dǎo)致平時不注意檔案材料的收集、整理，錯誤地認(rèn)為檔案工作就是對工作材料的簡單整理、裝訂，把檔案管理看作自己的額外工作，只有在上級機(jī)關(guān)檢查時才臨時突擊，應(yīng)付了事。部分教師甚至對檔案的歸檔持抵觸態(tài)度，有些人認(rèn)為教學(xué)、科研成果屬于自己，理應(yīng)由自己保管，不應(yīng)上交檔案部門，有些人則為了查閱方便，常常將自己經(jīng)手的文件材料據(jù)為己有不歸檔，給檔案材料的收集增加了難度。有些二級學(xué)院檔案管理職責(zé)不明確。有些兼職檔案員總是強(qiáng)調(diào)客觀原因，以在本部門承擔(dān)著許多其它工作，難以抽出時間為由，把此項(xiàng)工作往后排，未及時將檔案材料收集。有些二級學(xué)院沒有配備專職檔案員，管理人員忙于日常事務(wù)，容易錯過了收集時間，導(dǎo)致檔案的收集不全。

1.2 二級學(xué)院的檔案管理過分依賴學(xué)校檔案館。一方面，目前高校檔案工作還處于高度集中的管理體制，高校對二級學(xué)院檔案工作過于集中管理。另一方面，二級學(xué)院自身管理制度不健全，檔案員對于檔案的管理在頭腦中沒有一個明確的概念。再由于檔案員行政上受學(xué)院管理，業(yè)務(wù)上受高校檔案館的監(jiān)督指導(dǎo)，相關(guān)的檔案管理人員積極性不高。二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對二級學(xué)院檔案建設(shè)重要意義認(rèn)識嚴(yán)重不足，認(rèn)為檔案管理和建設(shè)是學(xué)校的事，過分依賴學(xué)校的檔案館。

1.3 缺乏完善的規(guī)章制度。二級學(xué)院檔案建設(shè)起步較晚，所以往往容易忽視工作的程序化、規(guī)范化，習(xí)慣于個案處理，按經(jīng)驗(yàn)辦事，沒有制定相應(yīng)的管理規(guī)章制度和具體的實(shí)施細(xì)則。①界限不清。二級學(xué)院產(chǎn)生的文件材料有的已列入學(xué)校檔案室的收歸檔范圍，有的則沒有，因此，許多有保存價值的文件材料都處于散亂狀態(tài)，被隨意堆放，沒有集中統(tǒng)一管理。②管理不細(xì)。對于已經(jīng)收集起來的檔案材料的管理混亂，不同類別、不同學(xué)年的材料被存放在處，不僅不便于查找利用，并且容易造成檔案的丟失。③職責(zé)不明。二級學(xué)院雖都已配了檔案管理員，但檔案管理工的職責(zé)不明確。

1.4 二級學(xué)院檔案管理人員素質(zhì)不高。由于二級學(xué)院人員編制緊張，就產(chǎn)生了用人上的隨意性，進(jìn)而影響了其管理水平和效率的提高。二級學(xué)院的檔案管理人員大多為兼職檔案員，而兼職檔案員往往身兼數(shù)職，難以全心投入檔案管理工作。有的部門兼職檔案員更是形同慮設(shè)，沒能真正履行其職責(zé)。而二級學(xué)院兼職檔案員變動頻繁，新手不斷，每個新到崗的兼職檔案員對工作的熱悉畢竟要有一段時間。二級學(xué)院的兼職檔案員很少有機(jī)會接受檔案專業(yè)培訓(xùn)，專業(yè)技術(shù)人員僅有極其微弱的比例，復(fù)合型的檔案答人才極其貧乏。這客觀上對二級學(xué)院檔案歸檔工作造成很大影響。影響了歸檔進(jìn)程及歸檔質(zhì)量，制約了二級學(xué)院檔案管理和建設(shè)工作順利、有序進(jìn)行。

2 二級學(xué)院檔案管理的措施

2.1 采用科學(xué)的管理模式，提高檔案管理水平。打破目前高度集中的管理體制，管理機(jī)構(gòu)要由學(xué)校檔案館和二級學(xué)院檔案室組成，可以根據(jù)學(xué)校和二級學(xué)院的條件，采用集中式管理模式或分散式管理模式。集中式管理模式是以高校檔案館為主體的集中管理與提供服務(wù)的模式。高校檔案館配置較高的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，建立專門的檔案信息網(wǎng)站，通過Internet供校內(nèi)外利用。每年資料上傳時間由學(xué)校檔案館定，或由學(xué)校檔案館與二級學(xué)院商量決定。二級學(xué)院的檔案員將可以上傳的檔案資料上傳到學(xué)校檔案館的服務(wù)器上，二級學(xué)院要保證文件的準(zhǔn)確性，并要尊重文件作者隱私權(quán)和知識產(chǎn)權(quán)。上傳完畢后，由學(xué)校檔案館負(fù)責(zé)維護(hù)、管理。分散式管理模式是充分利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)資源，通過校內(nèi)發(fā)達(dá)的Internet網(wǎng)絡(luò)，把形成的檔案信息，如博碩論文集、教學(xué)方法與經(jīng)驗(yàn)等，通過網(wǎng)絡(luò)向其它高校和社會各方面公布，以積極的姿態(tài)為利用者服務(wù)。二級學(xué)院每學(xué)年固定時間將收集完畢的電子版教學(xué)文件，經(jīng)審查，上傳至服務(wù)器上，并分門別類，定期更新維護(hù)。

2.2 提高檔案意識、強(qiáng)化規(guī)范制度管理。加強(qiáng)對(檔案法>的宣傳和學(xué)習(xí)，對專兼職檔案管理人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，舉辦檔案業(yè)務(wù)專題講座，不斷提二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和教職工整體的檔案意識。要盡快建立健全收集檔案資料的制度，特別是要對收集范圍、收集程序、收集途徑和獎懲等作出明確規(guī)定，以確保收集的準(zhǔn)確、完整。要理順內(nèi)部管理關(guān)系，建立檔案管理人員的崗位責(zé)任制，明確各檔案員的分工，文件材料收集、整理和立卷歸檔工作責(zé)任到人。要加強(qiáng)對二級學(xué)院檔案工作人員的監(jiān)督檢查工作，及時了解其歸檔文件的收集、整理和管理情況，使檔案工作的規(guī)范化，從源頭就把好關(guān)。學(xué)院檔案的現(xiàn)代化管理應(yīng)納入二級學(xué)院辦公技術(shù)現(xiàn)代化的統(tǒng)一規(guī)劃，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對學(xué)院檔案實(shí)現(xiàn)完整、準(zhǔn)確和動態(tài)、立體的管理。

2.3 充分發(fā)揮二級學(xué)院檔案管理特色。在檔案管理方面，二級學(xué)院要努力突出自身的特色，才能更具價值。首先，大量反映二級學(xué)院發(fā)展的具體材料都是由二級學(xué)院進(jìn)行管理。這些材料對學(xué)校檔案部門沒有歸檔的價值，但它體現(xiàn)了二級學(xué)院各方面、各層次的工作，反映了二級學(xué)院發(fā)展、壯大的歷程，對二級學(xué)院來說非常的珍貴。其次，各二級學(xué)院的專業(yè)、學(xué)科都各不相同，各有各的特色，這就決定了二級學(xué)院在檔案管理上也存在著差異性。

2.4 提高管理人員素質(zhì)，搞好二級學(xué)院檔案工作。建立一支結(jié)構(gòu)合理、素質(zhì)精良的專兼職檔案管理隊(duì)伍是前提。領(lǐng)導(dǎo)要重視高校二級學(xué)院檔案工作的人事安排，有條件的可以安排專職的檔案工作人員，應(yīng)針對檔案員不穩(wěn)定的特點(diǎn)，采用“短、勤、快”定期培訓(xùn)和平時業(yè)務(wù)指導(dǎo)相結(jié)合的方法，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)。請檔案專業(yè)的專家、教授講授檔案基礎(chǔ)理論知識和相關(guān)法律法規(guī)，逐步提高檔案員的專業(yè)水平；請兼職檔案員分批到校檔案館觀摩，由經(jīng)驗(yàn)豐富的專職檔案工作人員結(jié)合具體案卷進(jìn)行講解和操作輔導(dǎo)，使之對檔案材料的形成過程、分類歸檔、管理利用等環(huán)節(jié)有更自觀的認(rèn)識，這可以提高二級學(xué)院檔案員的立卷和歸檔衛(wèi)作的專業(yè)化水平。