摘要：在檔案管理運行過程中，加強檔案利用保密工作，增強保密意識，確保檔案利用工作安全，本文結(jié)合檔案工作實際，就如何做好檔案利用保密工作作簡要闡述。

關(guān)鍵詞：檔案 保密工作 見解

0 引言

檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、醫(yī)學、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式的歷史記錄重視檔案工作就是對歷史的尊重。在新形勢下，檔案工作面臨新的考驗和挑戰(zhàn)，只有進一步增強責任感和使命感，努力發(fā)揮檔案工作的獨特作用，更好地服務(wù)于本單位工作大局，更好地發(fā)揮檔案工作服務(wù)經(jīng)濟建設(shè)、促進經(jīng)濟發(fā)展的作用，服務(wù)政治建設(shè)、促進政務(wù)公開的作用，服務(wù)文化建設(shè)、促進文化繁榮的作用，服務(wù)社會建設(shè)、促進社會和諧的作用，服務(wù)黨的執(zhí)政能力建設(shè)、促進長治久安的作用。

檔案包含著涉及國家和企業(yè)的秘密資料、科技成果、經(jīng)濟數(shù)據(jù)，檔案真實地記載和反映了我縣的“兩煙”生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展，包含著我們公司“兩煙”生產(chǎn)經(jīng)營的商業(yè)機密和長遠發(fā)展。因此，我們在充分利用檔案的同時，要做好檔案的保密工作，充分發(fā)揮檔案的職能作用，為企業(yè)的“兩煙”生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)。

1 轉(zhuǎn)變觀念，正確理解檔案保密與利用的關(guān)系，利用檔案資源為企業(yè)“兩煙”生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)

長期以來，在我國檔案保管和利用方面，由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保管輕利用、利用不足的現(xiàn)象。隨著時代的發(fā)展，科學技術(shù)的進步，檔案工作也面臨新的挑戰(zhàn)，我們要正確理解保管與利用的關(guān)系，處理好保管利用保密工作，充分利用檔案的優(yōu)勢，為企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮檔案職能作用，把檔案工作緊緊圍繞企業(yè)的烤煙生產(chǎn)、卷煙經(jīng)營、專賣管理及各項工作服務(wù)，不斷提高檔案資源的利用效率，在“兩煙”生產(chǎn)經(jīng)營中體現(xiàn)檔案資源的價值和作用，使檔案資源利用最大化。我公司歷來重視檔案資源的利用，充分利用檔案資源，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)。樹立檔案的價值在于利用的理念，充分發(fā)揮檔案的職能作用，查閱檔案上千人次，特別是在編寫龍陵煙草志時，檔案提供了真實可靠的依據(jù)，為龍陵煙草志編寫順利完成打下了良好基礎(chǔ)。

2 宣傳學習《保密法》，檔案工作是一項基礎(chǔ)工作，只有長期持之以恒的工作努力，才會有隨時運用的便利

一是加快電子檔案建設(shè)，在檔案資源利用廣度和深度上下功夫；二是加強檔案研究，增強檔案人員的保密觀念，強化檔案人員的保密意識和工作責任感，關(guān)鍵是加強《保密法》的學習，檔案人員要強化保密意識，就是要從思想上深刻認識新形式下保密工作的重要性，言行上逐步養(yǎng)成保密習慣，從政治高度充分認識檔案保密工作的重要性，特別是在對外開放和發(fā)展社會主義市場經(jīng)濟條件下，提高對檔案保密工作復(fù)雜性和艱巨性的認識，始終保持高度的政治敏銳性和警惕性，把檔案保密工作列為檔案管理重要工作之一，增強對《保密法》的精神實質(zhì)、立法目的、意義的認識，轉(zhuǎn)變思想中存在的現(xiàn)在是和平年代，又沒有密級檔案資料，又不是錢，無人要、無人盜竊、不用保密、“無密可保”、“保密無用”的觀念。進一步提高檔案人員的保密意識。

3 做好檔案利用過程中的監(jiān)督保密工作

檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。一是制度建設(shè)，檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，有據(jù)可依，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。二是隊伍建設(shè)，擔負利用服務(wù)工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的政治、業(yè)務(wù)、文化素質(zhì)。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。三是監(jiān)督措施，在利用中，要根據(jù)不同的利用對象的不同目的。掌握其心理和思想動機，加強重點監(jiān)護，對某些為獲取憑證而來查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案，對一些平時養(yǎng)成看書劃線或翻書沾口水之類習慣的利用者，要及時提醒，做好利用監(jiān)督，并做到三勤：嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機：眼勤，勤觀察動態(tài)，置利用者于視覺之中；手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。四是健全保密制度，嚴格檔案保密管理，保密工作政策很強，按照《保密法》的要求，我公司建立健全了一系列檔案保密制度，把制度建設(shè)當做檔案管理重要工作之一，如檔案借閱制度。查閱制度，閱覽制度等，通過建立制度、用制度管人管事，確保檔案不失密，不泄密和檔案的完整性，自公司成立至今無一泄密事件發(fā)生。

4 正確把握保管期限劃分的原則

一是以反映本企業(yè)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本企業(yè)、國家歷史研究有長遠利用價值的檔案列為永久保管。主要包括：本機關(guān)制定的屬于法規(guī)政策性的文件，處理重要問題形成的文件材料：召開重要會議的主要文件材料；重要的請示、報告、年終總結(jié)，綜合統(tǒng)計年報表；機構(gòu)演變、機關(guān)領(lǐng)導人任免的文件材料；上級機關(guān)頒發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料和非直屬上級機關(guān)針對本機關(guān)主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料：職工花名冊。二是凡是反映本企業(yè)一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本機關(guān)工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。主要包括，本機關(guān)一般工作問題文件材料，一般會議的主要文件材料：人事管理工作形成的一般文件材料，如職工錄用、轉(zhuǎn)正、調(diào)資、調(diào)動：直屬上級機關(guān)頒發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的一般文件材料：半年、季度工作總結(jié)；下級機關(guān)報送的重要總結(jié)、報告和統(tǒng)計年報表等文件材料。三是凡是在較短時間內(nèi)對本機關(guān)有參考利用價值的文件材料，列為短期保管。主要包括：本機關(guān)一般事務(wù)性的文件材料：上級機關(guān)和同級機關(guān)頒發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料：下級機關(guān)報送的一般工作總結(jié)、報告和統(tǒng)計報表等文件材料。

5 強化檔案管理工作意識，更好地服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展

5.1加強檔案管理人員對檔案工作重要性的認識；逐步增強檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理技能，特別是信息化時代對檔案信息的管理技能。不斷提高工作人員對計算機等現(xiàn)代化管理工具的應(yīng)用能力。

5.2加速永久檔案從紙質(zhì)向數(shù)字化的轉(zhuǎn)化進程，永久性保存的檔案因紙質(zhì)年代久發(fā)黃，字跡淡化，造成檔案的損耗，因此急需將這類檔案轉(zhuǎn)化為電子版，圖片可以進行掃描，文字可以掃描識別，或者重新輸入。

5.3進一步加強信息化管理，將檔案資源和檔案各項管理過程數(shù)字化。開發(fā)一套適合本單位檔案管理的軟件(平臺)，進行網(wǎng)上運行，通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡(luò)的傳輸，登錄查詢相關(guān)檔案資料，方便管理人員可以隨時歸檔(添加檔案信息)，提高工作效率。

5.4加大對《中華人民共和國檔案法》的宣傳力度，使人人遵守檔案法律法規(guī)，盡快搭建檔案信息化平臺，開發(fā)利用檔案資源，做好編研工作。

5.5進一步加大資金的投入力度，開拓思路，更新觀念。把檔案工作做得更寬、更實、更細。

5.6加強信息化管理人才的引進與培養(yǎng)。為了適應(yīng)新形勢下檔案工作的需求，必須引進高級人才或?qū)ΜF(xiàn)有工作人員進行培訓，學習新知識、新技術(shù)，拓寬知識面，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，根本上提升檔案管理水平，全面提升檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，逐漸掌握計算機和其它有關(guān)方面的知識技能，造就一批掌握現(xiàn)代科學技術(shù)的復(fù)合型檔案管理隊伍，實現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化和信息化。