在金融危機造成的惡劣影響下，我國很多外貿(mào)企業(yè)面臨著巨大的困境。從2008年7月開始，許多出口企業(yè)感覺接單困難，利潤異常單薄，甚至許多企業(yè)出現(xiàn)了無單可接的情況，一批企業(yè)倒閉或歇業(yè)。面對復(fù)雜的外貿(mào)形勢，企業(yè)應(yīng)該如何來應(yīng)對?

宏觀因素不利，外貿(mào)企業(yè)就更應(yīng)該通過加強自身管理、苦練內(nèi)功來提升企業(yè)素質(zhì)，而外貿(mào)軟件的使用不失為提升企業(yè)信息化水平、提高企業(yè)管理水平的一條重要途徑。外貿(mào)管理軟件究竟能從哪些方面來提高企業(yè)的內(nèi)部管理，讓企業(yè)管理層能得心應(yīng)手地了解和掌握公司的運營情況呢?帶著這一問題，本刊記者專訪了上海孚盟軟件有限公司總經(jīng)理郭彥榮。

使用外貿(mào)軟件

亟待解決的問題

對于企業(yè)如何使用外貿(mào)軟件，郭彥榮對記者說：“企業(yè)要首先明確使用外貿(mào)軟件真正的目的是什么，通過使用軟件要達到怎樣的目標(biāo)。”在外貿(mào)業(yè)務(wù)中，企業(yè)經(jīng)常遇到的問題是隨著某個外貿(mào)業(yè)務(wù)員的流失，其掌握的客戶資料也隨之被帶走，因此，企業(yè)可能最先需要的是一套監(jiān)控軟件。一旦這個問題被解決，企業(yè)又會遇到一系列隨之而來的問題，如：客戶很多，也很雜，無法有效地統(tǒng)計客戶的詳細資料；無法及時跟蹤客戶，大批客戶的詢盤因為處理不及時而丟失訂單，對具體訂單的狀態(tài)更無法及時了解；與客戶之間來往記錄雜亂無章，無法成為公司發(fā)展客戶的決策工具，無法掌握業(yè)務(wù)人員的工作情況和工作效率；業(yè)務(wù)人員因每天通過EXECL等簡易工具處理訂單、合同、單證，造成重復(fù)工作、效率低下的情況出現(xiàn)；業(yè)務(wù)費用和成本不清，應(yīng)收應(yīng)付查詢麻煩等。

郭彥榮告誡說，面對外貿(mào)企業(yè)在管理中遇到的接踵而至的問題，“頭疼醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳”的辦法是行不通的，有時候“頭痛”是由于身體其他部位的病變所引起的。因此，在外貿(mào)軟件的使用上，企業(yè)應(yīng)該首先解決其最核心的問題，然后再考慮進一步擴充軟件的使用范圍，要具備前瞻性眼光，使之能全面提升企業(yè)的管理能力。

另一方面，企業(yè)在選購?fù)赓Q(mào)軟件的時候，往往會被軟件的部分功能所吸引，但是，在真正購買并投入使用后，企業(yè)卻往往會發(fā)現(xiàn)軟件中有很大一部分功能是處于閑置或不適用的狀態(tài)。因此，企業(yè)在選購軟件的時候，不僅要考慮其功能是否適用于本企業(yè)，更要考慮軟件本身是否具有了較好的、先進的理念。

保護企業(yè)核心資源和核心競爭力

郭彥榮告訴記者：“外貿(mào)軟件的使用，首先要考慮的是解決企業(yè)最為迫切的問題?！睂τ谄髽I(yè)來說，企業(yè)的客戶資源、產(chǎn)品開發(fā)信息、核心技術(shù)資料是公司的核心資源，企業(yè)必須確保這些信息的安全才能有長久穩(wěn)定發(fā)展的機會。一種良好的外貿(mào)軟件，應(yīng)該從多方面來確保這些信息的安全。孚盟軟件具備強大的穩(wěn)定性和安全性，并具有全面多方位的權(quán)限設(shè)置，企業(yè)中的人員角色清楚，在什么崗位獲取什么信息，管理非常清晰；自動和手動備份等一系列的數(shù)據(jù)安全保護功能，將守護外貿(mào)企業(yè)用戶的客戶信息、客戶郵件、傳真、業(yè)務(wù)等核心數(shù)據(jù)安全，也必將守護著外貿(mào)企業(yè)用戶穩(wěn)固健康發(fā)展。

以客戶為中心進行管理

管理客戶的能力是外貿(mào)企業(yè)核心競爭力的表現(xiàn)。在外貿(mào)業(yè)務(wù)中，業(yè)務(wù)員對于客戶的郵件詢盤往往不能及時處理，這時，如果是新客戶的詢盤，則往往意味著新客戶的流失，如果一個企業(yè)中多個外貿(mào)業(yè)務(wù)員都存在不能及時回復(fù)客戶郵件詢盤的情況，就會使企業(yè)錯失很多訂單機會。一種優(yōu)良的外貿(mào)軟件，應(yīng)該擁有完善的客戶管理模塊，能對客戶的往來郵件、傳真、電話等信息進行記錄，并能自動歸檔客戶信息，自動定義跟蹤客戶、提醒郵件回復(fù)等全方位的管理。外貿(mào)業(yè)務(wù)員可以通過查詢來了解與任何客戶所有的來往交流記錄、樣品、報價歷史、訂單合同情況、利潤情況等。有了這樣的軟件系統(tǒng)，可以有效地抓住每一個客戶，將客戶資源真正變成企業(yè)資源。

提高外貿(mào)業(yè)務(wù)員的工作效率

郭彥榮強調(diào)，使用外貿(mào)管理軟件，可以非常有效地提升業(yè)務(wù)員的工作效率。在使用外貿(mào)管理軟件以前，企業(yè)對業(yè)務(wù)員的成績評估往往不是客觀的，管理階層難以判斷哪些業(yè)務(wù)員的工作效率比較高。但是，如果企業(yè)管理層一開始就能憑借客觀數(shù)據(jù)來判斷業(yè)務(wù)員的工作效率，并通過這些數(shù)據(jù)來促使和提高業(yè)務(wù)員的工作成績，就會提高他們的銷售額和出貨金額?，F(xiàn)在的外貿(mào)形勢已不是“只要結(jié)果好，過程無所謂”的時候了。有位制造企業(yè)的老總說得好：“通過軟件，我可以了解一個業(yè)務(wù)員每天有多少時間在回復(fù)客戶詢盤、客戶來源是哪里的、處理了幾個訂單等情況，這樣，我就了解了這個業(yè)務(wù)員的工作效率，我還能通過軟件提醒大家應(yīng)該怎么來提高工作效率?！?/p>

準(zhǔn)確報價控制成本

面對外貿(mào)企業(yè)越來越薄的利潤空間，企業(yè)不得不在開源節(jié)流、控制企業(yè)成本上做文章。郭彥榮說：“在當(dāng)前的外貿(mào)形勢下，利用外貿(mào)管理軟件來控制企業(yè)成本顯得尤為重要?！痹阪诿说能浖到y(tǒng)中，通過系統(tǒng)的成本和利潤預(yù)測功能，準(zhǔn)確預(yù)測利潤，確保合理利潤。企業(yè)的采購價是多少、報價應(yīng)該是多少、企業(yè)有多少利潤空間，都可以通過軟件系統(tǒng)來清楚地表達出來。同時，企業(yè)可以根據(jù)不同的客戶群體來設(shè)置不同的報價，例如，企業(yè)可以針對美國客戶設(shè)置5％的利潤的報價，而對于歐洲客戶，則可以設(shè)置2％的利潤的報價，這對于企業(yè)應(yīng)對當(dāng)前的形勢是大有裨益的。

另外，在訂單處理過程中，系統(tǒng)可以對采購生產(chǎn)、出運、報關(guān)結(jié)匯環(huán)節(jié)中的成本和費用進行監(jiān)管和控制；還可通過系統(tǒng)強大的統(tǒng)計查詢功能查詢統(tǒng)計出總的及每一筆業(yè)務(wù)的費用、成本、利潤情況。這樣，企業(yè)就可以有效地控制成本，從而確保一定的利潤空間。

提高風(fēng)險應(yīng)對能力和產(chǎn)品推廣能力

在金融危機的形勢下，歐美市場面臨萎縮，出口就必然受到影響，因此，企業(yè)就要考慮開拓新興的海外市場。但是，企業(yè)在開拓新興市場的時候，又不能放棄固有區(qū)域市場，這樣一來，勢必就要增加企業(yè)人力資本的投入力度?！霸谶@種情況下，外貿(mào)軟件可以大大提高用戶的效率，使得企業(yè)節(jié)約了單位人力成本，彌補了擴大投入的需求，使得外貿(mào)企業(yè)在開拓企業(yè)藍海時取得豐碩成果。”郭彥榮對記者說如是。

另外，企業(yè)在尋找新的海外客戶的時候，守株待兔式的營銷模式是不可取的。郭彥榮介紹說，孚盟軟件具備的樣品發(fā)布、專業(yè)群發(fā)功能，可以便捷地對老客戶、目標(biāo)新客戶群體正確快速地發(fā)布產(chǎn)品信息，并跟蹤發(fā)布效果。系統(tǒng)還克服了國外郵件系統(tǒng)對中國郵件的屏蔽等問題，保障了產(chǎn)品發(fā)布中的信息安全，系統(tǒng)還能對推廣獲得的客戶信息進行自動的分配和有效的跟蹤。