摘要:該文通過對計算機技術在檔案管理、降低物流成本、項目管理、財務管理及提高商業(yè)效率的分析，使讀者對計算機技術應用的現(xiàn)狀和發(fā)展有了一些大概的了解和掌握。

關鍵詞:計算機技術;信息;管理

中圖分類號:TP311 文獻標識碼:A 文章編號:1009-3044(2009)15-4030-02

Computer Technology in All Types of Information Management Applications

CHEN Shui-yang

(Chinese Communist Party Training School in Xiangtan，Xiangtan 411100，China)

Abstract: Based on computer technology in records management， reduce logistics costs， project management， financial management and analysis to improve business efficiency， so that readers on the status of the application of computer technology and development has some understanding and knowledge of the approximate.

Key words: computer technology; information; management

1 引言

隨著信息技術的不斷進步，計算機在各項信息管理中的作用正逐步被人們所認識。實時的數(shù)據(jù)采集和網(wǎng)狀的信息傳遞結構，徹底改變了數(shù)據(jù)的生成方式和以往的線性傳遞模式，從而大大提高了各單位和企業(yè)管理信息的效能。信息使用效率的提高，則可以大大縮短決策時間，加快企業(yè)對于環(huán)境變化的反應速度。因此未來企業(yè)的競爭實力將不取決于企業(yè)的規(guī)模，而取決于企業(yè)的數(shù)據(jù)傳遞速度和信息的整合能力。

2 在檔案信息管理中的應用

檔案信息作為一種重要的信息資源在社會的信息系統(tǒng)中占有特殊的地位和作用。目前，檔案電子化是檔案管理工作必須實施的重要工作，已經(jīng)成為人們的共識并顯示出非常顯著的成績。計算機對檔案信息進行管理，具有手工管理所無法比擬的優(yōu)勢，如檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等優(yōu)點，這些優(yōu)點能極大地提高檔案管理的效率及利用工作的水平，也是檔案部門的科學化、正規(guī)化管理與世界接軌的重要條件。其主要功能有:

1)信息檢索網(wǎng)絡化

運用現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡通信技術，在檔案信息計算機檢索系統(tǒng)中，可以將檔案信息檢索方式由脫機檢索、聯(lián)機檢索，發(fā)展為智能網(wǎng)絡檢索，實現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡化，達到檔案資源共享。

2 檔案信息數(shù)字化

運用計算機技術實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化后，通過軟件和硬件設備進行加工合成出信息產(chǎn)品與紙制檔案相比，數(shù)字檔案更易于保存、查詢、修改，并且可以通過網(wǎng)絡快速傳遞。檔案數(shù)字化存儲不僅可以提高檔案的利用率，降低檔案的管理成本和檔案的磨損、遺失，并可超越時間、空間等因素，滿足用戶的需要。

3)檔案管理自動化

計算機技術是信息化先進技術手段的核心，因為它具有高效的信息處理能力，能以極快的速度輸入、存貯和輸出信息，能夠進行邏輯推理和判斷，由計算機對檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工后，可大大提高檔案資源管理的效率，大大提高檔案信息開發(fā)利用的效率。

3 在物流業(yè)的應用

現(xiàn)代物流是以計算機信息管理和通信技術為核心的產(chǎn)業(yè)，但目前的企業(yè)物流尚處于傳統(tǒng)的傳遞、送貨階段。因此，第三方物流企業(yè)要有嚴格的、科學的管理系統(tǒng)實現(xiàn)事務處理信息化、信息處理電子化的能力，充分利用計算機和計算機網(wǎng)絡來處理信息，降低成本以提高自身競爭力。

1)高效率的配送降低物流成本

運用計算機信息管理系統(tǒng)合理安排配車計劃，選擇最佳的運送手段和途徑，從而降低配送成本。計算機管理系統(tǒng)，進行物流信息收集的數(shù)據(jù)庫化和代碼化、物流信息傳遞的標準化和實時化、物流信息存儲的數(shù)字化等。因此，條碼技術、數(shù)據(jù)庫技術、電子定貨系統(tǒng)、電子數(shù)據(jù)交換等先進計算機信息管理系統(tǒng)將在我國的物流業(yè)中得到普遍的應用，從而縮短物流時間，降低物流成本。如:計算機系統(tǒng)提供的正確、及時的采購、銷售信息，提供適時、適量、適價的采購、銷售信息，及時了解供應商和銷售商的績效，幫助物流管理者制定科學的策略和行之有效的方案。

2) 進行最優(yōu)控制，降低物流成本

在傳統(tǒng)的手工管理模式下，企業(yè)的成本控制受諸多因素的影響，往往不易也不可能實現(xiàn)各個環(huán)節(jié)的最優(yōu)控制。企業(yè)采用計算機信息管理系統(tǒng)一方面可使各種物流作業(yè)或業(yè)務處理能準確，迅速的進行;另一方面通過信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)匯總，進行預測分析，可控制物流成本。例如，將全世界的電腦資源都利用起來，采取外包的形式將一臺電腦的所有零部件、元器件、芯片外包給世界各地的制造商去生產(chǎn)，然后通過全球的物流網(wǎng)絡將這些零部件、元器件和芯片發(fā)往同一個物流配送中心進行組裝，再由該物流配送中心將組裝好的電腦迅速發(fā)給訂戶。

3)實行智能化管理

物流作業(yè)過程大量的運籌和決策，如生產(chǎn)、庫存水平的確定，運輸工具、路徑的選擇，自動導向車的運行軌跡和作業(yè)控制，自動分揀機的運行，物流配送中心經(jīng)營管理的決策支持等問題都需要借助于計算機信息管理系統(tǒng)才能解決。在物流自動化的進程中，物流智能化是不可回避的技術難題。任何一種物流設備都必須接受物流系統(tǒng)計算機的管理控制，接受計算機發(fā)出的指令，完成其規(guī)定的動作，反饋動作執(zhí)行的情況或當前所處的狀況。智能程度較高的物流設備具有一定的自主性，能更好地識別路徑和環(huán)境，本身帶有一定的數(shù)據(jù)處理功能。

4 在項目管理中的應用

1)辦公自動化軟件的應用

大型項目的文件信息和資料相當多，項目部可以充分利用AutoCAD軟件進行文字、圖像、語言等處理。施工組織設計、方案和各種日常項目文件均采用計算機編制、修改、排版和打印。項目部的每個管理人員都應經(jīng)過辦公自動化的培訓，實現(xiàn)無紙化辦公，使文件、資料和報表正規(guī)化、標準化，且修改簡單，查找方便，管理便捷可靠。

2)工程項目管理軟件的應用

網(wǎng)絡計劃技術是對工程的進度進行安排和控制，以保證實現(xiàn)預定目標的科學計劃管理技術，它為現(xiàn)代管理提供了科學的方法。網(wǎng)絡計劃技術計算復雜、畫圖量大，因而利用工程項目管理軟件進行繪圖、計算、優(yōu)化、調整、控制、設計與分析等大為便利。在方案的編制和實施過程中，通過該軟件進行網(wǎng)絡進度計劃的編制，同時以施工進度計劃為依據(jù)，在考慮留有充分余地的基礎上優(yōu)化資源、支持關鍵工作、另行編制施工進度控制計劃，降低成本、確保施工進度按期進行。

3)定額預算軟件的應用

用定額預算軟件只需輸入定額號和工程量，軟件就能夠自動檢索出子目的名稱、單位、單價及人材機消耗量。計算機通過分析處理自動得出下列內容:①工程費用表;②建筑工程造價書;③主要材料分析表;④主要材料匯總表;⑤主要材料差價表;⑥人機材消耗表;⑦人工機械匯總表;⑧次要材料匯總表等。預算軟件的運用，能使各項報價準確、合理、快捷，為今后的工程結算、成本管理提供科學的依據(jù)。

5 改善財務管理

企業(yè)財務信息是各類信息的交匯點，也是支撐經(jīng)營決策的基礎，企業(yè)管理以財務管理為中心，財務管理以資金管理為中心的理念，已成為目前企業(yè)界的共識。計算機網(wǎng)絡技術和統(tǒng)一的財務管理軟件是先進的管理思想、管理模式和管理方法的有效載體，也是實施資金集中管理和有效監(jiān)督控制的必然選擇。財務管理軟件的推廣使用，不單純是推廣軟件本身，更重要的是推廣一種科學、先進的管理理念、管理方法和管理技術。應用統(tǒng)一的計算機財務管理軟件、實現(xiàn)財務信息與業(yè)務流程一體化，進而逐步引進、消化、開發(fā)使用國際先進的ERP系統(tǒng)軟件，是企業(yè)內部信息化發(fā)展的基本方向。積極引進開發(fā)運用統(tǒng)一的財務與業(yè)務一體化的管理軟件，逐步實現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營全過程的信息流、物流、資金流的集成和數(shù)據(jù)共享，保障企業(yè)預算、結算、監(jiān)控等財務管理工作規(guī)范化、高效化。

6 結束語

隨著現(xiàn)代信息技術深化發(fā)展，傳統(tǒng)的管理方式面臨十分嚴峻的挑戰(zhàn)，但挑戰(zhàn)與機遇并存，要抓住機遇，迎接挑戰(zhàn)。千方百計調動各方面的積極因素，更好地利用現(xiàn)代信息技術，積聚技術力量各類信息管理系統(tǒng)開發(fā)利用，適應時代的要求，切切實實地提高各項工作的質量。

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