[摘要]隨著ERP軟件的不斷更新以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的發(fā)展。企業(yè)數(shù)據(jù)及信息的需求者和使用者希望更準(zhǔn)確更快速地得到自己所需要的企業(yè)各個(gè)方面的信息資料。企業(yè)為了適應(yīng)這種需求，增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。就必須從原始數(shù)據(jù)的采集速度與真實(shí)準(zhǔn)確性上下手。提高ERP系統(tǒng)的運(yùn)行效率。本文主要針對(duì)ERP下怎樣提高原始數(shù)據(jù)采集效率與真實(shí)性進(jìn)行探討。

[關(guān)鍵詞]ERP；原始數(shù)據(jù)；采集

[中圖分類號(hào)]F232 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194(2009)24-0014-03

ERP(Enterprise Resource Planning。企業(yè)資源計(jì)劃)是目前全球企業(yè)信息化采用的主流系統(tǒng)，是指建立在信息系統(tǒng)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想。為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺(tái)。ERP系統(tǒng)融信息技術(shù)與先進(jìn)的管理思想于一體，是現(xiàn)代企業(yè)運(yùn)行的主導(dǎo)模式。能夠?qū)ζ髽I(yè)資源進(jìn)行合理調(diào)配，最大化地創(chuàng)造社會(huì)財(cái)富。

目前，國(guó)內(nèi)外的ERP軟件的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是面對(duì)整個(gè)企業(yè)而設(shè)計(jì)的，與生產(chǎn)、銷售、采購(gòu)等模塊實(shí)現(xiàn)了高程度的集成，會(huì)計(jì)信息采集功能已經(jīng)分散到各個(gè)業(yè)務(wù)部門去完成，即各業(yè)務(wù)部門的數(shù)據(jù)，如采購(gòu)數(shù)據(jù)、銷售數(shù)據(jù)、庫(kù)存數(shù)據(jù)、生產(chǎn)數(shù)據(jù)、人力資源數(shù)據(jù)通過(guò)集成技術(shù)可以實(shí)時(shí)傳遞到會(huì)計(jì)模塊。會(huì)計(jì)模塊的會(huì)計(jì)憑證主要是由其他業(yè)務(wù)部門輸入的原始憑證自動(dòng)轉(zhuǎn)賬生成，即會(huì)計(jì)信息隨生產(chǎn)、銷售等的業(yè)務(wù)流程同步產(chǎn)生，即在產(chǎn)生物流信息的同時(shí)產(chǎn)生會(huì)計(jì)信息。由于會(huì)計(jì)信息是在業(yè)務(wù)發(fā)生后采集和處理的，所以用于決策的會(huì)計(jì)信息總是滯后的。此外，一些劣勢(shì)企業(yè)因其劣，主觀上自然認(rèn)為信息披露越少越好，即使強(qiáng)制披露部分，劣勢(shì)企業(yè)為了示好、護(hù)短，往往會(huì)采取一些手段“修飾”信息，對(duì)信息包裝加工。因?yàn)樾畔⒂脩舯仨毑粩嘧鰶Q策，如果決策者不能從會(huì)計(jì)系統(tǒng)中取得所需信息，那么會(huì)計(jì)系統(tǒng)和會(huì)計(jì)信息的價(jià)值就急劇下降了。因此，提高原始數(shù)據(jù)信息采集效率與真實(shí)性成為當(dāng)務(wù)之急，筆者認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面入手：

一、原始票據(jù)編號(hào)規(guī)范化

眾所周知，原始票據(jù)是信息處理的起點(diǎn)，ERP下每個(gè)模塊的票據(jù)都是由操作者手工錄入的，這樣既為信息“粉飾者”提供機(jī)會(huì)。又大大降低了信息生成的速度，無(wú)法將現(xiàn)代計(jì)算機(jī)超強(qiáng)的信息處理技術(shù)運(yùn)用于ERP。筆者認(rèn)為，原始票據(jù)的編號(hào)規(guī)范化是一個(gè)途徑。編號(hào)規(guī)范化是指會(huì)計(jì)主體與信息用戶相關(guān)的各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)所使用的票據(jù)都具有一定的編碼規(guī)則，像商品條形碼一樣打在票據(jù)的某個(gè)位置，而基于現(xiàn)代計(jì)算機(jī)不斷擴(kuò)容的存儲(chǔ)空間ERP系統(tǒng)完全可以將一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)票據(jù)庫(kù)集成于系統(tǒng)中，每種票據(jù)都對(duì)應(yīng)ERP系統(tǒng)下某個(gè)使其生成的模塊(比如請(qǐng)購(gòu)單關(guān)聯(lián)采購(gòu)管理模塊，入庫(kù)單關(guān)聯(lián)庫(kù)存管理模塊)，借鑒超級(jí)市場(chǎng)或圖書館的條形碼掃描的方法，每當(dāng)有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，可以通過(guò)掃描筆或掃描器直接掃取票據(jù)上的條形碼，ERP系統(tǒng)將自動(dòng)打開(kāi)與其相關(guān)聯(lián)的模塊或子模塊，調(diào)取票據(jù)庫(kù)中的空白票據(jù)。采用這種方法既大大減少了軟件操作員的操作時(shí)間，而且還杜絕了軟件操作員由于對(duì)軟件不熟悉、知識(shí)不全面或者操作疏忽而錯(cuò)誤打開(kāi)其他模塊中票據(jù)模板的情況。

二、票據(jù)內(nèi)容掃描準(zhǔn)確化

原始憑證(票據(jù))是據(jù)以填制記賬憑證、登記會(huì)計(jì)賬簿的基礎(chǔ)性會(huì)計(jì)資料，是反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的發(fā)生或完成情況，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面憑證。目前，原始憑證的自動(dòng)識(shí)別是ERP系統(tǒng)的一個(gè)瓶頸。ERP系統(tǒng)中除了原始憑證識(shí)別這一環(huán)節(jié)，其他環(huán)節(jié)都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化，如果能將自動(dòng)識(shí)別技術(shù)(OCR)運(yùn)用到ERP系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)原始憑證的自動(dòng)識(shí)別，不僅減輕了繁重的手工作業(yè)，減少了舞弊機(jī)會(huì)，還為審計(jì)和監(jiān)督提供了良好保障。

光學(xué)字符識(shí)別(Optical Character Recognition，OCR)技術(shù)，是通過(guò)掃描等光學(xué)輸入方式將各種票據(jù)、報(bào)刊、書籍、文稿及其他印刷品的文字轉(zhuǎn)化為圖像信息。再利用文字識(shí)別技術(shù)將圖像信息轉(zhuǎn)化為可以使用的文字信息的計(jì)算機(jī)輸入技術(shù)。可應(yīng)用于各種票據(jù)、大量文字資料、檔案卷宗、文案的錄入和處理領(lǐng)域。適合于企業(yè)大量票據(jù)表格的自動(dòng)掃描識(shí)別及長(zhǎng)期存儲(chǔ)。相對(duì)一般文本，通常以最終識(shí)別率、識(shí)別速度、版面理解正確率及版面還原滿意度4個(gè)方面作為OCR技術(shù)的評(píng)測(cè)依據(jù)；而相對(duì)于表格及票據(jù)，通常以識(shí)別率或整張通過(guò)率及識(shí)別速度作為測(cè)定OCR技術(shù)的實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)。

將OCR識(shí)別技術(shù)應(yīng)用于ERP票據(jù)處理系統(tǒng)?？梢宰詣?dòng)提取票據(jù)各種要素，如文字信息、圖片信息、圖表信息、數(shù)字信息等，這將大大減輕操作員的工作量，減少重復(fù)勞動(dòng)。利用目前的高新技術(shù)OCR，直接從掃描后的憑證影像中提取金額、賬號(hào)等重要數(shù)據(jù)，代替人的手工錄入。

與前述條碼識(shí)別自動(dòng)調(diào)取票據(jù)庫(kù)中空白票據(jù)進(jìn)行緊密結(jié)合后，將會(huì)大大降低OCR技術(shù)中關(guān)于表格、圖像等信息識(shí)別誤差的情況，OCR技術(shù)識(shí)別的強(qiáng)項(xiàng)在于打印體數(shù)字與文字的識(shí)別率，通過(guò)近幾年國(guó)內(nèi)外OCR技術(shù)的發(fā)展。打印體的識(shí)別率基本已達(dá)到100％，而較為困難的手寫體英文符、漢字符與數(shù)字符等信息識(shí)別，國(guó)內(nèi)外也通過(guò)基于神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)的模式識(shí)別、基于主曲線和粗糙集方法相結(jié)合、基于特征線檢取等方法進(jìn)行突破，如果識(shí)別率穩(wěn)定在某個(gè)較高值的話，那么很快將會(huì)應(yīng)用于ERP系統(tǒng)中。

三、簽字、印鑒甄別智能化

如今，很多原始憑證的處理必須經(jīng)過(guò)經(jīng)辦人或經(jīng)辦單位的簽字與蓋章才能具有法律上的證明效力，審核原始憑證的簽字與印鑒將是避免會(huì)計(jì)信息失真的有力措施，而如果可以利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)進(jìn)行這一步驟，則又將主觀或客觀產(chǎn)生審核失敗的因素完全規(guī)避。OCR技術(shù)雖然可以將識(shí)別簽字與印鑒保存為圖像，但還暫時(shí)無(wú)法鑒別真假，這就需要通過(guò)其他技術(shù)來(lái)完成這一工作，如生物識(shí)別技術(shù)與印鑒真?zhèn)舞b別技術(shù)。

(一)生物識(shí)別技術(shù)

生物識(shí)別技術(shù)主要是指通過(guò)人類生物特征進(jìn)行身份認(rèn)證的一種技術(shù)，這里的生物特征通常具有唯一的(與他人不同)、可以測(cè)量或可自動(dòng)識(shí)別和驗(yàn)證、遺傳性或終身不變等特點(diǎn)。所謂生物識(shí)別的核心在于如何獲取這些生物特征，并將其轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息，存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)中，利用可靠的匹配算法來(lái)完成驗(yàn)證與識(shí)別個(gè)人身份的過(guò)程。

生物識(shí)別的涵義很廣，大致上可分為身體特征和行為特征兩類。簽字識(shí)別屬于行為識(shí)別的范疇，研究表明，每個(gè)人的簽字筆跡都具有獨(dú)特的后天特征，但簽字是可以仿冒的，普通的工作人員很難辨別仿冒簽字的真?zhèn)危锌赡軙?huì)造成失誤，所以主要還是依靠專家鑒定，比較煩瑣而且主觀性很強(qiáng)。而每個(gè)人簽字過(guò)程中習(xí)慣的握筆方式、力量大小、書寫速度、運(yùn)筆過(guò)程等都可以成為辨別簽字真?zhèn)蔚闹匾蛩?，而這些因素是很難被仿冒的。這種簽字和簽字過(guò)程相結(jié)合的識(shí)別方式可以大大提高對(duì)個(gè)人簽名真?zhèn)握J(rèn)證的可靠性。

近幾年，清華大學(xué)基于16位數(shù)字信號(hào)處理器以及電場(chǎng)傳感器和加速度傳感器，發(fā)明了一種智能簽字識(shí)別筆，在使用者在完成簽字動(dòng)作的同時(shí)采集簽字過(guò)程的信息，將這些信息存入計(jì)算機(jī)的字跡比對(duì)庫(kù)。當(dāng)取得原始憑證時(shí)。計(jì)算機(jī)將OCR掃描到的簽字圖像與字跡比對(duì)庫(kù)中已存儲(chǔ)的此人的筆跡選取各種簽字的特征數(shù)據(jù)進(jìn)行充分的樣本分析對(duì)比，給出辨別信息。如果將這種技術(shù)應(yīng)用于ERP系統(tǒng)中，計(jì)算機(jī)處理原始憑證提取原始數(shù)據(jù)的真實(shí)性將大大加強(qiáng)。

(二)印鑒真?zhèn)舞b別技術(shù)

在我國(guó)，印鑒的作用尤其重要。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展。偽造印鑒的難度大大下降，從而導(dǎo)致偽造印鑒引起的犯罪活動(dòng)屢禁不止。印鑒真?zhèn)巫詣?dòng)識(shí)別技術(shù)，是運(yùn)用計(jì)算機(jī)數(shù)字圖像處理技術(shù)、模式識(shí)別技術(shù)進(jìn)行科學(xué)的、準(zhǔn)確的識(shí)別。能夠有效地?cái)r截偽造票據(jù)犯罪的自動(dòng)識(shí)別系統(tǒng)。此方面技術(shù)在我國(guó)目前基本可以分為3類：模板匹配法、統(tǒng)計(jì)特征匹配法和結(jié)構(gòu)匹配法。在模板匹配方法中，由于模板表達(dá)的就是原信號(hào)或其變換形式后的采樣，相對(duì)失真程度最小，并且隱含了統(tǒng)計(jì)和結(jié)構(gòu)兩方面的綜合信息，所以可以得到比特征統(tǒng)計(jì)和結(jié)構(gòu)分析更好的效果。模板匹配鑒別效果好的另外一個(gè)原因就是它充分利用了印跡的位置信息。可以綜合利用印鑒圖像的位置、相關(guān)、方向和形狀特征，分別用點(diǎn)陣、局部相關(guān)、方向分解和幾何矩表示這些特征。這幾種特征不是相互獨(dú)立存在的，而是相互關(guān)聯(lián)的。所以我們不能僅利用其中的某一類特征，同時(shí)也不能僅僅簡(jiǎn)單地把這些特征拼湊在一起使用，可以用這幾類特征進(jìn)行印鑒鑒別實(shí)驗(yàn)，對(duì)其鑒別結(jié)果進(jìn)行綜合評(píng)判。當(dāng)然，目前在尋找快速、高效和穩(wěn)定的印鑒鑒別技術(shù)并將其應(yīng)用與集成到ERP系統(tǒng)過(guò)程中仍然有很多工作可以做。

在傳統(tǒng)會(huì)計(jì)方式下，編制會(huì)計(jì)分錄是會(huì)計(jì)工作的一項(xiàng)重要技術(shù)，也是會(huì)計(jì)流程中的一個(gè)重要過(guò)程。原始憑證是會(huì)計(jì)流程的開(kāi)端和基礎(chǔ)，后面所有的流程都要一環(huán)扣一環(huán)地與原始憑證保持一致。在手工條件下，為保持這種一致性，就有了賬證核對(duì)、賬賬核對(duì)、賬表核對(duì)的會(huì)計(jì)方法，這些方法雖然在一定程度上保證了會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，但卻大大降低了會(huì)計(jì)信息產(chǎn)生效率。目前的ERP系統(tǒng)已經(jīng)可以保證從電子票據(jù)到記賬憑證到會(huì)計(jì)賬簿再到會(huì)計(jì)報(bào)表的一致，但從原始憑證到記賬憑證這一環(huán)節(jié)仍是人工完成，換句話說(shuō)，如何將原始憑證自動(dòng)加工成會(huì)計(jì)信息，成為阻礙會(huì)計(jì)工作效率提高的一大瓶頸。本文所提到的手段與技術(shù)為解決這一問(wèn)題提供了一些契機(jī)，計(jì)算機(jī)可以直接從原始憑證讀取數(shù)據(jù)而不需人工干預(yù)，會(huì)計(jì)流程得以簡(jiǎn)化，只要保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的正常運(yùn)行，就可以及時(shí)、準(zhǔn)確地獲得會(huì)計(jì)信息。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，在ERP系統(tǒng)中，運(yùn)用計(jì)算機(jī)自動(dòng)處理票據(jù)的要求日益迫切，它可大大提高票據(jù)的自動(dòng)化處理效率，控制風(fēng)險(xiǎn)，這對(duì)企業(yè)推動(dòng)業(yè)務(wù)自動(dòng)化的歷史進(jìn)程。具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。