摘要:涉密檔案管理是檔案管理工作中十分重要的內(nèi)容，我國(guó)在多年的檔案管理工作實(shí)踐中總結(jié)積累了許多經(jīng)驗(yàn)。隨著社會(huì)信息化程度的提高，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式已經(jīng)逐漸被電子信息技術(shù)模式所取代。如何做好電子信息技術(shù)條件下的檔案保密工作，是檔案管理工作者不能回避的一個(gè)課題。

關(guān)鍵詞:檔案管理;涉密檔案;電子信息技術(shù);保密

一、傳統(tǒng)涉密類檔案保密工作特點(diǎn)

1.檔案存放地點(diǎn)是保密工作重點(diǎn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)性檔案受自身?xiàng)l件限制，必須集中存放在溫度、濕度適宜的場(chǎng)所之中。《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定，檔案存放地點(diǎn)必須具備防盜措施，要制定嚴(yán)格的檔案存放地點(diǎn)管理制度，無(wú)關(guān)人員一律禁止進(jìn)入，最大程度上保證了檔案文件的保密性和安全性。

2.注重對(duì)于檔案管理人員的職業(yè)教育。《檔案法》中嚴(yán)格規(guī)定，機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企事業(yè)單位必須有專門的檔案管理人員，嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案管理制度。近年來，大部分省市和地區(qū)已經(jīng)制定了檔案管理員資格準(zhǔn)入制度，要求單位檔案管理人員必須持有相關(guān)的檔案管理員資格證明，并定期組織檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)和技能培訓(xùn)，加強(qiáng)職業(yè)道德教育。管理人員的專業(yè)化保證了檔案管理保密工作的順利進(jìn)行。

3.較為合理地依據(jù)檔案保密程度對(duì)涉密類檔案進(jìn)行分級(jí)管理。按照有關(guān)規(guī)定，傳統(tǒng)檔案按照保密程度不同，分為絕密、機(jī)密、秘密等幾個(gè)密級(jí)。在我國(guó)傳統(tǒng)檔案管理體制中，不同密級(jí)的檔案需要進(jìn)行分類集中管理，并對(duì)不同密級(jí)檔案的管理和查閱等工作進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定。與此同時(shí)，對(duì)各個(gè)密級(jí)檔案的解密標(biāo)準(zhǔn)、解密時(shí)限、解密方式等進(jìn)行了嚴(yán)格限制。這就最大限度地保護(hù)了涉密檔案的秘密性。

隨著社會(huì)信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，目前我國(guó)的檔案管理模式已由傳統(tǒng)的紙質(zhì)型檔案發(fā)展為利用電子信息技術(shù)為主的電子信息檔案系統(tǒng)。與傳統(tǒng)型涉密類檔案保密工作相比，電子信息檔案保密工作有其特殊之處，一些傳統(tǒng)檔案管理工作模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)信息化要求。近一個(gè)階段，我國(guó)出現(xiàn)數(shù)起利用電子信息技術(shù)進(jìn)行泄密的惡性案件，給我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)帶來巨大影響。如何在電子信息技術(shù)條件下做好涉密類檔案保密工作，需要檔案管理工作者給予高度重視和進(jìn)行認(rèn)真研究。

二、利用電子信息技術(shù)進(jìn)行涉密檔案管理的優(yōu)勢(shì)和不足

1.利用電子信息技術(shù)管理涉密類檔案的優(yōu)勢(shì)。首先，電子信息檔案保存管理相對(duì)方便。電子信息檔案由于采取數(shù)碼技術(shù)進(jìn)行壓縮，存儲(chǔ)介質(zhì)占用空間極小，對(duì)存放場(chǎng)地要求相對(duì)較低。其次，電子信息檔案便于調(diào)閱和使用。由于電子信息檔案?jìng)鬏斔俣容^快，資料上傳、下載、傳輸管理過程便捷，方便用戶使用，可以極大提高檔案管理工作服務(wù)社會(huì)的能力。

2.利用電子信息技術(shù)管理涉密類檔案的不足。誠(chéng)然，利用電子信息技術(shù)管理涉密類檔案的不足和優(yōu)勢(shì)一樣顯而易見。由于電子信息技術(shù)自身特點(diǎn)，涉密類檔案一旦泄密，其傳播速度快、傳播內(nèi)容豐富等特點(diǎn)會(huì)給檔案管理工作和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展帶來巨大危害。電子信息技術(shù)傳受主體多樣性的特點(diǎn)決定了電子信息檔案泄密后，其損失難以在短時(shí)間內(nèi)彌補(bǔ)。

三、如何做好電子信息涉密檔案保密工作

筆者認(rèn)為，做好電子信息涉密檔案保密工作總的原則應(yīng)該是充分利用電子信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，努力克服問題和不足。具體說來，應(yīng)注意以下幾方面。

1.牢固樹立檔案管理以及保密工作的服務(wù)意識(shí)。無(wú)論是檔案管理還是保密工作，其根本出發(fā)點(diǎn)都是為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供資料性服務(wù)。利用電子信息技術(shù)進(jìn)行涉密性檔案管理，其目的是為了更好地為社會(huì)提供服務(wù)。因此說，服務(wù)意識(shí)是檔案管理工作必須樹立的指導(dǎo)思想。

2.建立完善的電子檔案查詢使用制度，用制度化的方式確保涉密電子檔案安全。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。

(1)要根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時(shí)，確保不失密、不泄密及文件的完好無(wú)損。各項(xiàng)檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡(jiǎn)明，便于執(zhí)行。要在傳統(tǒng)管理制度的基礎(chǔ)上，結(jié)合電子信息檔案的特點(diǎn)制定更加完善的管理制度。

(2)要充分保證涉密電子檔案儲(chǔ)存介質(zhì)的安全。電子信息檔案儲(chǔ)存介質(zhì)一般以光盤、軟盤及硬盤為主。一方面要采取相應(yīng)的防火防水措施，保證硬件安全，另一方面要及時(shí)做好相應(yīng)備份，防止電子儲(chǔ)存介質(zhì)發(fā)生故障后重要資料丟失。

3.進(jìn)一步提高檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。擔(dān)負(fù)利用服務(wù)工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對(duì)檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，在今后的工作中，除了要對(duì)檔案管理人員加強(qiáng)電子信息管理技術(shù)及檔案管理專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)以外，更為重要的是要加強(qiáng)職業(yè)意識(shí)教育。要培養(yǎng)他們高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè)；要有較高的文化知識(shí)，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗(yàn)與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。

當(dāng)然，利用電子信息技術(shù)進(jìn)行涉密檔案管理是一個(gè)十分復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，需要?jiǎng)訂T社會(huì)方方面面的力量參與其中，形成“保密帶動(dòng)管理，管理帶動(dòng)服務(wù)”的良性互動(dòng)工作模式，切實(shí)將我國(guó)的檔案管理工作提高到一個(gè)新的水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]《中國(guó)大百科全書》，陳兆吳主編.

[2]《中華人民共和國(guó)檔案法》，法律出版社，2003年5月.

[3]《試論檔案工作中的保密》汀藍(lán)著，http://www.lunwennet.com/thesis/2005/6641.html.

[4]《檔案管理工作手冊(cè)》，余述文主編，重慶出版社，2005年12月.

作者簡(jiǎn)介：黃偉（1969-），女，遼寧丹東人，遼寧省地質(zhì)工程職業(yè)學(xué)院，高級(jí)講師。