朱金鳳

[關(guān)鍵詞]檔案管理

檔案工作是行政管理工作的一部分。特別是在市場經(jīng)濟條件下。檔案工作與企業(yè)的開拓發(fā)展緊密聯(lián)系。息息相關(guān)。而就園林綠化的檔案而言，蘊含著企業(yè)經(jīng)營管理、組織施工、技術(shù)應用等過程中直接形成的、以備查考的各種文件和信息資料，其管理工作非常值得重視。

隨著信息產(chǎn)業(yè)飛速發(fā)展，科學技術(shù)不斷進步、傳統(tǒng)的檔案工作既面臨嚴峻的挑戰(zhàn)，同時又存在著全新的機遇。這就要求檔案工作者必須樹立創(chuàng)新意識，提高創(chuàng)新能力，運用創(chuàng)新手段。使檔案工作適應和服務于社會各項事業(yè)的需要，保持檔案工作的生機和活力，促進檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

檔案工作規(guī)范化、標準化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)。在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的重要基礎工作。實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化、標準化與檔案工作規(guī)范化、標準化同行的工作指導思想。在實際工作中，要把住文書處理工作規(guī)范化、標準化的入口關(guān)，做好檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎工作。

眾所周知，公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來?？梢哉f公文制發(fā)得怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標準化的質(zhì)量的問題。因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標準化問題，以提高檔案實體質(zhì)量，為檔案工作實施規(guī)范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。筆者以為，要注意以下幾點：

一是公文用紙質(zhì)量要好。幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標準，符合國家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。二是要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限。公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標準化、現(xiàn)代化檢索手段的實施應用。

與此同時，不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集得是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標準化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規(guī)范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索。另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。

精品定位的服務形式是檔案工作的更高要求。精品定位的服務形式，就是使檔案檢索及傳遞的檔案信息最有效、最具特色。一般地說，檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。在目前傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重的各檔案部門，在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。但實踐證明，有一些檢索工具是重復的或者編制不科學、用起來不方便。不僅利用者不常用，就是檔案人員也不愿用。在編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，出現(xiàn)了一個誤區(qū)。認為編制的檢索工具越多檔案工作服務質(zhì)量越高。但事實正相反，正因為編制了一些不科學、不易操作的檢索工具而浪費了人力、物力、財力，影響和限制了其它利用工作的開展，反而降低了服務質(zhì)量。針對這種情況，檔案部門應轉(zhuǎn)變觀念，在服務形式上樹立“精品”意識。要在計算機檢索上多做文章，不斷研究探索計算機檢索的有效途徑。開發(fā)編制標準統(tǒng)一、利用者易操作、高質(zhì)量、全方位的計算機檢索途徑，逐步取代手工檢索。為利用網(wǎng)絡技術(shù)提供檔案信息實現(xiàn)信息資源共享創(chuàng)造條件。在信息開發(fā)及編研工作上，要根據(jù)利用規(guī)律及社會各項工作發(fā)展的趨勢、目標，提前作出預測，有目的地進行選題，突出重點，使開發(fā)的信息及編研的成果具有特色，積極利用現(xiàn)代化的開發(fā)編研手段，加快開發(fā)編研的進度，縮短開發(fā)編研的時間。多出“精品”，通過最快捷的檢索途徑把最優(yōu)秀、最有價值的檔案信息傳遞給利用者。