翁澤剛

【摘 要】本文闡述了標準文獻對檢測實驗室的重要性，通過建立數(shù)據(jù)庫對標準的采購、建檔、標識、檢索、借閱、時效性等進行科學管理，確保標準的有效性。

【關鍵詞】標準文獻 管理有效性 檢測實驗室

目前，一些檢驗機構往往偏重于檢測數(shù)據(jù)的準確可靠，忽略采用標準的有效性、合法性，因而采用過期失效、作廢標準的現(xiàn)象時有發(fā)生。標準是檢測實驗室所檢測產(chǎn)品的技術依據(jù)和準則，若依據(jù)不清，則檢測過程控制得再好也是徒勞，檢測結論也沒有意義，且會引發(fā)檢測爭議）。所以，保證所采用的標準現(xiàn)行有效，是檢測實驗室標準化工作的首要內(nèi)容。檢測實驗室要按照GB/T27025-2008《檢測和校準實驗室能力的通用要求》，及時更換作廢、無效的標準，做到“所有與實驗室工作有關的指導書、標準、手冊和參考資料應保持現(xiàn)行有效并易于取閱”。只有這樣，才能保證質(zhì)量檢測工作合法、科學、權威。

一、標準文獻管理

標準文獻的管理是標準化工作的重要組成部分。標準文獻管理工作的獨特之處在于其提供信息的作用，及時地將所發(fā)布、出版的標準以及對其所進行的修改、補充、代替、作廢標準的信息準確無誤地提供給使用者，這是我們每個標準信息工作者應負的職責。然而，在日常工作中時常會出現(xiàn)誤用作廢標準。這種情況，可能與標準文獻管理部門不能為使用者提供準確的標準信息有關，也可能是標準使用者對標準信息不夠重視所導致的。標準管理工作者如何做好本職工作，以及如何及時、有效、準確地提供標準信息，在日常檢測試驗標準化管理工作中顯得十分重要。

《標準化法》將我國標準分為四級，即國家標準、行業(yè)標準、地方標準和企業(yè)標準。下面我就這些標準的收集、發(fā)放、控制、保管等談一些自己的看法。

1. 標準來源的控制

福建省電子產(chǎn)品監(jiān)督檢驗所是中國合格評定國家認可委員會（CNAS）授權的認可實驗室，下有四個檢測中心，即電子產(chǎn)品檢測中心；軟件評測中心；理化檢測中心；信息系統(tǒng)檢測中心和兩個項目服務中心，是一個綜合性檢驗單位。所需的標準數(shù)量多、范圍廣，涉及許多行業(yè)，各中心所需購買的標準，要填寫標準申購單，經(jīng)中心主任及分管所領導批準后交給標準管理員進行統(tǒng)一采購。購買回來的標準入庫后應首先蓋上受控章及發(fā)放編號，然后才可以發(fā)放給各中心。這樣有利于控制成本和對標準進行統(tǒng)一管理。同時在標準數(shù)據(jù)庫中記錄發(fā)放人及借閱人，一旦標準變更，標準管理人員可以及時告知借閱者，并做好回收和更換工作。但是，對于非統(tǒng)一采購的標準，如通過開會、出差、培訓得到的或由外協(xié)單位提供的外來標準很難進行受控管理。一方面，人們不愿意將自己手中掌握的標準交給資料室，認為交給資料室后，私人的標準受到單位的控制管理，似乎限制了自己使用資料的自由，即使標準過了使用有效期，也不愿意將作廢的舊標準移交給資料室。另一方面，標準管理員很難了解、掌握到單位中哪些人擁有非統(tǒng)一采購的外來標準。因此，在本所管理體系文件中規(guī)定，沒蓋標準受控章的標準在檢測中一律不得作為檢測依據(jù)來使用，出具的檢驗報告中所引用的標準必須從標準數(shù)據(jù)庫中調(diào)用，以保證檢驗依據(jù)的有效性和準確性。否則將很難避免現(xiàn)行標準與作廢標準的誤用、混用。此外標準管理人員可以建立《外來標準登記本》，責成有關人員進行注冊登記。對非統(tǒng)一采購的外來標準進行受控管理，確保在各中心標準文獻管理范疇內(nèi)，不能有未被管理到的“自留地”，全方位地保證作廢標準不失控。

2.標準的標識和建檔

我所擁有各類標準一萬多冊，覆蓋全所各檢測中心及項目服務中心全部業(yè)務范圍，為了便于管理，更好地控制標準資料的有效性，建立了專用標準數(shù)據(jù)庫，并由標準化人員具體負責。數(shù)據(jù)庫的信息包括：標準組織代碼（如GB、SJ、JB、GJB、GY等）、標準代號、標準名稱、發(fā)放號、發(fā)布日期、存放位置（上架編號、借閱人等）、有效性（作廢、更新、替換（等）信息）、與其他標準的關系（等效、等同哪些標準）、采購時間等。在將其信息錄入數(shù)據(jù)庫之后，標準文獻排序上架，就是把已經(jīng)整理好的標準文獻按一定次序排列在書架上，使每一冊標準文獻都有一個確定的位置，使標準管理人員能迅速、準確的取書、歸架和清點，便于保管。應對標準進行準確標識，提高對標準信息的識別、處理和加工的能力，達到標準標識唯一性的要求。通過標準數(shù)據(jù)庫中提供的各種信息進行檢索，可迅速有效地查全查準所需的標準。在標準文獻的動態(tài)管理中，標準管理者還可以通過使用電腦的數(shù)據(jù)庫，方便地對標準信息進行修改和編排，縮短更新周期，準確及時地指導檢測工作。

3.標準的檢索和統(tǒng)計

由于電腦具有運算速度快、精確度高，信息存儲量大等優(yōu)點，且它的運算是根據(jù)程序自動運行的，可以減少人為誤差，非常適合于存儲大量零散的數(shù)據(jù)，并可以很方便地對其進行檢索和統(tǒng)計。

根據(jù)所建立的標準數(shù)據(jù)庫，每一冊標準都有唯一的標識，在標準數(shù)據(jù)庫中每一冊標準的信息都一目了然，只要輸入關鍵信息，就會得到要檢索的標準的相關信息，如標準是否現(xiàn)行有效、與哪些國際標準等同等效、是否有庫中存檔（被誰借閱）、如果作廢被什么標準替代等。再如，要檢索一份國際標準ISO/IEC17025：2005,只要在標準庫中的“與其他標準關系”一欄中鍵入關鍵信息，就可檢索到GB/T27025：2008。它是等同采用于國際標準ISO/IEC17025：2005。可以根據(jù)設定的參數(shù)，按需要以各種方式對標準信息進行多途徑全方位的檢索和查詢，并確保查準率和查全率。

對于某一標準的作廢、替代，可通過標準數(shù)據(jù)庫進行檢索，查看這份標準是否發(fā)放在外以及被誰借閱，以便及時回收、更換。另外，所建立的標準數(shù)據(jù)庫還可準確無誤地統(tǒng)計出當年訂購與發(fā)放標準文獻的類別和數(shù)量，全面掌握全所的標準狀況和庫存。

4.標準的發(fā)放與借閱控制

標準文獻作為受控文件，其發(fā)放與借閱應嚴格控制。為了有效地管理標準發(fā)放，應建立標準發(fā)放單、借閱登記本，作好記錄，嚴格履行收件人簽字手續(xù)。并在標準數(shù)據(jù)庫中標識該標準的發(fā)放、借閱人。一旦該標準作廢，可及時收回、更換。通過用數(shù)據(jù)庫掌握標準發(fā)放的對象、數(shù)量、時間，有效地進行標準文獻的發(fā)放控制。標準數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)所內(nèi)電腦聯(lián)網(wǎng)，全所工作人員都可以通過所內(nèi)電腦方便地訪問標準數(shù)據(jù)庫，從而有利于廣大的檢測工作人員查找信息。標準數(shù)據(jù)庫的維護工作也由標準化工作人員負責，為保證標準數(shù)據(jù)庫的正確運行，內(nèi)部局域網(wǎng)系統(tǒng)設置了標準更新權限，規(guī)定只有標準管理員才有權對標準信息進行輸入、修改，其他部門只能讀取系統(tǒng)中的標準信息，而不能隨意更改。

5.標準時效性的控制

標準作為特種科技文獻之一，具有嚴格的時效性，有現(xiàn)行與作廢被代替之分，具有明確的實施日期和廢止日期。它不同于一般的檔案資料、圖書文獻，是時效性極強的特殊文獻，一般更新周期為3年到5年。標準文獻管理人員應通過各種渠道與國家、省、市級標準管理機構、中國標準化協(xié)會、標準股份信息公司、質(zhì)量權威刊物等標準制定、管理機構經(jīng)常保持聯(lián)系，溝通信息，保證信息渠道暢通。并利用網(wǎng)絡，掌握國內(nèi)外標準動向。及時了解有關標準降級、升級、更改、代替、以及作廢的最新動態(tài)。以便對所建立的標準數(shù)據(jù)庫進行動態(tài)維護，不斷地對館藏標準信息和數(shù)據(jù)庫進行核對、查新，以保證標準文獻的時效性。

由于現(xiàn)行標準有相當長的生命期（有效期），有的幾年，有的甚至幾十年。對過了有效期的作廢標準，標準管理人員要及時通報、標識、回收、隔離。按照《標準發(fā)放、借閱登記本》上發(fā)放的份數(shù)、科室及簽收人，及時通知有關人員進行回收、更換?；厥账袌鏊氖藴?，并在作廢標準的載體上和標準數(shù)據(jù)庫中標識作廢標記，對有保留價值的作廢標準應進行準確、醒目的標識（如蓋上“作廢保留”章）之后才可以存檔，其余作廢標準應予以銷毀。其目的在于將現(xiàn)行有效的標準和作廢或被替代的標準清晰地區(qū)別開來，確保全所范圍內(nèi)所有標準的現(xiàn)行有效。防止作廢標準非預期使用。

對于標準資料室內(nèi)作為書籍管理的匯編標準，應由標準管理員在匯編目錄上作好作廢標準的“作廢”標識，借閱者不得隨意復印匯編中的標準。有條件的單位可以把匯編標準中的各條標準信息分別錄入到標準數(shù)據(jù)庫中，以便于管理。

由于標準文獻具有法律約束力和權威性，因此，在內(nèi)容上必須完整著錄標準的發(fā)布日期和實施日期，在叢編項內(nèi)著錄標準的類型，在附頁項內(nèi)著錄新舊標準的代替關系，這些都是確認標準有效性的必不可少的條件。只有細致地做到以上的各個環(huán)節(jié)，才能保證標準的時效性和有效性。

二、結束語

標準文獻管理是單位貫徹ISO9000質(zhì)量體系中的基礎工作，責任十分重大。由于標準涉及學科比較廣泛，具體管理

工作又很細致、繁雜、耗費精力，要求標準管理人員不僅要熟悉標準文獻管理業(yè)務，還要具備一定的科技知識和計算機技術，具有高度的責任心和默默無聞的奉獻精神，才能不斷提高標準管理水平，適應標準文獻現(xiàn)代化管理的發(fā)展，為檢測試驗提供可靠的技術保障。

參考文獻：

[1] GB/T27025-2008《檢測和校準實驗室能力的通用要求》.

[2]張嫵雅.淺談企業(yè)標準文獻管理工作中的重點與難點.航天標準化，2005，（3）.

[3]王文嫻.標準文獻的計算機管理與應用.甘肅電子技術，2000，（8）.

(作者單位：福建省電子產(chǎn)品監(jiān)督檢驗所）