竇彥莉

曾建根:

“四式手法”練好內(nèi)功

企業(yè)信息化建設,就像一個人學功夫,需要內(nèi)功與武功招式兼修。管理水平就是企業(yè)的武功招式,信息系統(tǒng)好比內(nèi)功,只有內(nèi)功修好的人,武功招式才能真正發(fā)揮威力,否則也只是花架子。

企業(yè)進行信息化建設是在修煉內(nèi)功,只有這個內(nèi)功修好了,企業(yè)的管理才能真正落到實處,才能使管理層更好地做出決策,為企業(yè)的發(fā)展提供強勁的助力,使企業(yè)在正確的軌道上迅猛發(fā)展。美豐農(nóng)化有限公司(以下簡稱美豐)信息中心主任曾建根,根據(jù)自己多年的企業(yè)信息化經(jīng)歷,總結出了如何修煉企業(yè)信息化內(nèi)功的獨門經(jīng)驗。

他認為,練武功都講究循序漸進,分階段達成武功修行,強調(diào)一個“細與靜”。這一點,跟企業(yè)信息化十分相似:搞信息化不但要分步分階段實施,更需要細心、細致和細化。所以曾建根以類比的手法,介紹了如何從細處著手修煉企業(yè)信息化內(nèi)功的“四式手法”:起手式、立陣式、臨陣式、破陣式。

起手式打好基礎

曾建根說,練武講究打坐站樁,起手式很重要。企業(yè)信息化也需要起手式,這個起手式不但要做好,還要做細,把信息化的“地基”打好。

很多企業(yè)上信息系統(tǒng)很迫切,但是卻沒真正弄明白企業(yè)搞信息化是要解決什么問題,要提升哪方面的管理,所以導致上了信息系統(tǒng)后,慢慢發(fā)現(xiàn)管理上出現(xiàn)的問題沒有解決,達不到提升企業(yè)管理的目的。

剛進入美豐的時候,曾建根面臨的任務是使企業(yè)做到辦公自動化,迅速實現(xiàn)各辦事處的業(yè)務報表的上報及各種報告和銷售政策的上傳和下達。因為剛進企業(yè)不久,曾建根剛開始并不十分了解企業(yè)現(xiàn)狀,但通過多次與總經(jīng)理的交談后,發(fā)現(xiàn)他最頭痛的是各辦事處銷售報表數(shù)據(jù)不準、各種產(chǎn)品銷售情況混亂。曾建根并沒有急于尋求辦公自動化的解決之道,而是把總經(jīng)理所講的各種管理上的問題記錄并匯總起來,然后按業(yè)務模塊的方式分成行政管理、財務、倉庫、銷售、采購等幾大類,把這些問題依據(jù)其體現(xiàn)出來的業(yè)務形式填到各業(yè)務模塊當中。填完后他發(fā)現(xiàn),有80%的問題是反映在銷售模塊上,他明白了企業(yè)真正需要的不是辦公自動化,而是銷售管理信息化。有了這個發(fā)現(xiàn)后,曾建根決定把業(yè)務、財務系統(tǒng)一起實施,從整體上實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,解決各業(yè)務部門各自為政、信息不暢的問題。至此,企業(yè)信息化的核心內(nèi)容也確定了下來。

信息化核心內(nèi)容定下來后,CIO需要多方位考察信息化成功企業(yè),為管理層注入信心與決心。曾建根的做法就是請管理層去上海、江蘇等地的知名企業(yè)考察,通過別人的演示,極大地增強了管理層的信心,為后續(xù)的信息系統(tǒng)實施掃除了心理障礙。

統(tǒng)一了思想后,就要確立選型方式。曾建根認為,只要真正弄明白了企業(yè)信息化的核心需要,選型一般通過招標的形式來進行就可以了。

立陣式關注細節(jié)

古之習武者,多為陣前立功,名垂青史。一招立陣式,可以視作攻擊的前奏。曾建根認為,企業(yè)搞信息化,是企業(yè)內(nèi)部的一次重大的變革,也是一場沒有硝煙的戰(zhàn)爭。企業(yè)要打贏這場硬仗,可能有很多種方式,但最有效最快捷的方式,仍是把工作做到細處,盡可能細化信息化工作中的每一項任務。

首先要開好動員大會,為信息化項目確立基調(diào)。動員大會既然是要發(fā)動全員的一次大會,當然就需要企業(yè)的最高領導在場,而很多CIO卻忽略這一點。曾建根說:“在企業(yè),最高領導的話語才是最有說服力的,即使企業(yè)賦予CIO較大的話語權,但真正能決定一件事情發(fā)展方向和最終決定權的,仍是企業(yè)的一把手,所以如果沒有企業(yè)一把手參與的動員大會,不開也罷。”動員大會的目的是讓全體員工有了參與的意識并參與進來,信息化項目的支持面越廣,阻力就越小。

其次,要組建合理的團隊,細研業(yè)務需求。曾建根認為,信息化團隊的組建很關鍵,這個團隊一定要為滿足企業(yè)信息化項目實施的需要而構建。團隊確定以后,就要開展對企業(yè)業(yè)務需求的細化分析。需求調(diào)研由三方人員組成:軟件廠商的實施顧問、業(yè)務部門主要業(yè)務人員及團隊指派的調(diào)研跟進員。

第三,要核準盤點數(shù)據(jù),保障階段性目標順利完成。信息系統(tǒng)都是以數(shù)據(jù)為基礎的,這個基礎一定要準確,否則,出來的任何結果都是錯誤的,不但實現(xiàn)不了信息系統(tǒng)的價值,可能還會誤導企業(yè)做出錯誤的決策。所以核準各種盤點數(shù)據(jù)的準確性是重中之重,來不得半點馬虎。

臨陣式把握三招

不入虎穴焉得虎子,要破陣,就要進入陣內(nèi)翻江倒海一番,臨陣式因此而出。企業(yè)信息化出好如下三招,陣當可破。

第一,制訂詳細的實施計劃,達成階段性目標。曾建根說:“做項目,計劃控制最重要,企業(yè)信息化項目尤其如此。因為項目大小和跨度不同,各企業(yè)自身管理特性也不盡相同,所以計劃的制訂也是因地制宜的。但有一點不變,計劃越細越好,越詳細越容易達到目標?！?/p>

第二,強調(diào)協(xié)同,求同存異。企業(yè)信息化建設,阻力最大的還是來自于人,因為信息化工作關系到部門利益、工作量及責權等種種問題,各業(yè)務部門在項目遇到難題時,往往會相互推諉。曾建根說,作為項目主導人的CIO,這個時候一定要保持冷靜,出現(xiàn)問題的時候,要把團隊成員集合起來開會,并且要明確會議主題:這個會不是來追究大家責任的,是要尋求問題的解決辦法。

第三,明確分工,按時保質完成工作。曾建根認為,做信息化項目,工作分配一定要明確,只有明確了每個人員的具體職責,并輔以一些適當?shù)莫剳痛胧?信息化項目進展就會更順利,出現(xiàn)問題或難題也可以追溯原因,并及時糾正問題,保證項目可以按時保質實現(xiàn)預期目標。

破陣式關注兩點

練武之人閉關修煉,全為突破自己武功的最后一個屏障,以達到修為的最高境界。企業(yè)搞信息化系統(tǒng),最終的目標是要使系統(tǒng)能帶給企業(yè)管理上的提升,實現(xiàn)企業(yè)資源的最優(yōu)化組合,實現(xiàn)利益最大化。曾建根認為,企業(yè)信息化的破陣式,只有集中搞好兩點,才能取得圓滿的效果。

第一,集中精力解決項目難點問題,保證項目順利上線。企業(yè)在實施信息化的過程中,難免會遇到一些一時難于解決的問題,是徹底解決了難題后再繼續(xù)往下走,還是暫時尋求別的途徑繞過去,回頭再解決問題?這讓很多CIO頭痛不已,也是很多項目最后嚴重超過計劃期限或導致失敗的根本原因。曾建根的做法是避開“攔路虎”,先尋求別的途徑代替這個環(huán)節(jié),繼續(xù)把項目的其它工作進行下去,以免耽擱項目的進程,最后出一個合理的解決方案,使系統(tǒng)順利上線。

第二,犒賞團隊成員,平衡利益分配。曾建根說:“美豐的信息系統(tǒng)于2006年12月18日正式上線運行,因為項目取得的效果令總經(jīng)理很滿意,所以在開年度總結大會的時候,公司對信息化管理團隊的所有成員進行了表揚,設置了各種獎項,表彰了先進,體現(xiàn)了公司對信息化工作的支持和認可,也為后續(xù)的信息化項目打下了堅實的群眾基礎。所以我認為論功行賞在信息化項目中也是一個不可忽視的推動力量,是最有效的信息化推動手段和激勵措施。”

在“四式手法”的指引下,曾建根把美豐的信息化做得有聲有色。當然,信息化建設并不是真正的武學研究,這里只是借武學研究的幾個招式形象地標示出企業(yè)信息化的不同階段。而做好每一個階段的工作,完成階段性目標是項目成功的關鍵,要像練習功夫一樣,CIO必須一招一式有承有啟,細心走好每一步,才能讓企業(yè)信息化建設取得成功。