馬　艷

摘要：公文處理工作是各級黨政機(jī)關(guān)一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作。隨著改革開放的進(jìn)一步深入，各級領(lǐng)導(dǎo)對辦公室工作的要求越來越高，作為辦公室主要工作之一的公文處理工作，如何適應(yīng)新形勢的需要，進(jìn)一步提高工作質(zhì)量和效率，提高政務(wù)服務(wù)水平，改進(jìn)公文處理工作，提高公文處理工作水平，已成為目前機(jī)關(guān)工作中一個(gè)亟待解決的問題。

關(guān)鍵詞：創(chuàng)新公文處理

0引言

眾所周之，公文是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針、政策，是部署任務(wù)、答復(fù)問題、指導(dǎo)工作、聯(lián)系公務(wù)的一種重要工具。公文處理工作的好壞，任何一點(diǎn)隨意性，任何一點(diǎn)疏忽大意，都會給工作帶來影響，造成危害。針對這一問題，我結(jié)合了多年工作實(shí)踐，進(jìn)行了分析和思考，得出公文處理工作必須要在堅(jiān)持制度化、規(guī)范化的同時(shí)，還要大膽探索、勇于創(chuàng)新，才能適應(yīng)新的形勢和任務(wù)的要求，才能更好地發(fā)揮公文的實(shí)效性，為有效開展工作，起到公文應(yīng)有的作用。下面就這方面，談?wù)勛约阂稽c(diǎn)粗淺的看法。

1抓規(guī)范，做好公文處理的基礎(chǔ)工作

公文處理工作是一項(xiàng)內(nèi)容繁多、環(huán)節(jié)復(fù)雜的工作，要真正做到繁而不紊、雜而不亂，快而有序，只有抓好規(guī)范化建設(shè)，才能達(dá)到高效、高質(zhì)的目標(biāo)，才能真正發(fā)揮公文的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用。近年來，我們本溪鋼鐵(集團(tuán))有限責(zé)任公司先后修改制定了《公文處理辦法》等規(guī)章制度，明確了發(fā)文、收文工作流程，使公文處理每個(gè)環(huán)節(jié)都做到了有章可循。通過多年工作實(shí)踐，就自己所管轄的收文處理方面，應(yīng)必須做到以下幾點(diǎn)：

1.1必須做好“登記”環(huán)節(jié)，防止文件“沒有戶口”說的形象一點(diǎn)，就是將收到的文件，在文件處理登記簿中上個(gè)“戶口”。我們的做法是：把每天來文的發(fā)文字號、收文日期、文件標(biāo)題、份數(shù)等信息逐一登記，按照來文的單位分門別類形成一個(gè)流水號，并在文件首頁右上角加蓋標(biāo)有“收文日期、序號、份數(shù)”字樣的收文印章。登記是辦文的起始環(huán)節(jié)，也是很容易被忽視的環(huán)節(jié)。在實(shí)踐中常常會發(fā)現(xiàn)這樣的情況，有的受文單位，見來文是急件，來不及登記就趕緊處理，等處理完了，其他事情又來了，又去忙別的事，時(shí)間一長，就把文件還沒登記的事兒給忘記了。一段時(shí)間之后，到了需要了解這個(gè)文件的辦理情況時(shí)，在文件處理登記簿上根本就查不到，給辦文工作帶來很大被動(dòng)。因此，在公文處理工作時(shí)，一定要盯住“登記”環(huán)節(jié)，即使收到的文件再多，時(shí)間再緊，也要做好登記工作，堅(jiān)決做到不登記就不辦理、不轉(zhuǎn)出，養(yǎng)成來文登記的好習(xí)慣。

1.2必須抓好“傳閱”環(huán)節(jié)，防止文件“漏傳誤傳”在“傳閱”的環(huán)節(jié)上，我們的做法是：每天在收到來文登記以后，附上“文件呈辦單”，交辦公室主任簽批，然后按照主任簽批意見分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批示，領(lǐng)導(dǎo)批示后，需要幾個(gè)部門合閱合辦的文件，必須由公文處理人員送有關(guān)業(yè)務(wù)部門，并由部門主管文件人員簽收。在傳閱運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，對需要各領(lǐng)導(dǎo)傳閱的文件，一般來說，要從職務(wù)高的領(lǐng)導(dǎo)到職務(wù)低的領(lǐng)導(dǎo)順序傳閱，無特殊原因，不要越位傳閱。同時(shí)要做好文件流轉(zhuǎn)登記，隨時(shí)掌握文件運(yùn)行方位，對傳閱中領(lǐng)導(dǎo)的批示意見要登記清楚，領(lǐng)導(dǎo)批示中涉及的部門和單位要一一傳閱到位，不能隨意簡化傳閱程度和傳閱范圍。還有一點(diǎn)要特別注意的是，在傳閱文件過程中，必須清楚每天送給領(lǐng)導(dǎo)的文件夾中所列文件，每當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)批閱后返回時(shí)，要逐一核對文件份數(shù)是否缺少，如發(fā)現(xiàn)缺少文件時(shí)，應(yīng)主動(dòng)同秘書聯(lián)系，問清情況，確保文件不丟失、不遺漏，做到每一份文件的處理過程，都要有一條清晰運(yùn)轉(zhuǎn)軌跡。

1.3抓好“催辦”環(huán)節(jié)，防止文件“延誤漏辦”公文處理人員要注意文件的時(shí)間性，及時(shí)轉(zhuǎn)出、催辦、催退是提高工作效率的關(guān)鍵所在。催辦是督促領(lǐng)導(dǎo)批示文件，按時(shí)限要求高標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)的重要步驟。在收到有時(shí)限要求的公文或會議通知時(shí)，采取加蓋“急件”或“會議通知見件速傳”字樣的印章，提醒領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)批示，領(lǐng)導(dǎo)批示后要及時(shí)轉(zhuǎn)出，決不能拖拉積壓，同時(shí)還要提醒受文單位及時(shí)辦理。有些受文單位因?yàn)槭韬鑫募霓k結(jié)時(shí)限，導(dǎo)致文件辦理周期過長。對此，公文處理人員要及時(shí)催辦，可采取發(fā)催辦單或打電話詢問等形式進(jìn)行催辦。在文件運(yùn)轉(zhuǎn)管理中，公文處理人員必須有時(shí)間觀念，要做到當(dāng)日文件當(dāng)日送出，急件和有時(shí)限要求的文件要立即送出，反對積壓、拖拉。如果各承辦部門都盡量縮短文件在本機(jī)關(guān)的運(yùn)轉(zhuǎn)和處理周期，就能大大提高機(jī)關(guān)工作效率。

1.4做好平時(shí)立卷工作是保證文件齊全完整的重要所在搞好平時(shí)立卷工作，收集文件是重要環(huán)節(jié)，把各部門辦完的文件及時(shí)收回，不至于使文件在承辦部門停留過久，以免發(fā)生丟失現(xiàn)象，必須做好收集工作，這樣才能夠?qū)ξ募M(jìn)行統(tǒng)一保管。做好收集工作，要求公文處理人員必須做到“三勤”即“手勤、腿勤、腦勤”。手勤：就是嚴(yán)格履行文件收發(fā)、登記、借閱等手續(xù)，不怕麻煩做好平時(shí)立卷工作；腿勤：就是經(jīng)常到業(yè)務(wù)部門催辦、收集，將處理完畢的文件及時(shí)收集歸檔：腦勤：就是經(jīng)?？紤]文件來龍去脈，及時(shí)收集、整理、歸檔，只有這樣，才能保證文件齊全完整。對收集上來的文件，根據(jù)文件內(nèi)容分門別類，放入事先準(zhǔn)備好的案卷盒中“對號入座”，這樣就為日常工作查找利用提供方便，同時(shí)也為年終文件上交檔案館組卷打好基礎(chǔ)。

2求創(chuàng)新，公文處理工作要與時(shí)俱進(jìn)

目前，自動(dòng)化辦公作為提高工作質(zhì)量和效率的一個(gè)重要手段，在辦公室工作的各個(gè)方面得到越來越多的運(yùn)用，而網(wǎng)上公文處理則是自動(dòng)化辦公中極為重要的方面。面臨新的形勢，新的任務(wù)及領(lǐng)導(dǎo)工作方式的新變化，公文處理的程序、方法也要隨著不斷修改和完善，要敢于在傳統(tǒng)做法的基礎(chǔ)上破舊立新，取其精華，在規(guī)范的基礎(chǔ)上大膽創(chuàng)新，這樣才能提高工作效率，適應(yīng)新形勢下的工作需要。我們的具體做法是：

2.1革新辦文手段，突出功能設(shè)計(jì)的實(shí)用性要想突破長期形成的“紙質(zhì)化”的傳統(tǒng)理念，真正實(shí)現(xiàn)公文處理的自動(dòng)化，必須著力抓好辦公手段的創(chuàng)新。我們所說的創(chuàng)新不是一味的否定，而是要在實(shí)際工作中，通過發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題的方式進(jìn)行創(chuàng)新，這是公文處理工作創(chuàng)新的基本途徑?；诜奖銓?shí)用性是網(wǎng)上辦公系統(tǒng)的第一特性，我們在設(shè)計(jì)網(wǎng)上公文處理系統(tǒng)的功能與構(gòu)架上，力避主觀臆想和照抄照搬，而是與傳統(tǒng)的紙質(zhì)公文處理流程相同或相似，這樣做有兩個(gè)好處：一是保持既有公文處理模式的連貫性，不會與現(xiàn)實(shí)需求之間產(chǎn)生太大的沖突；二是就目前實(shí)際而言，還很少有單位能夠做到完全的無紙化辦公，而網(wǎng)上流程與紙質(zhì)文件流程的同步化，可以在較大的程度上實(shí)現(xiàn)兩種處理方式之間的互補(bǔ)，各取其長。再則，另一種創(chuàng)新方式，是在工作中出現(xiàn)了問題或者發(fā)現(xiàn)了薄弱環(huán)節(jié)，通過分析原因，研究提出堵塞漏洞，解決問題的措施辦法，這就是完成了一次創(chuàng)新。例如，我們在工作中發(fā)現(xiàn)，有的基層單位和部門不按程序，直接將請示報(bào)送給領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人，個(gè)別單位甚至同時(shí)報(bào)送給多位領(lǐng)導(dǎo)，形成多頭請示和越級請示的現(xiàn)象，這種“倒轉(zhuǎn)”文的現(xiàn)象，處理起來不僅耽誤時(shí)間，甚至還可能誤事，尤其是多頭報(bào)送的請

示，不同的領(lǐng)導(dǎo)可能有不同的意見，我們根據(jù)這種現(xiàn)象，創(chuàng)新設(shè)計(jì)了請示公文的專用格式。凡不按公文格式要求，格式不正確、程序不規(guī)范的公文，一律不予受理。這不僅避免了一文多投的現(xiàn)象，還規(guī)范了公文報(bào)送的格式，給公文處理工作帶來了很大便利。在日常工作中，我們注重用先進(jìn)的辦公手段管理文件，創(chuàng)新設(shè)計(jì)了一種文件傳遞過程流程表，記載著每天送給領(lǐng)導(dǎo)的文件夾中所列文件，做到了每一份文件的處理過程，都有一條清晰運(yùn)轉(zhuǎn)軌跡。我們能利用計(jì)算機(jī)先進(jìn)的查詢功能管理文件，建立專線網(wǎng)上共享，每當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)或部門查找文件時(shí)，只需要輸入“關(guān)鍵字”便可快速查找出文件，得知文件辦理情況。這大大方便了工作，提高了工作效率，受到了領(lǐng)導(dǎo)和查找借閱文件同志們的好評。

2.2探討創(chuàng)新思路，為下一步發(fā)展做準(zhǔn)備隨著時(shí)代的進(jìn)步，新技術(shù)、新手段不斷沖擊各個(gè)領(lǐng)域，這就要求公文處理工作人員不能墨守成規(guī)，必須適應(yīng)新形勢、新任務(wù)的發(fā)展。我們下一步在公文處理工作方面，要加入本溪市委、市政府電子公文安全傳輸系統(tǒng)、與省國資委實(shí)現(xiàn)公文網(wǎng)上直接傳輸系統(tǒng)，真正意義上取消傳統(tǒng)的紙質(zhì)公文，這就對公文處理人員的素質(zhì)要求的更新更高，它要求工作人員不僅在公文處理的方方面面駕輕就熟，具有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)和技巧，同時(shí)還要具備一定程度的電腦操作知識和技能。這兩個(gè)方面，缺一不可。目前，我們各基層單位公文處理人員的素質(zhì)存在“兩極”分化現(xiàn)象。一方面，許多老同志在公文處理方面經(jīng)驗(yàn)豐富、功底深厚，但在電腦操作，特別是網(wǎng)上操作方面則相對較為生疏，另一方面，年輕同志大多熟悉電腦操作技巧，但在實(shí)際公文處理方面又缺乏經(jīng)驗(yàn)，如何實(shí)現(xiàn)人員素質(zhì)的完善和平衡，是當(dāng)前許多單位和部門需要解決的問題。就現(xiàn)實(shí)而言，抓好專門培訓(xùn)和崗位練兵，是促進(jìn)工作人員盡快熟悉網(wǎng)上公文處理工作的有效方式。還有一個(gè)值得重視的問題，也是一個(gè)十分重要的環(huán)節(jié)——“網(wǎng)上審批”，這需要由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來完成，這就要求領(lǐng)導(dǎo)同志必須要在觀念上率先積極接受網(wǎng)絡(luò)，在實(shí)踐上帶頭了解網(wǎng)絡(luò)、熟悉網(wǎng)絡(luò)，主動(dòng)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)操作。否則，網(wǎng)上公文處理工作就只能停滯在基層工作人員中進(jìn)行，結(jié)果只能是使公文處理長期處在一個(gè)較為低級的水平上，不能成為真正意義上實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公。針對這一情況，我們本鋼集團(tuán)公司主要領(lǐng)導(dǎo)高度重視，著眼發(fā)展，正在著手安排相關(guān)部門在抓好本鋼集團(tuán)公司ERP信息化建設(shè)的同時(shí)，以ERP信息化建設(shè)為契機(jī)，加大力度做好與上級部門網(wǎng)上傳輸所需設(shè)備的投入，同時(shí)督促培訓(xùn)部門做好崗位培訓(xùn)工作。

在今后公文處理工作中，一定會遇到許多新情況，出現(xiàn)許多新問題，我們力求解放思想，敢為人先，提出新思路、新方法，為更好適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，走出一條以規(guī)范促建設(shè)、以創(chuàng)新求發(fā)展的路子。

以上是自己在工作中一點(diǎn)粗淺體會，還有待在今后工作中進(jìn)一步提高。