鄭孝清

摘要：財務(wù)管理和會計電算化應(yīng)用軟件不斷升級，這些都促使會計檔案向技術(shù)化、知識化和信息化發(fā)展。會計電算化的普及應(yīng)用，對會計檔案管理工作提出了更高的要求，它推動了會計檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。關(guān)鍵詞：電算化；會計檔案；管理ブ型擠擲嗪牛篏271

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：16723198(2009)19019902

根據(jù)財政部、國家檔案局財會字(1998) 32號文件，1999年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》規(guī)定，采用電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算的單位，不僅要保存電子會計數(shù)據(jù)，而且應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案，這在制度上確立了電算化會計檔案是雙重的會計檔案載體，即傳統(tǒng)意義上的會計檔案與包括存儲在計算機(jī)硬盤、光盤以及其他磁性介質(zhì)內(nèi)的會計數(shù)據(jù)等形式的電子會計檔案。1會計電算化檔案的內(nèi)容1.1計算機(jī)系統(tǒng)檔案ゼ撲慊系統(tǒng)檔案包括下列內(nèi)容：(1)計算機(jī)硬件型號、存貯空間大小、外部設(shè)備類型；(2)計算機(jī)操作系統(tǒng)(或網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng))型號；(3)會計軟件系統(tǒng)的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型；(4)軟件系統(tǒng)名稱、版本號；(5)與軟件系統(tǒng)相配套的各說明書與使用手冊。1.2機(jī)制會計檔案セ制會計檔案包括從會計電算化系統(tǒng)打印輸出的會計憑證、會計賬薄、財務(wù)會計報告等紙介質(zhì)檔案，也包括應(yīng)當(dāng)依法保存的會計檔案移交、保管、銷毀清冊等其他類檔案。1.3機(jī)讀會計檔案セ讀會計檔案包括以計算機(jī)硬盤、軟盤等磁性介質(zhì)或光盤等其他介質(zhì)存儲的、只能以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存的會計數(shù)據(jù)，包括會計憑證、會計賬簿、會計報表(包括報表格式與計算公式)等數(shù)據(jù)和會計數(shù)據(jù)庫。2會計電算化會計檔案的特點(1)實行電算化的時間越長，會計檔案與財務(wù)軟件的版本數(shù)越多，即會計電算化檔案更需要科學(xué)地管理。(2)會計電算化檔案不僅保留了傳統(tǒng)意義上的會計檔案，而且還包括存儲在計算機(jī)硬盤中的會計數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)。(3)傳統(tǒng)的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質(zhì)上的會計檔案必須在特定的計算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用，也才具有生命力。(4)會計電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張，更主要的是磁性介質(zhì)或光盤。(5)會計電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點，同時他們又受載體的質(zhì)量、載體存放環(huán)境、載體存儲信息的有效期等條件的影響，即對會計電算化檔案的安全性、完整性要求更高。3電算化會計檔案管理存在的問題(1)會計電算化檔案管理制度落后。會計電算化已經(jīng)步入網(wǎng)絡(luò)時代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域的拓寬使電算化系統(tǒng)出現(xiàn)許多新的特征，過去的電算化檔案在管理內(nèi)容、方法及管理目標(biāo)上都顯得較為狹隘，影響了會計電子文檔的收集、管理和利用，導(dǎo)致電算化檔案管理出現(xiàn)簡單化、形式化的現(xiàn)象。(2)會計人員的電子檔案管理意識較弱，計算機(jī)操作能力較低。會計電子檔案從收集到歸檔的過程，離不開計算機(jī)操作。由于會計人員的電算化操作能力較低，對電算化檔案的重視不足，以及操作人員的時間觀念不強等原因，以致不能及時按規(guī)定將財務(wù)系統(tǒng)中的會計資料備份到外儲器中保存，有時又不能正確進(jìn)行電子文檔的備份和檢查，造成會計資料的假備份，人為錯誤致使系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破壞，就不能在最短時間、最小損失下恢復(fù)原有的會計資料，影響電算化系統(tǒng)的正常工作。(3)會計電子檔案尚未真正納入檔案管理范疇。會計電子檔案的管理缺乏明確的規(guī)章制度。檔案部門目前所執(zhí)行的仍是《會計檔案管理辦法》和2003年5月開始實施的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，缺乏針對電算化會計檔案管理的制度規(guī)范。由于企業(yè)各部門之間的分工不同，相互交流、協(xié)調(diào)不夠，會計電子方案往往都是由財務(wù)軟件的系統(tǒng)管理員自行保存，由于財務(wù)人員不是專業(yè)的檔案管理人員，在保管過程中易使電子檔案處于一種無序的、不連貫的管理狀態(tài)。由于財務(wù)人員實行輪崗制，在頻繁的更換中更易造成電算化會計檔案的丟失。4電算化會計檔案管理的措施4.1建立電算化會計檔案的歸檔制度セ峒頻縊慊系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會計檔案加以保管；電算化會計數(shù)據(jù)在打印之前，應(yīng)妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬等應(yīng)打印輸出，并按照稅務(wù)、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關(guān)賬簿、報表。(1)現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)每天登記并打印輸出，做到日清月結(jié)。如果每天業(yè)務(wù)較少，不能滿頁打印的，可按旬打印輸出。(2)一般賬簿可以根據(jù)實際情況和工作需要按月、季或年打印；如果業(yè)務(wù)較少，可滿頁打印。(3)如果所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)分類賬數(shù)據(jù)都存儲在計算機(jī)內(nèi)，總分類賬可用“總分類賬本期發(fā)生額及余額對照表”替代。(4)在保證賬簿清晰的條件下，打印輸出的賬簿中表格線可適當(dāng)減少。4.2嚴(yán)格按照財政部和國家檔案局的有關(guān)規(guī)定，管理和保存電算化會計檔案ザ緣縊慊會計檔案要做好防磁、防火、防潮和防塵工作；對采用磁性介質(zhì)保存的檔案，還應(yīng)定期檢查，定期復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞而使會計檔案丟失，造成無法挽回的損失。電算化會計檔案必須與對應(yīng)的財務(wù)軟件版本一致，因為不同的版本可能會使會計檔案不能被調(diào)閱，或產(chǎn)生某些預(yù)料之外的錯誤。除了備份之外，還應(yīng)收集和保存以下相關(guān)信息：計算機(jī)硬件系統(tǒng)的型號、存儲空間的大小、外部設(shè)備的配套類型等；計算機(jī)操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng)；財務(wù)軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型；財務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號；財務(wù)軟件的銷售與維護(hù)公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人，以及與會計電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說明書及使用手冊。4.3采取安全保密措施，防止存儲在硬盤中的會計檔案被修改コＳ玫陌踩保密措施有：(1)用戶識別控制：防止非法用戶接觸會計檔案。(2)操作日志管理：由系統(tǒng)自動進(jìn)行操作登記，建立加密的機(jī)內(nèi)操作日志，監(jiān)督系統(tǒng)操作，留下審計線索。(3)數(shù)據(jù)存取權(quán)限限制：對于安全保密程度不等的數(shù)據(jù)，應(yīng)賦予不同的使用人員以不同的操作權(quán)限，防止越權(quán)使用。4.4應(yīng)對計算機(jī)環(huán)境中形成的會計檔案實行多重備份(1)在專用計算機(jī)上進(jìn)行電子檔案備份。(2)在磁盤、光盤上進(jìn)行電子檔案備份。(3)對電子檔案進(jìn)行異地備份，以防止因事故而使電算化會計檔案遭受損失。(4)必須用優(yōu)質(zhì)光盤刻錄備份所有的電子檔案數(shù)據(jù)，以保證數(shù)據(jù)的實體和信息安全。年終要將當(dāng)年形成的所有財務(wù)檔案信息整理歸類，并標(biāo)明日期、內(nèi)容目錄、備份人姓名等內(nèi)容，用于存檔的盤片由系統(tǒng)管理員和財務(wù)處長簽名。4.5加大對電算化會計檔案管理的投入(1)注重硬件配置、軟件購買環(huán)節(jié)。優(yōu)良的計算機(jī)硬件配置是實現(xiàn)會計軟件高效運作、信息共享、數(shù)據(jù)交換、良性循環(huán)的必備物質(zhì)條件。(2)存放電算化會計檔案的場所應(yīng)具有防塵、防磁、防潮等必備的硬件條件，接收入庫的電算化會計檔案要裝入特制的軟件盒中，軟件盒須放在特制的防磁檔案柜內(nèi)。強化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，并就信息的歸檔、立卷、查詢等建立明確的程序和授權(quán)批準(zhǔn)制度。為保證電算化會計檔案信息的安全，要制定防范計算機(jī)病毒的措施，防止計算機(jī)病毒損壞電算化信息。定期進(jìn)行補丁維護(hù)，避免因電腦或網(wǎng)絡(luò)安全隱患導(dǎo)致會計檔案泄密或被人為惡意修改。加強計算機(jī)系統(tǒng)管理，一般操作人員的計算機(jī)不應(yīng)安裝軟驅(qū)和光驅(qū)，所有需安裝的軟件都必須由系統(tǒng)管理員執(zhí)行，從根本上消除病毒的威脅?！糎S1*3/4〗參考文獻(xiàn)[1]@董瑞芬.地方性高校電算化下會計檔案管理研究[J]蘭臺世界，2009，(2).[2]@王俊慧.淺談電算化會計檔案的綜合利用[J].甘肅科技縱橫，2008，(6).[3]@陳曉靜.對加強電算化會計檔案管理工作的思考[J].中小企業(yè)管理與科技(上旬刊)，2008，(8).