張俊革

摘要總結了體系文件控制管理存在的問題,以及體系文件控制管理對質量體系動行的影響,并提出了有效進行體系控制管理的途徑,以期促進體系文件管理能更好地為更多的機構管理體系服務。

關鍵詞體系文件;控制管理;質理體系;問題;影響;途徑

中圖分類號 F270.7 文獻標識碼A文章編號 1007-5739(2009)09-0298-01

隨著我國步入全球化市場步伐的加快與深入,以及對世貿組織承諾期限的日益臨近,一大批競爭力較強的國外機構將以獨資、參股或控股的形式進入我國檢測市場參與競爭。鑒于此形勢,近年來,國內機構紛紛建立質量體系,希望以此提高自身市場競爭能力和抵御風險能力,謀求生存發(fā)展的空間。質量體系建設理念也由入世初期的被動務虛型逐步向主動務實型轉變,這就要求機構有效運行和不斷完善質量體系,提高其運行效果和持續(xù)改進能力。體系文件是質量體系重要組成部分之一,它的控制管理效果將直接影響整個質量體系的運行質量和效果。

1體系文件控制管理存在的問題

體系文件的有效控制管理,是質量體系有效運行的基礎保證。筆者在工作實踐中發(fā)現,有相當一部分機構在建立質量體系時,體系文件的控制管理方法不科學,指導性體系文件的指導性不強,記錄類體系文件記載缺乏真實性和適時性;文件管理混亂,受控文件得不到有效控制,失效文件得不到及時更新、修改和廢止,文件流失和誤用失效文件的事件時有發(fā)生,使質量體系的運行質量和效果難以提高,嚴重制約著質量體系的后續(xù)完善工作。因此,有必要對體系文件的控制管理進行規(guī)范和加強。

2體系文件控制管理對質量體系運行的影響

筆者認為體系文件控制管理對質量體系的運行將產生下列幾個方面的影響。

(1)體系文件控制管理將影響質量體系所用文件的符合性和有效性。一個機構質量體系的建立,要求將整個體系文件化,一般包括指導性體系文件和記錄性體系文件兩大類。指導性體系文件如管理手冊、程序文件等是體系文件的核心,它描述了機構的性質、組成、宗旨、目標、任務、資源配置、部門(人)職責和聯系等要素,并規(guī)定了進行每項工作所必須的依據、責任部門(人)、資源和具體程序;記錄性體系文件是對機構質量體系運行情況的真實記載,它記錄了每項工作從計劃、部署、實施、檢查、改進、問效到完成的全過程,是機構按體系文件要求運行的證明文件。因此,如果在索取和制定指導性體系文件、記載記錄性體系文件時,不結合機構的實際情況,不遵守體系文件控制管理程序,就會使指導性體系文件和記錄性體系文件與機構的實際不符,失去指導意義,達不到真實準確記載體系運行情況的目的,對整個體系的運行質量和完善效果將產生重大的不良影響。

(2)體系文件控制管理的符合性將影響指導性體系文件的指導效果。不同機構的內部情況是各不相同的,從機構的性質、組成、資源配置到目標任務的確定都存在著很大差異,在索取和制定指導性體系文件時必須以機構的實際和質量體系建立的具體要求為出發(fā)點,既求形式上的規(guī)范化,更求內容上的實用化;既求整體要求的全面性,亦求具體要求的可操作性,使指導性體系文件具有切合實際的指導作用,否則將導致目標與機構實際有差異甚至相差甚遠、資源配置能力脫離機構實際、任務與職責不相銜接等管理方面的先天不足,導致質量體系運行上的的臨時性和隨意性,使指導性體系文件的指導效果大打折扣。

(3)體系文件控制管理的有效性將影響質量體系運行的各個環(huán)節(jié)。在體系文件的索取與制定環(huán)節(jié),要求機構適時有效地索取質量體系運行所必需的指導性、政策性外來文件(如政策、法規(guī)、標準、規(guī)范等),并結合實際制定質量體系的指導性體系文件(如管理手冊、程序文件等),以形成指導性體系文件的基本框架。如果索取和制定的指導性體系文件不適時或不符合機構實際,將導致指導性體系文件對整個質量體系運行的支撐力大為降低;在體系文件的審核確認環(huán)節(jié),要求機構的領導層根據實用性原則,對索取和制定的體系文件進行篩選和審核,對符合條件的予以確認并批準實施,納入機構體系文件范圍。如果在篩選審核和確認中存在失誤而使不實用的文件得以批準實施,必將使不符合機構使用條件的文件納入體系文件范圍,嚴重影響體系文件的整體水平和指導、證明作用;在體系文件的歸檔環(huán)節(jié),要求機構的責任者結合本機構檔案的組成特點,對體系文件進行分類編碼、歸檔備案,并做好保密工作。如果這個環(huán)節(jié)的控制管理不規(guī)范,尤其是編碼方法不科學,將直接影響體系文件的歸檔備案和后續(xù)使用;在體系文件的使用、完善和處理環(huán)節(jié),要求機構嚴格按照程序的規(guī)定使用和完善體系文件,及時處理廢止文件,否則將使文件受控不利、文件修訂不及時、誤用無效文件及文件流失損毀等事件發(fā)生。

3有效進行體系文件控制管理的途徑

在明確了體系文件對質量體系運行重要性的基礎上,有必要探討體系文件控制管理的有效方法和途徑。筆者認為,要使體系文件達到有效控制和管理的目的,應做好以下幾方面的工作。

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(1)確定體系文件控制管理責任部門(人)及其職責。該項工作是體系文件控制管理的前提條件之一。體系文件控制管理是一項業(yè)務性強、繁瑣而又細致的工作,需要配備具有一定業(yè)務能力、有責任心、工作耐心細致的人員,并賦予其相應職權。機構可根據現有人員職務、業(yè)務能力取向、工作特點等條件,選擇適合該項工作的比較優(yōu)秀的人員擔當此任,并根據機構人員的整體布局確定其職責。如果機構的規(guī)模較大,也可設置或指派相應部門專管或兼管此項工作。

(2)制定文件化的體系文件控制管理程序。文件化的體系文件控制管理程序是機構進行體系文件控制管理的重要依據和另一前提條件。機構必須在資源條件允許的情況下,根據自己體系文件組成的特點,制定該程序。該程序一般包括以下幾方面:程序的目的和適用范圍,簡要闡述制定程序的目的和該程序在機構中的適用范圍;確定責任部門(人)和職責;從體系文件索取和制定的范圍、原則、方法、過程等方面提出規(guī)定和要求;對體系文件的意見征集、審核確認和批準實施過程和方法提出規(guī)定和要求;確定體系文件的分類編碼、歸檔備案原則和方法,對體系文件的保密提出規(guī)定和要求;確定體系文件使用及修改的原則和方法;確定體系文件廢止及銷毀的原則和方法。體系文件控制管理程序制定完成后,由機構的管理層爭求機構相關人員的意見,結合意見修改、補充和完善后進行審核確認,無誤后批準實施。

(3)嚴格按照體系文件控制管理程序的規(guī)定進行體系文件的控制管理,在實踐中不斷完善程序內容。體系文件控制管理程序批準實施后,關鍵是將其應用到體系的運行當中去,并不斷加以完善,使機構的每名成員真正了解、理解,并在工作中嚴格遵守此程序。為此,機構應當經常組織相關人員認真學習該程序,使按程序辦事成為相關人員的自覺行為;責任部門(人)嚴格按程序控制管理體系文件,及時做好記錄的記載;機構領導層可采取隨時收集和管理評審等方法,及時掌握各階層反饋的意見和發(fā)現程序中存在的問題,適時地組織相關人員對該程序進行修訂,以求逐步完善。

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