摘 要：在信息社會(huì)中，檔案進(jìn)行數(shù)字化改革，實(shí)現(xiàn)檔案電子化已刻不容緩。如何全方位、多角度、高質(zhì)量、高效率地建立和實(shí)現(xiàn)高校辦公管理電子化、檔案室文件存閱電子化、考生檔案電子化、教學(xué)檔案電子化、人事檔案電子化、學(xué)生檔案電子化提出了措施和內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：高校檔案 電子化 改革

中圖分類(lèi)號(hào):G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào): 1673-1875(2009)02-099-02

信息時(shí)代的到來(lái)，計(jì)算機(jī)的普及和電子技術(shù)的飛速發(fā)展，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化改革，實(shí)現(xiàn)檔案電子化已刻不容緩，國(guó)家為規(guī)范管理，出臺(tái)了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/18894-2000），為檔案數(shù)字化、檔案信息化、檔案規(guī)范化提供了標(biāo)準(zhǔn)。高校傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著越來(lái)越嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，應(yīng)當(dāng)順應(yīng)歷史發(fā)展，充分發(fā)揮檔案工作在信息社會(huì)中的重要作用，積極地將現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理技術(shù)和方法結(jié)合起來(lái)，跟上時(shí)代潮流，即實(shí)現(xiàn)檔案電子化。對(duì)此，應(yīng)從以下幾個(gè)方面建立完善的高校檔案電子化。

一、高校辦公管理電子化

首先要取得領(lǐng)導(dǎo)高度重視和支持，沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)的支持要實(shí)現(xiàn)辦公管理電子化是不可能的，領(lǐng)導(dǎo)重視，是開(kāi)展辦公

管理自動(dòng)化的強(qiáng)有力的保障。隨著辦公條件的改善，知識(shí)更新的加快，工作量的加大，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，為了達(dá)到辦公高效、快捷、方便，為了更好的將辦公檔案存儲(chǔ)、利用、查閱方便，辦公管理電子化，勢(shì)在必行。高校在辦公管理電子化上應(yīng)該走在前列。高校辦公管理電子化檔案管理工作的著眼點(diǎn)要高，立足點(diǎn)要實(shí)。在規(guī)劃辦公管理電子化及文件歸檔工作時(shí)，應(yīng)從本單位辦公自動(dòng)化與信息管理工作的大局出發(fā)，順應(yīng)其辦公程序規(guī)律，摸清信息產(chǎn)生的源頭，使其電子文件歸檔納入辦公自動(dòng)化和信息管理的工作程序，建立電子檔案歸檔制度，加大專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)、培訓(xùn)。辦公管理電子化及其電子檔案的管理，要求辦公人員具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)和檔案知識(shí)，培養(yǎng)出各部門(mén)即懂檔案知識(shí)又熟悉計(jì)算機(jī)技術(shù)的全才。加速高校辦公管理電子化、自動(dòng)化檔案工作的進(jìn)程[1]。更新部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及工作人員觀念，提高對(duì)電子檔案管理利用認(rèn)識(shí)不足的誤解，加大辦公管理電子化資金、設(shè)備的投入，使其在辦公中至上而下充分利用，在錄入、查閱、尋找等信息這些繁雜工作都可以根據(jù)人的要求，只需輕輕一點(diǎn)即可完成。達(dá)到利用者想用時(shí)都可以隨手粘來(lái)。

二、高校檔案室文件存閱電子化

高校作為高科技信息傳播者如何全方位、多角度、高質(zhì)量、高效率地揭示檔案信息的內(nèi)容及特征，方便快捷地為利用者提供服務(wù)將成為檔案工作者迫切追求的目標(biāo)。

1、實(shí)現(xiàn)檔案電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，高校應(yīng)加大檔案信息處理符合型人才及現(xiàn)代高技術(shù)人才的培養(yǎng)，引進(jìn)現(xiàn)代化的設(shè)備。

2、檔案信息管理電子化前提的基礎(chǔ)工作是規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性、共想性。所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案資料的紙質(zhì)或機(jī)讀形式為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。由此看來(lái)，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

3、文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔、信息通報(bào)、會(huì)議通知、人事任命、處理決定、合同書(shū)、目標(biāo)責(zé)任書(shū)等運(yùn)作過(guò)程在計(jì)算機(jī)和局域網(wǎng)中運(yùn)行、傳達(dá)，檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，檔案也自然以機(jī)讀形式存在，檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤(pán)為載體的檔案，經(jīng)過(guò)“去粗取精，去偽存真”使機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、價(jià)值性。將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各部門(mén)，擴(kuò)大影響，拓寬服務(wù)范圍，自然地提高檔案部門(mén)的影響，使學(xué)術(shù)、科技等綜合性的信息能及時(shí)提供給應(yīng)用者，檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來(lái)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任，才能使高校檔案室文件存閱電子化，獲得更為完善的服務(wù)。

三、高校考生檔案電子化

1998年，國(guó)家教育部提出用3年時(shí)間實(shí)現(xiàn)高校招生異地遠(yuǎn)程網(wǎng)上錄取，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)上遠(yuǎn)程錄取順利進(jìn)行的前提和保證，是考生檔案管理工作必須實(shí)現(xiàn)電子化，把考生德智體全面考核的材料及考生志愿等一些必須的主要信息數(shù)據(jù)進(jìn)行采集和存儲(chǔ)，作為進(jìn)入大學(xué)后，對(duì)學(xué)生在高中三學(xué)年的平時(shí)成績(jī)，有一個(gè)認(rèn)識(shí)、了解、參考的重要價(jià)值，起到一個(gè)銜接延續(xù)，更好利用、管理的過(guò)程。作為人事檔案保存還是很有價(jià)值。電子檔案的使用即提高了學(xué)校的閱檔速度，也加快了省招辦的錄檢速度，加速了整個(gè)高校錄取進(jìn)程，體現(xiàn)了錄取中公平、公正、公開(kāi)、社會(huì)監(jiān)督的原則，在整個(gè)錄取過(guò)程中減少了人為干擾因素，使錄取環(huán)境得以凈化。提高了建檔工作的質(zhì)量，做到準(zhǔn)確、簡(jiǎn)化、省時(shí)。

考生檔案電子化，在高校的教育教學(xué)過(guò)程中，電子檔案有利于學(xué)校對(duì)新生的分布情況等進(jìn)行分析，便于學(xué)校有針對(duì)性地對(duì)學(xué)生進(jìn)行有效管理；有利于學(xué)校對(duì)考生的各科成績(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，為教學(xué)改革因材施教提供依據(jù)；它將提高學(xué)校的管理效率和管理層次，為教學(xué)管理的延續(xù)性提供了保證，促使學(xué)校的信息化管理向著規(guī)范化方向發(fā)展。同時(shí)，考生檔案電子化的信息匯總后報(bào)教育部，人事部及有關(guān)部門(mén)，還可用于招生統(tǒng)計(jì)，就業(yè)情況預(yù)測(cè)，電子注冊(cè)認(rèn)證等[2]，總之，考生電子檔案的組成為高校管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化提供了依據(jù)。

四、高校教學(xué)檔案電子化

教學(xué)檔案是高校檔案的重要組成部分，也是高校教學(xué)管理最直接、最基礎(chǔ)的工作，如今高校教學(xué)管理已普遍實(shí)現(xiàn)了電子化教學(xué)。教學(xué)檔案管理電子化的目的，是實(shí)現(xiàn)教學(xué)成果、教案、教材、優(yōu)秀論文等一系列教學(xué)信息資源的電子化管理。所以，它既是教學(xué)安排、教學(xué)管理的原始資料，也是教學(xué)檢查與教學(xué)評(píng)估的客觀依據(jù)，教學(xué)檔案的管理人員即“行家里手”，應(yīng)具備一定的檔案業(yè)務(wù)專(zhuān)長(zhǎng)，有較好的素質(zhì)文化水平和職業(yè)道德，能夠較好的學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代化的管理手段和方法，采用先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備。搞好教學(xué)檔案電子化管理，必須有高度嚴(yán)密的科學(xué)管理配合及檔案組織管理的科學(xué)化，它要求檔案管理者必須根據(jù)檔案工作的特點(diǎn)和規(guī)律，利用先進(jìn)的科學(xué)思想、方法和技術(shù)對(duì)檔案工作中的各項(xiàng)活動(dòng)進(jìn)行組織與協(xié)調(diào)，使之適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的需要。

目前計(jì)算機(jī)在檔案工作中的運(yùn)用主要是指檔案的登記、統(tǒng)計(jì)和庫(kù)存管理；檔案的編目與檢索；檔案部門(mén)的行政管理等。隨著教學(xué)改革的日趨深入，使教學(xué)形式和教學(xué)模式愈益呈現(xiàn)多樣化和復(fù)雜化，從而為教學(xué)檔案管理提出了新的更高的要求，教學(xué)檔案只有實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理才能有生機(jī)和活力，才能為高校教育的發(fā)展提供制定戰(zhàn)略策略，規(guī)劃方案的科學(xué)依據(jù)。由于教學(xué)檔案涉密范圍較小，教學(xué)信息資源的共享部分不會(huì)涉密，所以，可為廣大師生和社會(huì)利用者提供一個(gè)良好的檔案信息服務(wù)園地。借助教學(xué)檔案這一信息寶庫(kù)，及時(shí)了解高校教學(xué)改革的最新成果和動(dòng)態(tài)，形成一個(gè)緊密的教育教學(xué)信息網(wǎng)絡(luò)，利用校園計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化管理，使廣大師生可以充分利用現(xiàn)有的教學(xué)和科研成果，進(jìn)行教學(xué)改革和創(chuàng)新研究，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，少走彎路，提高科研工作的效率，多出科研成果，使高校成為推動(dòng)社會(huì)科技進(jìn)步的發(fā)動(dòng)機(jī)[3]。在教學(xué)檔案的利用上，如畢業(yè)生花名冊(cè)和學(xué)籍等網(wǎng)上查詢，不但可以大大提高教學(xué)檔案的利用率，同時(shí)也可以減少檔案利用者往來(lái)學(xué)校的時(shí)間和費(fèi)用的支出，并能有效制止假文憑的泛濫，為凈化社會(huì)學(xué)風(fēng)起到良好的作用，從而使教學(xué)檔案信息資源得到充分的利用，提高教學(xué)檔案的管理水平。

五、高校人事檔案電子化

人事檔案不僅是一個(gè)人的履歷記錄，而且還是政治生涯的體現(xiàn)，也是人們出國(guó)、升學(xué)、評(píng)職稱(chēng)、調(diào)動(dòng)、晉升、結(jié)婚、生育等方面的人生硬件。作為歷史地、全面地了解一個(gè)人的必要手段，人事檔案還是研究和撰寫(xiě)各類(lèi)歷史、傳記的珍貴資料。國(guó)家人事部公布的全國(guó)人事信息系統(tǒng)指標(biāo)代碼體系，為規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理提供了前提。人事檔案信息電子化已比較普及，做為高校如何依據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，做好人事檔案電子化管理是我們思考的問(wèn)題。

1、人事檔案信息應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化，統(tǒng)一使用全國(guó)人事信息系統(tǒng)指標(biāo)代碼體系，用于計(jì)算機(jī)識(shí)別后處理進(jìn)行錄入、查詢、計(jì)算、統(tǒng)計(jì)排序等。人員的基本情況依據(jù)各系統(tǒng)經(jīng)常需要的信息項(xiàng)定義，利用計(jì)算機(jī)的輸入、修改、增減拷貝等強(qiáng)大功能，使電子化的內(nèi)容愈加豐富和完善，有利于人事檔案信息的遺漏內(nèi)容的補(bǔ)漏增缺，達(dá)到兼容、共享，減少重復(fù)勞動(dòng)，提高人事信息管理的效益和權(quán)威性[4]。

2、人事檔案電子化有利于更好的保持文件的歷史原貌紙介的原始文稿、圖片很難長(zhǎng)時(shí)間保存、查閱，隨時(shí)間的推移會(huì)變黃、老化，而電子化存閱，可連續(xù)化、避害就利，提高利用，永久保存。

3、人事檔案電子化有利于提高人事檔案的工作質(zhì)量。減輕各部門(mén)、各類(lèi)人員的工作壓力，化繁從簡(jiǎn)，提高規(guī)檔、鑒定、著錄等工作程序自動(dòng)化，達(dá)到全方位提高檔案工作的質(zhì)量和效益，使人事檔案管理更加科學(xué)、高效。

4、將所有與人事檔案相關(guān)的文件資料都放入共享信息庫(kù)，網(wǎng)域共享，各單位在用時(shí)可隨時(shí)查找使用，極大地方

便工作，整體提高工作效率，很大程度上節(jié)省人力物力。

六、高校學(xué)生檔案電子化

高校學(xué)生檔案管理電子化是高校管理工作的重要組成部分，目前，高校學(xué)生檔案管理的信息化程度落后與高校的信息化進(jìn)程，如何面對(duì)時(shí)代要求，發(fā)揮人才培養(yǎng)的職能就成為學(xué)生檔案管理工作的重要課題。

學(xué)生檔案由兩部分組成，非高等教育形成的即學(xué)生進(jìn)入高校前接受教育和參加社會(huì)活動(dòng)形成的文件信息，另外是學(xué)生接受高等教育過(guò)程中形成的文件資料。電子化的過(guò)程能夠節(jié)省大量的人力、物力，保證學(xué)生檔案內(nèi)容的真實(shí)性與檔案材料的完整性，及時(shí)、客觀、公正、公平地收集、審查、整理有關(guān)材料，把已形成的各種學(xué)生在?；顒?dòng)系統(tǒng)、完整及時(shí)地存入學(xué)生檔案，避免錯(cuò)誤，遺漏、不真實(shí)、不合格，促使管理模式不斷走向合理化。由于這些資料形成于學(xué)生在高校參加的各項(xiàng)活動(dòng)，客觀真實(shí)地記錄了學(xué)生接受教育及表現(xiàn)情況，是第一手材料，不光可視為接受過(guò)高等教育的可靠佐證，還是記錄學(xué)生思想品質(zhì)所學(xué)專(zhuān)業(yè)、知識(shí)結(jié)構(gòu)、學(xué)習(xí)狀況、政治面貌、品德作風(fēng)、素質(zhì)修養(yǎng)、能力特長(zhǎng)等，也自然成為用人單位了解高校畢業(yè)生的首要途徑。另外，電子化程度的提高，有利于從大量的檔案信息中提練出規(guī)律性、結(jié)論性的數(shù)據(jù)，幫助校正高校各項(xiàng)工作的偏差，為高校培養(yǎng)人才、教學(xué)管理和服務(wù)，體制改革服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，提高畢業(yè)生的社會(huì)認(rèn)知度，促進(jìn)畢業(yè)生的就業(yè)和人才合理利用起到重要的“反哺”作用[5]。

總之，高校作為高科技信息傳播者如何全方位、多角度、高質(zhì)量、高效率地揭示檔案信息的內(nèi)容及特征，方便快捷地為利用者提供服務(wù)將成為檔案工作者迫切追求的目標(biāo)。

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Some Thoughts of the Establishment of a Sound University Electronic Archive

Zhang Tao

(The Huanghuai University， Zhumadian， Henan， 463000)

Abstract:It has been urgently to have digitized reform and to implement electronic archives.The paper have proposed how to establish and implement the electronic university e-office management、electronic archives documents、electronic candidates file、electronic teaching file、electronic personnel file and electronic students file.

Keywords:university files；electrified；reform