構建重組企業(yè)檔案工作機制的若干探索

屠素芬在《上海檔案》2008年第六期上撰文，闡述了上海醫(yī)藥（集團）總公司構建重組過程中檔案工作機制改革的做法和經驗：

第一，積極應對產權變動新挑戰(zhàn)，轉變觀念，把握機遇，變被動為主動。一是變集團檔案工作的單一體系為多元體系，即以總裁—總裁辦—檔案室—業(yè)務部門組成的集團總部業(yè)務管理體系，以集團—事業(yè)部—企業(yè)組成的業(yè)務管理體系和以集團—子公司、直屬單位組成的業(yè)務管理體系；二是堅持以企業(yè)經濟為中心，保持企業(yè)檔案工作與企業(yè)經濟同步發(fā)展；三是堅持依法治檔；四是進一步強化檔案工作的現代化管理；五是進一步優(yōu)化檔案人員的知識結構，使其向專業(yè)化、信息化、效能化、職業(yè)化的方向發(fā)展。

第二，充實隊伍，建章立制，狠抓業(yè)務，實現集團檔案工作規(guī)范化。事事堅持統(tǒng)一領導、分級管理的原則，要求每個立檔單位建立檔案管理工作體制，設立檔案工作崗位，配備專兼職檔案工作人員；二是“推行文檔一體化計算機系統(tǒng)”管理，抓緊集團檔案工作數字化建設，盡快提供面向全公司、統(tǒng)一的檔案管理信息平臺；三是堅持集中統(tǒng)一管理原則，對檔案管理實行優(yōu)化整合，采取檔案實體由形成單位保存、檔案目錄向上一級移交一套的做法；四是堅持“以我為主”的原則，將公司、企業(yè)自身形成的材料和與本單位有直接關系的外來文件作為歸檔的重點，確定與各類不同性質企業(yè)相適應的歸檔范圍。

第三，層層落實，保質保量，做好轉制破產企業(yè)檔案的鑒定清理工作。

第四，圍繞企業(yè)經濟工作，拓寬檔案信息開發(fā)利用渠道，把檔案轉化為企業(yè)財富。

第五，建立檔案協(xié)作組，加強企業(yè)間檔案工作的溝通，整體提高檔案管理水平。

我國電子文件管理現狀調查與思考

二OO八年第六期《檔案學通訊》張寧的文章，通過對多家具有代表性的機構的調查研究，深入剖析了我國電子文件管理活動中存在的問題。（一）電子文件歸檔方法的不恰當，比如電子文件生成量與歸檔量的比例遠遠低于傳統(tǒng)狀態(tài)、沒有明確的保管期限表、歸檔范圍不明確等，直接危及文件信息資源的有效收集。（二）電子文件管理理念的不正確，如對電子文件憑證性和真實性的質疑直接影響文件信息資源的質量。（三）電子文件管理方法的不科學，直接威脅文件信息資源的長期存留。（四）電子文件管理制度的不健全，直接損害文件信息資源的整合與利用。（五）電子文件管理系統(tǒng)功能的不完善，直接影響文件信息資源的管理水平。

“電腦依賴癥”讓脖子提前幾十年“老化”

現在，電腦已經在人們的工作、生活中占據重要位置。然而，從健康的角度來說，埋首看顯示屏是不符合頸椎的生理結構的。頸椎生理結構前突，最適合的生理位置是頭部在中立位且略有后伸，否則就容易造成頸椎韌帶勞損，引發(fā)頸椎病。

辦公室、家居電腦擺放位置不正確，已經成為誘發(fā)頸椎病乃至腰椎病的一大原因。很多單位、公司的辦公桌呈L狀，電腦大多擺放在身體側面的桌臺上，有些更糟糕，索性將電腦擠到辦公桌的右端。上班族工作一忙，情急之下來不及將轉椅調到正對電腦的位置，常常扭著身體或者轉頭去看電腦。這樣不僅頸椎容易出問題，腰肌也會受損。辦公室常見的另一誤區(qū)是“人高臺矮”，工作時總需彎腰低頭。此外，鼠標擺放位置距離身體太遠，操作者常需要手臂斜伸去握鼠標，也不合適。

正確的做法應該是將坐椅放低，顯示器升高，放在身體正前方，視線呈水平位，最好在屏幕正中。有些職業(yè)常需低頭，則應在工作間隙見縫插針，讓脖子放松一下。

如今，床上電腦桌成為“宅男”、“宅女”新寵。使用者在床上平躺或倚著靠枕，通過調整桌面的傾斜角度，視線幾乎和電腦屏幕垂直，比較接近坐著看電腦時的狀態(tài)，被認為可保護頸椎和腰椎。有了床上電腦桌，有人索性一躺就是一整天不“挪窩”。不過即使這樣，還是不能長時間使用，“肌肉和韌帶依然處于受牽扯的緊張狀態(tài)，每過半小時最好起身活動一下，或者改變姿勢，不然脊椎還是會出問題?！薄稄V州日報》2008.11.18

我國民營企業(yè)檔案工作探析

黃項飛在2008年第六期《檔案管理》上撰文，在分析了我國民營企業(yè)檔案工作現狀的基礎上，提出了推進民營企業(yè)檔案工作全面、健康發(fā)展的對策。作者認為，我國民營企業(yè)檔案工作的現狀大致可歸結為兩點。一是民營企業(yè)檔案工作處于自發(fā)的狀態(tài)，部分企業(yè)已有相當的發(fā)展水平；二是民營企業(yè)的整體檔案管理呈橄欖形狀，水平不均衡。一般而言，規(guī)模大的企業(yè)好于規(guī)模小的企業(yè)，明星企業(yè)好于一般企業(yè)，創(chuàng)立時間長的企業(yè)好于創(chuàng)立時間短的企業(yè)，效益好的企業(yè)好于效益差的企業(yè)。很多規(guī)模企業(yè)的企業(yè)主已經具有相當的檔案意識，在實踐中認識到檔案是企業(yè)極為重要的核心資源，并已經開展檔案管理工作，但沒能得到及時的指導，其水平有很大的局限性。

作者提出了推進民營企業(yè)檔案工作全面發(fā)展的四條對策。（一）開展心理引導，激發(fā)建檔熱情。一是管理意識引導，民營企業(yè)的檔案意識只有植根于宏觀管理觀念的土壤，才可能生長發(fā)育，忽視檔案工作，民營經濟的管理便成了無本之木；二是逆向思維引導，很多時候我們無法正確估計出檔案到底為企業(yè)產生了多大的直接效益，但卻能從反面告訴企業(yè)主，滯后的檔案工作必定是制約民營經濟發(fā)展的“短板”。（二）勇于開拓創(chuàng)新，實現多元服務。檔案部門為民企提供服務，應更多地注重于宏觀上的政策與技術的引導，而不應拘泥于繁重而不現實的具體業(yè)務環(huán)節(jié)，要不斷開拓創(chuàng)新，努力探索出一些新路子、新方法：一是充分運用檔案網站的傳播優(yōu)勢，開辟內容豐富、信息新穎的民營企業(yè)檔案工作服務專欄，呈報最新的法規(guī)、標準，傳播先進經驗，普及檔案知識；二是有針對性地編寫業(yè)務指導材料和工作指南，送發(fā)到企業(yè)，指導建檔工作；三是根據民營企業(yè)的意愿，為企業(yè)培養(yǎng)檔案人員和招聘選拔檔案人才；四是積極推進檔案中介組織服務。（三）堅持依法治檔，注重監(jiān)管方式。切忌采取簡單粗暴的工作方法，要做到在監(jiān)管中不干擾民營企業(yè)的生產經營活動，有利于促進民營企業(yè)加強管理，提高經濟效益，有利于國家和社會有保存價值檔案的安全保管，科學利用，合理流向。（四）拓展管理范圍，推行多元模式。一是要樹立檔案管理范圍與企業(yè)競爭需要相適應的觀念，二是要樹立檔案管理手段與企業(yè)信息化進程相適應的觀念。

信息監(jiān)理之于檔案信息系統(tǒng)建設

周美蘭在《中國檔案》二OO八年第七期撰文，針對當前檔案信息化建設過程中信息監(jiān)理普遍缺位的問題，論述了信息監(jiān)理的概念、檔案信息系統(tǒng)建設中信息監(jiān)理的必要性及其監(jiān)控重點等問題。所謂“信息監(jiān)理”，就是信息工程建設監(jiān)理受業(yè)主方（有的稱建設方或用戶）委托，代表業(yè)主方的利益，依法對該單位信息工程項目的全過程（包括其中不同階段）進行監(jiān)督管理，并站在第三方的立場上，公正地對待開發(fā)方，協(xié)調業(yè)主和開發(fā)方的關系，按質量按進度完成該信息工程項目的監(jiān)理。

作者認為，信息監(jiān)理的實質是，在信息項目實施過程中，用專業(yè)的信息項目監(jiān)理單位代替非專業(yè)的項目實施機構，對信息項目進行科學的管理，以確保信息項目實施的有效性和科學性，達到項目實施好、快、省和取得最大投資效益的目的。

信息監(jiān)理的監(jiān)控重點有六個：一是把握好系統(tǒng)建設的技術方向和軟硬件選型的合理性和適應性，有效地降低項目的建設風險；二是監(jiān)督承建方在項目實施小組中的人員配備；三是提前考慮實施的各種風險和不可控因素，并在實施方案中加以控制；四是客觀實施計劃，通過和檔案部門、承建方的充分溝通，確定合理的階段性細化目標和計劃，并保證每個階段目標的相互銜接，最終確?？傮w目標的實現；五是穩(wěn)定系統(tǒng)運行，避免局部和全局發(fā)生沖突，以保證系統(tǒng)穩(wěn)定運行；六是建好檔案部門、承建方和監(jiān)理方三者之間的溝通機制。