會(huì)議猶如馬拉松長(zhǎng)跑，沒(méi)完沒(méi)了，這是很多員工的感受。也許，許多人對(duì)此大解不惑，員工手頭有那么多的事情要做，卻要整天束縛在一些甬長(zhǎng)的會(huì)議上，何時(shí)才能完成手頭的實(shí)際工作呢？實(shí)際上，許多會(huì)議是低效率的，它們浪費(fèi)了我們寶貴的時(shí)間。但是，又不得不承認(rèn)，有些會(huì)議對(duì)推動(dòng)公司不斷地向前發(fā)展確實(shí)非常關(guān)鍵，特別是在公司處于發(fā)展時(shí)期的重要關(guān)頭。我們面臨的問(wèn)題在于，如何才能開一個(gè)高效的會(huì)議，而且要保證所開的這些會(huì)議有成效。

富有成效的會(huì)議不是為了開會(huì)，而是為了解決實(shí)際問(wèn)題。其實(shí)，只要仔細(xì)想一想，就會(huì)發(fā)現(xiàn)開一個(gè)富有成效的會(huì)議有很多常人忽略的學(xué)問(wèn)。以下是一些簡(jiǎn)單的小竅門：

第一，清楚地說(shuō)出為什么開這個(gè)會(huì)議。

請(qǐng)把會(huì)議的目的、希望會(huì)議所能達(dá)到的效果和參加會(huì)議人員需要帶的資料輸入會(huì)議通知表，然后把通知表分發(fā)給參加會(huì)議的每一個(gè)人。

弄清開會(huì)的確切目的，可以幫助您決定是否真的需要開一個(gè)會(huì)議。而且還可以讓員工知道這次會(huì)議能給他們帶來(lái)什么。所以，無(wú)論什么時(shí)候開會(huì)，請(qǐng)務(wù)必突出會(huì)議日程的安排和會(huì)議的目的。

第二，準(zhǔn)時(shí)開會(huì)。

請(qǐng)于會(huì)議預(yù)定開始的時(shí)間宣布開會(huì)。千萬(wàn)不要等候那些遲到者，除非有非常重要的消息要向他們宣布。不要為了那些開會(huì)拖拉者而再次重復(fù)會(huì)議的內(nèi)容。這只會(huì)讓他們覺(jué)得他們的不禮貌行為是有理的。

另外一個(gè)值得會(huì)議組織者注意的是，喝咖啡飲料和吃點(diǎn)心的休息時(shí)間往往是阻礙會(huì)議準(zhǔn)時(shí)開始的一個(gè)重要因素。如果出席會(huì)議的成員一定要帶一些吃的、喝的東西來(lái)開會(huì)，那么，應(yīng)提醒他們?cè)跁?huì)議開始前就把小吃和飲料帶來(lái)，而不是在會(huì)議開始時(shí)才去拿。讓一切事情按部就班的最好方法就是，在開會(huì)當(dāng)中由會(huì)議組織者出款招待與會(huì)者，這樣大家就不會(huì)離座去吃東西，影響會(huì)議的連續(xù)性和效果。

第三，制訂一份周到的會(huì)議日程表，并且遵循它。

這將會(huì)很快地達(dá)到會(huì)議的目的，而且將助您獲得預(yù)期效果。開會(huì)當(dāng)中，您可以不時(shí)抽出一些時(shí)間來(lái)檢查日程表上的每一項(xiàng)，努力在事先規(guī)定的時(shí)間內(nèi)把會(huì)議討論推向高潮，并及時(shí)結(jié)束會(huì)議。如果您覺(jué)得還有一些問(wèn)題不得不需要延長(zhǎng)討論時(shí)，那么請(qǐng)?jiān)O(shè)定一個(gè)討論的時(shí)間限制，盡量使討論的內(nèi)容緊扣中心議題。

有時(shí)，與會(huì)者自己有個(gè)人工作日程表，那么您最好在合適的時(shí)間，逐一問(wèn)問(wèn)他們，這樣，您可以更加合理地安排您的開會(huì)時(shí)間。如果會(huì)議進(jìn)行當(dāng)中出現(xiàn)一個(gè)新的問(wèn)題，請(qǐng)立即把它加入“有待解決的事情”列表中，等會(huì)議結(jié)束后再選一個(gè)合適的時(shí)間和地點(diǎn)，請(qǐng)與會(huì)有關(guān)成員對(duì)它進(jìn)行討論。

第四，提前發(fā)放會(huì)議材料。

務(wù)必保證所有的文件或材料在會(huì)議開始前提前送到與會(huì)者手里。他們可以有足夠的時(shí)間思考和消化這些材料。千萬(wàn)不要人為地制造一個(gè)類似圖書館的氛圍環(huán)境，因?yàn)樵谶@種氛圍下，每個(gè)人都像第一次到圖書館借書的讀者一樣，不知道會(huì)議的主題，他們?cè)跁?huì)上第一次拿到開會(huì)的材料，然后才開始閱讀，結(jié)果，浪費(fèi)了許多寶貴的開會(huì)時(shí)間。

第五，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議。

如果需要延長(zhǎng)會(huì)議，請(qǐng)另外安排當(dāng)天或當(dāng)周的其他時(shí)間，與會(huì)者則無(wú)須重新安排他們正進(jìn)行的計(jì)劃。如果您以這種方式去做，您下次開會(huì)時(shí)，既不會(huì)忘了日程也不會(huì)遲到。

第六，不要接受雙重的會(huì)議邀請(qǐng)。

如果您不能出席會(huì)議，請(qǐng)說(shuō)“不”并且告訴會(huì)議組織者不能出席的原因。如果會(huì)議一定要您參加，那么，請(qǐng)您讓會(huì)議組織者重新安排會(huì)議日期。而且，請(qǐng)?jiān)趦纱螘?huì)議之間為自己留出一些時(shí)間。

最后，開會(huì)當(dāng)中，請(qǐng)全體與會(huì)成員關(guān)掉手機(jī)，避免受外界的影響。

（摘自《當(dāng)代經(jīng)理人》）