現(xiàn)在已經(jīng)有許多人和許多企業(yè)在使用新版本的Excel——Microsoft Office Excel 2007了。如果你以前在用較低版本的Excel，在打開Excel 2007時，你將看到熟悉的工作表。在窗口的頂部，你還會看到新的功能區(qū)。

Excel菜單和按鈕的舊外觀已被一個新的功能區(qū)取代，單擊功能區(qū)上的選項卡會出現(xiàn)命令。功能區(qū)旨在使Excel使用起來更簡單，并幫助用戶快速找到和使用所需的命令。

如何使用功能區(qū)？本課程將提供相關(guān)指導(dǎo)，并介紹更改了哪些內(nèi)容，這些更改為什么有助于更快地創(chuàng)建更理想的Excel工作表。

通過本講座的三個五分鐘課程，你可以學(xué)到如下內(nèi)容：

1. 了解到Excel的新外觀；

2. 學(xué)會在功能區(qū)中找到并使用常用的“剪切”、“復(fù)制”、“粘貼”、“插入工作表行”、“插入工作表列”和“求和”命令；

3. 將工作簿保存為新Excel文件格式。

第一課 五分鐘熟悉Excel 2007新面孔

功能區(qū)是Excel 2007新的控制中心。新版本Excel對控制面板進行了重大更改，而窗口頂部的更改最引人注目。這種更改很實用，現(xiàn)在你需要的功能更加清晰可見并且更容易使用。新版本提供了一個控制中心，稱為“功能區(qū)”，它將各種重要功能集中在一起并讓它們清晰可見，而不再使用大約30個未顯示的工具欄以及隱藏在菜單中的命令。在你嘗試新設(shè)計時，你會發(fā)現(xiàn)你熟悉的命令都按照一定的方式組合在一起了。

下面，我們開始了解關(guān)于新設(shè)計的詳細信息，準備好使用Excel令人激動的新版本。

一、全新的功能區(qū)集成全面的內(nèi)容

功能區(qū)有三個基本組成部分。

1. 選項卡。功能區(qū)頂部有七個選項卡。每個選項卡代表你在Excel中執(zhí)行的一組核心任務(wù)。

2. 組。每個選項卡都包含一些組，這些組將相關(guān)項顯示在一起。

3. 命令。命令是指按鈕、用于輸入信息的框或者菜單。

也許你會問，功能區(qū)中這么多選項卡，里面又包含那么多的組和命令，我該如何入門、從何入門呢？

這里我要告訴你，請從第一個選項卡開始學(xué)習(xí)。Excel中的主要命令集中在第一個選項卡上，即“開始”選項卡。這個選項卡上的命令是Microsoft認為在使用工作表執(zhí)行基本任務(wù)時最常用的命令。例如，“粘貼”、“剪切”和“復(fù)制”命令是“開始”選項卡上“剪貼板”組中最先列出的命令，“字體”組中的字體格式命令次之，用于居中文本、左對齊或右對齊文本的命令位于“對齊”組中，用于插入和刪除單元格、行、列和工作表的命令位于“單元格”組中。

組將你執(zhí)行特定類型的任務(wù)時可能用到的所有命令放到一起，在整個任務(wù)期間一直處于顯示狀態(tài)并且可以隨時使用，而不是將它們隱藏在菜單中。這些重要的命令顯示在你的工作區(qū)上方。

為了便于理解，舉例如下：如果你希望文本在單元格中以多行顯示，則不必在菜單上單擊命令，在對話框中單擊選項卡，然后在該對話框中單擊選項。你只需單擊“開始”選項卡上“對齊方式”組中的“自動換行”按鈕即可（如下圖）。

二、更多的命令在需要時才出現(xiàn)

功能區(qū)上的命令是最常用的命令。Excel 2007根據(jù)你執(zhí)行的操作顯示一些可能用到的命令，而不是一直顯示所有命令。例如，如果你的工作表中沒有圖表，則不會顯示用于圖表的命令。但在創(chuàng)建圖表之后，就會出現(xiàn)“圖表工具”，其中包含三個選項卡：“設(shè)計”、“布局”和“格式”。在這些選項卡上，你會看到處理圖表所需的命令。這說明功能區(qū)對你的操作做出了響應(yīng)。使用“設(shè)計”選項卡可以更改圖表類型或移動圖表位置；使用“布局”選項卡可以更改圖表標題或其他圖表元素；使用“格式”選項卡可以添加填充顏色或更改線型。在完成圖表后，單擊圖表區(qū)域外部，“圖表工具”會消失。要讓它們重新顯示，請單擊圖表內(nèi)部。這些選項卡就會重新顯示。

因此，如果你不能在任何時候都看到所需的所有命令，請不要擔心，只需執(zhí)行前面幾個步驟，你需要的命令將會唾手可得。

三、一個小小圖標隱藏更多選項

當組的右下角顯示名為“對話框啟動器”的箭頭時，說明該組中有更多可用選項。單擊該箭頭，你會看到一個對話框或任務(wù)窗格。

例如，在“開始”選項卡上的“字體”組中，包含更改字體的所有最常用的命令：更改字體的命令、更改字號的命令、將字體加粗、傾斜或添加下劃線的命令。

如果你需要更多選項，例如上標，請單擊“字體”右側(cè)的箭頭，你將看到“設(shè)置單元格格式”對話框，其中包含上標和與字體相關(guān)的其他選項。

四、常用的命令輕松拿到手頭旁

如果你經(jīng)常使用的命令不容易找到，可以輕松地將其添加到快速訪問工具欄。在第一次啟動Excel 2007時，該工具欄位于功能區(qū)之上。該工具欄上的命令一直可見并且隨時可用。

例如，如果你每天都要使用自動篩選，并且不希望每次都必須通過單擊“數(shù)據(jù)”選項卡來訪問“篩選”命令，則可以將“篩選”添加到快速訪問工具欄。

要執(zhí)行該操作，請在“數(shù)據(jù)”選項卡①上右鍵單擊“篩選”②，然后單擊“添加到快速訪問工具欄”③。這時，篩選按鈕就會出現(xiàn)在快捷訪問工具欄上④。

要從該工具欄中刪除按鈕，請在工具欄上右鍵單擊該按鈕⑤，然后單擊“從快速訪問工具欄刪除”⑥。

五、鼠標不最快善用鍵盤快捷方式

如果你更習(xí)慣使用鍵盤而不是鼠標，則需要了解Excel 2007中的鍵盤快捷方式。

功能區(qū)設(shè)計附帶了新的快捷方式。為什么呢？因為與早期版本相比，此項更改有兩大優(yōu)點：一是功能區(qū)上的每個按鈕都有快捷方式，二是快捷方式需要的鍵通常更少。

新快捷方式如何使用？

新快捷方式還有個新名稱：鍵提示。按Alt可以顯示鍵提示。你將看到下列各項的鍵提示：功能區(qū)的所有選項卡、選項卡上的所有命令、快速訪問工具欄和Microsoft Office按鈕。按要顯示的選項卡對應(yīng)的鍵，這將顯示該選項卡的所有按鈕的鍵提示標記，然后按所需按鈕對應(yīng)的鍵。

原來的鍵盤快捷方式還管用嗎？

原先以Ctrl開頭的所有鍵盤快捷方式仍然可用，你可以像以前那樣使用它們。例如，快捷方式Ctrl+C仍會將內(nèi)容復(fù)制到剪貼板，快捷方式Ctrl+V仍會粘貼剪貼板中的內(nèi)容。

六、熟悉的視圖給你創(chuàng)造舒適環(huán)境

Excel 2007中的新增功能不僅有功能區(qū)，還有頁面布局視圖。如果你在Microsoft Office Word中使用過頁面視圖，你一定很高興看到Excel也具有類似功能。

要查看新視圖，請在窗口的右下方單擊“視圖”工具欄上的“頁面布局視圖”。或者單擊功能區(qū)上的“視圖”選項卡，然后單擊“工作簿視圖”組中的“頁面布局視圖”。

在頁面布局視圖中，工作表的頂部、兩側(cè)和底部都有頁邊距，工作表之間還有一小部分藍色間距。頂部和一側(cè)的標尺可以幫助你調(diào)整頁邊距。你可以根據(jù)需要打開或關(guān)閉標尺。要打開或關(guān)閉標尺，請在“視圖”選項卡上的“顯示/隱藏”組中，單擊“標尺”。

使用此新視圖，你不必通過在打印之前進行打印預(yù)覽即可調(diào)整工作表。

在頁面布局視圖中，可以輕松添加頁眉和頁腳。當你在頁面頂部或底部鍵入新頁眉和頁腳時，會打開“設(shè)計”選項卡，其中包含創(chuàng)建頁眉和頁腳需要的所有命令。

對于工作簿中的每個工作表，你都可以在最適合該工作表的視圖中進行查看。只需在“視圖”工具欄上，或在“視圖”選項卡上的“工作簿視圖”組中，為每個工作表選擇一個視圖。你在該處還可以找到普通視圖和分頁預(yù)覽選項。

小提示：

如果你喜歡頁面布局視圖，但是希望頁邊距中的空白區(qū)域更小一些，則可以隱藏部分空白區(qū)域。只要按Ctrl+Shift+W快捷鍵，即可隱藏它們。再按一次又可以顯示它們。

七、分辨率不同顯示的內(nèi)容也不同

到目前為止，我們介紹的所有操作適用于屏幕設(shè)置為高分辨率且Excel窗口最大化的情形。如果你的設(shè)置并非如此，則情況會有所不同。具體情況如下：

低分辨率：如果你的屏幕設(shè)置為低分辨率，例如800×600像素，則功能區(qū)上會有一些組僅顯示組名稱，而不顯示該組中的命令。你需要單擊組按鈕上的箭頭才能顯示命令。

例如，在“視圖”選項卡上，“顯示/隱藏”組中有幾個用于顯示或隱藏各種選項的命令。在較高分辨率下，你會看到“顯示/隱藏”組中的所有命令。而在800×600的分辨率下，你會看到“顯示/隱藏”按鈕，但是看不到該組中的命令。在這種情況下，單擊“顯示/隱藏”組按鈕上的箭頭可顯示該組中的命令。在較低分辨率下，僅顯示組名稱的組中包含的是使用頻率較低的命令。

縮小窗口：在任何分辨率下，將Excel窗口縮小到一定程度，部分組就僅顯示組名稱，你需要單擊組按鈕上的箭頭才能顯示命令。

Tablet PC：如果你使用屏幕較小的Tablet PC工作，會注意到功能區(qū)有所調(diào)整，以顯示較小版本的選項卡和組。如果你的顯示器較大，則功能區(qū)會調(diào)整以顯示較大版本的選項卡和組。