在我們?nèi)粘Ｊ褂玫母鞣N數(shù)據(jù)匯總報(bào)表中，常常會(huì)有部分?jǐn)?shù)據(jù)每月、每周甚至每天都需要更新，如員工工資表中的考勤扣款，相關(guān)部門(mén)往往會(huì)提供一個(gè)流水賬形式的記錄表。如果每一次都手動(dòng)將這些數(shù)據(jù)匯總輸入到工資表，會(huì)比較麻煩。

其實(shí)，我們可以借助SUMIF函數(shù)，將類(lèi)似的按指定格式記錄的流水賬，輕松導(dǎo)入到月度或年度匯總表當(dāng)中去。以Excel2007為例，對(duì)財(cái)務(wù)提供的“2008年考勤扣款.xls”的“9月”表進(jìn)行操作：在P3單元格中執(zhí)行“公式／插入函數(shù)”命令，插入條件求和“SUMIF”函數(shù)并點(diǎn)擊“確定”，在條件比較區(qū)域“Range”設(shè)置為“'[2008年考勤扣款。xIs]9月'!＄B＄2:＄B＄101”(不輸入雙引號(hào)，下同)，條件“Criteria”為“B3”，求和區(qū)域“Sum_range”為“'[2008年考勤扣款.xls]9月'!＄C＄2:＄C＄101”，單擊“確定”，即可完成一位員工的考勤扣款導(dǎo)入(如圖)。

雖然9月份的考勤扣款統(tǒng)計(jì)只有7人次，但為了保證當(dāng)考勤扣款人數(shù)發(fā)生變化時(shí)，該數(shù)據(jù)引用仍然有效，這里取了一個(gè)較大的數(shù)值范圍2:101(即最多能匯總100人次的考勤扣款)。雙擊P3單元格右下方的公式復(fù)制句柄“+”，即可將該函數(shù)復(fù)制應(yīng)用到整個(gè)P列單元格。請(qǐng)注意對(duì)SUMIF函數(shù)的條件區(qū)域和求和區(qū)域都使用絕對(duì)引用，否則在進(jìn)行公式的復(fù)制時(shí)，會(huì)出現(xiàn)“張冠李戴”的謬誤。

此外，在Excel中當(dāng)單元格計(jì)算結(jié)果為0時(shí)，默認(rèn)會(huì)顯示0，讓人查看起來(lái)不太舒服。我們可以依次單擊“Office按鈕／Excel選項(xiàng)”，取消對(duì)“高級(jí)”選項(xiàng)中“在具有零值的單元格中顯示零值”的勾選，即可將前工作表中的值為0的單元格全部顯示為空白單元格。通過(guò)類(lèi)似的方法，我們可以很快導(dǎo)入?yún)R總各個(gè)部門(mén)提供的數(shù)據(jù)，再也不需要手工查找和輸入了。

TIPS

SUMIF函數(shù)公式為“'[文件名]表名'指定區(qū)別”，如“'[2008年考勤扣款.xls]9月'!＄B＄2:＄B＄101”， “2008年考勤扣款.xls”即是文件名，9月是表名，!＄B＄2:＄B＄101即是區(qū)域。

TIPS

Excel的相對(duì)引用與絕對(duì)引用

在創(chuàng)建公式時(shí)，單元格或單元格區(qū)域的引用通常是相對(duì)于包含公式的單元格的相對(duì)位置。例如，在單元格D4包含公式“＝A1”，Excel會(huì)自動(dòng)將單元格A1中的內(nèi)容引用到D4當(dāng)中，將D4中公式橫向復(fù)制到E4當(dāng)中，E4中的公式會(huì)自動(dòng)修改為B1:將D4中的公式縱向復(fù)制到D5當(dāng)中，D5中的公式又會(huì)自動(dòng)修改為A2，這就是相對(duì)引用。如果在復(fù)制公式時(shí)不希望Excel自動(dòng)修改引用，則需要在單元格的行或列的標(biāo)號(hào)前面添加一個(gè)＄符號(hào)，例如在單元格D4中輸入公式“＝＄A＄1”，不管我們將D4中的公式復(fù)制到哪一行哪一列單元格，其引用位置始終都為A1單元格，這就是絕對(duì)引用。當(dāng)然，我們還可以將相對(duì)引用和絕對(duì)引用結(jié)合起來(lái)使用，如“＝A＄1”，“＝＄A1”。

Office加油站

放映PPT幻燈片時(shí)，為了讓效果更直觀，我們可以點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，然后點(diǎn)擊“指針選項(xiàng)／繪圖筆”即可調(diào)出畫(huà)筆。用完后，按Esc鍵退出即可。

問(wèn)：我寫(xiě)了份個(gè)人簡(jiǎn)歷，但在頁(yè)眉處想用兩種不同的頁(yè)眉。比如我在Word 2003里修改第二頁(yè)的頁(yè)眉后，第一頁(yè)的頁(yè)眉也跟著變了，應(yīng)該怎樣做才能實(shí)現(xiàn)兩種或多種不同的頁(yè)眉呢?

答：點(diǎn)擊“視圖／頁(yè)眉和頁(yè)腳”并設(shè)置好頁(yè)眉后，在需要改動(dòng)的頁(yè)眉頁(yè)里，比如第2頁(yè)里，點(diǎn)擊“插入／分節(jié)符／下一頁(yè)”，然后再添加頁(yè)眉或頁(yè)腳即可。但要注意在頁(yè)眉頁(yè)腳工具欄上把“與上一節(jié)相同”的那個(gè)按鈕點(diǎn)為非激活狀態(tài)，這樣就可以設(shè)置不同的頁(yè)眉頁(yè)腳了。