上期我們搞定了Excel表格，本期就要真槍實(shí)彈地導(dǎo)入Word里寫分析報(bào)告了。分析報(bào)告具體寫什么雖然因人而異，不過引用數(shù)據(jù)卻必不可少。本期我們就和小李一起來完成分析數(shù)據(jù)的導(dǎo)入任務(wù)。

做文案是Word所長(zhǎng)，處理數(shù)據(jù)則是Excel所長(zhǎng)，雖然直接使用復(fù)制粘貼就能把兩者的數(shù)據(jù)復(fù)制到對(duì)方那里，但是不同情況下，那樣做的效果很可能不利于我們后期的工作，比如我們?cè)贓xcel中更改了數(shù)據(jù)，Word里不能同步，數(shù)據(jù)還有效嗎?所謂強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)手，互通有無很重要。

聯(lián)袂出擊 要的就是同步

首先要明確同步的數(shù)據(jù)，對(duì)于變動(dòng)的數(shù)據(jù)，如銷售記錄是隨時(shí)間更新的，針對(duì)這樣的數(shù)據(jù)就不能用簡(jiǎn)單的復(fù)制粘貼。啟動(dòng)Word2007，選擇合適的模板新建文檔。點(diǎn)擊切換至“插入”選項(xiàng)卡，點(diǎn)擊文本欄中“對(duì)象”下拉菜單，打開“對(duì)象”窗口，點(diǎn)擊“由文件創(chuàng)建”標(biāo)簽頁，單擊“瀏覽”，找到并選中上期制作的Excel文件，點(diǎn)擊“插入”返回，勾選“鏈接到文件”項(xiàng)，點(diǎn)擊“確定”就導(dǎo)入成功了(如圖1)。日后即使改動(dòng)了Excel表格，Word中也會(huì)同步更新。

表格美容必不可少

數(shù)據(jù)的導(dǎo)入還只是個(gè)開始，由于Excel和Word中表格結(jié)構(gòu)的不同，Excel文件插入Word后，默認(rèn)的顯示效果往往不理想：不是字符太小，就是表格不居中，這樣當(dāng)然不好看。雙擊表格，Excel會(huì)自動(dòng)啟動(dòng)并打開插入的原文件，在Excel中，根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整表格的行距、字符大小等，每做一個(gè)調(diào)整，Word中的數(shù)據(jù)也會(huì)隨時(shí)跟著調(diào)整，直到滿意為止。如果發(fā)現(xiàn)Word中數(shù)據(jù)或格式等沒有變化，可在數(shù)據(jù)表上點(diǎn)擊右鍵，選擇“更新鏈接”。

簡(jiǎn)單分析 表格題注要注意

將Excel數(shù)據(jù)表插入word主要是做數(shù)據(jù)分析，這就要標(biāo)明各數(shù)據(jù)表的名稱，以免導(dǎo)入多了造成混亂。方法是在數(shù)據(jù)表上擊右鍵，選擇“插入題注”，根據(jù)需要在打開對(duì)話框中設(shè)置題注名稱、位置、開始序號(hào)等，點(diǎn)擊“確定”即添加成功。本例中，所有參數(shù)一律保持默認(rèn)，則Word自動(dòng)在數(shù)據(jù)表上左邊顯示“表格1”字樣(如圖2)。

小技巧

在word里用Excel處理表格

除了導(dǎo)入已有表格，在Word中還有一招，就是直接調(diào)用Excel命令處理Word里的數(shù)據(jù)。同樣點(diǎn)擊切換到 “插入”選項(xiàng)卡，在“表格”下拉菜單中選擇“Excel電子表格”。此時(shí)，Word就會(huì)自動(dòng)插入一個(gè)Excel表格，默認(rèn)情況下，該表格處于編輯狀態(tài)。此時(shí)，Word的選項(xiàng)卡也發(fā)生了變化，點(diǎn)擊任意一個(gè)選項(xiàng)卡，會(huì)發(fā)現(xiàn)所有命令居然都是Excel命令!這正是Excel表格的優(yōu)勢(shì)所在。

在編輯狀態(tài)下，Word會(huì)自動(dòng)將Excel內(nèi)嵌在其中，可像操作單獨(dú)的Excel文件一樣對(duì)這個(gè)表格進(jìn)行排序、篩選、函數(shù)等操作。此時(shí)將原Excel數(shù)據(jù)復(fù)制粘貼到該表格中。編輯完畢，在表格外的空白處單擊，即可返回Word界面，留下的只是類似用自動(dòng)方式繪制的表格一樣的一個(gè)表格。如果要重新編輯表格數(shù)據(jù)，只需雙擊該表格，就可重新打開內(nèi)嵌的Excel界面了(如圖3)。

由于小李前期已經(jīng)對(duì)表格做了一個(gè)梳理，寫起分析報(bào)告來相當(dāng)方便，只要將表格中各項(xiàng)數(shù)據(jù)做一個(gè)說明就可以了。不過我們的要求是畫龍點(diǎn)睛，單純完成任務(wù)還不夠，要讓任務(wù)漂漂亮亮地拿出手。下一期，《電腦迷》就教你怎么讓分析報(bào)告看上去更美!