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        讓Excel精確顯示

        2008-12-31 00:00:00姚文連姚美麗
        電腦迷 2008年23期

        在使用Excel統(tǒng)計(jì)分析數(shù)據(jù)時(shí),經(jīng)常會遇到小數(shù)精度問題,如果處理不當(dāng),有時(shí)也會給工作帶來麻煩。這不,最近我就接到了單位會計(jì)的投訴。說我計(jì)算的員工獎(jiǎng)金表出了問題,讓她倒貼了將近10塊錢。通過Excel公式計(jì)算出來,并經(jīng)過所有員工核對過的獎(jiǎng)金表,怎么可能有錯(cuò)誤呢?此外,在Excel中輸入身份證,也可能會有問題。下面將通過一個(gè)簡單實(shí)例,來講解這個(gè)問題的來龍去脈。

        數(shù)據(jù)精度這樣變

        根據(jù)單位制定的考核條例,得到的獎(jiǎng)金“原始計(jì)算表”中的數(shù)據(jù)包含小數(shù)部分。通常是選定包含小數(shù)的數(shù)據(jù)區(qū)域,單擊數(shù)字選項(xiàng)卡中的“減少小數(shù)位數(shù)”按鈕,將獎(jiǎng)金四合五入,以便于會計(jì)造表并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字后發(fā)放。正是取整這個(gè)環(huán)節(jié)出了問題,因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)發(fā)放的獎(jiǎng)金是先求和再取整。但員工的獎(jiǎng)金卻是先取整再發(fā)放,這就出現(xiàn)了“錯(cuò)誤發(fā)放表”中的合計(jì)獎(jiǎng)金為8元,而會計(jì)實(shí)際發(fā)放了9元,需要自己倒貼1元錢的情況(如圖1)。由于實(shí)際的獎(jiǎng)金計(jì)算表中,人數(shù)較多,金額相差也不是太大,因此不容易被發(fā)現(xiàn)。

        為了得到正確獎(jiǎng)金發(fā)放表,需要依次單擊“Office按鈕一Excel選項(xiàng)”按鈕,勾選“高級”選項(xiàng)中的“將精度設(shè)為所顯示的精度”一項(xiàng)(如圖2),系統(tǒng)將會提示我們。數(shù)據(jù)精度將會受到影響”,也就是說該工作表中的數(shù)據(jù)精度將和實(shí)際顯示的保持一致。為了保留原始計(jì)算表中數(shù)據(jù)精度,以備相關(guān)人員核對,在進(jìn)行該項(xiàng)操作之前,需要先備份一下原始計(jì)算表。否則,不管你是取消選擇“將精度設(shè)為所顯示的精度”項(xiàng),還是單擊“增加小數(shù)位數(shù)”按鈕,都無法找回原始的數(shù)據(jù)精度了。

        身份證號輕松錄

        在Excel 2003里,輸入身份證后會發(fā)現(xiàn)數(shù)字變成了零,這是什么原因引起的呢?如何才能在Excel輸入身份證號?

        在Excel里,因?yàn)閱卧竦膶傩阅J(rèn)為“數(shù)字”,所以輸入比較長的數(shù)字時(shí)會自動變成零,并且輸入完的數(shù)字無法再更改回來。但只需設(shè)置即可輕松顯示身份證號。比如在要輸入身份證號的行、列或者單元格里。右擊鼠標(biāo)進(jìn)入“設(shè)置單元格格式” (如圖3),在“數(shù)字”選項(xiàng)卡上選中文本然后確定即可。

        下面,就用ExCel實(shí)現(xiàn)姓名和身份證的同步顯示。比如已有個(gè)員工的姓名與身份證號,但現(xiàn)在財(cái)務(wù)打出了本月遲到的人名,要求顯示相應(yīng)的身份證號。難道要將同一個(gè)人的資料重復(fù)錄入嗎?其實(shí)不用,可以讓Excel自動顯示與之對應(yīng)的身份證號碼!

        假設(shè)原姓名和身份證在“源數(shù)據(jù)”這個(gè)表,要引用的表是“遲到表”,且A列是姓名,B列是身份證號,那么在“引用表”的B1中輸入“=IF(ISERROR(INDEX(數(shù)據(jù)源!$B:$B,MATCH(A2數(shù)據(jù)源!$A:SA,0))),”“,INDEX(數(shù)據(jù)源!$B:$B,MATCH(A2數(shù)據(jù)源!$A:$A,0)))”,然后向下復(fù)制填充即可。這樣,當(dāng)“引用表”A列出現(xiàn)姓名時(shí),B列就會自動引用相應(yīng)的身份證號,如果A列出現(xiàn)的姓名在“源數(shù)據(jù)”中不存在或輸入有誤時(shí)會顯示成空格,這樣可提示你修改。

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