在使用Excel統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)時，經(jīng)常會遇到小數(shù)精度問題，如果處理不當，有時也會給工作帶來麻煩。這不，最近我就接到了單位會計的投訴。說我計算的員工獎金表出了問題，讓她倒貼了將近10塊錢。通過Excel公式計算出來，并經(jīng)過所有員工核對過的獎金表，怎么可能有錯誤呢?此外，在Excel中輸入身份證，也可能會有問題。下面將通過一個簡單實例，來講解這個問題的來龍去脈。

數(shù)據(jù)精度這樣變

根據(jù)單位制定的考核條例，得到的獎金“原始計算表”中的數(shù)據(jù)包含小數(shù)部分。通常是選定包含小數(shù)的數(shù)據(jù)區(qū)域，單擊數(shù)字選項卡中的“減少小數(shù)位數(shù)”按鈕，將獎金四合五入，以便于會計造表并經(jīng)領(lǐng)導簽字后發(fā)放。正是取整這個環(huán)節(jié)出了問題，因為領(lǐng)導批準發(fā)放的獎金是先求和再取整。但員工的獎金卻是先取整再發(fā)放，這就出現(xiàn)了“錯誤發(fā)放表”中的合計獎金為8元，而會計實際發(fā)放了9元，需要自己倒貼1元錢的情況(如圖1)。由于實際的獎金計算表中，人數(shù)較多，金額相差也不是太大，因此不容易被發(fā)現(xiàn)。

為了得到正確獎金發(fā)放表，需要依次單擊“Office按鈕一Excel選項”按鈕，勾選“高級”選項中的“將精度設(shè)為所顯示的精度”一項(如圖2)，系統(tǒng)將會提示我們。數(shù)據(jù)精度將會受到影響”，也就是說該工作表中的數(shù)據(jù)精度將和實際顯示的保持一致。為了保留原始計算表中數(shù)據(jù)精度，以備相關(guān)人員核對，在進行該項操作之前，需要先備份一下原始計算表。否則，不管你是取消選擇“將精度設(shè)為所顯示的精度”項，還是單擊“增加小數(shù)位數(shù)”按鈕，都無法找回原始的數(shù)據(jù)精度了。

身份證號輕松錄

在Excel 2003里，輸入身份證后會發(fā)現(xiàn)數(shù)字變成了零，這是什么原因引起的呢?如何才能在Excel輸入身份證號?

在Excel里，因為單元格的屬性默認為“數(shù)字”，所以輸入比較長的數(shù)字時會自動變成零，并且輸入完的數(shù)字無法再更改回來。但只需設(shè)置即可輕松顯示身份證號。比如在要輸入身份證號的行、列或者單元格里。右擊鼠標進入“設(shè)置單元格格式” (如圖3)，在“數(shù)字”選項卡上選中文本然后確定即可。

下面，就用ExCel實現(xiàn)姓名和身份證的同步顯示。比如已有個員工的姓名與身份證號，但現(xiàn)在財務(wù)打出了本月遲到的人名，要求顯示相應(yīng)的身份證號。難道要將同一個人的資料重復錄入嗎?其實不用，可以讓Excel自動顯示與之對應(yīng)的身份證號碼!

假設(shè)原姓名和身份證在“源數(shù)據(jù)”這個表，要引用的表是“遲到表”，且A列是姓名，B列是身份證號，那么在“引用表”的B1中輸入“=IF(ISERROR(INDEX(數(shù)據(jù)源!$B:$B，MATCH(A2數(shù)據(jù)源!$A:SA，0)))，”“，INDEX(數(shù)據(jù)源!$B:$B，MATCH(A2數(shù)據(jù)源!$A:$A，0)))”，然后向下復制填充即可。這樣，當“引用表”A列出現(xiàn)姓名時，B列就會自動引用相應(yīng)的身份證號，如果A列出現(xiàn)的姓名在“源數(shù)據(jù)”中不存在或輸入有誤時會顯示成空格，這樣可提示你修改。