在使用Excel統(tǒng)計(jì)分析數(shù)據(jù)時(shí)，經(jīng)常會遇到小數(shù)精度問題，如果處理不當(dāng)，有時(shí)也會給工作帶來麻煩。這不，最近我就接到了單位會計(jì)的投訴。說我計(jì)算的員工獎(jiǎng)金表出了問題，讓她倒貼了將近10塊錢。通過Excel公式計(jì)算出來，并經(jīng)過所有員工核對過的獎(jiǎng)金表，怎么可能有錯(cuò)誤呢?此外，在Excel中輸入身份證，也可能會有問題。下面將通過一個(gè)簡單實(shí)例，來講解這個(gè)問題的來龍去脈。

數(shù)據(jù)精度這樣變

根據(jù)單位制定的考核條例，得到的獎(jiǎng)金“原始計(jì)算表”中的數(shù)據(jù)包含小數(shù)部分。通常是選定包含小數(shù)的數(shù)據(jù)區(qū)域，單擊數(shù)字選項(xiàng)卡中的“減少小數(shù)位數(shù)”按鈕，將獎(jiǎng)金四合五入，以便于會計(jì)造表并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字后發(fā)放。正是取整這個(gè)環(huán)節(jié)出了問題，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)發(fā)放的獎(jiǎng)金是先求和再取整。但員工的獎(jiǎng)金卻是先取整再發(fā)放，這就出現(xiàn)了“錯(cuò)誤發(fā)放表”中的合計(jì)獎(jiǎng)金為8元，而會計(jì)實(shí)際發(fā)放了9元，需要自己倒貼1元錢的情況(如圖1)。由于實(shí)際的獎(jiǎng)金計(jì)算表中，人數(shù)較多，金額相差也不是太大，因此不容易被發(fā)現(xiàn)。

為了得到正確獎(jiǎng)金發(fā)放表，需要依次單擊“Office按鈕一Excel選項(xiàng)”按鈕，勾選“高級”選項(xiàng)中的“將精度設(shè)為所顯示的精度”一項(xiàng)(如圖2)，系統(tǒng)將會提示我們。數(shù)據(jù)精度將會受到影響”，也就是說該工作表中的數(shù)據(jù)精度將和實(shí)際顯示的保持一致。為了保留原始計(jì)算表中數(shù)據(jù)精度，以備相關(guān)人員核對，在進(jìn)行該項(xiàng)操作之前，需要先備份一下原始計(jì)算表。否則，不管你是取消選擇“將精度設(shè)為所顯示的精度”項(xiàng)，還是單擊“增加小數(shù)位數(shù)”按鈕，都無法找回原始的數(shù)據(jù)精度了。

身份證號輕松錄

在Excel 2003里，輸入身份證后會發(fā)現(xiàn)數(shù)字變成了零，這是什么原因引起的呢?如何才能在Excel輸入身份證號?

在Excel里，因?yàn)閱卧竦膶傩阅J(rèn)為“數(shù)字”，所以輸入比較長的數(shù)字時(shí)會自動變成零，并且輸入完的數(shù)字無法再更改回來。但只需設(shè)置即可輕松顯示身份證號。比如在要輸入身份證號的行、列或者單元格里。右擊鼠標(biāo)進(jìn)入“設(shè)置單元格格式” (如圖3)，在“數(shù)字”選項(xiàng)卡上選中文本然后確定即可。

下面，就用ExCel實(shí)現(xiàn)姓名和身份證的同步顯示。比如已有個(gè)員工的姓名與身份證號，但現(xiàn)在財(cái)務(wù)打出了本月遲到的人名，要求顯示相應(yīng)的身份證號。難道要將同一個(gè)人的資料重復(fù)錄入嗎?其實(shí)不用，可以讓Excel自動顯示與之對應(yīng)的身份證號碼!

假設(shè)原姓名和身份證在“源數(shù)據(jù)”這個(gè)表，要引用的表是“遲到表”，且A列是姓名，B列是身份證號，那么在“引用表”的B1中輸入“=IF(ISERROR(INDEX(數(shù)據(jù)源!$B:$B，MATCH(A2數(shù)據(jù)源!$A:SA，0)))，”“，INDEX(數(shù)據(jù)源!$B:$B，MATCH(A2數(shù)據(jù)源!$A:$A，0)))”，然后向下復(fù)制填充即可。這樣，當(dāng)“引用表”A列出現(xiàn)姓名時(shí)，B列就會自動引用相應(yīng)的身份證號，如果A列出現(xiàn)的姓名在“源數(shù)據(jù)”中不存在或輸入有誤時(shí)會顯示成空格，這樣可提示你修改。