在使用Excel統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)時,經(jīng)常會遇到小數(shù)精度問題,如果處理不當,有時也會給工作帶來麻煩。這不,最近我就接到了單位會計的投訴。說我計算的員工獎金表出了問題,讓她倒貼了將近10塊錢。通過Excel公式計算出來,并經(jīng)過所有員工核對過的獎金表,怎么可能有錯誤呢?此外,在Excel中輸入身份證,也可能會有問題。下面將通過一個簡單實例,來講解這個問題的來龍去脈。
數(shù)據(jù)精度這樣變
根據(jù)單位制定的考核條例,得到的獎金“原始計算表”中的數(shù)據(jù)包含小數(shù)部分。通常是選定包含小數(shù)的數(shù)據(jù)區(qū)域,單擊數(shù)字選項卡中的“減少小數(shù)位數(shù)”按鈕,將獎金四合五入,以便于會計造表并經(jīng)領(lǐng)導簽字后發(fā)放。正是取整這個環(huán)節(jié)出了問題,因為領(lǐng)導批準發(fā)放的獎金是先求和再取整。但員工的獎金卻是先取整再發(fā)放,這就出現(xiàn)了“錯誤發(fā)放表”中的合計獎金為8元,而會計實際發(fā)放了9元,需要自己倒貼1元錢的情況(如圖1)。由于實際的獎金計算表中,人數(shù)較多,金額相差也不是太大,因此不容易被發(fā)現(xiàn)。
為了得到正確獎金發(fā)放表,需要依次單擊“Office按鈕一Excel選項”按鈕,勾選“高級”選項中的“將精度設(shè)為所顯示的精度”一項(如圖2),系統(tǒng)將會提示我們。數(shù)據(jù)精度將會受到影響”,也就是說該工作表中的數(shù)據(jù)精度將和實際顯示的保持一致。為了保留原始計算表中數(shù)據(jù)精度,以備相關(guān)人員核對,在進行該項操作之前,需要先備份一下原始計算表。否則,不管你是取消選擇“將精度設(shè)為所顯示的精度”項,還是單擊“增加小數(shù)位數(shù)”按鈕,都無法找回原始的數(shù)據(jù)精度了。
身份證號輕松錄
在Excel 2003里,輸入身份證后會發(fā)現(xiàn)數(shù)字變成了零,這是什么原因引起的呢?如何才能在Excel輸入身份證號?
在Excel里,因為單元格的屬性默認為“數(shù)字”,所以輸入比較長的數(shù)字時會自動變成零,并且輸入完的數(shù)字無法再更改回來。但只需設(shè)置即可輕松顯示身份證號。比如在要輸入身份證號的行、列或者單元格里。右擊鼠標進入“設(shè)置單元格格式” (如圖3),在“數(shù)字”選項卡上選中文本然后確定即可。
下面,就用ExCel實現(xiàn)姓名和身份證的同步顯示。比如已有個員工的姓名與身份證號,但現(xiàn)在財務(wù)打出了本月遲到的人名,要求顯示相應(yīng)的身份證號。難道要將同一個人的資料重復錄入嗎?其實不用,可以讓Excel自動顯示與之對應(yīng)的身份證號碼!
假設(shè)原姓名和身份證在“源數(shù)據(jù)”這個表,要引用的表是“遲到表”,且A列是姓名,B列是身份證號,那么在“引用表”的B1中輸入“=IF(ISERROR(INDEX(數(shù)據(jù)源!$B:$B,MATCH(A2數(shù)據(jù)源!$A:SA,0))),”“,INDEX(數(shù)據(jù)源!$B:$B,MATCH(A2數(shù)據(jù)源!$A:$A,0)))”,然后向下復制填充即可。這樣,當“引用表”A列出現(xiàn)姓名時,B列就會自動引用相應(yīng)的身份證號,如果A列出現(xiàn)的姓名在“源數(shù)據(jù)”中不存在或輸入有誤時會顯示成空格,這樣可提示你修改。