年終到了，通暢這個個時候需要對各月份的收支情況進(jìn)行匯總，并制作出各月份的成份分析和全年的收支平衡圖表向上級匯報。一份完美的圖表一定會讓老板給你加分，說不定還會贏得沉甸甸的年終紅包喲。如何作出一份漂亮的圖表呢?本期辦公將一一為你解答。

匯總數(shù)據(jù)

記錄明細(xì)

首先你要有一張收支記錄表，詳細(xì)記錄每次收支情況的明細(xì)。這個需要每天慢慢輸入，其他就沒什么好說的了。在列表右增加一列(F)，列標(biāo)題為月份，并在EF2單元格輸入公式=TEXT(A2，“yy年mm月”)，選中F2雙擊填充柄向下填充以自動提取日期的月份(如圖1)。

年度匯總

用Excel打開收支記錄表，選中表格的任一單元格，單擊“插入”選項卡的“數(shù)據(jù)透視表”選擇“插入數(shù)據(jù)透視表”。此時會自動選中整個表格所在區(qū)域，并彈出創(chuàng)建窗口，單擊確定后，會新建一個工作表，并顯示“數(shù)據(jù)透視表字段列表”窗格。在窗格“選擇要添加到報表的字段”下的列表中把“收支”、“款項分類”拖動到“行標(biāo)簽”下”的列表框中。把“月份”拖動到“列標(biāo)簽”下，把“金額”拖動到“∑數(shù)值”下?，F(xiàn)在已經(jīng)可以看到生成的匯總表了，不過默認(rèn)下是對數(shù)據(jù)計數(shù)，所以還要在匯總的數(shù)值上右擊選擇“數(shù)據(jù)匯總依據(jù)/求和”，才能看到全年收支的金額匯總表(如圖2)。

繪制圖表

單純的匯總表格看起來覺得眼花，為了讓收支情況更為直觀，還需要把匯總表中的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成圖表。在匯總表中復(fù)制數(shù)據(jù)區(qū)A4：M18，新建一個“圖表”工作表，在“圖表”工作表中右擊A1選擇“選擇性粘貼”，以“數(shù)值”方式粘貼數(shù)據(jù)，再次右擊選擇“選擇性粘姑”以格式方式粘貼，然后單擊“開始”選項卡中的“格式”，選擇“自動調(diào)整列寬”。這樣就得到一張與匯總表一樣的—般表格。

收支折線圖

圖表”工作表中，按住ctfl鍵不放分別拖動選中制作圖表的數(shù)據(jù)和標(biāo)題所在區(qū)域A1：M2、A8：MB。單擊“插入”選項卡下的“折線圖”，在下拉列表中選擇“帶數(shù)據(jù)標(biāo)志的折線圖”，馬上可以看到插入的收支折線圖(如圖3)，同時自動切換到“設(shè)計”選項卡。單擊選中圖表中的圖表標(biāo)題，輸入“2007年收支曲線”，再選中座標(biāo)軸標(biāo)題把它改成“金額(單位：人民幣元)”。切換到“布局”選項卡，單擊“折線”選擇“高低點連線”，讓每月的收支差距更加直觀。

接下來就是做點美化了。雖然在“設(shè)計”選項卡中提供了不少圖表布局和樣式可甩，但效果還是比較樸素的。想讓圖表更漂亮，可對圖表的折線、文字或座標(biāo)軸等對象分別設(shè)置格式，操作就和一般自選圖形的格式設(shè)置一樣。分別單擊選中圖表中的對象，切換到“格式”選項卡，在形狀填充、形狀輪廓、藝術(shù)字樣式、發(fā)光等項目中逐一選擇設(shè)置即可。也可右擊圖表中的折線、文字等對象，選擇“設(shè)置格式”，在打開窗口中對標(biāo)記形狀、大小、填充等等做更詳細(xì)的美化設(shè)置。字體和字號則可在“開始”選項卡中設(shè)置，最后得到效果圖(如圖4)，設(shè)置好的圖表如有需要可直接剪切粘貼或單擊“設(shè)計”選項卡的。移動圖表”移動到其它工作表中。

分析餅圖

分析餅圖做法和上面一樣，先選中數(shù)據(jù)、標(biāo)題所在區(qū)域A1：N1、A3：N18，單擊“插入”選項卡的“餅圖”，選擇第六形狀“分離的三維餅圖”，即可插入一張“不動產(chǎn)租金”的餅圖。單擊“設(shè)計”選項卡的“切換行/列”把它變成1月份的收入餅圖。再單擊選擇“圖表布局”中的“布局1”顯示各項收入所占比例。如果想查看其它月份的餅圖(比如2007年3月)，可選中餅圖單擊“設(shè)計”選項卡的“選擇數(shù)據(jù)源”，在彈出窗口左側(cè)列表中選中2007年3月，單擊“上移”按鈕把它調(diào)到首位即可顯示3月的餅圖(如圖5)。

在餅圖上右擊選擇“設(shè)置系列格式”，在彈出窗口中適當(dāng)調(diào)整一下餅圖的旋轉(zhuǎn)角度和分離間隔。在此還可以選中餅圖中的小塊并把它單獨(dú)拖動移出。

動畫演示

我們經(jīng)常要把制作的圖表插入到PPT中演示，不過單純的靜態(tài)圖表顯然欠缺吸引力，把數(shù)據(jù)變成動畫圖表那就好看多了。Swift Chart可以幫我們把Excel中的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)成SWF格式的動畫圖表，再把生成的SWF動畫人APPT中即可。下面還是以收支曲線圖為例來介紹一下。

制作圖表

打開Swift Chart，單擊左側(cè)的“新建圖表向?qū)А卑粹o，在彈出窗口中選擇圖表類型為“折線”的第一種。單擊“下一步”．選擇“手動輸入數(shù)據(jù)”。再下一步，會出現(xiàn)一個類似Excel工作表的窗口，把表中數(shù)據(jù)全部選中刪除，用Excel打開保存匯總數(shù)據(jù)的“圖表”工作表，把收支數(shù)據(jù)和標(biāo)題所在區(qū)域A1：M2、A8：M8分別選中、復(fù)制到Swift Chart的表格中按下“Ctrl+V”鍵粘貼，再單擊“系列位于行”圖標(biāo)。最后單擊“完成”即可生成一張動畫圖表，單擊上面的“預(yù)覽”即可看到動畫效果。

調(diào)整保存

可以看到現(xiàn)在的圖表座標(biāo)軸的數(shù)字顯示有點奇怪，還需要調(diào)整。直接單擊縱座標(biāo)上的數(shù)據(jù)，單擊窗口左側(cè)的“編輯軸標(biāo)簽數(shù)字格式”，在彈出窗口中選擇格式為“數(shù)字”。同樣選中橫軸，單擊“編輯軸標(biāo)簽對齊方式”，在彈出窗口中單擊取消“自動使用交錯標(biāo)簽”復(fù)選項確定即可．(如圖6)。在此圖表中各項均可選中設(shè)置，單擊上面的“動畫”可對各項動畫進(jìn)行詳細(xì)設(shè)置，系列中則有各種預(yù)置的顏色和動畫布置。

先單擊按下“預(yù)覽”以顯示動畫，再單擊菜單“文件/導(dǎo)出為Flash(SWF)”，在彈出窗口中設(shè)置好所需圖表尺寸后，單擊“保存”，把文件保存為SZT.SWF。

插入PPT中

將生成自SWF文件與PFTX文件放在同—個文件夾中，如果是新建的演示那就先保存到SWF文件所在文件夾中再進(jìn)行下面設(shè)置。打開PPT2007，單擊“Office按鈕”，在彈出菜單中單擊。PowerPoint選項”按鈕，在彈出窗口中單擊選中“在功能區(qū)顯示‘開發(fā)工具’選項卡”復(fù)選項，確定返回。

切換到“開發(fā)工具”選項卡，單擊“控件”區(qū)下的“其他控件”，在“其它控件”窗口的列表中找到字母S開頭的“shockwave flash object”，雙擊選中此項。在頁面上拖動畫出一個帶X的矩形，這就是要顯示SWF圖表動畫的位置了。在此矩形上右擊選擇“屬性”，在“屬性”窗口中找到Movie，在其后的表格中輸入文件名SZTSWF。關(guān)閉“屬性”窗口就成了。按F5放映就可以看到動畫效果了。