摘要：隨著企業(yè)信息化的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的采購模式正面臨著嚴峻挑戰(zhàn)。本文通過分析傳統(tǒng)采購管理的弊端，以ERP系統(tǒng)為例，闡述了采購管理信息化的作用。
　　關鍵詞：信息化；采購；ERP系統(tǒng)
　　中圖分類號：F270.7 文獻標識碼：A
　　
　　“利潤最大化”永遠是所有企業(yè)追求的目標。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，我們面臨更多的挑戰(zhàn)：來自競爭對手的壓力，內(nèi)部管理成本的增加，信息化建設的困惑，傳統(tǒng)管理與信息化管理的沖突，如何利用信息技術(shù)實現(xiàn)企業(yè)利潤目標已成為一大重要課題。
　　采購是企業(yè)的成本中心，通常采購成本占企業(yè)總成本普遍在60%以上。對于現(xiàn)代企業(yè)，采購不再是簡單的購買，已上升到戰(zhàn)略管理層面。隨著企業(yè)對采購的重視以及采購管理水平的不斷提高，企業(yè)采購效率日益增強，采購反而成為企業(yè)獲取利潤的又一源泉。尤其是生產(chǎn)型的企業(yè)，采購的速度、效率、訂單執(zhí)行情況，將直接影響到企業(yè)能否快速靈活地滿足下游客戶的需求；采購成本的高低會直接影響到企業(yè)最終產(chǎn)品的定價情況和整個供應鏈的最終獲利情況。
　　
　　一、傳統(tǒng)采購的弊端
　　
　　傳統(tǒng)采購管理存在許多不良的現(xiàn)狀：采購成本高居不下，采購過程消耗過多人力、物力，同供應商的關系緊張，采購方式單一等等問題，其問題根源是：
　　1.物料采購與物料管理為一體
　　目前絕大多數(shù)企業(yè)行使采購管理的職能部門為供應部（科），也有企業(yè)將銷售職能與采購職能并在一起，稱為供銷科。在這種模式下，其管理流程是：先由需求部門提出采購要求，然后由采購部門制定采購計劃/定單、詢價/處理報價、下發(fā)運輸通知、檢驗入庫、通知財務付款。
　　該流程主要缺點是：物料管理、采購管理、供應商管理由一個職能部門來完成，缺乏必要的監(jiān)督和控制機制。
　　2.業(yè)務信息共享程度差
　　由于大部分的采購操作和與供應商的談判是通過電話來進行的，沒有必要的文字記錄，采購信息和供應商信息基本上由每個業(yè)務人員自己掌握，信息沒有共享。其帶來的影響是：業(yè)務的可追溯性弱，一旦出了問題，難以調(diào)查；同時采購任務的執(zhí)行優(yōu)劣在相當程度上取決于人，人員的崗位變動對業(yè)務的影響大。
　　3.采購控制通常是事后控制
　　其實不僅是采購環(huán)節(jié)，許多企業(yè)對大部分業(yè)務環(huán)節(jié)基本上都是事后控制。雖然我們承認事后控制也能帶來一定的效果，但是事前控制畢竟能夠為企業(yè)減少許多不必要的損失，尤其是一個企業(yè)的業(yè)務橫跨多個區(qū)域，其事前控制的意義將更為明顯。
　　上述傳統(tǒng)采購管理的弊端，導致企業(yè)采購工作效率低下，采購成本居高不下，采購管理職能混淆不清，采購控制系統(tǒng)反應遲鈍等等，如何集中力量解決這些問題?
　　信息化提供商結(jié)合現(xiàn)代采購管理新理論研發(fā)了一些采購管理信息化系統(tǒng)，其中企業(yè)應用最為廣泛的是企業(yè)資源計劃系統(tǒng)（ERP，Enterprise Resource Planning的簡稱）。本文以ERP系統(tǒng)的實施作為采購管理信息化的典型解決方案，分析信息化對采購管理的作用。
　　
　　二、信息化對采購管理的作用
　　
　　1.提高了采購效率
　　實施了ERP，通過產(chǎn)品結(jié)構(gòu)和物料清單，定義了每個物料的期量標準，把企業(yè)的產(chǎn)供銷三項主要業(yè)務信息集成起來，同步地將生產(chǎn)計劃和采購計劃一次生成。如果需求有了變化，半個小時內(nèi)，就可以將上千種物料的計劃重新編排。采購計劃員從忙碌的事務中徹底解放出來。
　　2.降低了采購成本
　　采購信息化決不僅僅是為了提高響應效率，更重要的是見到效益。采購管理要見效益，首先要改變采購管理觀念、規(guī)范采購工作。ERP系統(tǒng)通過業(yè)務處理流程規(guī)范化，降低了企業(yè)的采購成本，其具體表現(xiàn)在：
　?。?）爭取優(yōu)惠。通過物料分類查詢，對每一類物料，按需用的頻度規(guī)定優(yōu)選原則、簡化物料的品種規(guī)格，保持一定批量，爭取優(yōu)惠。
　?。?）周密計劃。ERP的計劃可以延續(xù)到未來某個任意日期，這樣不但可以按需采購，而且可以保證有足夠的采購提前期和采購預算，防止因突發(fā)性采購而增加額外的采購費用。
　?。?）設置目標成本。企業(yè)通過運行ERP的模擬成本，嚴格控制成本的限額。
　　（4）控制庫存量。ERP規(guī)定了每一種物料的最大儲存量和最長儲存期限。超過最大值時，系統(tǒng)會發(fā)出提示信號，以便管理人員采取糾正措施。
　?。?）嚴格控制付款程序。付款前，系統(tǒng)將自動進行全面對帳，如物料規(guī)格性能、合格數(shù)量、交貨日期是否與采購單一致，報價單與發(fā)票金額是否一致。只有全部相符才能執(zhí)行付款程序，嚴格控制資金流出。
　　3.建立了完備的控制體系
　　 ERP系統(tǒng)運用“事前控制、事中監(jiān)督、事后分析”的管理理念，建立了完備的控制體系：
　?。?）審批嚴格。雖然在傳統(tǒng)模式下，我們也強調(diào)采購管理要按照一定的層次進行控制，但是在實際操作中要做到這點非常難。通過ERP系統(tǒng)建立采購單據(jù)的審批控制流程，可以控制不同職責的員工可以采購哪種物料，其采購金額上限是多少，超過一定的金額必需經(jīng)主管領導審批，否則ERP系統(tǒng)中將無法繼續(xù)處理該單據(jù)。
　?。?）監(jiān)督有方。系統(tǒng)提供了多種查詢途徑，如采購單編碼、物料號、供應商號、采購員代碼、交貨日期等進行查詢，及時跟蹤采購合同執(zhí)行情況。如發(fā)現(xiàn)業(yè)務處理有問題，則可以終止或暫停業(yè)務處理，直到問題解決為止。如若發(fā)現(xiàn)某定單屬于重復定單，可以將其暫停，查明原因，或取消該定單。
　?。?）分析預測。ERP系統(tǒng)可以隨時運行需要的報表，來反映某一時期采購業(yè)務的執(zhí)行情況，包括趨勢分析等，為下一階段工作改善提供及時的信息。
　　
　　作者單位：新鄉(xiāng)學院江蘇大學工商管理學院
　　參考文獻：
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