程榮彬

會(huì)議管理可以大致劃為兩個(gè)主題，一個(gè)是如何把該開的會(huì)開好，內(nèi)容包括梳理決策事項(xiàng)和會(huì)議主題，明確不同會(huì)議的前后邏輯、時(shí)間關(guān)系，做好會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中控制、會(huì)后跟蹤；另一個(gè)就是精簡(jiǎn)會(huì)議，可不開的盡量不開，可不參加的人盡量不參加，可開得簡(jiǎn)短的盡量簡(jiǎn)短，可低成本的盡量低成本。

關(guān)于前一個(gè)主題，AMT最新出版的《別讓會(huì)議控制你》一書從企業(yè)的角度，已經(jīng)有了體系化而細(xì)致的分析和論述，本文重點(diǎn)從政府部門的角度出發(fā)，用實(shí)例來(lái)分析政府部門如何精簡(jiǎn)會(huì)議，相信對(duì)企業(yè)也會(huì)有所啟發(fā)。

談到精簡(jiǎn)會(huì)議的話題，政府部門似乎最有發(fā)言權(quán)?！拔纳綍?huì)?！痹缫呀?jīng)是個(gè)老話題，甚至有民謠曰：“管理就是收費(fèi)，干部就是開會(huì)”，可見大家對(duì)政府部門會(huì)議多、領(lǐng)導(dǎo)干部整天忙開會(huì)的負(fù)面印象之深。到底政府部門會(huì)議有多少呢?可以看一則新聞報(bào)道：

往年的3月份，機(jī)關(guān)干部忙“跑會(huì)”那是常有的事——各個(gè)領(lǐng)域前一年的總結(jié)表彰大會(huì)、新一年的工作部署大會(huì)，基本上都集中在這個(gè)月份召開，再加上各種各樣的常規(guī)會(huì)議、臨時(shí)會(huì)議，會(huì)議之多，不可勝數(shù)。在(海淀區(qū)上地街道副書記)李立憲的印象里，開會(huì)最頻繁的時(shí)候，他的會(huì)議“檔期”可以從星期一一直排到星期五。至于一天開四五個(gè)會(huì)，一個(gè)會(huì)開兩三個(gè)小時(shí)，那也不是啥稀罕事。只是個(gè)中滋味只有自己知道罷了。(京報(bào)網(wǎng)，2008年4月16日)

可喜的是，近年來(lái)從國(guó)家到省市區(qū)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部都開始關(guān)注精簡(jiǎn)會(huì)議的話題，并且開始遵循“先梳理、后治理”的思路，采用多種方法來(lái)切實(shí)有效地精簡(jiǎn)會(huì)議。

先梳理

在精簡(jiǎn)會(huì)議之前，首先要進(jìn)行會(huì)議的梳理，因?yàn)槿绻恢烙心男?huì)議，不了解這些會(huì)議的類別與內(nèi)容，精簡(jiǎn)會(huì)議也就無(wú)從談起。

那么如何梳理呢?對(duì)會(huì)議進(jìn)行收集匯總是第一步。我們來(lái)看一個(gè)案例：

關(guān)于報(bào)送2008年會(huì)議計(jì)劃的通知各黨委、黨工委(黨組)，區(qū)委各部委、區(qū)直各部門：

請(qǐng)今年擬主辦召開涉及全區(qū)性會(huì)議或本系統(tǒng)、跨部門會(huì)議的單位及部門，于3月20日下班前將擬召開會(huì)議的會(huì)議名稱、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議規(guī)格、會(huì)議規(guī)模及會(huì)議所需經(jīng)費(fèi)預(yù)算等情況以書面形式報(bào)送上來(lái)。

中共XX市XXX區(qū)委辦公室

XX市XXX區(qū)人民政府辦公室

2008年1月18日

收集匯總會(huì)議之后，下一步就是對(duì)會(huì)議進(jìn)行分類。分類可以有多種維度，可以按照會(huì)議的目的，比如決策會(huì)、傳達(dá)會(huì)、總結(jié)會(huì)、表彰會(huì)、研討會(huì)、培訓(xùn)會(huì)等，也可以按照召開和主持會(huì)議的機(jī)構(gòu)與人員級(jí)次來(lái)分，比如下面的例子：

會(huì)議將實(shí)行分類管理：一類會(huì)議由省委、省政府召開。二類會(huì)議以省委、省政府名義召開，由省直部門主辦；三類會(huì)議由省直部門召開。一類會(huì)議和二類會(huì)議會(huì)期一般控制在1天半以內(nèi)，三類會(huì)議會(huì)期一般控制在1天以內(nèi)。各部門原則上每年只能召開一次二類會(huì)議。(《浙江嚴(yán)格省直機(jī)關(guān)會(huì)議管理》，2008-02-29，新華社稿件)

上述兩種分類方法的意義各不相同：會(huì)議目的的不同影響會(huì)議的重要性和優(yōu)先次序，同時(shí)也影響會(huì)議是否可能采取電話會(huì)議、視頻會(huì)議等形式。會(huì)議級(jí)次的不同影響會(huì)議的主持者、參與者，影響會(huì)議的規(guī)模、規(guī)格和費(fèi)用。

后治理

在梳理會(huì)議、對(duì)會(huì)議進(jìn)行分類的基礎(chǔ)上，遵循以下原則對(duì)會(huì)議進(jìn)行治理：

未經(jīng)計(jì)劃的會(huì)盡量不開

這要求政府部門提前收集、審批和制定年度計(jì)劃，并嚴(yán)格執(zhí)行年度會(huì)議編制。未列入計(jì)劃的會(huì)議必須經(jīng)最高級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)政部門審批方可舉辦。未經(jīng)審批的會(huì)議，領(lǐng)導(dǎo)不參加，財(cái)政不安排經(jīng)費(fèi)，開支不予報(bào)銷。

可不開的會(huì)盡量不開

除了涉及重大決策、需要集體決策的會(huì)議之外，嚴(yán)格控制召開經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)、研討會(huì)、表彰會(huì)等會(huì)議的數(shù)量和規(guī)模，可開可不開的會(huì)議盡量不開。

可不參加的人不參加

這當(dāng)中最重要的是減少領(lǐng)導(dǎo)陪會(huì)，包括各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。一方面控制會(huì)議級(jí)別，不必要領(lǐng)導(dǎo)參加的盡量不參加，另一方面根據(jù)會(huì)議目的明確會(huì)議的重要性和優(yōu)先次序，領(lǐng)導(dǎo)選擇重要性高的會(huì)議參加，重要性低的不參加或少參加，在會(huì)議之間有沖突時(shí)，優(yōu)先參加重要性高的會(huì)議。下面是減少領(lǐng)導(dǎo)陪會(huì)的一個(gè)案例：

“從現(xiàn)在起，省直各部門召開的本系統(tǒng)年度工作會(huì)議，副省長(zhǎng)一律不出席，各市的分管領(lǐng)導(dǎo)也不再參加會(huì)議?！痹?2月21日召開的省委工作會(huì)議上，省長(zhǎng)李成玉言辭鏗鏘地宣布了上述決定?！耙龅郊攘⒀?、更立行!”李成玉提醒全省各級(jí)各部門要結(jié)合實(shí)際，制定領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)干部帶頭真抓實(shí)干、狠抓落實(shí)的措施，繼續(xù)保持和發(fā)揚(yáng)全省上下形成的良好工作作風(fēng)。(2005年01月04日，河南報(bào)業(yè)網(wǎng)一大河報(bào))

縮短會(huì)議時(shí)間

縮短會(huì)議時(shí)間有很多方法，比如減少發(fā)言人數(shù)、減少單個(gè)人發(fā)言時(shí)間、減少不必要的套話，還有一些小“技巧”，比如不設(shè)主席臺(tái)。

(海淀區(qū))縮短會(huì)議時(shí)間，一般性會(huì)議嚴(yán)格控制在一小時(shí)之內(nèi)；破除繁文縟節(jié)，召開各類會(huì)議不再介紹與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)，也不再設(shè)主席臺(tái)(區(qū)“兩會(huì)”等重要會(huì)議除外)，只設(shè)主持席和發(fā)言席，主持詞中不得再出現(xiàn)“百忙之中”、“熱烈歡迎”、“重要講話”、“重要指示”等詞語(yǔ)。(京報(bào)網(wǎng)，2008年4月16日)

可遠(yuǎn)程開的遠(yuǎn)程開

精簡(jiǎn)會(huì)議的重要目的之一是降低會(huì)議成本，包括人員時(shí)間成本和費(fèi)用成本，這其中人員交通成本、住宿成本往往是主要的一塊，通過遠(yuǎn)程會(huì)議。比如電話會(huì)議、視頻會(huì)議的形式，能夠節(jié)省大量的往返時(shí)間和交通住宿費(fèi)用。

宜于采用遠(yuǎn)程形式的會(huì)議，主要是各種不需要集中討論的傳達(dá)會(huì)、宣講會(huì)、總結(jié)會(huì)、培訓(xùn)會(huì)。

可合并的會(huì)合并

在對(duì)會(huì)議計(jì)劃進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，把時(shí)間相近、主題相近、參加人員相近的兩個(gè)或多個(gè)會(huì)議進(jìn)行合并，能夠有效提升會(huì)議效率、降低會(huì)議成本。下面是合并會(huì)議的一個(gè)案例：

昨天，市委宣傳部召開了全市黨員教育工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)會(huì)、黨課觀摩會(huì)、宣傳工作例會(huì)，這三個(gè)會(huì)議以往一般是分別召開，不但費(fèi)時(shí)間、精力，而且效果不是很好。因此，市委宣傳部決定，將這三個(gè)會(huì)議合并為一個(gè)，這樣，會(huì)議的議程安排緊湊了，內(nèi)容豐富了，時(shí)間比以往縮短了，大大提高了工作效率。(2004-4-3，樂清日?qǐng)?bào))

下面我們來(lái)看綜合了以上多種原則的一個(gè)案例：

日前，我州下發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步精簡(jiǎn)會(huì)議文件和改進(jìn)公務(wù)活動(dòng)的意見》，《意見》指出，除黨代會(huì)、黨委全委(擴(kuò)大)會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)、紀(jì)委全會(huì)外，州委、州人民政府只召開自治區(qū)黨委、自治區(qū)人民政府要求地州市黨委、政府必須召開的和事關(guān)全州中心工作及改革發(fā)展穩(wěn)定大局的會(huì)議。以部門名義召開的會(huì)議，不邀請(qǐng)州領(lǐng)導(dǎo)和縣市主要領(lǐng)導(dǎo)參加。

同時(shí)，按照“會(huì)期一天，講稿三千，數(shù)會(huì)并開，傳達(dá)到縣”的要求，嚴(yán)格控制會(huì)議時(shí)間和規(guī)模。以州委、州人民政府名義召開的全州性會(huì)議，只開到縣市一級(jí)，會(huì)期不超過1天，原則上會(huì)上不再進(jìn)行頒獎(jiǎng)和簽責(zé)任書。沒有安排座談交流、集中討論等內(nèi)容的全州性會(huì)議，原則上以電視電話會(huì)議形式召開，時(shí)間控制在1小時(shí)30分鐘以內(nèi)。州內(nèi)會(huì)議不介紹到會(huì)領(lǐng)導(dǎo)。非綜合性會(huì)議和慶典性會(huì)議不設(shè)大型主席臺(tái)。會(huì)議主持語(yǔ)和結(jié)束語(yǔ)不超過3分鐘。各類剪彩、慶典活動(dòng)，提倡領(lǐng)導(dǎo)即興講話。(2006-5-18，新疆巴州報(bào)社)

從精簡(jiǎn)到高效

精簡(jiǎn)會(huì)議是會(huì)議管理的第一步，如何讓會(huì)議高效是會(huì)議管理的下一個(gè)議題。

讓會(huì)議高效，意味著要開好精簡(jiǎn)之后形成的那些必須開、必須參加的會(huì)議，如何讓會(huì)議在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間開、討論適當(dāng)?shù)淖h題、作出有效的決策、得到有效的執(zhí)行。關(guān)于如何從精簡(jiǎn)到高效，讀者可以從AMT最新出版的《別讓會(huì)議控制你》一書中尋找到滿意的答案。