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        給你的報表加把鎖

        2008-04-29 16:47:34裴亞杰
        計算機應用文摘 2008年15期
        關鍵詞:阿達對話框報表

        裴亞杰

        小李是公司的辦公室文秘,經(jīng)常要做各種各樣的報表。每次他完成初稿之后,就要將報表共享給幾個相關部門的領導,請他們審核。在此期間,報表是不允許無關人員瀏覽的,幾個領導中也是某些人可以瀏覽,某些人可以編輯。而且每次報表被修改后,在最后匯報階段,小李還得防止大Boss無意中對文檔進行誤操作。許許多多的小問題,每次都讓小李頭疼不已??!

        郁悶的小李只好求助于公司Office方面的專家阿達。在了解小李的問題后,阿達立刻給出了一套解決方案,讓文檔在共享過程中更加安全。

        加密文檔

        首先來解決不讓無關人員瀏覽文檔內(nèi)容的問題,用密碼為文檔加密就OK了。

        和Excel 2003一樣,Excel 2007也提供了對整個Excel文檔的口令加密功能,而且它的操作更簡單、方便。單擊“Office按鈕”→“準備”→“加密文檔”,在彈出的加密文檔對話框中輸入一個密碼即可。無論誰要打開這個文檔,都必須通過密碼驗證才行,這樣一來,無關的人員就打不開文檔了

        限制權限

        小李的報表雖然是提請幾位領導審核,但只有兩位領導可以修改這個Excel文檔,而另外幾位領導都只有讀的權限,那么,小李可以利用“限制權限”的功能來輕松達到目的。

        單擊“Of f ice按鈕”→“準備”→“限制權限”。如果是第一次使用這項功能,系統(tǒng)會提示安裝“信息權限管理客戶端”,可根據(jù)提示去下載文件“WindowsRightsManagement ServicesSP2-KB917275-Client-CHS-x86.exe”安裝后設置賬戶,以后就可以方便地使用“限制權限”功能了。

        打開“限制權限”,在彈出的對話框中,針對不同的領導分別設定他們的權限即可(如圖)。

        以上兩個問題解決后,文檔就可以共享出來讓相關部門負責人來修改和瀏覽了。

        標識最終狀態(tài)

        各位領導審核完成后,小李要將報表提交給大Boss,大Boss會召集副總開會討論,可是這個粗心的大Boss在文檔上指點江山時,嘴上滔滔不絕卻忽略了自己那不安分的手指,經(jīng)常無意間誤刪一些字詞,搞得小李每次都要重新校對,真是崩潰!為了讓小李解決這個問題,阿達設計的方案是“標記為最終狀態(tài)”。

        單擊“Office按鈕”→“準備”→“標記為最終狀態(tài)”,彈出一個對話框,選擇“確定”。這樣文檔就被標識為最終狀態(tài),所有對文檔內(nèi)容操作的菜單和按鈕變?yōu)榛疑?,?shù)據(jù)變?yōu)椴豢筛臓顟B(tài),無論大Boss如何豪邁地在文檔上指點江山,也不用擔心誤操作的發(fā)生。

        如果要取消最終狀態(tài)的標識,只需要再次進行同樣的操作,即可解除鎖定!

        檢查文檔

        如果各位老總討論沒問題,那么下面就該將報表發(fā)布給大家了,不過還有一些內(nèi)容需要檢查。比如,在文檔編輯過程中,小李會將一些重要的中間數(shù)據(jù)進行隱藏,可能是一行或一列甚至是一個工作表,最終要發(fā)給大家時,可能會忘記它的存在,讓重要數(shù)據(jù)泄露出去。所以,阿達建議小李應該對最終文檔進行一下檢查,看看是否有什么不妥之處,需要完善。

        單擊“Office按鈕”→“準備”→“檢查文檔”。在其中可以根據(jù)需要選擇“批注和注釋”、“文檔屬性和個人信息”、“自定義XML數(shù)據(jù)”、“頁眉和頁腳”、“隱藏行和列”、“隱藏工作表”和“不可見內(nèi)容”7項內(nèi)容。

        單擊對話框中的“檢查”,會提示我們當前文檔存在的問題,我們只需要單擊有問題項后面的“全部刪除”即可。好啦,按阿達設計的這番方案設置好的文檔,已經(jīng)是非常安全了。這下,小李這個月的獎金又有得拿啦!

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