摘 要：本文分析了門戶系統(tǒng)建設(shè)在高校信息化進(jìn)程中所處的階段，外包的必要性、可行性以及外包過程中的一些原則和幾個關(guān)鍵細(xì)節(jié)問題。

關(guān)鍵詞：門戶系統(tǒng) 外包 績效 軟件工程

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1673-8454（2008）15-0028-03

一、高校門戶系統(tǒng)架構(gòu)

近年來，我國高校的信息化基本上經(jīng)歷了三個階段：系統(tǒng)集成、應(yīng)用集成和信息集成[1]，它們可以基本上分別對應(yīng)于南國農(nóng)先生提出的“路、車、貨”的比喻[2]。第一個階段主要是完成一些個人計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)硬軟件基礎(chǔ)設(shè)施

的建設(shè)，修好“路”；第二個階段則是開發(fā)和部署一些專用的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，這是造好“車”；第三個階段是將原有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成起來，消除“信息孤島”，建立協(xié)同平臺，讓信息有序化。嚴(yán)格說來，這一階段還是“造車”階段，是把小車變形成威力更大的“金剛車”，更方便地“裝貨卸貨”，借用麥克盧漢的“媒體即訊息”的觀點(diǎn)來看，這也是一種從媒體形式上加速內(nèi)容的生產(chǎn)和流通的方式。[3] 從這個角度上來看，也可以將這一階段理解為“整車裝貨”階段。經(jīng)過這些年的發(fā)展，目前這也正是我國高校信息化建設(shè)的主流階段，其中最有代表性的就是門戶系統(tǒng)建設(shè)。

那么門戶系統(tǒng)是什么？門戶系統(tǒng)（Portal System）是一種將存儲在組織內(nèi)部和外部的信息公開為用戶提供一個單一的入口獲取制定協(xié)作事務(wù)和業(yè)務(wù)決策所需的個性化信息和知識的應(yīng)用。[4] 從這個定義中，我們可以看出門戶系統(tǒng)的幾項(xiàng)基本特征：

用戶和數(shù)據(jù)的分布性；

信息的高度集成和“一站式購買”的獲取信息的方式；

提供團(tuán)體協(xié)作、決策支持的功能；

更高級別的：通過對信息的索引、歸類將其有序化和結(jié)構(gòu)化，促進(jìn)隱性知識和顯性知識的轉(zhuǎn)化，實(shí)現(xiàn)知識管理和組織再造。

門戶系統(tǒng)在高校信息化中扮演的是一種整合集成的角色，它從業(yè)務(wù)系統(tǒng)和公共數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)獲取數(shù)據(jù)，經(jīng)過處理后呈現(xiàn)給各種角色的用戶，讓用戶各取所需；同時(shí)還通過一些業(yè)務(wù)流程再造（Business Process Reengineering）的手段整合各項(xiàng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中已存在的業(yè)務(wù)流程。它的角色可以用圖1表示。

二、高校門戶系統(tǒng)外包的必要性、可行性及其優(yōu)劣性

外包（Out-sourcing）是指一個組織將自己的部分業(yè)務(wù)承包給組織外部的其他廠商或者個人，這些承包出去的業(yè)務(wù)大多是組織的非核心業(yè)務(wù)。外包在高等教育領(lǐng)域并不陌生，前些年大規(guī)模的高校后勤社會化改革就是外包，一些勞動密集型的非核心業(yè)務(wù)被外包出去了，效益得到了提高。眾所周知：高校的核心業(yè)務(wù)是教學(xué)和科研，所以部分IT服務(wù)也可以采用外包的形式實(shí)現(xiàn)。而且經(jīng)過這些年的信息化過程證明，這是一條適合信息化快速發(fā)展之路。

由于門戶系統(tǒng)涉及多個業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)和流程的整合，而且不少高校都進(jìn)行跨越式發(fā)展，在開發(fā)部署門戶系統(tǒng)的同時(shí)帶動多個業(yè)務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)，那么這些企業(yè)級項(xiàng)目最需要的人才就是軟件開發(fā)人員和數(shù)據(jù)庫管理員；而我國這方面的人才儲備緊張，尤其是高校，相比IT企業(yè)里的開發(fā)人員的技術(shù)和團(tuán)隊(duì)協(xié)作的專業(yè)性來說，更加難以滿足自身的需求。[5] 雖然有些高校具備自身研發(fā)的能力，但由于“既當(dāng)老板，又當(dāng)員工”，一些利益分配和財(cái)務(wù)關(guān)系比較復(fù)雜，同時(shí)質(zhì)量控制能力、售后服務(wù)的連續(xù)性等問題也難以得到保障。所以大部分高校的門戶系統(tǒng)的建設(shè)都得走外包之路。

目前國內(nèi)已經(jīng)涌現(xiàn)了一批依托重點(diǎn)高校的軟件開發(fā)集成商，幾個龍頭公司業(yè)已上市。教育部也早于2002年頒布實(shí)施了《教育管理信息化標(biāo)準(zhǔn)》，目前市面上大多數(shù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)都符合此標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)、需求、服務(wù)商三者具備，所以門戶系統(tǒng)的外包之路是可行的。

外包的優(yōu)勢則主要有以下方面：

如上所述，可以解決高校實(shí)施門戶系統(tǒng)的人才缺乏問題；

利用外包商的規(guī)模經(jīng)濟(jì)效應(yīng)和學(xué)習(xí)曲線效應(yīng)，節(jié)省了開發(fā)成本和縮短了項(xiàng)目周期，讓高校集中精力于教學(xué)和科研工作，降低成本（實(shí)際上也就是節(jié)約國家財(cái)政），提高績效；

有助于高校及時(shí)實(shí)現(xiàn)技術(shù)更新升級，更好地服務(wù)教學(xué)科研；[6]

激勵奪標(biāo)廠商之間的競爭，提高產(chǎn)品的質(zhì)量，促進(jìn)行業(yè)的成熟和規(guī)范。

而外包也有它的劣勢，主要有：

高校的一些關(guān)鍵數(shù)據(jù)有外泄的風(fēng)險(xiǎn)；

售后服務(wù)支持和升級更新容易被廠家牽制，缺乏戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù)改變的靈活性，所謂“上船容易下船難”；

不利于培養(yǎng)高校自有IT人才的高端素質(zhì)，長期下去，會對外包商產(chǎn)生依賴；

大規(guī)模外包后，會減少高校對IT人才的需求，人事編制上可能會產(chǎn)生一定的問題。

那么我們在實(shí)際操作過程中應(yīng)該揚(yáng)長避短，通過一些管理和技術(shù)上的措施保證最大程度地彌補(bǔ)外包的劣勢，這在下文中還將談到。

三、高校門戶系統(tǒng)外包的原則

1．績效原則

提高績效是外包的最主要原因，同時(shí)也是最主要的目的；如果一個項(xiàng)目外包出去之后，績效未能提高，那么外包則失去其意義所在。就筆者所觀察的一些已經(jīng)實(shí)施了門戶系統(tǒng)的高校的情況來說，很好地整合了業(yè)務(wù)系統(tǒng)的高校，能為師生提供實(shí)實(shí)在在的省時(shí)省心的服務(wù)的門戶系統(tǒng)，都能相當(dāng)程度上提高績效。

2．校方高執(zhí)行力原則

由于門戶系統(tǒng)需要整合多個原有或新建的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，涉及學(xué)校內(nèi)部教務(wù)、科研、學(xué)工、招生、人事、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)管理等各個部門，絕大部分高校都是公辦的事業(yè)性單位，由于歷史原因和體制問題，目標(biāo)導(dǎo)向性不是很強(qiáng)，績效激勵對工作人員的作用也不夠明顯，所以像涉及面如此之廣的項(xiàng)目就需要一個強(qiáng)有力的領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)小組，一般應(yīng)有副校長做常務(wù)組長，校長辦公室發(fā)文進(jìn)行各項(xiàng)調(diào)查分析、協(xié)調(diào)配合工作，執(zhí)行力強(qiáng)，時(shí)效性高。否則，容易產(chǎn)生扯皮、推諉現(xiàn)象，耽誤項(xiàng)目進(jìn)度。

3．嚴(yán)格軟件工程流程原則

雖然目前業(yè)界已經(jīng)有IBM、Microsoft、BEA、Oracle等一流廠商提供完善的門戶系統(tǒng)關(guān)鍵技術(shù)和基礎(chǔ)架構(gòu)，集成商基本上也是基于這些系統(tǒng)來開發(fā)和部署的。鑒于目前的門戶系統(tǒng)級別的服務(wù)外包市場仍在發(fā)展成熟中，即使是一些大型的集成商，它們有時(shí)也有不夠負(fù)責(zé)任的行為，如：對于學(xué)校的需求分析調(diào)查不主動、不認(rèn)真細(xì)致，等到系統(tǒng)投入使用時(shí)許多原本可以在需求分析階段就可以完成的用戶需求此時(shí)才被提出來，耽誤進(jìn)度，導(dǎo)致雙方工作被動。所以，我們應(yīng)該嚴(yán)格按照軟件工程流程來走，每一步驟都有書面?zhèn)渫?，切不可貪圖省事，到后來導(dǎo)致用戶反映不好用，達(dá)不到系統(tǒng)建設(shè)的初衷。

4．標(biāo)準(zhǔn)化原則

我們常?？吹竭@樣一種現(xiàn)象：在進(jìn)行業(yè)務(wù)系統(tǒng)升級更新時(shí)，大多選擇推倒重來而不是對原有的系統(tǒng)修修補(bǔ)補(bǔ)，一個很重要的原因就是這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)未能遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，無法繼續(xù)使用，這造成了重復(fù)建設(shè)。我們知道，標(biāo)準(zhǔn)化的益處很多，如：跨平臺整合、數(shù)據(jù)共享、向后向前兼容等、保護(hù)既有投資、便于二次開發(fā)等。

標(biāo)準(zhǔn)化主要體現(xiàn)在兩個方面：

（1）數(shù)據(jù)編碼標(biāo)準(zhǔn)。主要有《教育管理信息化標(biāo)準(zhǔn)》和一些相關(guān)的國際國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)（如E-Learning領(lǐng)域的SCORM標(biāo)準(zhǔn)和資產(chǎn)管理方面的《最新物資分類管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與物資編碼操作方法及實(shí)例手冊》等）；

（2）開發(fā)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。如：門戶網(wǎng)站開發(fā)應(yīng)遵循JSR168或JSR286的Portlet標(biāo)準(zhǔn)，程序調(diào)用遵循Web Service標(biāo)準(zhǔn)，等等。

5．增強(qiáng)核心能力原則

由于高校的教學(xué)科研是工作核心，所以在設(shè)計(jì)門戶系統(tǒng)時(shí)就應(yīng)該重點(diǎn)考慮這方面的需求，如：E-Learning系統(tǒng)、圖書館電子資源系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、知識管理系統(tǒng)的整合和建設(shè)。并在系統(tǒng)建設(shè)完畢后，要切實(shí)有效地發(fā)動師生添加內(nèi)容，否則門戶系統(tǒng)到后來可能會淪為新聞通知發(fā)布的“網(wǎng)站”門戶，而不能成為“信息知識”門戶，無法提高高校的核心能力。

6．培養(yǎng)自身人才原則

門戶系統(tǒng)的建設(shè)是一個大規(guī)模的信息化建設(shè)工程，可以借此機(jī)會讓高校自身信息化人員參與到軟件工程的全部過程中，培養(yǎng)培訓(xùn)高校內(nèi)部IT研發(fā)和維護(hù)人才，很大程度上提高自身的IT實(shí)力，避免在今后二次開發(fā)和系統(tǒng)維護(hù)時(shí)被動地被廠商“牽著鼻子走”，并且為今后大規(guī)模的信息化建設(shè)摸索出更好的系統(tǒng)性的經(jīng)驗(yàn)方法。

四、實(shí)施過程中的幾個關(guān)鍵細(xì)節(jié)問題

筆者在工作和學(xué)習(xí)中參與建設(shè)、使用和試用了幾所高校的門戶系統(tǒng)，積累了一些個人經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為外包過程中特別需要注意以下一些管理性和技術(shù)性的問題。

1．門戶系統(tǒng)應(yīng)特別強(qiáng)調(diào)用戶友好性和良好的用戶體驗(yàn)

在用戶反映的問題中，很多都是抱怨某項(xiàng)功能不方便使用，或者不明白某項(xiàng)功能該怎么使用，界面缺乏良好的導(dǎo)航性和必要的提示語，或者提示語不嚴(yán)謹(jǐn)、貼切。還有一些操作繁瑣，本來可以點(diǎn)擊一次鼠標(biāo)就能解決的問題需要兩三次才能解決，浪費(fèi)用戶時(shí)間，影響用戶情緒。由于高校用戶的績效約束性本身就不強(qiáng)，一些用戶在嘗試幾次碰壁后就不愿再上門戶系統(tǒng)了。在用戶友好性和用戶體驗(yàn)方面其實(shí)有很多大型網(wǎng)站做得非常好，值得學(xué)習(xí)的地方很多。

2．應(yīng)對可能要采用的幾種產(chǎn)品有一個試用過程

門戶系統(tǒng)投資大，使用壽命相對較長，用戶訪問頻繁，所以在選型時(shí)應(yīng)特別慎重。而且由于門戶系統(tǒng)的龐大，各個高校在建設(shè)之前一般沒有同類產(chǎn)品的使用經(jīng)驗(yàn)，所以在用戶需求分析時(shí)極容易產(chǎn)生用戶自身也無法清晰表達(dá)其需求的問題，最后只能被動地隨著外包商的思路來進(jìn)行，等到在實(shí)際應(yīng)用過程中才會發(fā)現(xiàn)問題提出需求，但為時(shí)已晚。所以，可以在發(fā)標(biāo)前向廠商請求試用幾家產(chǎn)品，分析各家產(chǎn)品的功能模塊、用戶界面、管理功能、部署環(huán)境、二次開發(fā)方式、標(biāo)準(zhǔn)符合度等各個方面，細(xì)化指標(biāo)，取長補(bǔ)短。這樣在正式簽訂合同和進(jìn)行需求分析時(shí)就能做到心中有數(shù)和有的放矢，掌握主動權(quán)。

3．要妥善解決編碼問題

為了對高校的人、事、物進(jìn)行量化管理和提供決策支持，必須對這些對象進(jìn)行編碼。編碼的難點(diǎn)不在于自身的設(shè)計(jì)，而在于各個部門之間難于協(xié)調(diào)定奪。但如果編碼不當(dāng)，或者部分部門不愿意接受，則后續(xù)工作難以開展，造成項(xiàng)目返工或停滯。

4．外包廠商新建的業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)和門戶系統(tǒng)的基礎(chǔ)架構(gòu)進(jìn)行對象化集成

上文提到，不少高校在建設(shè)門戶系統(tǒng)時(shí)同時(shí)建設(shè)一些業(yè)務(wù)系統(tǒng)，那么門戶系統(tǒng)必然要和這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)交互，從中提取數(shù)據(jù)。提取數(shù)據(jù)的方法應(yīng)該是一個對象化的方法。而有些廠商是用自己的應(yīng)用生成展現(xiàn)網(wǎng)頁，再將這個網(wǎng)址放入門戶系統(tǒng)的頁面中，這種方法死板，當(dāng)原有數(shù)據(jù)改動時(shí)，網(wǎng)址也會發(fā)生改變，維護(hù)困難，且存在SQL注入危險(xiǎn)以及權(quán)限控制混亂等問題。對象化集成則可避免這些嚴(yán)重問題。

5．建立定期和外包商交流溝通的機(jī)制

一般應(yīng)一周一次，高校（甲方）和外包商的項(xiàng)目經(jīng)理（乙方）面談一次，乙方向甲方匯報(bào)工作進(jìn)度和工作計(jì)劃，甲方查驗(yàn)乙方所匯報(bào)的工作是否已經(jīng)真正完成，并根據(jù)合同和現(xiàn)實(shí)改變來提出自己的需求。如果沒有特殊原因，乙方于規(guī)定的時(shí)間內(nèi)必須完成雙方協(xié)商好的階段性任務(wù)。

6．應(yīng)撰寫工作日志

這是一個日常性的瑣碎工作，往往也容易被忽視，但如同服務(wù)器的安全日志，其意義之重大無須贅述。

7．系統(tǒng)安全問題

如上所述，高校門戶系統(tǒng)外包過程中一個很大的風(fēng)險(xiǎn)就是數(shù)據(jù)外泄，所以加強(qiáng)安全問題是高校必須要時(shí)刻牢記的問題，萬萬不可依賴于外包商。即使外包商的安全工作讓人放心，高校一方也應(yīng)該制度性地定期地檢查安全問題。如：操作系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)庫安全和Web編程安全等。這樣就能避免一些安全意識不夠或安全技術(shù)力量薄弱的外包商造成高校數(shù)據(jù)外泄的重大問題。

8．可以考慮在部分業(yè)務(wù)上采用更為先進(jìn)的SaaS外包模式

SaaS（Software-as-a-Service）是指“軟件即服務(wù)”，一種租用外包商通過Internet提供軟件的模式，減少一次性投入資金量和無需配備一些IT領(lǐng)域的專業(yè)人員。[7] 這種方式適合資金緊張、IT人手不夠的高校。

五、結(jié)論

高校門戶系統(tǒng)的建設(shè)是一個復(fù)雜龐大的項(xiàng)目，受制于組織內(nèi)部IT技能儲備不足等因素，需要通過外包的方式來完成。在外包過程中，我們需要注意嚴(yán)格按照軟件工程流程進(jìn)行操作，充分做好前期的試用和需求分析工作，以保證項(xiàng)目的質(zhì)量和提高組織的績效。

參考文獻(xiàn)：

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