英文不好？Excel幫你忙

■Text/王志軍

同事小李英文水平不佳，剛報了個英語充電班。話說他真是勤奮好學(xué)，一到午休時間就捧著本書到處請教讀音。雖然勤學(xué)是好事吧，但也弄得大家煩不勝煩啊。其實他完全可以“ 就 地 取材”，利用Excel 2007的朗讀功能來解決這個問題。

首先要做的，自然是把這項隱藏功能“揪”出來。打開Excel 2007，單擊左上角的Office圖標(biāo)，從下拉菜單中選擇“Excel選項”，并切換到“自定義”選項卡。在“從下列位置選擇命令”下拉列表框中選擇“不在功能區(qū)中的命令”或“所有命令”，并在其下的列表框中找到“按Enter開始朗讀單元格”，雙擊將其添加到右側(cè)的列表框中?！按_認(rèn)”之后，快速訪問工具欄即可呈現(xiàn)出相應(yīng)的按鈕。

接下來，單擊快速訪問工具欄上的“按Enter開始朗讀單元格”按鈕，然后在單元格中輸入英文單詞，按下Enter鍵，Excel就會使用標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)音進(jìn)行朗讀，簡直就是免費的口語老師

隨心所欲輸小數(shù)

■Text/張新奎

單位的財務(wù)MM一直超贊Excel 2003是個強大的好東東。不過，一旦遇到小數(shù)的輸入，她也會大呼“麻煩”。因為這不僅涉及到數(shù)字的輸入，還涉及到了小數(shù)點的輸入，尤其是在中文輸入狀態(tài)下，很容易將小數(shù)點輸成句號。下面介紹兩種常用的快速輸入小數(shù)的實用方法。

方法一 自動添加小數(shù)點法

首先選定需要輸入小數(shù)的單元格，在菜單欄依次單擊“工具”→“選項”，并在彈出的對話框中切換到“編輯”選項卡。然后勾選“自動設(shè)置小數(shù)點”復(fù)選框，在“位數(shù)”框中輸入小數(shù)位數(shù)，比如“2”（保持兩位小數(shù)），最后單擊“確定”即可。接下來，我們只需要在單元格中輸入相應(yīng)的數(shù)字就可以了，不需要輸入小數(shù)點。

比如要輸入12.34，只需輸入1234，回車即可。

方法二 自定義數(shù)據(jù)格式法

首先還是選定需要輸入小數(shù)的單元格，依次單擊“格式”→“單元格”→“數(shù)值”，并在“分類”下拉框中選中“自定義”。然后，單擊“類型”輸入框，輸入新的格式類型“0.00，”。其中逗號“，”為半角英文字符。最后“確定”即可。

要注意的是，用這種方法輸入小數(shù)時，需要多輸入一個0，比如要輸入12.34，需要輸入12340，回車即可。

快速生成文檔目錄

■Text/郭喜如

最近費好大勁做了一份幾十頁的產(chǎn)品說明書，還沒交差呢，老總又指示在首頁添加目錄。幸好Word 2003夠聰明，有自動生成目錄的功能。否則手工添加目錄，豈不要命？

設(shè)定標(biāo)題樣式

打開文檔后，將每一章的標(biāo)題樣式設(shè)置為“標(biāo)題1”（如左圖），將每一節(jié)的標(biāo)題樣式設(shè)定為“標(biāo)題2”，如果其下還有下一級標(biāo)題，則設(shè)定為“標(biāo)題3”，依此類推。

生成目錄

將光標(biāo)定位于需要插入目錄的位置，然后在菜單欄依次單擊“插入”→“引用”→“索引和目錄”，會彈出“索引和目錄”對話框，單擊其中的“目錄”標(biāo)簽，最后“確定”，文檔目錄就自動生成了?，F(xiàn)在只要按住Ctrl鍵并點擊目錄，就會跳轉(zhuǎn)到對應(yīng)的章節(jié)了。

更新目錄

如果目錄生成后又對文章進(jìn)行了增刪，那么頁碼就發(fā)生相應(yīng)變化。此時可以在對應(yīng)目錄處單擊鼠標(biāo)右鍵選擇“更新域”，在“更新目錄”對話框中選擇“更新整個目錄”即可。