教育部決定從2003年開始，用5年時(shí)間對(duì)全國(guó)普通本科院校的教學(xué)工作進(jìn)行一輪評(píng)估。評(píng)估規(guī)定評(píng)估指標(biāo)體系。對(duì)于高校來(lái)說(shuō)，迎接評(píng)估很大程度上是標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)問(wèn)題。而標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)不可避免的涉及到檔案建設(shè)，許多實(shí)際工作都需要通過(guò)檔案來(lái)證明自身的存在?？梢哉f(shuō)，檔案建設(shè)是評(píng)估工作的基礎(chǔ)。

檔案建設(shè)包括舊檔案的整理和新檔案的創(chuàng)建兩方面。無(wú)論側(cè)重點(diǎn)在哪個(gè)方面，檔案建設(shè)都需要資源投入。由于中國(guó)高校財(cái)務(wù)狀況不透明，獲得完整的數(shù)據(jù)是不可能的。因此只有通過(guò)某些個(gè)案來(lái)對(duì)中國(guó)高校的檔案建設(shè)的成本進(jìn)行大致的估算。并由此來(lái)觀察檔案建設(shè)對(duì)于高校建設(shè)的影響。

一個(gè)評(píng)估建設(shè)中的個(gè)案

學(xué)生成績(jī)登記是大學(xué)中一項(xiàng)基本的教務(wù)活動(dòng)。某大學(xué)以前的登記流程：一是教師到教務(wù)處領(lǐng)取空白成績(jī)登記表；二是教師到所任班班級(jí)所在院系領(lǐng)取所教班級(jí)學(xué)生名單表；三是教師將學(xué)生名單表按照成績(jī)登記表上面的規(guī)格剪切后粘貼到成績(jī)登記表的姓名一欄中；四是手工登錄學(xué)生成績(jī)；五是對(duì)學(xué)生成績(jī)進(jìn)行復(fù)核，包括：是否有謄寫錯(cuò)誤；對(duì)于學(xué)生名單中有名字但是無(wú)成績(jī)的學(xué)生要進(jìn)行核實(shí)：究竟該生是缺考、緩考、退學(xué)還是該生參加考試，教師疏忽了學(xué)生試卷；對(duì)于有成績(jī)但沒(méi)有名字的學(xué)生，將其成績(jī)補(bǔ)充于成績(jī)單下方；六是任課教師簽字，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)簽字上交。

由此所產(chǎn)生的學(xué)生成績(jī)檔案——學(xué)生成績(jī)表——是由三部分組合粘貼而成：教務(wù)處統(tǒng)一印刷的空白表格，學(xué)生所在院系提供的打印名單，教師的手寫學(xué)生成績(jī)數(shù)據(jù)。這樣的成績(jī)單的缺點(diǎn)：一是學(xué)生成績(jī)由教師手工填寫，受到教師手寫字體的限制，成績(jī)單顯得不統(tǒng)一；二是教師手工填寫成績(jī)單，難免會(huì)發(fā)生錯(cuò)誤。這樣就會(huì)出現(xiàn)涂抹痕跡，無(wú)法與篡改成績(jī)的作弊行為區(qū)別開來(lái)。

2005年末，在為迎接評(píng)估，某大學(xué)教務(wù)處對(duì)原有的成績(jī)單進(jìn)行了改變：一是成績(jī)單的三部分不再分別提供，而是統(tǒng)一成為一張表格，由計(jì)算機(jī)打印產(chǎn)生；二是將成績(jī)上網(wǎng)，等于添加了學(xué)生成績(jī)的電子檔案。新成績(jī)單與舊成績(jī)單相比，優(yōu)勢(shì)是明顯的：一是沒(méi)有涂抹痕跡，可以有效防止篡改成績(jī)的作弊行為；二是所有成績(jī)單規(guī)格一致，符合檔案建設(shè)中標(biāo)準(zhǔn)化的要求。

與之相伴隨的是登分方法的改變。新的成績(jī)登記流程：一是由教務(wù)處給每位教師分配一個(gè)用戶名和密碼；二是教師登錄教務(wù)處教務(wù)管理網(wǎng)站，進(jìn)入后就可以看到自己所教班級(jí)學(xué)生名單；三是在線登記學(xué)生成績(jī)，中途可以保存并退出，資料依然有效；四是復(fù)核無(wú)誤后可以提交，提交后教師不能夠再更改成績(jī)；五是提交完畢，將成績(jī)打印后再上交書面成績(jī)單。

新舊標(biāo)準(zhǔn)所耗費(fèi)的成本對(duì)比

如果登記一個(gè)班級(jí)的成績(jī)，舊的成績(jī)登記表所涉及的資源有：一是教務(wù)處印刷的空白成績(jī)表格三張；二是學(xué)生所在院系提供的打印名單三份，一般情況下，學(xué)生名單是按照年級(jí)打印的，因此實(shí)際的打印名單折算后一般是一份；三是再加上一點(diǎn)膠水的成本。其中第一項(xiàng)和第三項(xiàng)幾乎為零，主要是第二項(xiàng)的打印成本?？偟乃闫饋?lái)，登記一個(gè)班級(jí)的成績(jī)不可能超過(guò)0.10元。

如果用新的成績(jī)單登記分?jǐn)?shù)，其成本就會(huì)大大增加：一是教師需要在正式登記分?jǐn)?shù)之前先打印一份空白名單表用來(lái)從試卷上謄寫分?jǐn)?shù)，登記完畢后需要再打印一份進(jìn)行校檢，只有在校檢無(wú)誤后才能正式提交再打印，加上最終打印的三份。新的學(xué)生成績(jī)單總共需要打印五份。新的學(xué)生成績(jī)單在打印上面需要成本大概0.50元(按每份0.10元計(jì)算)；二是除了這些支出之外，新的學(xué)生成績(jī)單還需要其他的成本支出。新的成績(jī)單是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行登記的，但網(wǎng)絡(luò)本身為了安全起見，只允許校園網(wǎng)用戶才能登錄成績(jī)，也就是說(shuō)，只有辦公室的電腦可以用來(lái)登錄成績(jī)。由于所有教師幾乎是同時(shí)開始登記成績(jī)，結(jié)果導(dǎo)致辦公室的電腦、打印機(jī)不夠用，因此。所有院系都要添置電腦和打印機(jī)。假如一個(gè)院系平均為22人，原來(lái)辦公室平均為3臺(tái)電腦2臺(tái)打印機(jī)，為滿足需要，一般添置4臺(tái)電腦和5臺(tái)打印機(jī)，以便能夠至少保證三分之一老師可以同時(shí)上網(wǎng)登錄分?jǐn)?shù)。這樣，按每臺(tái)電腦4000元，每臺(tái)打印機(jī)500元計(jì)算，為新的成績(jī)單每個(gè)院系就要投入至少4000×4+500×5=18500元。假如它們的使用壽命為8年(實(shí)際上打印機(jī)的壽命更短一般超不過(guò)5年)，每位教師每學(xué)期授課為五個(gè)班，兩個(gè)學(xué)期都授課，那么每個(gè)班級(jí)的成績(jī)單所分?jǐn)偟某杀臼?8500÷(22×5×2×8)=10.5元。二項(xiàng)相加，每個(gè)班級(jí)的成績(jī)表共需成本11元。新成績(jī)表的成本大概是舊成績(jī)表的22倍。二者之間的差異是驚人的。

新舊標(biāo)準(zhǔn)對(duì)工作的影響

舊的成績(jī)表登記要求教師往返于教--務(wù)處和學(xué)生所在院系之間領(lǐng)取各種表格，花費(fèi)時(shí)間剪切名單，粘貼名單了。這些程序在總體上看來(lái)比較繁瑣，增加了教師的工作量。不過(guò)在實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)中．問(wèn)題并沒(méi)有這么嚴(yán)重。一是學(xué)生名單根本不需要老師去院系拿，各班的班干部自然就會(huì)交到教師手中；二是空白成績(jī)表也不必每位教師都親自去領(lǐng)。只需要一個(gè)老師或者教務(wù)秘書去就可以把4\"單位所需要的空白成績(jī)表全部領(lǐng)回來(lái)。只有粘貼名單是教師自己需要參與的，不過(guò)這項(xiàng)工作可以很早就開始進(jìn)行，對(duì)于實(shí)際的登分工作沒(méi)有什么實(shí)質(zhì)影響。一般情況下，這些工作都可以在前期做好，只要試卷改完，成績(jī)就可以登記；登記完畢就可以復(fù)核，復(fù)核中無(wú)論是發(fā)現(xiàn)教師謄寫錯(cuò)誤，還是學(xué)生名單錯(cuò)誤，都可以立刻改正。復(fù)核完畢就可以上交，整個(gè)登分工作就大功告成了。

新的成績(jī)表登記與舊的流程相比不需要教師跑來(lái)跑去，一切工作都是在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行。工作是比以前輕松。但完成工作的難度加大了，工作效果的可靠性也降低了。

一是新的登記要求教師必須在線登錄分?jǐn)?shù)。但是，登錄網(wǎng)站屬于校園網(wǎng)，只有校內(nèi)IP地址才能訪問(wèn)，這就意味著只有辦公室的電腦才能進(jìn)行分?jǐn)?shù)登記。而辦公室的電腦有限，根本無(wú)法滿足教師登分的需要。而且由于辦公室電腦是大家公用，所以安全性較低，很容易受到病毒的攻擊，故障率比較高。這在平常問(wèn)題尚且不大。但在考試登分期間，電腦使用量較大的情況下，電腦經(jīng)常出現(xiàn)罷工現(xiàn)象，導(dǎo)致工作中斷。同時(shí)辦公室的電腦還承擔(dān)打印成績(jī)表的職能，更造成了教師登分的擁擠。

二是即使教師電腦夠用，依然還有其他問(wèn)題，由于登分時(shí)間集中，造成服務(wù)器負(fù)荷大，網(wǎng)絡(luò)故障現(xiàn)象就在所難免，所以經(jīng)常出現(xiàn)雖然分?jǐn)?shù)已經(jīng)登記，但數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)不能保存的現(xiàn)象，教師大量工作被浪費(fèi)。

三是網(wǎng)絡(luò)提供的學(xué)生名單本身并不準(zhǔn)確，與實(shí)際考試試卷人數(shù)經(jīng)常出現(xiàn)沖突，如果是網(wǎng)絡(luò)名單多于試卷名單倒還好辦，可以查證后填寫缺考、緩考等具體原因，但如果遇到試卷名單多于網(wǎng)絡(luò)名單則相當(dāng)麻煩，教師沒(méi)有權(quán)限更改網(wǎng)絡(luò)名單，必須向教務(wù)處申報(bào)，由教務(wù)處具體負(fù)責(zé)人進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)名單更改。由于其名單錯(cuò)誤太多，教務(wù)處忙不過(guò)來(lái)，所以教師必須排隊(duì)等候，這樣就耽誤了教師的登分進(jìn)程。往往是已經(jīng)到了規(guī)定要提交分?jǐn)?shù)的時(shí)間，許多教師仍然因?yàn)閭€(gè)別班級(jí)個(gè)別學(xué)生成績(jī)無(wú)法登記而無(wú)法提交，而網(wǎng)絡(luò)無(wú)法提交就無(wú)法打印最終的成績(jī)．整個(gè)登分工作因?yàn)閭€(gè)別問(wèn)題被擱置。

通過(guò)以上的個(gè)案我們可以得出兩個(gè)結(jié)論：一是不同的檔案建設(shè)模式所耗費(fèi)的成本差別是巨大的；二是檔案建設(shè)同時(shí)會(huì)帶來(lái)工作流程的改變，而這種改變對(duì)于工作效果來(lái)說(shuō)未必都是正向的。

由于檔案建設(shè)是高校管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的一部分，與簡(jiǎn)單的學(xué)生成績(jī)檔案管理相比，高校管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)所涉及的領(lǐng)域更廣泛，內(nèi)容也更復(fù)雜．可以肯定，采取不同的標(biāo)準(zhǔn)化方案所耗費(fèi)的資源會(huì)有很大差別。而且高耗費(fèi)的方案未必能夠同時(shí)帶來(lái)高質(zhì)量的工作效果。這就要求高校在建設(shè)中必須量力而行．仔細(xì)權(quán)衡得失，而不能一哄而起，盲目追求高規(guī)格，必須牢記任何工作是需要成本約束的。