用好逆序打印,不必手工排序
■Text/江北書生
無紙辦公喊了多少年,可領(lǐng)導(dǎo)脾氣有點怪,還是喜歡打印出來的文件。最近,辦公室的打印機(jī)壞了,行政部調(diào)了一臺舊打印機(jī)來。話說這臺打印機(jī)脾氣比領(lǐng)導(dǎo)更怪,在打印一個文件時,是把首頁放在最下面,而把末頁放在最上面,然后我們還得一張一張地重新翻過來。文件不長倒也罷了,如果是幾十頁的長篇大論,一張一張重新手工排序會相當(dāng)麻煩。應(yīng)該怎樣解決這個問題呢?事實上,用好打印中的逆序打印功能就可以解決。
方法很簡單,只不過很多人沒有發(fā)現(xiàn)這個功能而已。打開Word 2003,依次選擇“工具”→“選項”,單擊“打印”標(biāo)簽,在“打印選項”下,選中“逆頁序打印”復(fù)選框,并點擊“確定”按鈕。設(shè)置完畢后Word就會將文件從最后一頁開始打印,直至第一頁,這樣就不需要一頁一頁地手工排序了。
Word 2007也有“逆序打印”功能,但是藏在和Word 2003不同的地方。打開Word 2007,單擊左上角Office菜單,然后選擇“Word選項”。接著,點擊左側(cè)“高級”項,再將右側(cè)下方“打印”區(qū)域下的“逆頁打印頁面”復(fù)選框勾選上即可。
我的表格你別動
■Text/阿U
年底就是煩人,事情又開始多起來!辛苦七天,加了三個夜班,好不容易用Excel將所有員工的公積金繳費情況整理成了一個完整的表格,本來想讓大家自己先核對一遍,誰知才剛剛傳閱了一個部門,就被改得面目全非。這群家伙,給他們說過多少次,他們只能修改姓名中的錯誤文字,不要隨便動表格中的數(shù)據(jù)。郁悶!害得我又重新做了一次表格,氣死我了!
看我氣呼呼的樣子,旁邊的帥哥笑了:“設(shè)為‘只讀’不就可以了么?”我白了他一眼:“那他們怎么修改姓名?。俊睅浉缧Φ酶鼩g了:“你果然是只菜鳥!此‘只讀’非彼‘只讀’也!而是把部分單元格設(shè)成‘只讀’。”
先把“姓名”列選定,并單擊鼠標(biāo)右鍵,選擇“設(shè)置單元格格式”。然后切換到“保護(hù)”標(biāo)簽,將“鎖定”復(fù)選框前的鉤去掉。
接下來,對該工作表設(shè)置保護(hù)。依次單擊“工具”→“保護(hù)”→“保護(hù)工作表”,將“選定鎖定單元格”前面的鉤去掉,最后點擊“確定”按鈕?,F(xiàn)在,員工們就沒法改動數(shù)據(jù)啦!
姓氏筆畫來排序,Word也能玩
■Text/阿U
在辦公室做秘書,經(jīng)常弄一些公告,如果里面出現(xiàn)了某些員工名單,千萬要記得按姓氏筆畫排序,否則就有厚此薄彼之嫌。在Excel 2003中,排序很簡單??墒呛芏喙媸怯肳ord 2003做的,如何在Word正文中實現(xiàn)姓氏筆畫排序,我可是著實費了一番腦筋呀!
Step1 選中要進(jìn)行排序的所有名單,在菜單欄依次單擊“編輯”→“替換”,用“^p”將頓號(因為姓名之間是用頓號分隔的)全部替換掉。這樣一來,每個姓名就自成一段了。
Step2 再次選中名單,在菜單欄依次單擊“表格”→“排序”,在打開的“排序文字”對話框中點擊“類型”右側(cè)的下拉菜單,選擇“筆畫”選項,“確定”之后,名單就按筆畫進(jìn)行排序了。
Step3 選中已經(jīng)按要求排序的名單,再用頓號將“^p”全部替換掉,就一切OK啦!