Office 2007說出你的秘密

小秦最近忙得一塌糊涂，這不，手頭的一張表格就急需轉(zhuǎn)換成文本。但她在Word 2007中卻找不到將表格轉(zhuǎn)換成文本的命令，以前用Word 2003時(shí)多簡(jiǎn)單啊，在“表格”菜單下直接選擇“轉(zhuǎn)換”→“表格轉(zhuǎn)換成文本”就可以了。小秦有點(diǎn)郁悶：一向講究兼容性的微軟怎么可能會(huì)在Word 2007里取消這項(xiàng)如此實(shí)用的功能呢?

其實(shí)，Word2007并沒有取消這個(gè)功能，只不過在默認(rèn)設(shè)置中將其隱藏了起來。單擊word2007左上角的“開始”按鈕，依次選擇“Word選項(xiàng)”→“自定義”，或者直接右擊快速訪問工具欄，從快捷菜單中選擇“自定義快速訪問工具欄”。此時(shí)會(huì)打開一個(gè)窗口，在“從下列位置選擇命令”下拉列表框中選擇“所有命令”，然后在下面的列表框中找到“表格轉(zhuǎn)換成文本”，雙擊將其添加到右側(cè)的列表框，“確認(rèn)”后可以將其添加到快速訪問工具欄。

需要將文檔中的表格轉(zhuǎn)換成文本時(shí)，只需要選中表格，然后單擊快速訪問工具欄上的“表格轉(zhuǎn)換成文本”按鈕，在彈出的對(duì)話框中將文字分隔符設(shè)置為“制表符”，最后“確認(rèn)即可。

由于Office 2007取消了傳統(tǒng)的菜單設(shè)置，代之以選項(xiàng)卡設(shè)置，不少我們習(xí)慣使用的命令或者選項(xiàng)很可能被轉(zhuǎn)移了位置或隱藏起來。如果你一時(shí)之間找不到某項(xiàng)命令，那么不妨按照上述方法進(jìn)行查找。

數(shù)據(jù)輸入不間斷

我們?cè)贓xcel中錄入數(shù)據(jù)時(shí)，通常會(huì)用右鍵頭或回車鍵進(jìn)行單元格切換，當(dāng)輸入到行或列的末尾，右鍵頭和回車鍵就不起作用啦!這時(shí)候需要用鼠標(biāo)來定位到下一行或下一列的首單元格。雖然不是很麻煩，但在數(shù)據(jù)量巨大的時(shí)候，時(shí)不時(shí)要去動(dòng)下鼠標(biāo)，無法不間斷輸入數(shù)據(jù)，總歸覺得有點(diǎn)不方便。

下面兩種方法可有效地解決這個(gè)問題。

1.如果按行進(jìn)行輸入，用Tab來向右切換單元格，輸入到行末尾的單元格時(shí)，直接按回車鍵，可立即切換到下一行的行首單元格。

2.加果按列進(jìn)行輸入，先將數(shù)據(jù)錄入?yún)^(qū)域選中，再?gòu)牡谝粋€(gè)單元格開始輸入。每一個(gè)單元格完成后，按回車鍵，當(dāng)輸入到列末尾單元格時(shí)，依舊按回車鍵，光標(biāo)將自動(dòng)轉(zhuǎn)到第二列的列首。

人性化的“通知”

老板最近“形式主義”作風(fēng)嚴(yán)重，聲稱要在公司大搞“人性化”。唉，首先遭殃的便是我們行政部門。老板要求以后下發(fā)通知必須發(fā)到每個(gè)員工手里，還必須對(duì)應(yīng)地印上每個(gè)員工的姓名。暈啊!全公司幾百號(hào)員工，發(fā)個(gè)通知不得折騰死我啊!

幸好Word 2003的“郵件合并”功能可以輕松地幫我搞定這項(xiàng)工作。

step1 打開word 2003，依次點(diǎn)擊“工具”→“信函與郵件”→“顯示郵件合并工具欄”，打開郵件合并工具欄。

Step2 點(diǎn)擊“文檔類型設(shè)置”按鈕(工具欄左起第1個(gè)按鈕)，選擇“信函”。再點(diǎn)擊“打開數(shù)據(jù)源”(工具欄左起第2個(gè)按鈕)，選擇電腦里已有的文件“員工名單.xls”。

Step3 點(diǎn)擊“插入域”按鈕(工具欄左起第6個(gè)按鈕)，插入一個(gè)域：《姓名》。并編輯當(dāng)前文件，加入必要的文字，完成通知的制作。

Step4 點(diǎn)擊“合并到新文檔”按鈕(工具欄右起第4個(gè)按鈕)后，一張張印有每位員工姓名的通知單就自動(dòng)生成啦，最后只需要點(diǎn)一下“打印”便一切搞定!